科技計劃項目管理檔案規范化管理的措施研究
——以淮安市為例

李芳玲 尹 達

科技計劃項目管理檔案（以下簡稱項目管理檔案）指科技行政管理部門在行使科技計劃項目管理職能的過程中形成的，反映項目的立項、檢查、驗收等活動，具有保存價值的文件材料[1]13。例如，項目申報階段的申報通知及指南、計劃任務書、項目匯總表；評審階段的評審方案、評審方案形成過程中的資料、評審專家組名單、專家評審意見表；立項階段的立項文件、考察材料、項目合同；中期檢查階段的檢查報告、撥款下達文件；驗收階段的結題申請表、專家評價表；等等。項目管理檔案隨科技計劃項目的運行而產生，見證了項目管理的整個過程，其與科技計劃項目研發檔案一樣，都是科技計劃項目檔案的重要組成內容，具有十分重要的作用。目前，檔案學術界在檔案管理研究方面，多是針對項目研發檔案的管理，或是并未將項目管理檔案與研發檔案區分開，將檔案管理的對象設定為科技項目檔案，科技計劃項目管理檔案的管理工作鮮有人提及，很多單位關于項目管理檔案的規章制度尚不完善，管理設備落后，管理模式和管理方式需要轉變，信息化建設和開發利用落后。

一、科技計劃項目管理檔案規范化管理的重要性

項目管理檔案的規范化管理是科技計劃項目管理工作的重要部分，其重要性體現在：第一，落實好項目管理檔案規范化管理工作是提升項目管理水平的必要手段，影響著項目實施質量。第二，項目管理檔案真實地記錄著項目管理的全過程，在法律上具有憑證和參考作用，其法律效力也使得項目各方的責任更加明確，保護各方利益不受損害。第三，做好項目管理檔案的規范化管理工作，不僅僅是對項目開展進程中所有管理檔案的收集、整理、歸檔，更是通過文件管理的規范化和系統化透視項目管理質量、追溯社會責任、提供社會利用。

二、淮安市科技計劃項目管理檔案管理現狀及存在的問題

從形成主體來看，淮安市科技計劃項目管理檔案分為由科技局項目主管部門形成的、由各類授權或委托單位形成的和由項目承擔單位形成的。由于項目管理檔案形成主體的多元化，做好項目管理檔案的規范化管理，需要科技局項目主管部門、各類授權或委托單位、項目承擔單位，甚至于項目負責人、項目組成員的共同參與。為規范淮安市科技計劃項目（課題）管理檔案工作，淮安市科技局參照《機關檔案管理規定》（國家檔案局第13號令），根據《淮安市市級科技計劃專項資金管理辦法》，出臺了《淮安市市級科技計劃項目管理檔案工作實施細則（暫行）》，對歸檔范圍、職責分工、存檔管理、檔案移交、保管期限等都作了明確的說明和規定。但要做好項目管理檔案的規范化管理，還需要在規章制度、管理模式和方式、開發利用等方面予以完善。

通過對淮安市科技計劃項目管理檔案管理情況、科技檔案相關文獻進行調研，發現淮安市項目管理檔案管理目前存在的主要問題有：管理人員檔案意識薄弱、專業知識缺乏；尚未形成系統和完善的項目管理檔案管理工作規范；檔案工作與項目管理工作脫節；檔案管理信息化程度不高；檔案的開發利用程度不高。

三、科技計劃項目管理檔案規范化管理的措施

1.強化檔案意識。檔案意識指人們主觀上對檔案和檔案工作的了解程度及認識水平。我們應通過加強宣傳來強化各檔案形成責任人、檔案管理責任人的檔案意識，提高其對項目管理檔案重要性的認識。在宣傳工作上，每年可定期組織與項目管理有關的各檔案形成責任人、檔案管理責任人學習檔案相關法律法規及檔案組卷基本知識，提高其作為項目管理檔案形成者的參與感和責任意識。針對重點項目，在立項之初即告知各檔案形成責任人、檔案管理責任人做好相關文件的收集、整理、歸檔[2]117。為了在宣傳工作中強化各檔案形成責任人、檔案管理責任人的檔案意識，市科技局可以引入機構知識庫管理理念，強化科研人員在科研過程中的數據管理意識，對科學研究的原始過程數據做好記錄。在實際工作中，檔案管理人員需要加強與科研人員、項目管理者的工作接觸，在對方工作中融入有效的項目管理檔案知識，讓其了解項目管理檔案的重要性，幫助其逐漸在日?？蒲?、工作中形成良好的文件制發、收集、歸檔習慣。

