高校電子文件管理規范化調研與問題評析

趙瑞紅 王旭 韓宇亮 李濤

摘 要：電子文件整合和共享應以管理模式的規范化為前提和基礎。本文在理論與實際相結合的思路下，在對國內外電子文件管理規范化情況進行文獻研究基礎上，對高校電子文件管理規范化情況進行調查分析，了解電子文件管理規范化現狀，歸納了其中存在的共性問題及原因。

關鍵詞：高校電子文件管理;規范化;調查研究

大數據時代的飛速發展使信息資源的整合共享成為熱點和趨勢。電子文件整合和共享需要管理模式的規范化作為前提和基礎，而電子文件規范化管理實現的關鍵在于技術發展與管理制度的配套互補。本文在理論與實際相結合的思路下，在對國內外電子文件管理規范化情況進行文獻研究的基礎上，運用問卷調查及實證分析法，對我國近百所高校電子文件管理規范化情況進行了調查和量化分析，全面系統地了解國內高校電子文件管理規范化現狀，分類歸納其中存在的共性問題及原因，以供高校電子文件規范化管理實踐參考。

1 國際國內電子文件管理規范化調研

在信息技術飛速發展、極力推行大數據共享的今天，各國政府、學界和企業都已開始高度關注大數據技術的應用和研究。信息數據資源越來越多地以電子化的數據形式存在，大數據的存在及發展是實現更大范圍內信息資源共享的前提，也必然導致資源整合成為未來的發展趨勢。但是，要真正實現資源共享，需要有一系列規范化的標準體系來作為保障。

1.1 電子文件國際標準建設的基本情況

大數據的迅猛發展使得世界各國比以往任何時候都重視電子文件的管理，很多國家比我國起步早、發展快。在規范標準建設方面，我們發展滯后的一段時期正是國際電子文件相關標準發展的重要階段。國際標準化組織（ISO）是世界上最大的國際標準制訂和發布機構，自2001年發布電子文件管理專業標準之后，標準制定方向開始向文件存儲格式、元數據和長久保存轉變，“至2016年共制定電子文件相關規范標準37部，涵蓋范圍包括長久保存、存儲格式、方法指南、管理流程、管理系統、宏觀管理、數據交換、信息安全、應用模型、元數據等十大方面，形成了ISO覆蓋電子文件的文件管理標準體系”。[1 ]

1.2 國內電子文件規范標準建設概況

伴隨著信息化快速發展的20年，我國電子文件管理的理論研究和實踐探索也發展了20年。目前我國在電子文件管理標準體系方面尚處于探索階段，迫切需要加強相關研究。1999-2019年，國家出臺了《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子文件管理系統通用功能要求》等26部電子文件管理相關規章制度、規范標準。

2014-2019年六年中，我國出臺實施的關于電子文件方面的規范就有13部，而1999-2013這15年內的規范僅13部。國家檔案局正在制定的標準規范，多數涉及電子文件方面。2020年，新《檔案法》的最大變化就是增加了檔案信息化一章，并明確規定了電子文件的法律地位。從這些數字及變化中不難看出，隨著大數據時代的發展，國家越來越重視電子文件相關規范的建設和發展。

除了以上的國家規范和行業標準外，隨著電子商務、電子政務的飛速發展，很多重要行業和企業也非常重視電子文件管理的發展，像中國石油、核能、航空航天、電力、鋼鐵、金融等行業率先制定了電子文件相關標準。如：“中國石油天然氣集團公司制定了適應本企業的《歸檔電子文件格式規范》《檔案數字化技術規范》和《電子文件元數據規范》”[2 ]，中國核工業集團和中廣核集團共同制定的《核電電子文件元數據》等。

一方面，大數據的影響加快了高校電子校務的發展，高校電子文件呈現爆炸式增長，但傳統的歸檔管理模式滯后于電子校務的發展，已不能適應新時代新形勢的要求。另一方面，我們看到國內外對電子文件規范化管理越來越重視，國家及一些行業已經出臺了一系列電子文件管理規范標準。高校檔案工作有其特殊性，較之政府部門，其電子文件的種類和涉及的內容更為復雜，涉及的歸檔部門更多，卻沒有一套科學有效的電子文件相關的管理辦法和規范，約束其歸檔及管理工作。

為全面了解高校電子文件管理規范化現狀，筆者從實際出發，對全國各層次高校電子文件管理現狀進行了詳盡調查，并針對存在問題進行了評析。

2 高校電子文件管理規范化問題評析

我們設計《高校電子文件規范化管理調查問卷》，對教育部直屬18所大學，省屬41所大學進行了問卷調查，并對問卷進行了數據分析，發現高校電子文件規范化管理存在一些比較嚴重的問題，需要引起我們的足夠重視。

2.1 高校電子文件管理模式不適應時代發展需求

從檔案管理模式分析，“大數據的興起，以浙江‘最多跑一次、上?！痪W通辦等為代表的電子政務服務的快速發展，要求檔案工作實現全面數字轉型，從雙套制、雙軌制過渡到單套制、單軌制”[3 ]。

對于高校來說，隨著電子校務的發展，高校很多業務從開始到完畢也都是系統操作、線上進行，已經取消了相對應的紙質文件的生成，實際上已經發展為電子文件占主導，紙質文件為輔助的階段，雙套制已經漸漸失去了生存的土壤和其合理性，所以電子校務的發展也必然要求單套制的實行。據調查，依然有約67%的高校實行“雙套制”（見圖1）。這種要求所有文件雙套制歸檔的管理模式大大增加了業務部門的負擔，而且電子文件類型多樣，像音頻、視頻等多媒體文件，數據庫文件特別是維護電子文件“四性”的背景信息是無法進行紙質化輸出的，不但降低了工作效率，對于人力、物力、財力方面造成極大的浪費，也勢必造成業務部門與檔案部門的矛盾，降低電子文件的真實性和有效性。

總之，檔案部門在這一過渡期內面臨著管理模式和業務實踐的沖突，處境比較尷尬。

2.2 高校電子文件歸檔范圍缺失，危及電子文件的完整有效性

電子文件生成的分散性、易操作性、類型多樣性等特征使其歸檔時間、程序及歸檔方法都與紙質文件截然不同，傳統紙質文件適用的歸檔模式不能滿足電子文件的需求。這里我們主要探討的是歸檔中起關鍵作用的歸檔范圍。據調查，在絕大多數高校，電子文件的歸檔范圍依然參照紙質文件的歸檔范圍。在內容上多以黨群、行政類和部分業務類電子文件為主，形式上多以文本文件、聲像文件形式體現。對于電子文件主要區別于紙質文件的數據庫文件、電子郵件、多媒體文件、網頁文件、元數據文件等類型文件并不在電子文件歸檔范圍之內。91.84%的高校檔案館和近80%的檔案館對文本文件和聲像文件進行了收集，僅有10.2%、16.33%、18.37%的檔案館分別對電子郵件、網頁文件及元數據進行收集（見圖2）。此調查數據表明：絕大多數高校電子文件很難被齊全完整、準確及時地歸檔至檔案部門。究其根本原因，是缺少適用于高校電子文件的科學的歸檔方法和流程，沒有專門針對電子文件的歸檔范圍，很難保證歸檔電子文件的完整性和有效性。