突發公共衛生事件應急狀態下在線辦公軟件的應用及思考

李志榮

（東莞市南城社區衛生服務中心，廣東 東莞 523000）

0 引言

協同辦公系統（OA系統）是利用計算機設備及網絡，同時結合辦公流程而專門搭建的一種辦公系統。目前市面上協同辦公軟件眾多，但各個單位部門的工作內容都具有自身的特殊性，因此具備條件的單位都會根據自身的實際需求，以自主開發的方式設計一套具有針對性的協同辦公系統，而中國疾控中心自主研發的協同辦公系統則是這類自主設開發協同辦公系統中較為成功的典范[1]。在線辦公軟件是通過互聯網技術，在云端創建Word、Excel等各類型的數據文檔，用戶可通過計算機、智能手機等多種設備同時對云端數據進行實時編輯和查看，且云端數據具備實時更新及保存的功能。

1 協同辦公工具的現況分析

1.1 協同辦公系統。OA系統的初衷是通過計算機、互聯網、數字化等新技術的介入，使辦走向無紙化、數據化、程序化，從而達到提高辦公效率及質量的目的。我國辦公系統從1985年的起步至今已經歷了兩個發展階段，在此發展期間辦公系統不僅完成了無紙化、數字化的目標，而隨著計算機性能的提升、互聯網技術的革新及計算機編程從業人員的增長，各種協同辦公系統的性能都有了明顯的進步。企事業單位通過購買或自主開發協同辦公系統，使得單位內部的日常工作能夠以流程自動化、規范化的方式，快速有效地處理單位內部的各種事務。

1.2 在線辦公軟件。在線辦公軟件是一種基于云端技術的軟件，目前市面上使用最為廣泛的在線辦公軟件有谷歌文檔、騰訊文檔、金山文檔、石墨文檔等。此類軟件以云端為基礎設計軟件的架構和功能，用戶只需通過在云端創建Word、Excel等數據文檔后即可隨時隨地與他人協同編輯文檔。在線辦公軟件能夠實時保存數據，而在無網絡狀態編輯的數據亦可以在網絡恢復后同步到云端，最為重要的是在線辦公軟件支持多人多設備同時在線編輯，實現即時性的協同辦公。

2 在線辦公軟件工作原理及優勢

2.1 在線辦公軟件與OA系統的對比。OA系統中的文檔數據處理系統是其中最重要的一項功能，尤其在應急狀態下文件數據處理效率和質量將直接影響應急任務的執行與決策[2]。因此整個OA系統的設計是圍繞文檔數據的流轉過程而搭建的，目前OA系統的文檔數據處置流程多為流水線式結構，見圖1。

與OA系統相比較，在線辦公軟件同樣具備諸如權限控制、數據存儲加密、數據追溯等必要的功能。不同的是在線辦公軟件更強調文檔數據的實時共享和協同編輯，通過縮減數據在員工傳遞過程中滯留時間從而提高數據處理的效率。在線辦公軟件數據處置流程見圖2。

2.2 在線辦公軟件的優勢。由于我國各省市的醫療資源條件存在不均衡現象[3]，部分欠發達地區可能并不具備購買或自行研發OA系統的資金及技術條件，且OA系統中的各類控件可能對瀏覽器、Word等常用軟件的版本有特殊要求，造成系統的二次開發升級存在改造困難[4]。在線辦公軟件一般分為個人免費版本及商業（會員）付費版本，免費版在一般情況下就可滿足多人協同辦公的需求。由于在線辦公軟件支持目前大部分電腦、平板、智能手機等設備，且只對網絡環境需求較低，因此基層醫療機構可以在不大量增加成本的情況下部署使用該軟件，若對在線辦公軟件有更多的功能需求則可以使用功能更強大的商業付費版。因此與OA系統相比較，在線辦公軟件能以更低的成本、更快的速度搭建起一個協同辦公環境。

3 在線辦公軟件的實踐應用

3.1 在新冠疫情中各鎮街協同辦公工具的使用情況。通過與我市多個鎮街新冠疫情隔離點工作人員進行訪談，發現大部分鎮街的隔離點并無部署協同辦公系統。隔離點的文檔數據只能依靠Word、Excel等常用辦公軟件進行處理。各鎮街政府部門高度重視新冠疫情的發生及發展，要求鎮街中各個隔離點每天統計上報各類數據表報告，根據相關數據信息對疫情做出研判及工作部署，但在實際工作中數據匯總涉及多個隔離點，且單個隔離點的多臺計算機數據還需逐一統計。如果某個隔離點或某臺計算機不能及時匯總數據，則這個進度緩慢的數據點將成為“木桶效應”中的短板，導致時間消耗在數據的等待過程中。據此負責匯總數據信息的工作人員認為，通過使用合適的協同辦公工具可令工作流程更順暢程、工作效率更高。