2.完善規章制度。

（1）制定《淮安市科技計劃項目管理檔案管理辦法》?！短旖蚴锌萍加媱濏椖繖n案管理實施方案》中對歸檔范圍和程序、歸檔要求、組織與領導作了具體說明[3]20?！侗本┦锌萍加媱濏椖浚ㄕn題）檔案管理辦法》中對項目（課題）管理單位、項目（課題）負責人、項目組成人員、專兼職檔案管理人員的職責，項目（課題）檔案的管理要求、驗收作了詳細規定，并制定了《項目檔案歸檔范圍及保管期限表》?！端拇ㄊ】萍加媱濏椖繖n案管理辦法（試行）》對組織管理及職責、歸檔范圍、檔案利用等作了明確規定，并給出了《四川省科技計劃項目檔案移交清單》[4]91。以上三?。ㄊ校╇m然制定的是科技計劃項目檔案管理辦法，并未將項目管理檔案單獨提出以作規定，但仍具有很好的參考借鑒作用。參考以上三?。ㄊ校┘捌渌貐^的項目檔案管理辦法，建議結合淮安市科技計劃項目實施和科技計劃項目管理檔案管理工作實際需要，制定與《淮安市科技計劃項目管理工作規程》（淮科〔2019〕90號）相匹配的《淮安市科技計劃項目管理檔案管理辦法》，規定市項目管理檔案建檔工作的基本要求和計劃管理部門、項目承擔單位、項目負責人、專兼職檔案管理人員的職責，規定市科技計劃項目形成文件的歸檔范圍、歸檔程序、歸檔要求，規定項目管理檔案的保管、查閱、驗收、鑒定、銷毀要求，規定檔案工作考核、獎勵、處罰要求，并對不同的科技計劃項目（重點項目、一般項目）規定不同的歸檔范圍和保管期限。

（2）制定科技計劃項目管理檔案的“三納入、四同步”制度。1980年，國家檔案局和國家經濟委員會、國家基本建設委員會、國家科學技術委員會聯合召開的科技檔案工作會議，將科技檔案管理納入生產計劃、列入領導的議事日程，納入各種管理制度，納入技術人員的崗位責任制中去的“三納入”思想首次被提出[5]108。接著，1980年12月27日國家檔案局、國家建委、國家經委、國家科委聯合發布的《科學技術檔案工作條例》第三條、第六條，對“三納入”思想作了明確的闡述和規定?！犊茖W技術檔案工作條例》第七條也明確提出，鑒定、驗收科研成果、產品試制、基建工程及其他技術項目時，須有科技檔案部門參與驗收應歸檔的文件材料，對于沒有完整、準確、系統的科技文件材料的項目，不能驗收（其引申成后來學者提出的科技檔案“四參加”思想）。1986年,國家檔案局在《科學技術研究課題檔案管理辦法暫行規定》中要求建檔工作和科研工作必須實行“四同步”管理[6]61。楊紅本在《檔案管理理論與實務》一書中，也將“三納入、四參加、四同時”作為科技檔案管理的基本方法[7]172。參照科技檔案的“三納入、四參加、四同步”管理思想，建議制定淮安市科技計劃項目管理檔案的“三納入、四同步”管理制度。

科技計劃項目管理檔案的“三納入”指將科技計劃項目管理檔案納入：科技計劃項目發展規劃和年度計劃；科技計劃項目管理規章制度和工作流程；項目管理部門及人員、檔案管理部門及人員、項目承擔單位及項目負責人的崗位職責。

科技計劃項目管理檔案的“四同步”指實行科技計劃項目工作與科技計劃項目管理檔案建檔工作四同步[8]66：下達項目計劃與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目進度與檢查項目文件材料形成情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；科技成果的評審獎勵及科技人員技術職務的評審考核與檔案部門出具科技計劃項目文件材料歸檔情況證明同步。

此外，還需在制度中明確規定，科技計劃項目成果的鑒定、驗收須有檔案管理部門或人員的參與。對于應當歸檔保存的科技文件材料，檔案管理工作人員要仔細檢查、驗收，不符合此要求的項目不能驗收[9]13。

