在企業檔案管理實踐中如何實施改革創新

文/劉希娟

在當今企業對內部管理進行創新的過程中，更多的是使用信息技術來提升檔案管理的水平以及效率，為企業發展提供更加有效的內部資源，加大企業檔案管理力度實屬關鍵和重要的一環。本文主要對當前企業檔案管理實踐中如何改革創新進行思考與探討，以期能夠為相關企業以及檔案管理人員提供有益的借鑒與參考

眾所周知，檔案管理是企業管理中的一個重要方面。如何實施改革創新，是企業檔案管理實踐中面對的一大重要課題。通過改革創新提升檔案管理水平和服務功能，是對企業的加速發展與進步最有意義的戰略舉措。

一、企業加強檔案管理的意義

企業在生產實踐與經營管理中，真實具體反映企業的實際狀況，更多的需要企業檔案資料的支持，對于企業檔案來講不僅是一份簡單的資料，其作為企業資源重要的組成部分，能夠為企業未來的發展提供重要的依據。檔案的良好性主要表現在人力資源細節信息記錄完善，能夠使得企業根據這些檔案來對企業進行良好的管理，例如員工職位調動等，保證企業能夠對相關人才進行合理地運用，從而使得企業在未來得到更好的發展。良好的檔案管理還能夠有效地增強企業相關知識以及技術的儲備，使得企業的知識產權以及機密文件得到有效管理，為企業未來良好發展提供保障。良好的企業檔案管理還能夠使得企業在發展過程中逐漸增加風險抵抗能力，在有相關法律糾紛過程中能夠有實際的證據，從而保證企業的合法權益?？偟膩碇v，良好的檔案管理能夠使得企業得到更好的發展，獲得更大的經濟效益以及社會效益。

二、當前企業檔案管理中存在的問題

當前，企業檔案管理中存在的主要問題在于：

問題之一，企業檔案管理觀念亟待加強。時下，有部分企業領導通常會認為檔案管理工作只是檔案管理部門的事情，與己無關；企業在檔案管理方面無法在短時間內看到檔案管理能夠為企業帶來的經濟效益，以至于企業在對相關資金安排的過程中，往往忽視對檔案管理資金的投入。同時企業相關管理人員在檔案管理觀念不強，對檔案管理工作的認識不足，如有人認為檔案管理只是簡單地收發整理文件資料；還有的人認為相關的文件以及資料自己進行保管使用更加地方便，而沒有及時地把相關的文件上交給檔案管理部門，從而對檔案管理的安全性產生影響；除此之外，部分檔案管理人員在具體工作過程中還是使用比較傳統的方式，沒有進行相應的創新，嚴重地阻礙了檔案數字化信息化管理的實施。

問題之二，機構設置有欠合理。企業在對檔案機構設置過程中需要根據企業狀況進行合理地規劃，部分人員在規劃時只是簡單地對人員配備以及相關工具、設備進行規劃，而忽視了對檔案管理工作監督以及指導方面的規劃，沒有對企業檔案管理機構是否能夠擔任好檔案管理職責，是否能夠在第一時間為企業提供準確的數據進行核查。在一些企業中沒有把企業檔案管理工作納入到企業管理總體規劃當中，在一些企業中的檔案管理部門也沒有實際的考核權力，以至于相關的檔案管理制度沒有辦法得到完善和落實，在此種狀況下作為檔案管理機構通常沒有辦法有效地進行檔案管理工作，更談不上做好相應的監督、檢查以及指導等方面的工作。在企業檔案管理工作中沒有統一標準，沒有統一的管理以及領導，檔案機構設置不合理，使得企業檔案管理工作沒有辦法得到有效的開展。

問題之三，管理技術手段滯后。隨著信息技術的快速發展，很多企業尤其是一些大型的企業在研發設計、生產制造以及經營方面基本都在使用計算機輔助設計、計算機輔助工藝設計以辦公自動化等相關軟件。但是對于企業檔案管理工作來講，很多企業還在使用比較傳統的方式，在檔案管理過程中所使用的技術手段嚴重落后，阻礙了檔案信息化以及數字化的發展，檔案管理綜合平臺建設方面嚴重滯后，從而對企業中大量電子文件的接送產生了嚴重的影響，使得企業檔案管理狀況和企業其他工作狀況產生了很大的距離，甚至于出現檔案管理工作逐漸邊緣化的現象。

