后保管時代視角下的專題檔案

楊棉月

早在1958年,謝倫伯格就指出，未來的檔案工作由其管理對象的整體特征、形式以及數量所決定[1]26。60多年過去，檔案工作的發展是隨著檔案對象的變化而不斷變化的，檔案管理理論也并不是一套永恒不變的固定原則[2]145。

專題檔案的管理理論及思想也是隨著專題檔案的內容和載體不斷發展而變化，以便適應文件的形成結構、檔案的管理系統以及檔案開發利用等方面的劇烈變化，適應社會、文化、經濟、技術等方面的發展趨勢。

一、專題檔案與后保管時代

國內檔案界對專題檔案有一定的介紹和解析，但缺乏系統、全面的研究。其中，有學者將專題檔案界定為“圍繞一個專門研究或討論的具有重要歷史價值的社會實踐過程而收集形成的具有密切有機聯系的檔案整體”[3]38。根據這一界定，可以將專題檔案看成是由其形成者在專題活動或特定主題中自然產生的，是有機聯系而并非人為編造的，是立足于特定主題需求而建立的檔案[4]40。例如，疫情防控工作檔案、“不忘初心、牢記使命”主題教育檔案、高校評估專題檔案、市政園林專題檔案等等。專題檔案涵蓋文書檔案、聲像檔案、科研檔案、實物檔案等檔案類別，檔案內容豐富、載體形式多樣，且具有原始性、綜合性、專業性、交叉性、時效性等特點。

F·杰拉爾德·漢姆在《后保管時代的檔案戰略》一文中提出，信息技術的發展使得檔案數量快速增長、檔案載體不斷革新,由此檔案工作進入了一個新的歷史發展時代——后保管時代[5]20。隨后，在1996年第十三屆國際檔案大會上，庫克也提出“后保管時代”這一概念，他認為后保管時代是區別于傳統文件的保管模式，區別于保管時代。后保管時代是信息技術快速發展、文件數量劇增、文件形態發生變化并以電子文件的發展為標志的一個時代。它意味著專題檔案的工作對象和檔案學研究的內容將得到極大豐富[6]19。在后保管時代，檔案工作者對于一些本源的、核心的專題檔案管理問題要有足夠的認識，并從中找到涉及專題檔案管理工作的新方法和新理念。

二、專題檔案的來源詮釋

檔案學的后保管時代倡導的新來源觀，強調的是文件的形成過程和全部背景，重點關注專題檔案的來源、制作目的、檔案之間以及立檔部門之間的聯系等內容[7]9。在傳統的專題檔案管理過程中，來源原則主要是用于指導專題檔案的收集、整理和分類。其核心是檔案的來源或者全宗，要求檔案館將專題檔案按其來源或形成部門進行整理和分類，同時在整理和分類時不能將同一來源的檔案與其他來源的檔案相混淆，要尊重專題檔案實體的原始次序[8]7。在后保管時代下的專題檔案管理工作中，由于現代科技手段的飛速發展，專題檔案的文件形成過程及背景變得復雜多樣，僅僅按照傳統的檔案來源或形成部門進行整理歸檔，顯然已經不能完全滿足專題檔案管理的工作需要，以及檔案利用者和相關研究人員對專題檔案的需求。

1.專題檔案收集范圍擴大化。專題活動的目的性非常明確，專題檔案的收集也就具備指向性。只要與專題活動相關且具有保存價值的檔案均可納入專題檔案的收集范圍。雖然專題檔案的利用在一定程度上決定檔案的收集范圍，但是未來利用檔案需求的不確定性使檔案工作者難以精準確定收集范圍。專題檔案的歸檔范圍在后保管時代顯然不再需要進行精細化的量化。此外，專家學者對專題檔案的利用預期不盡相同，這就要求檔案工作者必須擴大專題檔案的收集范圍。同時，社交媒體的廣泛應用也豐富了專題檔案的來源，給專題檔案的收集整理帶來新的挑戰。馮惠玲教授曾將社交媒體分為“創作發表型、資源共享型、協同編輯型、社交服務型、C2C商務網站”五種類型[9]4。目前，專題檔案經常運用的社交媒體主要是創作發表型，如各大新聞媒體的網站、博客對有關專題活動的宣傳報道，個人的微博、微信對專題活動的評價論述等。那么，檔案工作者就要從社交媒體的角度進行物理歸檔，即脫機介質歸檔和網絡信息歸檔。

2.檔案工作者收集檔案提前化。檔案工作者的職責雖然是管理檔案而非制造檔案，但是提前介入專題活動，對專題活動進行前端控制和全程管理也是極有必要的。專題檔案的形成部門，極少可以完全獨立地處理涉及的業務，所有的部門都相互聯系。文件管理系統、業務管理系統以及各種各樣的文件載體，也都分散在各立檔部門。這樣一來，檔案工作者的全程參與，對專題檔案的形成部門、專題檔案的檔案門類等方面能夠掌握得更加全面，也就確保專題檔案被有效捕獲和控制。檔案工作者對專題檔案的指導作用也將超越檔案館這一重點領域，貫穿文件從部門生成直至進館保存的整個運動過程，專題檔案的收集整理也會更加專業、更加高效。如“不忘初心、牢記使命”主題教育領導小組、新冠肺炎疫情防控工作領導小組等臨時機構在籌備之初應該將檔案工作者作為領導小組成員，提前謀劃專題活動的檔案工作。