（3）制定其他規章制度。楊紅本在《檔案管理理論與實務》一書中詳細列出了檔案工作相關規章制度，對建檔單位一般應當制定的規章制度作了明確說明[10]92。以此為參考，還可專門制定科技計劃項目管理檔案的工作規章、管理制度和業務規范。工作規章（明確開展檔案工作的職責、管理體制、基本要求等）包括科技計劃項目管理檔案工作崗位職責，科技計劃項目管理檔案工作責任追究制度；管理制度（明確檔案工作業務環節基本要求）包括歸檔制度，庫房管理制度，利用、公布工作制度，鑒定、銷毀工作制度，保密制度，監督巡視制度，人員獎懲激勵制度；業務規范（明確不同門類和載體形式檔案管理的基本要求）包括科技計劃項目管理文件材料及檔案整理規范、管理規范。

在現有調研基礎上，課題組結合淮安市科技計劃項目管理檔案管理現狀，依據《檔案分類標引規則》《中國圖書館分類法》，草擬了《淮安市科技計劃項目管理檔案實體分類方案》（以下簡稱《分類方案》）。在《分類方案》中，分年度對檔案所屬項目進行主題分析，依據項目內容的學科屬性和特征，根據《中國圖書館分類法》（以下簡稱中圖法）22個基本大類分門別類地組織檔案資料，大類下再按中圖法簡表進行一次細分。同一年度、同一項目的檔案資料按形成的先后順序進行排列。檔號結構包括年度、項目分類號、案卷號（案卷號由5位阿拉伯數字組成，前3位為該項目的立項順序號，后2位為該案卷下的檔案件號）、保管期限四部分，四者之間用“-”連接，如2017-S9-00138-C指2017年第1個立項的水產、漁業類項目下，形成的需要長期保存的第38號項目管理檔案。

3.創新管理模式。參考陳新紅、孫雅欣在《科學基金項目檔案管理調查研究——以科技信息資源管理為視角》一書中提出的“1+N+1”科學基金項目檔案工作模式[11]218，我們可以實行“1+N+1”的科技計劃項目管理檔案管理模式。

第一個“1”：在項目計劃書或合同中，對與項目承擔單位、項目負責人、項目參與人有關的項目管理檔案管理工作的內容和要求作明確規定，同步部署項目計劃和項目管理檔案工作內容、要求，這也體現了檔案管理的前端控制思想。

“N”：指在科技計劃項目管理檔案形成和管理的各環節，強化檔案管理人員、項目承擔單位、項目負責人、項目參與人在日?？蒲羞^程、科研管理過程、檔案管理過程中的記錄、立卷、歸檔、整理、編研與開發利用意識和行為，注重全過程的檔案管理理念。

第二個“1”：項目實施完成后，支持關于科技計劃項目管理檔案材料收集、整理、立卷、歸檔的監督檢查，包括科技行政管理部門對科技計劃項目管理檔案管理部門的監督檢查、科技中介機構對項目承擔單位的監督檢查、項目承擔單位科研管理部門對科研人員的監督檢查。

4.升級管理方式。實現科技計劃項目管理檔案文檔一體化管理。第十二屆國際檔案大會提出，檔案工作要貫穿信息的整個生命周期，檔案管理人員要參與文件的產生和管理，文件工作者也要了解檔案的管理、開發、利用，實現統一格式和統一管理[12]91。實現文檔一體化管理，除了檔案全文數字化工作外，應在淮安市科技項目綜合管理平臺上傳統一格式和標準的項目申報、結題等文件，同時在各相關主管部門公布和提供鏈接，便于公眾隨時獲取相關信息。應文檔一體化管理的要求，檔案工作者要提前、主動介入文件的產生和管理過程。對此，在項目開始之初，從發布年度科技計劃項目申報通知及指南時，檔案工作者就主動介入，進行項目檔案的收集歸檔，而不是文件收發、傳閱、分辦等程序走完后，才去收集需歸檔材料。這要求檔案管理工作者熟悉檔案管理業務的同時，也熟悉科技計劃項目申報、評審、立項、合同簽訂、中期檢查、驗收等各個環節和OA收發文流程[13]84。最后，開發能彼此有效連接的科技計劃項目管理系統、科技計劃項目管理檔案管理系統。

5.加強信息化建設。我國《檔案法》明確規定，檔案管理要采用先進技術、實現現代化管理。當下，信息化影響著各項工作的開展，科技計劃項目管理檔案工作也不例外?？萍加媱濏椖抗芾磉^程中各文件的起草、簽發、歸檔等過程都可以在計算機網絡中進行，使得機讀文件成為科技計劃項目管理檔案前身的主要形態之一，信息化已經越來越成為科技計劃項目管理檔案工作規范化管理的關鍵程序和環節[14]33。

