高職院校教務管理系統推動教務智慧管理的實證分析
—以江西信息應用職業技術學院為例

王淑娟 羅凌云

（江西信息應用職業技術學院）

一、教務管理系統

（一）教務管理工作

高職院校教務管理工作是學校為開展教學、完成育人目標的全過程做的一系列相關的管理工作。教務管理工作的主要方面有調代課管理、教學課時統計、學籍管理、成績管理、評教管理、教材管理等。高職院校教務管理工作直接面對學生、教師，涉及人數多，內容面廣。

教務管理工作既是日常事務性工作，又是學校高質量發展的重要體現。做好教務管理工作成為我們需要認真研究和考慮的問題。

（二）教務管理系統

社會信息技術發展迅猛，人們都生活在信息高速流動的環境中，生活、學習和工作的方式也有了很大的改變。我們的學生和老師們都離不開信息技術，并渴望隨時隨地都能享受信息技術給他們帶來的便利和高效。

高職院校的發展需要基于對自身情況充分的了解和認識，對教學管理工作情況的掌握是其中最重要的一個方面。為了更加全面地獲取教學管理相關信息，我們必須構建新技術下的教務管理系統。

教務管理系統主要是運用計算機網絡信息技術來完成我們需要做的教務管理相關工作。通過對教學管理工作內容的分析可知，教務管理系統主要模塊有教學管理、教師管理、成績（考試）管理、學籍管理、教材管理、評教管理等。采用賬號安全登錄，部門、教師和學生都能通過管理系統完成相關的教學工作，學校也能在系統中看到教學開展情況，且形成的數據資料信息可為學校開展其他工作提供決策信息。

二、教務智慧管理

（一）教務智慧管理含義

“智慧”一詞意味著擁有更好的處理事物、解決問題的能力。當前已有不少學者對“智慧管理”開展研究。綜合大多學者的定義，教育“智慧管理”是指通過智慧管理云平臺系統對外界需求進行智能處理，為教育管理提供資源配置、數據集成、信息管理、運行狀態監控、教育質量監測等業務支持，實現教育智能決策、可視化管控、安全預警和遠程督導，提升教育管理智慧化水平的過程。

教務智慧管理是教育“智慧管理”中重要的一部分，針對院校教務管理紛繁瑣碎、任務量大且對準確度要求高等問題，以大數據、云計算、人工智能等新一代先進技術為支撐，教務管理逐漸從傳統的“人管、電控”模式走向“智慧管理”模式。學校利用信息技術搭建平臺，通過“數據+智慧算法模型”的形式開發智慧教務解決方案，全面、高效地開展教務管理工作，解決之前因為事物繁瑣而無法兼顧全局、降低教務運轉時效的狀態。智慧管理主要體現在以下兩個方面：

（1）自動化程度高，減負明顯。借助信息化手段和平臺技術開展各項工作的初衷本就是提高時效，我們在開展“智慧管理”過程中始終是把這一點擺在首位的。自動化程度的高低直接決定著我們“智慧”與否?！爸腔酃芾怼弊詣泳喗虅展芾砹鞒?，降低管理成本，釋放管理者的精力和時間，把他們從大量日?，嵥榈氖聞招怨ぷ髦薪夥懦鰜?，明顯減輕其工作任務和負擔，縮短處理事務性工作的時間。與此同時，也有助于提高對突發事件的應變能力， 從而大大提升了教務管理效率。

（2）充分挖掘和分析數據，為決策者提供信息。教務管理工作的內容包含著幾百教職工的信息和工作安排、上萬人學生的信息和學習安排，還有細分下的十幾種具體的管理內容。人工對這些信息和數據進行整理和分析的工作量十分巨大，且復雜容易出錯?！爸腔酃芾怼毕?，利用大數據、云計算等信息技術整合收錄數據資源，并進行科學統計整理與判斷分析；同時，利用數據挖掘工具從海量數據中捕捉關鍵字段，獲取核心信息，發現隱藏的內在聯系，把這些規律用到教務管理中來，為管理者和決策者“理清家底”，提供最新、全面、準確的數據支持，提高管理與決策的科學性，避免脫離實際。