三、專題檔案的鑒定工作

英國檔案理論家希拉里·詹金遜認為，檔案工作者在檔案鑒定中必然會運用“個人判斷”，有礙歷史學家或其他研究者對檔案的實際或預期利用[10]148。鑒于此，專題檔案的宏觀鑒定對檔案工作者的個人素養、知識水平乃至專業背景都有一定的要求。檔案工作者應盡可能規避自己的“前見”[11]14，運用專業知識進行專題檔案的價值鑒定。同時，檔案工作者對專題檔案宏觀鑒定的切入點不能僅停留在檔案管理層面，還應該結合歷史、文學、哲學等學科知識。隨著電子文件的產生，傳統的檔案鑒定方法急需適時調整。后保管時代下提倡的是宏觀鑒定，鑒定的重點在于以職能分析為主的內容鑒定和技術鑒定[12]9。

1.專題檔案的內容鑒定。美國檔案鑒定理論之父謝倫伯格認為，檔案材料具有原始價值和從屬價值。原始價值體現了專題檔案對其形成者的重要作用，從屬價值是專題檔案對后來研究者的價值[13]150。專題檔案在充當其形成者職能、計劃、決策過程等方面的證據時，體現了專題檔案的原始價值。如，高校評估專題檔案為后來的評估工作提供了寶貴的經驗以及豐富的原始材料。檔案工作者、研究人員對專題檔案進行二次加工，編研開發的過程體現了專題檔案的從屬價值，如疫情防控檔案中科研檔案的匯編成果。專題檔案的技術鑒定也是隨著電子文件的出現而產生的。

2.專題檔案的技術鑒定。專題檔案的技術鑒定是全面檢查其電子文件各方面的技術狀態，包括認定文件信息的真實性、可靠性、可讀性和檢測文件的載體性能，技術鑒定包括專題檔案電子文件的硬件和軟件兩個方面。硬件方面的鑒定主要是對載體、網絡連接等狀態進行檢測。軟件方面的鑒定包括可讀性鑒定、可靠性鑒定、完整性鑒定和病毒鑒定等[14]10。檔案工作者在電子文件產生之前，就應該要求其形成部門保證電子文件的真實性、完整性和有效性，并對電子文件進行加密處理，確保電子文件不會被篡改，尤其是專題活動中產生的文件材料、數據表格、科研成果等電子檔案。

四、專題檔案的知識服務

專題檔案的知識服務是以搜索、組織、分析、重組檔案信息資源的知識及能力為基礎，根據檔案利用者的主觀需求和客觀條件，能夠提供有效支持專題檔案知識應用和知識創新的服務。知識服務是以檔案利用者為目標驅動的服務,它關注的焦點和最后的評價不是“檔案工作者是否提供了檔案利用者需要的檔案信息”,而是“檔案利用者是否通過檔案工作者的服務解決了自己的實際問題”[15]34?，F代技術和管理手段實現了專題檔案從簡單到復雜、從數字化到數據化的過程。這一過程為專題檔案的知識服務提供技術支持，使得在對專題檔案信息資源進行搜集、分析、重組的過程中以及專題數據關聯管理、專題檔案智能編研等問題都能夠借助科技手段，而不僅僅是依賴人工查閱與評估。

在某種意義上，所有檔案文獻的最終目標都是長時間地傳播和保存信息[16]85，專題檔案的最終目標亦是如此，那么專題檔案的知識服務也就變得尤為重要。檔案工作者在提供知識服務時應實現由消極的檔案保管員變為積極的知識提供者，對專題檔案形成者的職能以及利用者的需求進行有效分析，以便能將利用需求與檔案材料自身聯系起來。在一定程度上，檔案工作者應該更加關注專題檔案的背景，把握專題檔案之間的聯系，尤其是文書檔案、聲像檔案以及社交媒體產生的檔案材料之間的關系。掌握其中的聯系，便能把握專題檔案的整體內容、基本框架，才能提供更為有效的知識服務，縮短利用者的等待時間。

檔案工作者要秉持“讓社會認可檔案，讓檔案充分反映社會活動”的理念，通過自己的服務來解決利用者的實際問題。建立專題檔案數據庫，超越保管空間，讓研究人員享有更廣泛的研究資源。檔案工作者與研究人員在專題檔案開發編研的過程中，應該讓專題檔案走向連續，而不是走向終點。編研成果亦可以轉換為檔案材料對公眾開放，為社會人士提供知識服務。