文檔一體化管理策略探究
——基于公文處理與檔案管理的工作銜接性視角

文/中國科學院昆明動物研究所 張微

一、公文處理與檔案管理的關聯和銜接

在一個單位的行政管理工作中，公文處理和檔案管理之間有著密不可分、千絲萬縷的聯系。公文是指用來傳達政令政策、處理公務、協調各方以促進活動的體制性和應用性公務文書。檔案是現行文件在一定條件下通過轉化而來的保存載體。公文處理工作是在國家相關制度、法規和標準指導下，對公文的形成、收發、傳閱以及保管的一系列全過程的管理工作。檔案管理工作是對單位行政管理和專項業務等活動中直接形成的具有歷史意義和保存價值的文件材料進行收集、整理、歸檔及保管等一系列工作。文件是公文處理和檔案管理的核心基礎，公文處理是檔案管理的工作前提。公文處理運行流程的結束意味著檔案管理工作的開始，檔案管理工作依附著公文處理工作的運行而開展。公文的文本質量直接影響著檔案的歸檔質量，公文的運轉情況直接關聯著檔案工作的管理情況，公文處理人員的文檔意識深刻影響著文檔管理工作的發展。因此，高水平的檔案管理以高效化的公文處理為基礎，公文處理與檔案管理之間具有緊密的工作關聯性和銜接性。

二、文檔工作銜接性發展中存在的問題

（一）文檔管理工作銜接機制不完善。公文管理是一個全過程全周期動態體系，主要包括公文的收發、登記、傳閱、辦理以及歸檔等工作。在公文管理過程中，公文處理與檔案管理之間缺乏有效的銜接性工作機制，兩個工作環節聯系不緊密，造成文檔工作的脫節現象。加之部分單位公文實體生成部門和檔案部門分設，公文處理人員和檔案管理人員在工作中不可避免地被多頭指揮，業務工作聯系上缺少有效溝通，出現銜接斷口，導致工作無章可循、各自為政，弱化了公文處理和檔案管理工作之間的關聯性和銜接性。另外，單位文書工作和檔案工作前重后輕的狀態也是制約因素之一。公文處理和辦文水平體現著一個單位的行政工作效率，一定程度上代表著單位的形象。因此，公文處理較檔案工作而言單位領導重視度較高，顯示度較強。而檔案工作的性質決定了檔案管理一般退居幕后，在各項工作中相對邊緣化，單位人財物投入力度不夠。這種認識的偏見和做法嚴重影響了檔案工作的開展，制約著文檔一體化發展進程，從而影響著單位行政工作效率。

（二）公文處理質量影響歸檔質量。擬稿人是公文處理的開始環節。擬稿人在公文擬稿時體現的業務能力和素質在很大程度上決定了文本質量，重點體現在對公文內容、邏輯、文種和格式的把握上。在單位行政工作中，部分管理人員缺乏公文素養，不注重公文行文邏輯與規范，在工作中僅僅將起草公文看成是一種被動的應付式的文字工作，在公文擬稿時也沒有按照黨和國家公文標準以及單位行文要求，出現亂用文種、不注重格式、正文與附件不符等現象，當公文形成檔案時，嚴重影響了檔案本身的質量。另外，部分單位在行政工作中未能避免“文山會?！爆F象，公文數量過多，公文類別繁雜，公文的敏銳度差，沒有實質性提升單位行政公務的活動效率，反而導致工作疲于應付，從而加大了文檔工作人員的工作負擔，公文處理質量難以保證。環環相扣，檔案質量達不到相應的規范性和真實性，檔案信息的應用效率降低，對行政工作的效率、服務管理能力等均有影響。

（三）人員文檔管理銜接性意識不強。公文生成、處理到歸檔管理的整個過程中參與人數較多，這是公文處理中最不好控制的環節。當文件流轉到各個業務部門辦理時，整個公文處理的重心轉移到業務部門，辦公室文書人員很難對每一份文件處理進度和結果進行精確跟蹤。然而，業務部門工作人員在文件事項辦理過程中，對文件歸檔缺乏概念性判斷，歸檔意識淡薄，大多只關心事項的辦理完成度，而忽略工作過程的記錄和重要文件材料的收集，只重視結果以及結果帶來的顯示效應，所以公文流程隨著事項處理結束而結束，很多文件不能有效進入收集、保管和歸檔環節，使重要文件材料得不到及時歸檔處理，嚴重影響了檔案材料收集的完整和齊全，由此造成文書檔案歸檔率無法得以保證。殘缺的檔案只能不完整地記錄文檔工作的發生情況，關聯性及其緊密的文檔工作隨著人員淡薄的銜接性意識而緩慢發展，長此以往，文檔工作可能走上畸形發展的道路。

