信息化時代提升國企檔案管理質量的思路

湯明英

【摘 ?要】檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。以國企為例，國企在生產經營和管理活動中所產生的各種形式的文件材料較多，這些資料有效記錄了國企自身經營發展軌跡，是企業經營發展的重要信息資源與信息憑證，具有較大的參考價值和保存價值。鑒于檔案資料的重要性，論文主要立足于信息化發展背景，對國企檔案管理工作思路以及創新途徑進行研究與分析。

【Abstract】Archives refer to various forms of valuable historical records directly formed by state institutions， social organizations or individuals in social activities. Taking state-owned enterprises as an example， there are various forms ?of documents and materials generated by state-owned enterprises in production， operation and management activities. These materials effectively record the development track of state-owned enterprises， which are important information resources and information certificates of enterprise operation and development， and have great reference value and preservation value. In view of the importance of archival information， based on the background of informatization development， this paper studies and analyzes the working ideas and innovative approaches of state-owned enterprises' archives management.

【關鍵詞】國企;檔案管理;信息化

【Keywords】state-owned enterprises; archives management; informatization

【中圖分類號】G271;F276.1 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）12-0034-03

1 引言

檔案作為持續推進企事業單位各項工作良好有序開展的重要依據，可對企事業單位的經營發展質量乃至國家各項事業的健康發展產生顯著的促進性影響。目前，“十四五”規劃時期，國家對于檔案事業的建設問題予以了高度關注。從大環境方向來看，我國檔案管理工作已經全面步入戰略發展的關鍵時期，所面臨的機遇挑戰較多。在這樣的發展態勢下，我國企事業單位應該深化檔案治理能力以及管理水平，通過科學運用檔案以及相關資料的信息內容，為國家各項事業的良性開展奠定保障。其中，國企作為持續推進檔案管理工作進程的主力軍，理應肩負起自身的發展責任，做好檔案管理工作。與此同時，國企方面應該主動立足于檔案管理工作發展趨勢，對新時期檔案管理工作創新內容以及發展要點進行統籌規劃與合理部署，切實推動檔案工作高質量、可持續發展。

2 國企檔案管理工作的指導思想

國企檔案管理工作應該堅持圍繞黨中央及國務院政策思想，聯系檔案工作實際持續深入學習習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，對黨的十九大會議精神進行領悟實踐，促進檔案管理工作效能提升。與此同時，國企檔案管理工作應該堅持站立在新發展格局角度，協調推進國企檔案管理工作有序開展。在管理過程中，管理人員應該切實發揮系統管理優勢，對檔案治理體系構建問題進行高質量開展，并應用信息化技術推進檔案管理工作轉型發展，保障檔案管理工作逐步走向依法治理、高質量開展方向當中。除此之外，國企檔案管理工作應該主動結合過去檔案管理工作總結經驗，對以往檔案管理工作存在的問題進行深刻認知，并采取科學合理的方法措施，強化檔案管理工作效果[1]。

3 國企檔案管理工作的原則

國企檔案管理工作應該始終按照原則規范要求準確無誤地將各項工作內容落實到位，一般來說，國企檔案管理工作在工作原則理念的體現上，主要可以從以下幾個方面進行研究與分析：

一方面，國企檔案管理工作應該始終堅持黨的領導地位不動搖，準確把握檔案工作政治屬性以及發展趨勢。在實際管理過程中，國企領導人員應該始終將檔案管理工作放在企業經營管理工作的重要位置，并逐步引導相關工作人員加強對檔案管理工作的貫徹落實，促使國企檔案管理工作始終處于安全穩定的狀態當中。與此同時，國企檔案管理工作應該貫徹落實以人為本的理念思想。其中，檔案管理人員應該始終體現出檔案工作為人民的工作思想，通過積極構建以人為本的檔案管理體系以及資源保障體系，從根本上提高人民群眾滿意度。另一方面，國企檔案管理工作應該始終堅持將依法治黨原則作為核心理念。在實施檔案管理工作期間，檔案管理人員應本著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責及歷史使命，應該始終在正確方向上積極引導檔案工作深入可持續開展。在此過程中，管理人員應該結合現階段檔案管理工作存在的問題，提高法治化與規范化管理水平，促進檔案管理工作效能持續提升。與此同時，國企檔案管理工作應該立足于改革創新角度，對新時期檔案管理工作的發展趨勢進行動態把握，并主動與新科技進行深度融合，促使檔案管理工作可以實現橫縱發展目標。需要注意的是，國企檔案管理工作應該始終以安全為底線，利用新科技手段以及管理方式，全面增強檔案風險防控能力，避免出現檔案數據丟失或者被盜竊等問題。