三、企業檔案管理實施改革創新的實踐舉措

針對上述問題的解決和企業的快速發展，經過思考與研究提出企業檔案管理實施改革創新的實踐舉措如下：

舉措之一，提高對檔案管理的認知度。對于檔案管理工作來講沒有辦法很直接地為企業帶來效益，所以很多企業在發展過程中往往會對檔案管理工作不夠重視，很多企業都認為不把相關的文件弄丟，在后期使用時能夠找到就可以。同時也有相關的企業，認為檔案管理工作在進行過程中需要在實際操作中進行總結，掌握檔案管理的原則以及方式就行。通常狀況下很少有相關人員會系統性地去學習有關檔案管理工作的知識以及內容。但是，就具體檔案工作來講非常重要的是，在檔案管理過程中不僅要具有專業性，同時參與檔案管理的工作人員還需要對自身的職業素養進行提升，企業在招聘檔案管理人員時需要做好資歷以及學歷方面的審核。當前，眾多企業在檔案管理水平方面普遍不高，要改變此種現象就要做到以下幾點：

首先要加強相關人員對于檔案價值方面的認知度，充分地了解檔案對于一個企業的發展的重要性。

其次，要根據實際狀況來分配企業檔案管理資金，保證檔案管理工作在進行過程中有充足的資金購買相關的設備、建設廠房以及聘請專業人員。

再次，要對檔案的服務性有充足的認識，把檔案安全以及檔案利用等方面的工作內容進行良好的融合，使得檔案建設能夠進入一個良性的循環。

最后，要在檔案管理工作中加大信息技術的使用，作為檔案管理人員不僅要做好信息庫的建設，還要根據實際狀況做好相應的維護工作，使得檔案管理工作內容能夠得到順利地進行。為了能夠有效實現以上相關策略，需要提升企業領導對此工作的重視，根據企業的狀況培養一批符合當前檔案管理工作的工作人員，對工作過程中出現的任何問題進行有效的解決。

舉措之二，加強檔案信息化建設。檔案信息化建設是為了優化檔案管理方法，使用迅速發展的信息技術和互聯網通信技術。例如，對存儲在庫房中的情況下，通常采用注冊登記、分類的存儲場所的記錄。在有文件的調度和召回的情況下，管理者有必要仔細檢查登記記錄簿的記錄，從存儲庫取得。引入信息化建設，檔案的登記、檔案的后勤保障和召回與使用工作，點擊收藏的一鍵點擊搜索可以實現被傳送到電腦和互聯網，大大提高了文件使用的快捷性與便利性。因此，滿足新時代的發展需求，現有的備份管理信息重新利用，利用信息管理方法，歸檔管理信息平臺，建立電子檔案信息數據庫，改善檔案的資源的發掘與利用，為企業的健康可持續發展做出貢獻。

舉措之三，建立完善的檔案管理制度。健全的檔案管理系統，依靠的是通過健全的規章制度來實現，在檔案管理的所有環節上有效地減少錯誤。嚴格的檔案管理制度防范了檔案室可能存在的風險，加強了檔案管理的安全性、準確性和規范性。通過對企業檔案管理工作特點的分析，采用有針對性、高效的管理制度，避免了檔案信息的丟失和檔案資料的謬誤。檔案管理工作要進行信息化改革，要運用健全的檔案管理制度，規范每個工作人員的權限，確保檔案信息和資料的安全。通過加強對企業內部人員的監督，普及《檔案法》等相關法律法規，加強管理意識和安全保密意識，確保企業檔案管理能夠有序開展。

舉措之四，提升檔案管理人員的專業素質。為了更好地發揮檔案管理者在檔案管理中的重要作用，應注重提高檔案管理人員的專業素質，加強檔案管理人員的能力和專業素養。一方面，通過相關業務、知識和技能的培訓，本部門員工可以積極參與，提高專業水平；還可以組織學習活動、學習倡導主題活動等，鼓勵檔案管理人員積極學習專業知識。培養自己的學習能力，從而在當前檔案管理信息化態勢中跟上時代的發展步伐，提高檔案管理的功能與使用效果；另一方面，適當提高檔案管理的人員門檻，只有當申請人的專業能力達到標準時，才允許從事檔案管理工作；對于新入職員工，積極發揮老員工的作用，帶動新員工學習檔案管理方法，使新入職的檔案管理人員盡快熟悉公司的檔案管理流程，從而提高檔案管理的整體水平和效率。檔案管理人員的專業水平與電子檔案管理的科學實施密不可分。企業檔案管理涉及各類繁雜的內容，管理應用工作具有較強的專業要求，同時也要求有一定的實踐管理經驗。因此，每個檔案管理人員都要積極學習專業知識和技能，滿足檔案管理的需要。

在當前狀況下，企業要想在未來得到更好的發展需要做好檔案管理的改革創新，充分認識檔案管理工作的重要性，做好相關人員的培訓，加大信息化建設力度，有效地提升檔案管理工作的效率以及質量，為企業未來發展打下堅實的基礎，有效地推動企業的經濟效益和社會效益的提高，讓檔案的功能促進企業更好地服務于社會和民生。