三、文檔一體化管理的策略

文檔工作屬于單位行政管理中的一項基礎性而又相對專業性的工作，為單位工作的有序開展發揮著承上啟下、統籌全局、協調各方、聯動內外的中樞作用。將公文處理和檔案管理工作有效銜接起來，使二者相輔相成，相互交融，要從管理機制、質量把控和人員意識上下功夫，不斷促進文檔規范管理一體化，有效提升單位行政管理水平。

（一）完善管理機制，提倡文檔全過程管理。不斷健全文檔管理工作機制，提倡文檔全過程管理是實現公文處理與檔案管理工作銜接密切的有效途徑之一。多措并舉建立文檔全過程管理機制，實施步驟如下：一是需要構建合理的文檔工作銜接制度。理順文檔管理機制，制定行之有效的文檔管理制度和規范工作程序，積極探索文檔管理的相關規律，以制度為綱，模范執行，加強精細化管理；二是建立一支過硬的且相對穩定的文檔銜接管理隊伍。組織文檔管理人員學習相關制度，熟練掌握文檔管理工作各項流程，為文檔全過程管理提供專業技術強、素質高、意識強的人員保障，從而實現文書工作與檔案管理工作的有效銜接；三是完善工作獎懲機制。對文檔管理提出工作關聯性和銜接性指標要求，對工作業績進行有效的績效考核和評價，有依據性地給予相關獎勵或懲罰。獎懲機制的實施能有效消除工作人員等待觀望態度，提升人員工作的積極性。

（二）加強質量把控，保證文檔工作有質有量。質變決定量變。在實際文檔工作中，關口前移，把好公文處理工作的文件質量關，是促進檔案管理工作規范化，實現文檔一體化管理的先決條件。為有效提升公文及檔案的質量，應嚴格參照國家《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》《中華人民共和國檔案法》以及單位自身制定的一些規章制度要求，建立符合文檔工作實際的監督辦法，完善文檔管理監督機制，嚴格落實文檔質量把控。另外，工作人員的文檔質量意識也直接決定著文檔規范化管理的質量和效率，應采取多種方法和途徑增強工作人員的質量意識，轉變工作作風，推動文風改進，提升辦文素質。同時，結合單位工作實際情況，適當減少公文數量，重視公文制發質量，要求公文處理人員對公文的規范、格式及標點等細節認真擬稿和核稿，在保證公文質量的基礎上提高文書歸檔質量，從而進一步提升行政工作效率與單位形象。

（三）強化意識，推行文檔一體化管理模式。文檔一體化管理模式要求在公文處理和檔案管理工作中運用好文件生命周期理論，將文件的形成、流轉、處理、保管與檔案的收集、整理、鑒定、編目、檢索、立檔和利用有機地聯系在一起，按照統一的規范和標準，實施全面控制和有效管理，從而達到消除或減少重復勞動，提高工作效率和工作質量的目的。單位應結合體制和行政管理工作實際，有效建立和推行公文處理和檔案管理一體化工作模式，對文檔管理從組織形式到工作流程進行通盤考慮，精心設計文檔一體化流程，對部門和人員分工進行統一布局，統一指揮，合理分工，在公文處理環節不僅做好公文現時流轉等工作，同時兼顧公文的預立卷和整理等工作，有效服務于檔案的后期歸檔工作。另外，文檔銜接工作意識是實現文檔一體化管理的主觀力量，這要求相關工作人員之間加強溝通聯系，保證文書歸檔的準確性和及時性，強調文檔工作銜接的關聯性和必然性。工作人員應轉變傳統文檔工作觀念，關口前移，在公文處理中融入檔案管理，加強對檔案管理的前端控制。不僅要致力于當前的文書工作，還要站在歷史的高度推進文書處理與檔案管理的有效銜接工作，最終使文檔管理工作真正科學化、合理化、高效化。

四、結語

公文處理和檔案管理工作之間相互關聯、有機銜接的特點強調了文檔工作是一項系統性工作，文檔一體化管理模式是行政管理工作必然的發展趨勢。不斷優化文檔管理的銜接機制，將文件、檔案納入一個統一的工作管理運行模式之中，相輔相成、協調發展。同時，強化工作人員文檔意識，助其樹立一種大文本格局和文檔專業視野，透視到文檔工作背后去深入研究行政管理工作，在提升公文質量和運行效率的基礎上，有機銜接檔案管理工作的開展，最終促進單位行政效率的不斷提升和管理水平的革新優化。