4 國企檔案管理工作的現狀

目前，國企內部管理工作主動站立在“十四五”時期，對新時代發展趨勢以及管理方向進行深刻把握，借此加強對企業內部管理工作的強化落實力度。其中，檔案管理工作作為國有企業體系的重要內容，形成與新時代中國特色社會主義事業相適應的發展局面已然成為當前檔案管理工作的主流發展趨勢。結合工作開展情況來看，多數國企在檔案管理工作方面取得了突飛猛進的發展，并且在創新驅動以及管理質量方面得到了明顯加強。但是從整體上來看，國企檔案管理工作尚未完全擺脫傳統理念的滯后影響，在部分管理形式以及管理理念方面還是存在問題。近年來，信息化時代的全面來臨，促使傳統檔案管理理念及模式必須發生改變。

舉例而言，檔案管理人員需要利用信息化管理方式，加強對檔案資源以及數據的整合分析，保障檔案工作效率持續提升。與傳統管理方式不同，信息化管理模式可以整合應用檔案數據資源，對企業內部經營情況以及人事管理情況進行集成化處理，最終以電子檔案方式進行存儲，規避傳統紙質檔案存在的容易破損、泛黃等問題。需要注意的是，開展檔案信息化管理過程中，管理人員必須高度重視安全管理問題。究其原因，主要是因為網絡環境存在開放性以及不穩定性特點，在保存管理期間容易受到黑客攻擊或者病毒侵擾而出現數據丟失問題?？傮w來看，國企檔案管理工作形勢并不是很樂觀，仍需要管理人員立足于信息化管理背景，加強對檔案工作內容的創新實踐[2]。

5 信息化時代提升國企檔案管理質量的思路及創新途徑分析

5.1 提高檔案信息化治理水平，促進檔案管理效率穩定提升

為強化檔案管理工作在國企內部管理工作中的重要地位，企業管理人員應該始終堅持黨的基本路線不動搖，堅持黨的領導，對各級主體管理責任進行壓實。一方面，各職能部門之間應該統籌謀劃，并增強指導協調能力，保障國企檔案管理工作效率持續提升。與此同時，構建長期且行之有效的信息化檔案工作責任制，保障各項細節內容得以深化落實。

另一方面，國企應該適當完善檔案法規制度以及標準規范。其中，針對檔案開放利用以及檔案信息化問題而言，國企管理人員應該結合實況進行健全與調整。同時，對于與實際情況不相符的法規以及規范性文件應該進行及時修改。除此之外，國企應該嚴格執行檔案信息化治理工作。在檔案管理期間，應該依照標準規范落實檔案管理主體責任，通過明確各級主體權責，保障各項工作內容有序開展與落實，避免出現責任不清或者檔案資料丟失等問題。

