信息時代電視臺檔案管理的相關思考

文/山東省菏澤市廣播電視臺 單芳

電視臺是重要的媒體宣傳渠道，其中檔案管理是記錄電視臺日常經營活動的內容、過程及各種細節的重要資料，對日后電視臺相關工作的順利開展有重要的參考價值。做好電視臺檔案工作的日常管理，一方面可提升電視臺工作效率，提高電視臺經濟效益；另一方面還可以提升電視臺節目質量，彰顯電視臺主流媒體價值，發揮輿論導向力量。當前我國電視臺檔案管理制度還不完善，仍存在一些問題有待解決，應提高檔案管理人員的專業水平，促進電視臺工作的有效推進。

一、信息時代新型檔案管理模式

（一）檔案管理方式的轉變。隨著信息技術的發展，現階段電視臺檔案管理工作已經逐步使用信息化設備管理來替代原來的人工檔案管理，在保管和接收方式上有所轉變，這也對檔案管理工作人員的信息化管理能力提出了一定的要求，檔案管理人員要按照檔案管理流程和辦法實施信息化檔案管理，在文件信息的接收、保存、歸檔以及使用等環節要特別注意信息資源的處理，規范信息化資源的使用。

（二）檔案管理載體的轉變。傳統的檔案多采用紙質化辦公，信息技術時代轉化為電子化辦公，以原來的實物管理轉變為無紙化管理，這在一定程度上給檔案管理帶來了機遇和挑戰。一方面給檔案管理信息工作減輕了工作量，節約了時間成本，信息資源可實現最大程度上的共享性；另一方面也要求檔案管理人員能熟練地采用信息化設備進行檔案管理，如果利用不規范，則會出現檔案管理紕漏，影響檔案管理工作的開展。

二、檔案管理存在的問題

（一）檔案整理不細致。檔案管理過程中最大的不確定性是檔案管理人員，檔案管理工作對檔案管理人員的各方面要求是比較高的，首先工作人員要熟悉整個檔案的工作流程，從心理上重視這份工作，認真細心負責任。雖然工作內容相對簡單輕松，但是在實際管理過程中還是會出一些紕漏，影響了實際的管理工作。

首先，檔案管理要按照相關規定對各文件進行登記并分類保存，一些重要的內部文件要單獨進行分類，方便查找。但是有些檔案管理者由于粗心，沒有按要求區分檔案類型，從個人經驗出發只保存一些文字和圖像資料，其他的檔案資料沒有及時上交。其次，檔案管理中很重要的就是對檔案進行歸類，并標清楚檔案的具體類別，方便之后按照類型查找。實際管理過程中，會出現檔案條目不清晰，給檔案工作帶來諸多不便。最后，在歸類擺放的時候，也存在誤差，檔案員沒有嚴格按規定擺放資料，增加查找的難度。

（二）檔案管理水平低。隨著信息化逐漸應用到日常工作中，電視臺檔案工作也逐漸向信息化方向發展。信息化發展可以提高檔案的管理效率，檔案信息也方便調取，隨著信息化水平提高檔案管理水平也隨之提高。然而有些地方仍然存在管理效率低的問題，沒有充分發揮信息化的優勢，比如說有些人員不會用電腦進行操作，信息化管理模式和流程還不健全，個別人員整理檔案不及時等，阻礙了檔案管理工作的順利進行。

（三）檔案管理存在安全隱患。當前檔案管理主要依賴于獨立的檔案管理辦公室，每個電視臺都有一個辦公室來專門存放各種文字資料。但是隨著社會的發展，電視臺單位辦公場所發生了變化，辦公室集中取消了獨立的檔案室，檔案只能存放在辦公室的一角；加上無紙化辦公的出現，很多信息都是利用計算機來存儲，個別工作人員不會使用計算機，導致一些操作失誤，誤刪或者沒有保存重要的檔案文件，另外，也會存在電腦出現問題、計算機病毒侵入等一些網絡安全隱患，都非常不利于檔案的管理。

（四）未能合理開發和利用檔案信息資源。電視臺是重要的媒體部門，和很多單位之間涉及資源共享問題，并且這些共享資源非常有價值，在實際的電視臺管理過程中，檔案的管理存在漏洞，導致資源共享效率低下，主要是由于檔案管理人員意識上不夠重視，或者出現重形式輕內容的現象，導致信息資源的開發利用不夠，造成檔案資源的浪費。

