機關文書檔案管理工作的創新策略探討

文/廈門大學附屬第一醫院 王秀真

數字化新時代的到來，機關文書檔案管理活動需要注入新的管理理念。根據目前機關文書檔案管理存在的各種問題，需要對大數據和云計算加以充分利用來有效規避存在的不同問題，通過對現代科學技術的利用，不但能夠快速地查詢各種數據，還能夠使各項數據具備完善性。不僅能夠使問題得到妥善解決，還可以從本質上提升文書檔案管理質量，從而使機關能夠更好地提升服務質量。

一、數字時代下機關文書檔案管理存在的各種問題

（一）管理理念有待更新。機關文書檔案管理根據時代的發展必須要做出適當性的調整，然而目前大多數機關文書檔案管理人員故步自封，對新的管理理念置之不理，在實際工作中依然沿用傳統管理理念，造成電子文書檔案管理不能發揮自身應有的作用，主要體現在以下幾點：1.未構建全面性的文書檔案管理信息系統。2.信息化管理技術掌握不全。3.對文書檔案數據安全缺乏足夠的重視等等。這部分問題的存在對機關文書檔案管理活動的有效展開產生了不良影響。

（二）管理缺乏合理性。在對機關文書檔案管理實行數字化管理過程中，非常有必要做好傳統紙質化與電子文書檔案之間的銜接工作。但是，當前在展開文書檔案管理時，傳統文書檔案管理與數字化文書檔案管理，并未得到很好的處理，反而存在相應的矛盾。盡管在數字化管理時代下，各大機關都在踴躍地引進現代化文書檔案管理，然而由于當前并未有完善的文書檔案管理體制，所以對機關文書檔案管理工作走向現代化，形成了比較大的阻礙。

（三）管理技術有待提升。在數字時代背景下，對機關文書檔案進行管理過程中，應積極引進前沿技術加以應用。然而在目前對機關文書檔案實行數字化管理的過程中，很多的工作人員普遍對大數據技術、云計算技術、攝影技術等缺乏全面性的了解和掌握，致使有關數據無法得到完整的收集、整理和有效利用。另外，在對管理技術問題展開分析時，需要對機關文書檔案管理互動信息化的程度高低進行關注。但是由于現階段大多數機關文書檔案管理的信息化水平相對較低，所以對這方面的關注度也明顯存在著不足，主要體現在以下幾點：1.機關文書檔案管理在開展數字化管理時，與之相關的軟硬件存在明顯的不足，這樣便無法保證電子文書檔案制作和管理水平。2.電子文書檔案的存儲未做好全面性的掌握，電子文書檔案自身的存儲位置流動性很大，這樣非常容易出現電子文書檔案分離的現象，造成電子文書檔案的安全性問題無法得到確切的保證。3.機關文書檔案數據庫建設和信息化建設方面投入不足，并且與機關文書檔案管理的客觀需求缺乏匹配，進而導致機關文書檔案管理信息系統的整體管理水平偏低。

二、數字時代機關文書檔案管理創新的方式

（一）轉變管理理念。機關文書檔案管理人員需要對先進的理念加以科學合理地引進，并且根據機關文書檔案管理的實際需求為出發點，對管理理念進行不斷更新。除此以外，機關管理人員應定期做好有關人員的精神和理念培訓工作，促使其能夠及時了解和掌握國際間先進的管理理念，同時定期組織提升管理人員專業知識與管理技能的培訓工作，使其充分認識到機關文書檔案管理工作的重要性，深入了解與掌握先進的檔案管理方法，并將其應用到實際工作中，從而使機關能夠做到與時俱進，實現數字化、信息化和智能化的管理模式，通過這樣的方式以提升機關文書檔案管理水平，進而促進機關的良好發展。