5.2 提升國企檔案工作領導水平，增強檔案機構履職能力

為切實加強國企檔案管理能力，一方面，國有企業應該至少安排1名領導對檔案工作進行強化管理。如指定1名領導分管檔案工作，并將檔案工作納入企業發展規劃體系當中。與此同時，重點將檔案工作納入部門管理工作體系當中，并對檔案管理人員崗位職責進行合理劃分。必要時，可以將其納入工作考核檢查領域范疇當中。需要注意的是，分管檔案工作的領導應該深化個人的監督檢查職能，定期聽取檔案工作匯報的同時，加強對檔案工作的監督檢查。一旦發現工作短板問題，應主動結合問題表現及成因，積極協調并解決檔案管理問題。如此一來，國企可以從多個方面實現對檔案管理工作的強化保障。另一方面，國企應該對檔案機構建設工作問題予以高度重視。其中，檔案機構設置應始終與企業檔案工作發展協調。也就是說，國企應該設置獨立的檔案管理部門，且配置上能承擔起企業日常的檔案管理工作及檔案業務指導、檢查工作的管理人員，并對該部門組織架構體系進行合理部署，嚴格按照國企經營管理需求以及檔案法規定要求，合理設置崗位職能職責并配備相關人員。在此過程中，國企領導人員必須切實提高檔案機構履職能力。舉例而言，國企領導人員可根據檔案資源數量以及檔案管理工作需求，對從事于檔案管理工作的相關人員進行定期培訓教育，保障每一位在職人員具備相應的知識與技能，更好地完成檔案管理工作。此外，相關檔案部門負責人應該對檔案管理工作人員的職責履行情況進行定期評價與考核，以增強檔案機構的履職能力。

5.3 增強信息化軟硬件構建能力，保障信息化檔案管理效果

為保障國企信息化檔案管理水平持續提升，除了需要提升檔案信息化治理水平之外，檔案管理人員還需要針對信息化軟硬件構建問題予以高度重視。如國企領導人員應該結合檔案工作形式以及國家部署的規定要求，對現階段企業信息化技術設備的配置應用問題進行調整優化。在此過程中，可根據信息化檔案管理需求對高質量管理軟件進行研發與高效利用，從根本上助推國企檔案信息化管理進程持續發展。

在研發與高效利用過程中，因不同國企在工作形式以及性質方面存在一定差異，導致企業所需的檔案管理軟件系統存在較大差異。再加上不同檔案管理軟件所表現出的價值功能不同，因此在研發與利用檔案管理軟件系統以及硬件設施的過程中，建議國企管理人員應該結合本工作單位性質以及實際用途，選擇合適的檔案管理軟件系統進行高效應用。舉例而言，成都興城集團檔案管理系統主要根據本企業的業務性質，對各工程建設期間所涉及的檔案范圍及掃描范圍資料進行集成管理。

除此之外，國企檔案管理人員應該對當前信息化管理平臺存在的滯后性問題進行及時處理。通過構建科學高效的信息化檔案管理平臺，促進國企檔案管理工作不斷朝向數字化與網絡化方向發展。值得注意的是，部分國企對于信息化檔案管理工作存在不重視的問題。建議國企領導人員應該堅持立足于十四五規劃要求，對新時期檔案管理方向進行深度把握，并主動將信息化檔案管理建設工作納入企業經營管理工作當中，奠定檔案管理工作的主體地位，保障信息化檔案管理效果深化加強[3]。

5.4 確立檔案信息化建設的主體地位，全面強化信息化安全效能

檔案信息化建設已然發展成為國企檔案管理工作的趨勢所在。結合近幾年情況來看，隨著大數據技術的深入持續發展，傳統紙質檔案管理模式已被淘汰，取而代之的是信息化檔案管理模式。目前，企事業單位紛紛采取電子化管理模式儲存資料及檔案。雖然從客觀角度上來講，電子化檔案管理模式在工作效能以及質量效率方面大幅度增強，但是計算機系統容易受到病毒及黑客等因素影響而出現數據丟失問題，嚴重影響國企檔案管理工作質量及數據安全。而對于國企檔案管理工作而言，保障檔案安全，始終是檔案工作的底線所在。因此，國企在實行檔案管理工作時，應該對檔案安全管理工作內容予以高度重視。在管理實踐過程中，應該始終堅持健全與完善檔案安全管理制度，并采取科學規范的安全管理技術保障檔案安全工作責任得以貫徹落實。

