應用PDCA循環法優化科研機構因公出國(境)管理流程

沈歆媛 周姝 趙薇薇 田漢 董少華 陳俊凌

(1.中國科學院合肥物質科學研究院，安徽 合肥 230031；2.中國科學技術大學研究生院科學島分院，安徽 合肥 230026)

0 引言

隨著我國科技投入力度的增大及科研實力的提升，國際學術交流、科技互訪等活動日益頻繁[1]。因公出國(境)是指受黨政機關、人民團體或國有企事業單位派遣，以執行公務為目的，對出訪時間、出訪國家(地區)、出訪路線等均有嚴格規定的非個人支出費用的出國(境)活動。在科技領域，因公出國(境)是科技國際化的有效傳播手段和吸收引進先進技術的重要途徑，無論是在提升科研院所國際影響力及學術地位方面，還是在人才培養方面，均起到了十分重要的作用[2]。

中國科學院合肥物質科學研究院(以下簡稱“合肥研究院”)是中國科學院所屬最大的綜合性科研機構之一，由安光所、等離子體所、固體所、智能所、強磁場中心、核能安全所、健康所7個科研單元組成，現有職工約2700名，在學研究生約3100名。合肥研究院一直秉承“開放、合作、共享、多贏”的理念，大力推行國際化人才交流培養計劃，多方面開展合作，加強信息溝通，加強資源共享，建立常態化交流機制，共享大科學裝置等研究平臺，辦理因公出國(境)申請的人數近年來大幅增加。據統計，2009年因公出國(境)人數為200人次，2019年上升2倍達到600人次。出訪頻率的提升在一定程度上加大了因公出國(境)手續辦理的工作量與難度，急需提升科研院所因公出國(境)管理工作質量和效率，促進科研院所人才培養計劃和國際學術交流計劃落地執行。在此背景下，合肥研究院基于中科院因公出國(境)管理辦法，借助PDCA循環理論設計并執行了一系列措施以提高合肥研究院外事工作效率，并切實為一線科研人員“行政減負”。

PDCA循環理論又稱戴明環法，是全面質量管理所應遵循的科學程序。全面質量管理活動的全部過程，就是質量計劃的制訂和組織實現的過程，這個過程就是按照PDCA循環周而復始地運轉。PDCA循環不僅適用于質量管理體系，也適用于一切循序漸進的管理工作。PDCA循環理論以階段性劃分管理，包括計劃(Plan)、實施(Do)、檢查(Check)、處理(Action)4個部分[3-4]。

1 計劃階段

基于筆者多年因公出國(境)手續辦理經驗，通過總結辦理過程中遇到的問題，并與多名科研單位外事主管進行深度探討，總結出因公出國(境)管理中存在以下4方面的問題。

1.1 材料種類多，填寫重復信息

因公出國(境)管理是一項政策性、專業性很強的工作，涉及的審批部門較多，包括業務主管部門、中科院國際合作局、科研院所、省外辦出國處、省外辦外事服務中心、各國領館等。由于省外辦因公出國(境)申報管理系統與中科院ARP系統(ARP系統是中科院對全院人力、資金、科研基礎條件等資源配置及相關管理流程進行整合與優化，構建有效管理服務的信息技術平臺)信息不共享，在辦理簽證的過程中會涉及填寫多種重復信息的材料。因公出國(境)人員在批件審批階段、護照辦理階段以及回國反饋階段需要填寫的材料見表1。

表1 因公出國(境)人員辦理簽證需要填寫的材料

重復填寫信息包括的字段見表2，重復的字段高達70個，如多次填寫團組及個人等信息，增加了出訪相關人員在辦理因公出國(境)簽證(通行證)過程中的工作量以及相關人員的審核時間和難度。

表2 重復信息字段

1.2 路途往返時間長，單一團組辦理效率不高

合肥研究院位于合肥市西郊的科學島上，面積約2.65km2，共設有7個科研單元，分布在科學島上的各區域。在辦理因公出國(境)手續的過程中，各科研單元的出訪相關人員需要多次往返合肥研究院機關辦公樓提交多份材料。

在辦理因公出國(境)普通護照和簽證的過程中，涉及安徽省外辦護照及簽證的辦理。由于科學島位于合肥市的西北角，而安徽省外辦位于合肥的東南角，兩地相距約40km。在一個團組材料完整的情況下，需要往返兩地共3次(共計240km)，包括提交紙質上報材料、提交簽證材料及繳費、領取簽證。如材料出現問題，將耗費更多的人力和時間。

1.3 信息來源較多，增加溝通成本

每個科研單元都配有外事主管，大部分科研處室會配備處室秘書，外事主管及處室秘書的職責之一是協助因公出國人員辦理相關出國(境)手續。一次出訪任務，一般需要以團組為單位進行收集信息并上報。在填報中科院ARP系統時，可能需要團組成員之間以及與外事主管、處室秘書進行溝通，在遞交材料至合肥研究院或安徽省外辦時，根據團組情況可能由外事主管、科室秘書或團組成員甚至團組外成員進行提交。相關人員如對團組材料不熟悉，信息來源多，溝通成本高，可能造成與相關部門的對接不通暢，從而導致進度延誤。