（二）構建完善的管理體制。1.提高人員的專業性。機關文書檔案管理人員的專業水平能夠對文書檔案工作質量產生直接影響，因此機關管理層需要從文書檔案管理需求的角度出發，全面提升機關文書檔案管理人員的專業水平，以此來提高文書檔案管理工作效率。首先，機關應積極引進文書檔案管理專業人才，并構建針對文書檔案管理專業人才的考核機制，對人才的工作經歷、專業能力等多方面進行綜合且精準地考評。其次，機關應建立能夠激勵人才的機制，為文書檔案管理人員提供良好的晉升空間。文書檔案收集體制的制定，管理人員應對文書檔案所收集到的各項內容和收集方式等進行明確的規定，以保證機關文書檔案能夠發揮對應的價值。最后，書檔案整理管理人員需要對各項數據化整理技術加以關注，并將其應用到實際工作中，同時保證在對相關數據進行處理時，能夠在最短時間內選取出相對應的數字整理技術，以提升文書檔案整理效率。2.改變文書檔案管理理念。在新時期背景下，機關應革新自身文書檔案管理理念，并通過文書檔案管理方法的豐富性，促使文書檔案管理人員自主提升工作意識，為機關改革文書檔案管理模式奠定良好基礎。首先，機關應明確文書檔案管理工作的改革思路。機關應從大數據、信息化等多個角度出發，充分吸收有關理念，并以此明確文書檔案管理工作的改革方向，實現文書檔案管理水平的全面提升。其次，機關需加強有助于改革文書檔案管理工作的技術手段，并增設相關崗位，加強部門之間的連接性，將文書檔案管理工作責任精確到個人，構建有責必究機制。最后，機關應加強文書檔案管理工作的宣傳力度，使內部人員能夠充分認識到文書檔案管理工作的重要性，并主動參與到該項工作的改革中。在此基礎上，機關將形成良好工作氛圍，不僅能夠加強文書檔案管理革新力度，還有助于激發醫療人員工作熱情。3.完善管理制度。管理制度是機關改革文書檔案管理工作的基礎，因此機關應完善制度，使其具備充足的合理性、系統性以及規范性，從而為文書檔案管理工作改革保駕護航。首先，機關文書檔案管理人員應明確文書檔案管理具體流程，以新時期實際需求為基礎優化文書檔案管理的傳輸機制，確保文書檔案管理制度能夠與文書檔案管理工作相匹配。其次，機關文書檔案管理人員應明確文書檔案管理工作進程中的缺陷，并積極向上級反饋或詢問其他部門同事的意見。此外，文書檔案管理人員在分工明確的同時，需確保崗位職責劃分具備科學性，盡最大可能減少醫務人員的工作壓力。最后，機關管理部門應與文書檔案管理人員協作完善文書檔案管理制度，力求紙質文書檔案能夠與網絡科技信息技術相結合?？傊?，只有建立具備科學性、完善的文書檔案管理制度，文書檔案管理才可順利改革，并提升機關文書檔案信息利用率。

（三）應用先進的管理技術。在數字化背景下，機關文書檔案管理人員能夠采用的先進管理技術比較多，在當前文書檔案管理過程中，所應用到的先進文書檔案管理形式，主要是電子文書檔案管理和文書檔案管理。文書檔案既可以將文件進行長期的存儲又具備良好的機密性，因而在文書檔案管理工作中很受歡迎。但是在具體管理工作中，管理人員不能僅根據技術的優越性加以選擇，而是要結合管理工作的客觀需求，然后對相應的技術做出合理性的選擇。另外，就目前機關文書檔案信息化管理來講，管理人員必須對信息化系統采取科學設計的方式，在設計過程中應運用先進化技術。例如，設計人員可以通過構建MySQL數據庫，并利用HTML+PHP語言設計技術與PHP編程系統，對文書檔案數據信息做好相應的分析，同時實行分布式存儲管理，最終使機關文書檔案管理效率得到提升。

（四）創新管理手段。在信息化發展的大時代下，機關文書檔案管理工作面臨著多種多樣的挑戰。較為傳統的文書管理工作早已不能滿足現階段各類信息技術發展的需求，因此為了改善這一問題，就需科學、合理創新機關文書檔案管理手段，促使該項工作能夠順應當今多元化時代的發展潮流。首先，應做到機關文書檔案工作的信息化，管理人員需高度重視檔案的管理工作，同時，保證在執行該項工作時，增強管理工作的安全性與準確性，摒棄以往傳統的文書檔案管理工作模式，促使管理工作逐漸朝著信息化的管理方向轉變。其次，對檔案中所收錄的信息進行分類整理并編號，實現信息的統一管理，這種方式不僅可以有效保證信息的安全性，還可以在日后使用時，提高信息調取的速度。由此可見，在開展文書檔案管理工作時，需采用科學的管理手段，并在改良管理工作的過程中，從多種角度展開思考，以保證應用的創新模式可以實現檔案的信息化管理，并在運行時始終保持安全性、可靠性。

三、結語

數字化時代的到來使各項工作都發生了明顯的變化，對機關文書檔案管理而言，不僅是提供了全新的管理視角，還有效地實現了管理模式的創新。作為機關文書檔案管理人員，必須要根據時代的發展作出對應的調整，將先進技術應用到文書檔案管理工作中，從而全面提升機關文書檔案管理質量，促使機關能夠提供更好的服務。