從項目管理檔案管理實際出發，提升項目管理檔案的信息化建設水平，要樹立以規范化保障信息化、以信息化促進規范化的正確理念。規范化措施具體體現在：規范組卷和分類號；發揮網絡優勢，強調信息化應用，構建專門的科技計劃項目管理檔案門戶網站，網站后臺權限可根據個人職責下放，個人在職責范圍內將工作內容發布到門戶網站上；根據文件辦理的情況和相應規章制度確定保管期限，開展備份工作；根據國家檔案局出臺的電子文件管理標準，制定《科技計劃項目電子檔案管理規范》；開展“雙軌制”管理，同時整理、分類、編號、編目電子檔案和實體檔案[15]206。信息化措施具體體現在：轉變觀念，建立完善的科技計劃項目管理檔案管理系統，從傳統管理模式過渡到計算機管理模式；引進掌握現代信息技術的復合型檔案管理人才，構建信息化檔案人才隊伍；加大信息化建設的資金投入，提升硬件配置，保障軟件系統的更新、維護和安全。

6.注重開發利用?？萍紮n案的開發利用存在“重管理輕利用”、“重保密輕開放”、開發利用渠道單一、開發利用相關制度不完善等問題。從現有關于科技檔案開發利用的文獻來看，做好科技檔案開發利用工作需要做到強化開發利用意識、提升人員業務素質、建立健全開發利用制度、做好歸檔等基礎性工作以保證檔案信息儲備、建立信息庫和檢索系統、聯合開發、分析利用者需求等[16]63。針對淮安市科技計劃項目管理檔案開發利用程度不高的問題，可以從建立與完善相關制度、強化管理人員檔案意識、提高檔案管理信息化水平、規范化開展基礎工作等方面加以改善。故上文提到的科技計劃項目管理檔案管理規范化措施均是做好開發利用工作的保障，包括資源保障、人才保障、制度保障、信息化建設保障等，不再贅述。在此僅從開發利用的方式著手，提出提高科技計劃項目管理檔案開發利用程度的對策建議。

（1）及時開放非保密檔案，做好接待查檔工作。提供項目檔案原件、復印件、檔案資料目錄及已公開現行文件的閱覽、外借[17]211。

（2）提供制發檔案復印件、檔案證明材料、檔案咨詢服務[18]415。

（3）建立多源異構的科技計劃項目管理檔案集成化知識發現系統，強化檔案利用。多源異構指科技計劃項目管理檔案的責任主體多樣、生成渠道多樣，且具有多種呈現形式。檔案知識發現指結合知識發現與檔案知識管理的相關理論，運用知識發現的理念與方法，借助信息技術手段識別析取出海量檔案資源中隱含的有價值的知識元，構建淮安市科技計劃項目領域知識元體系，在此基礎上構建淮安市科技領域知識發現系統，在知識發現的理論方法與技術體系下，檔案的知識價值將利用關聯分析、預測分析、聚類分析等方法得到有效挖掘，實現檔案顯隱性知識的轉化，幫助用戶明晰檔案——數據——知識之間的相互關系，服務檔案知識管理[19]30。

（4）依托智能支撐技術，使現存散亂的淮安市項目管理檔案有序化、結構化、關聯化，勾勒淮安市項目管理檔案中蘊含的淮安市科技分布圖，推動淮安市科技領域的深度融合與合作。

以上所述的各項措施均是以建立健全檔案工作“三大體系”為目的的。做好項目管理檔案的規范化管理，首先要增強關于項目管理檔案重要性的認識，完善崗位職責、責任追究、人員獎懲、歸檔、利用、保密、銷毀、監督巡視、電子檔案管理等各方面的規章制度，從源頭開始把控項目管理檔案的收集和管理，加強項目管理檔案資源體系建設；在做好資源建設的基礎上，創新管理模式，升級管理方式，以管理促發展，多領域、多渠道開展檔案利用服務，保證服務質量和水平，加強項目管理檔案利用體系建設；而引進具備現代化信息技術的復合型檔案人才，完善檔案人才隊伍，有利于強化檔案安全保障能力建設，強化信息化建設，這是一切工作高效開展的有利前提。