1.4 團組人員時間沖突情況較多，不同國別材料差異較大

在因公出國(境)簽證辦理環節，團組情況復雜，將會極大影響辦理效率。例如，一團多人、多團一人、多團多人等情況經常造成人員時間沖突，且當某出訪人連續出訪多個國家或地區時，部分關鍵材料在省外辦和使館間的審核時間也可能會出現沖突。另外，不同的國別，其辦理簽證所需的材料及格式也各不相同。以辦理短期簽證情況下法國和美國的簽證材料為例進行對比，見表3。從表3中可以看出，簽證材料的準備幾乎都不相同，各國簽證表的填寫也不盡相同。在出訪相關人員在準備因公出國(境)材料時，特別是初次出國(境)或出訪不同的國家(地區)時，可能會因為材料準備失誤耽誤辦理簽證的時間。

表3 法國、美國簽證材料對比

2 實施階段：針對問題，各個擊破

2.1 建設因公出國(境)外事服務系統

針對材料種類多、填寫重復信息的問題，提出建設因公出國(境)外事服務系統的方案。建設此系統的目的是減少出訪相關人員在因公出國(境)流程中填寫重復的團組信息和個人相關信息。出訪人員在ARP系統平臺上完成因公出國(境)申請填寫，經過相關部門的審批后，外事服務系統將開啟此出訪團組的填報任務。具體包括：①系統抓取出訪人員在ARP系統中填寫的基本信息；②出訪人員登錄外事服務系統，在系統中補充少許團組及個人信息和材料，確認信息無誤并提交后，管理人員在后臺進行審核；③通過審核后，系統把信息和材料直接上報至安徽省因公出國(境)申報管理系統，同時自動生成所需信息表格(因公護照事項表、因公簽證事項表、個人資料登記卡)，管理人員進行確認并打印紙質版本。除此之外，外事服務系統會保存出訪人員個人信息，出訪人員下次出訪時在外事服務系統環節僅需要對個人信息進行確認及個別信息的更改便可提交，可大幅減少信息的重復填寫。

2.2 增設“護簽辦理專用袋”

為了減少出訪人員在辦理簽證(通行證)過程中所耗費的時間和精力，讓信息多“跑腿”，設置“護簽辦理專用袋”。出訪人員可以將所需辦理的材料裝入“護簽辦理專用袋”就近投入每個科研單元的投遞柜，研究院安排人員每天定時回收護簽資料。

2.3 減少相關方人數并設置護簽專員

為降低溝通成本，適當移除科研單元中外事主管所需承擔的簽證業務，減少流程相關方的同時增加一名護簽專辦員，直接對接護簽辦理環節中的出訪人員及相關辦理部門。該專辦員會為簽證團組提供一對一服務，提供最新的簽證材料清單并對出訪材料進行審核及遞送，每周收集7個科研單元的出訪團組材料，并統一遞送至省外辦進行材料審核及簽證材料辦理、簽證領取，最大限度提高每次遞送材料的效力。

2.4 制訂一對一方案，提前發送材料清單

針對復雜出訪團組，在此團組辦理之初，專辦員會與團組取得聯系了解團組的詳細出訪信息，并為之制訂最優的辦理方案，幫助出訪團組成功辦理簽證(通行證)，順利出訪。在等待護照的過程中，提前將不同出訪地所需準備的簽證材料及材料填寫注意事項通過郵件等方式發送給出訪人員。這些量身定制的方案或材料能夠大大提升辦理效率。

3 檢查階段：定期檢查，評定效果

PDCA循環檢查階段的主要任務是確認實際是否按方案流程進行操作。在整改方案的實施過程中，需要通過有效途徑對關鍵階段進行數據采集分析，監測成效，這里既要掌握方案實施的進度、效果，又要對出現的問題進行處理，防止目標偏離[5]。受新冠肺炎疫情影響，自2020年至今出訪人數大幅下滑，針對因公出國(境)辦理流程這一主題的研究樣本量過小導致無法直接對流程優化效果進行檢查、評定。在這一背景下，針對新冠肺炎疫情前的數據進行流程模擬，通過對比優化前后流程(表4)可以看出有明顯提升和改善。

表4 優化前后流程對比

4 處理階段：處理并總結經驗，繼續改進優化辦理流程

PDCA循環的核心理念是持續改進，因此處理階段是整個PDCA循環中重要的一環。今后計劃從兩方面進行處理：一方面，及時整理總結每次因公出國(境)申辦工作相關數據和資料，記錄每個環節辦理時間，并對不同批次出訪進行橫向對比，發現申辦過程中的問題；另一方面，采用訪談法評估辦理流程中各階段的效率，并針對出訪人員提出的問題進行整理歸納，以進一步提高辦理效率，進而優化流程，進入下一個PDCA循環。

5 結語

在科技領域，因公出國(境)是科技國際化的有效傳播手段和吸收引進先進技術的重要途徑。本研究應用PDCA循環對合肥研究院因公出國(境)辦理流程進行優化改進，分析原有流程存在的問題，認準關鍵性問題，制訂針對性的優化方案并組織實施，通過計劃、實施、檢查和總結4個階段推動因公出國(境)管理持續優化，為一線科研人員“行政減負”。