目前，為穩定開展檔案信息化建設工作，國企檔案主管部門應該構建集成網絡安全與信息化工作于一體的協調機制。通過切實加強檔案信息化工作指導力量，保障檔案信息化基礎設施穩定運行。在此過程中，軟件管理人員應該對檔案信息化軟硬件產品質量進行試驗分析，根據分析結果確定產品的適用性，保障信息技術應用質量與效能。除此之外，軟件管理人員可通過構建檔案數字資源安全保密防護體系等方式，穩定提高網絡安全監測預警能力以及信息保障能力。需要注意的是，檔案管理人員應該高度關注檔案數字資源備份工作，可借助安全監控方式完成對備份工作的過程管理，以增強檔案數字資源安全效果。

5.5 全面增強檔案人員信息化管理意識，確立復合型檔案管理隊伍體系

首先，國企領導人員應該充分發揮出自身的帶頭作用，定期組織檔案管理工作人員參與到檔案信息化專題培訓或者專題會議等活動當中，通過加強對信息化檔案管理方式的宣傳與推廣，讓全體人員樹立良好的信息化檔案管理意識。其次，國企領導人員應該堅持將檔案管理工作納入企業重要經營管理工作當中，通過確立檔案管理工作的主體地位，增強檔案人員工作意識。同時，也可以將檔案管理工作與其他業務工作共同考核，讓每一位檔案管理人員形成崗位責任意識。最后，國企檔案管理部門應該結合國企經營發展需求以及十四五規劃要求，充分借助信息化管理手段增強檔案信息化管理效能，并主動立足于新時期發展需求，將兼具了解檔案業務、具備檔案管理資質能力、熟知檔案管理規范的人才資源引進到企業檔案管理工作當中，全力打造復合型檔案管理隊伍，切實推進檔案管理工作持續高效開展。

5.6 定期梳理與總結信息化檔案管理問題，增強檔案管理效能

為進一步增強信息化檔案管理效能，檔案管理人員應該定期梳理與總結信息化檔案管理中出現的問題。根據問題反饋情況，對當前信息化管理工作存在的滯后性問題進行及時處理。舉例而言，在處理過程中，檔案管理人員應該適時結合國企未來發展計劃以及檔案管理趨勢，對信息化檔案管理制度以及體系構建問題進行優化調整。與此同時，檔案管理人員應該主動結合信息化管理發展趨勢，加強對電子檔案查詢利用工作問題的優化處理，切實提升檔案管理效能。

除此之外，為進一步增強檔案管理效能，國企檔案工作部門以及相關負責人員應該構建科學有效的監督指導機制。在實踐過程中，相關負責人員應該主動立足于深化放管服改革的發展階段，對檔案業務監督指導機制進行健全完善，并通過采取科學規范的評價制度以及檢查制度，促使檔案管理工作全面貫徹與落實。需要注意的是，對于檔案管理期間所存在的安全管理不到位并相繼引發檔案損毀以及丟失等一系列問題，相關負責人員應該依紀依規追責，盡量從多個方面保障檔案管理效能。

6 結語

總而言之，檔案管理工作基本上可以視為影響國企經濟效益發展、內部管理質量效果的重要保障。鑒于檔案管理工作的重要性，國企領導人員以及各部門檔案管理人員應該深刻意識到檔案管理工作價值，并主動立足于國企檔案管理工作現狀，抓好檔案法制工作，對當前階段檔案管理工作存在的問題進行消除。與此同時，延續發展并創新信息化檔案管理方式，以創新改革精神促進檔案信息化管理工作規范化與合理化發展。除此之外，檔案管理人員應該重視信息化檔案管理安全問題，保障檔案資料及數據安全應用，促使檔案管理工作的進一步完善。

【參考文獻】

【1】朱婷婷.大數據背景下國企經營如何做好檔案管理[J].財富時代，2021（09）：135-136.

【2】胡紅.國企深改背景下企業檔案管理創新措施探討[J].企業改革與管理，2021（04）：16-17.

【3】黃林.國企電力設備檔案管理規范化建設[J].電力設備管理，2021（07）：170-171+185.