體裁理論視角的商務英語邀請函文體分析

（西安外國語大學 陜西 西安 710128）

商務英語信函以其簡潔、高效的特點，在國際商務交際活動中被普遍使用。隨著“一帶一路”倡議的推進，國際貿易的規模和范圍已遍布全球，商務英語信函更加廣泛地應用于溝通交易信息、展開商務合作領域。

一、簡介

現代商務禮儀活動是企業與合作伙伴之間的重要溝通渠道。越來越多的企業通過商務禮儀活動與合作伙伴交流情感，為企業創造良好的外部環境，樹立良好的企業形象，更好地促進企業發展。公司為舉行年終客戶答謝會、產品訂購會或貿易展覽會、開業周年慶典等發出邀請函，與合作伙伴進行正式的儀式性聯絡，邀請來賓和朋友光臨，以增進合作與友誼。

邀請函是特定的交際事件，具有特定的交際目的和交際對象，在文本結構、文體風格和社會功能方面具有特定的體裁特征。本文基于體裁分析理論，將從通用結構和語言特征兩個方面分析來自https：//www.51test.net的真實商務邀請函。

二、體裁分析理論

體裁一詞起源于拉丁文，意為種類或類別。在20世紀90年代，Swales在修辭學和文學研究中首次使用流派這個詞[1]。斯沃爾斯在語步—步驟的基礎上，分析了體裁分析中的學術話語：學術和研究環境中的英語。Bhatia在繼承了體裁分析理論之后，將體裁的概念進一步概括為“可識別的交流事件，這種交流事件通常發生在特定的專業或學術團體內，其特征是一系列交流目的可以被社區理解和認可”[2]。秦秀白對體裁分析的概念和功能做了清楚的解釋。他認為，體裁分析可以通過將話語分析從表面語言的描述轉變為對更深層次的語言結構的分析，從而達到話語交流的目的[3]。

三、商務邀請函分析

1.文體結構

商務英語是一種實用性很強的功能語體，具有簡潔、準確、嚴謹、規范等獨特的文體特征[4]，而英文商務邀請函由于其獨特的交流目的和社交功能而成為一種特殊的語篇體裁。它們的宏觀結構通常包括五步：語步1，邀請；語步2，介紹情況；語步3，推薦；語步4，探測合作；語步5，期待答復。

這五個動作由邀請函的交流目的和功能決定。它們構成邀請函特定類型的認知結構。真實邀請信的寫作必須遵循這種認知模式。毫不奇怪，如果我們想掌握如何書寫真實的邀請函，那么一定要知道邀請函的文本宏觀結構和認知模型。表1將展示對真實申請函的具體分析。該邀請函僅包含上述五步驟，但并不是所有英文商務邀請函都包含上述五步驟。

表1 商務邀請函的5步

從表1我們能看出，本篇邀請函僅僅包含四個語步，分別是：語步1邀請，語步2介紹情況，語步3推薦和語步4探測合作，沒有涉及語步5期待回復。在上表中，本篇邀請函首先用“invite”表明邀請意圖，并說明了具體的時間地點，實現了語步1。接著，邀請函用“we’re one of……in sanitary ware”，介紹自己的身份，達到語步2。其次，邀請函用“advantages”亮明自己的優勢，將自己推薦給對方，完成了語步3。隨后，邀請函用“It would be a great pleasure to meet you”表明自己想要和對方談合作的意圖，實現了語步4。由于是首次與貿易對象溝通，不了解對方的態度，所以此邀請函并沒有涉及語步5期待回復。

2.語言功能

邀請函的語言特征是清晰、簡潔和禮貌。例如：

商務英語邀請函適用于商務活動，其節奏高效快捷，為了節省溝通的時間成本，商務英語邀請函通常運用直白簡潔的表達方式傳遞邀請人的意圖。因此，邀請函常有清晰、簡潔和禮貌三種特征。邀請函首先要傳達清晰的信息，其次盡可能使用更簡潔的詞匯和句式，最后要禮貌地傳達意圖。在這篇邀請函中，邀請人運用“invite”一次清晰準確地傳達了信函的目的，使被邀請人能立刻了解此篇信函的目的。再者，邀請函通常以單詞替代短語，詞組替代從句的形式保證句子的簡潔。上表中邀請人使用“offer”一詞替代詞組“provide sb with sth”更顯簡潔。最后，商務邀請函代表的是公司的形象，因此在遣詞造句中要傳遞禮貌訊息，維護好公司形象。上表中邀請函多次使用“sincerely”及虛擬語氣這樣的禮貌語，將對方身份抬高，給被邀請人留下好印象，以便更易促成合作。

四、結語

本文通過研究英文商務邀請函的文體結構和語言特點，為商務邀請人提出以下建議：首先，撰寫邀請函時，邀請人應明確交際目的，按照邀請函的五步驟逐層遞進。其次，邀請人應采取適當的務實策略，并在語篇中更加注意體裁特征，運用不同的表達手法保證真實的邀請函禮貌、簡潔明了，以達到溝通合作的目的。