三、優化電視臺檔案管理的策略

（一）建立完善的檔案管理流程。在進行檔案管理時，有的工作人員由于缺乏實際的操作經驗，或者由于粗心導致檔案管理不到位，不利于檔案工作的開展。為了規范檔案管理工作，要加強對檔案管理流程的建設，并且定期對檔案管理工作進行抽查監督，讓檔案人員對工作能夠重視起來。這就要求檔案管理人員在實際過程中要有細心認真的工作態度，對于檔案管理工作要足夠重視，在整理重要的文檔時，多檢查幾次，保證正確性，分類歸檔是否存在錯誤，檔案擺放的位置是否正確；另外，在加強檔案管理流程時，要賞罰分明，對于一些經常出現工作失誤的人員，要有一定的懲罰措施，及時跟人員進行溝通了解問題出現的原因，避免下次再犯，對于一些檔案管理十分優秀的人員，要多鼓勵多表揚，把檔案工作做得更好；在對檔案條目進行表述的時候，要確保工作人員對條目內容完全理解到位，表達清楚，以防出現條目模糊不清的問題。另外，電視臺管理人員應該把人事檔案、文書檔案、影視資料、科技檔案等分類有效管理，制定借閱規則，加強對檔案的管理。

（二）更新檔案管理信息化設備，提高信息化水平。將信息技術應用于檔案管理是非常有必要的，當前檔案管理已經應用信息化去管理資料，要想提高檔案管理水平，就要投入資金，購入先進的辦公設備，定期更新辦公軟件，做好檔案的備份工作，來滿足工作的需要。同時要加強人員的培訓，提高人員對信息化設備的技術，提升信息化的使用效率，促進檔案管理工作的開展。

（三）消除檔案管理中存在的不安全因素，保障檔案安全。就目前國家形勢和政策來看，集中式辦公和無紙化辦公是未來的發展趨勢，所以要想辦法去解決檔案中的安全隱患。集中化的辦公模式，檔案人員要想辦法在具體環境中設立一塊檔案管理的場所，并且運用多種方式去管理檔案資料。在使用信息化辦公設備的時候，檔案人員要從心理上重視這項工作，及時處理好檔案信息，并做好電腦備份，不要隨便瀏覽其他網站，防止電腦中毒，保障檔案管理的安全性。例如電視臺檔案管理人員可以借助信息化設備，把檔案工作放到線上來做，實現電視臺節目資源的共享，包括電視節目安排、節目素材的選擇、新增的欄目內容以及一些突發事件的處理等等，這些資源都是非常重要的，也是后期電視臺工作方向的指南針，在平時的檔案管理中要完善信息的收集和使用，以便之后查閱。

（四）加強信息化檔案管理人員隊伍建設。要想提高檔案管理水平和效率，就要提高檔案管理人員的素質。要在平時多進行專業化的培訓，定期開展一些講座和交流會，工作人員之間交流經驗，相互補充，強化人員專業知識，在培養人才的過程中，要做到針對性培養，針對人員具體的問題去具體解決，提高人員的技術水平，在招聘的時候要選拔一些高素質的專業化人才，保障人才的質量。

（五）對電視節目科學分類，提升檔案有效性。電視臺是主流媒體渠道，電視臺節目眾多，內容復雜，因此要做好節目的分類工作。檔案管理過程中，也要按照節目分類實施檔案管理，這樣的分類管理才符合科學和系統化，才能使電視臺檔案管理工作效率得到提升。信息時代的背景下，電視臺首先要從自身出發，做好節目分類工作，為科學管理檔案提供前提和依據，這樣才能減輕電視臺檔案管理人員的工作難度，在很大程度上提高電視臺內外部使用檔案的效率，節約各自時間成本。比如電視臺可以按照節目類型劃分為新聞類檔案、節目素材檔案以及之前所儲存的節目資源等，分類明確之后，查找起來也更加方便；此外關于檔案資料，還可以開通網上查閱和借閱功能，方便用戶檢索和查找，把檔案資源的價值發揮到最大。

（六）創新電視臺檔案管理模式，實現資源共享。信息化時代背景下，電視臺要緊跟潮流，摒棄傳統的紙質化檔案管理方式，迎合新的檔案管理模式，發展電子存檔，提高電視臺檔案管理的效率和水平。提高電視臺的檔案管理水平，也有利于加強電視臺自身的競爭力，為電視臺節目的策劃提供可視化的數據信息和依據，幫助電視臺做出更加科學的決策。另外，電視臺檔案資料也是重要的社會資源，電視臺要重視檔案資源，發揮其資源的社會價值，實現資源共享，樹立良好的主流媒體形象，促進電視臺的健康發展。

四、結語

電視臺檔案對于整個電視臺單位工作的順利開展是非常重要的，所以要保障檔案管理工作的順利進行。雖然檔案管理工作難度比較低、內容也簡單，但是工作內容更加注重細節，需要相關的人員要具備細心、耐心的工作素質，并且從心理上重視這項工作，在實際過程中不斷地提高自己的專業水平和信息化水平，不斷提高自身的綜合素質；除此之外，還要完善整個檔案管理體系和流程，為檔案管理人員提供制度化的環境，信息化檔案管理過程中要確保檔案內容的安全性，做到更好地為電視臺工作所服務，推動電視臺工作的順利開展。