3.2 在新冠疫情中本鎮街協同辦公工具的使用情況。本鎮街隔離點在疫情初期部署使用騰訊文檔作為在線辦公軟件進行數據記錄及匯總。由于騰訊文檔靈活的部署方式，隔離點的電腦等設備只要能連接互聯網即可使用它進行協同辦公?？傌撠熑诵枰仍隍v訊文檔中設計一個滿足工作需求的Excel文檔，然后根據崗位需求把文檔的查看、編輯等權限開放給對應的員工，員工即可通過電腦、智能手機等設備登陸此共享文檔進行協同編輯辦公。騰訊文檔的部署及使用方式見圖3。

圖3 騰訊文檔的部署及使用方式

在新冠疫情初期大量返莞居民被帶往隔離點進行留觀排查，其中產生的數據信息需要逐一記錄。使用騰訊文檔的工作人員通過多臺設備同時錄入居民信息，而騰訊文檔的協同編輯功能會實時反饋所有員工的數據輸入狀態，大大降低數據的遺漏或重復錄入的情況。通過這種工作模式可以建立一個實時更新的數據庫，后期的數據匯總工作將能大量減少“木桶效應”中的無效等待時間。新冠疫情期發生后多部門聯動工作是一種新常態，但各部門OA系統往往是相對獨立的，這可能會造成部門間的數據交流出現困難或延遲，而在線辦公軟件的協同辦公模式能在各個OA系統之間建起一座數據共享的橋梁，通過高效的數據流通，從而提高各個部門的協同辦公效率。

4 數據安全及隱私問題

隨著計算機技術、互聯網技術及智能技術等信息技術的的發展與普及，人們在享受這些技術所帶來便利的同時，不可避免地接受這些技術依存的風險及負面影響，其中數據安全及隱私泄露是最常見的問題。有調研報告指出黑客入侵、企業操作失誤是導致數據隱私泄露的主要原因，而云存儲技術的使用與企業操作失誤導致泄漏有密切關系[5]，因此以云端模式保存數據的在線辦公軟件就有必要考慮數據安全性及隱私保密性。

在線辦公軟件會從多角度保護數據的安全與保密，以騰訊文檔為例，該軟件的安全白皮書列舉了多種安全保密措施。如使用二次密碼，即便QQ、微信賬號不幸被盜取，對方也不能直接通過丟失的賬號直接登錄在線辦公軟件。在線辦公軟件的數據共享及協同編輯辦公是通過鏈接及二維碼發送給協助者，而文檔訪問管理系統可以通過設定鏈接的有效時限、管理協助者使用權限等方式限制數據因過渡傳播而導致信息泄露，數據修訂記錄與回滾功能保證了數據處理的溯源及恢復。騰訊文檔不僅使用騰訊云TDSQL（一主一備）的方式儲存數據，還會在異地再存儲一份文檔數據備份跟主實例數據實時同步，通過多途徑數據備份的形式應對數據丟失的情況。在運維安全方面騰訊文檔運用各種企業級安全軟件及系統防范以防止外部攻擊，保證數據安全性；企業內部則通過開發環境與正式環境的隔離，從而防止開發人員直接接觸用戶數據，保證數據私密性。

5 結論

辦公的信息化、協同化是未來的趨勢，中國疾控中心自主研發的協同辦公系統展示了一種安全、高效的辦公模式，但由于各地經濟發展的差異及醫療資源分配不均衡等因素的影響，多數基層醫療機構難以具備自主研發OA系統的條件。在線辦公軟件憑借部署成本低，使用難度低、多系統可用、多平臺可用、多人可協同、多部門可協同的優勢，為資源緊缺的基層醫療機構提供一個協同辦公的新路徑。

可以預見，在經歷新冠疫情后基層醫療機構與其他部門聯動合作將更頻繁，而應急狀態下部門間如何高效地進行數據信息交流是必須面對的一個難題。開發一套多部門適用的的協同辦公系統或許是一種最佳的選擇，但礙于時間、資源、技術等條件的限制，自行研發系統難度非常大。OA系統運作流程擁有安全、穩定的優勢，適合單位內部的協同辦公；而在線辦公軟件的協同編輯模式使得多人辦公更更靈活，數據共享模式使得數據交流更高效?；鶎俞t療機構可以嘗試結合性地運用OA系統和在線辦公軟件，充分發揮OA系統和在線辦公軟件各自的優勢，實現高效地收集、管理及應用突發公共衛生事件中產生的大量數據。