（二）教務智慧管理的意義

社會不斷發展進步，在教育現代化的環境下，高等職業教育也得到了很大的發展。近年來，國家相繼發布了《教育信息化2.0行動計劃》等多項與教育信息化有關的政策，以促進互聯網與教育的融合發展。教務管理作為連接教與學的關鍵環節，在改革和技術的雙輪驅動下，成為各大院校教育信息化之路的重中之重。將蘊含技術變革力量的信息化技術手段融入高職教育管理中讓高職院校得到前所未有的體驗，許多高職院校管理水平因此得到了很大的提升。

高職教育管理中一個重要的部分就是教務管理。教務管理系統在高職院校中的應用呈現為幾個階段：

在早期的時候，為了配合“現代化”辦公環境，我們開始使用教務管理系統，但僅限于把紙質或者實體開展的環節轉換成以電腦來處理。在這樣初級的管理系統中，我們前期需要對使用人員開展業務培訓，使用過程中仍然以人工機械的在線操作為主。

隨著信息技術的發展，教務管理系統得到簡單的升級，教職工和學生的信息化素養的進一步提升，我們能夠利用系統在線便利地處理一些簡單的問題，比如信息的傳遞和使用、簡單的數據整理和統計。使用管理系統開展教務管理的數據統計后，我們遇到的最大的問題就是教務管理涉及面很廣、應用也很廣，而我們只能在系里實現內部管理。就江西信息應用職業技術學院而言，我們未升級的教務管理系統可以錄入成績，但是不能按照我們的教務管理的相關規定來制作成績表，教師不能自行下載授課班級的學生名單和信息，系統內無法實現學生的學籍狀態轉化辦理等一些需要跨部門、多角度開展的教務管理工作。我們發現教務管理系統成為雞肋，但被迫投入使用：一是因為其他高職院校已投入使用，且使用教務管理系統也是教務現代化發展的必然趨勢。二是我們已經習慣了教務管理系統的數據信息共享和存儲功能，但是并不能真正智能化開展教務管理的工作。

目前，高職院校在多年投入使用各類管理系統后，發現各類管理系統之間并不能直接對接共享數據，存在信息孤島?！肮芾硐到y”成為強加給我們的一種無形的工具，所有的老師被迫學習“信息系統”，但深入了解它之后發現只是少寫了字、少跑了腿，但是因此可能帶來新的問題，比如無法確認對方是否接受到信息，跨部門合作事宜也無法順利開展，增加溝通的難度，需要協調部門外的人使用和了解我們的管理系統。

現代高職教育發展已經進入到了現代化時代，內部質量的提升是解決發展道路上問題最重要的手段。高職院校建立門戶網站，將全部管理系統信息化、平臺化，打通各個管理系統間的通道，消除信息孤島，將生硬的系統記錄數據、統計數據轉換成能夠分析數據、處理數據。教務管理系統在采集數據盡量冗余，能夠從各相關部門采集多個字段的數據，也能讓其他管理部門從系統中根據需要提取出相關字段的內容信息。教務智慧管理最大的作用就在于高效處理教務相關事情，即根據學校的需要流程化處理教務管理中事務性的工作，一方面為教務管理部門減少工作量，并使其從繁瑣的事務性工作中抽離出來，更好地開展關于教學發展和改革的相關事情；另一方面給學校其他部門的工作帶來巨大的便利，還能有利于教師和學生方便快捷地處理教學和學習方面的事情。

教務管理系統實現智慧管理能十分顯著地促進全校信息化建設和應用，提升學校內部質量。

（三）教務智慧管理的實證分析

1.調代課管理

高職院校教師調代課是最常見的課程管理操作。以江西信息應用職業技術學院為例，傳統教學管理下，教務管理系統功能只用于成績管理，教師調代一次課程教學工作需要經過2個部門、3位領導的同意簽字后才可以實施；如果授課時間上不確定，還需要填寫另外一張《調（代）課補課申請表》，要所在授課班級學習委員簽字后再到教務處簽字確認，至此，一次調代課的工作才真正地完成。一般來說歷時最短一天，最長則有七天之久。這一點給專任教師帶來了很大的不便。啟用教務管理系統中的調代課功能模塊后，教師最長一天、最短十幾分鐘便能辦理好調代課手續，免去教師需要到查詢課表、返回部門找領導簽字、又到教務管理部門簽字的因為瑣事疲憊奔走的現象。

從調代課所需時間來看，傳統教務管理下，教師只有在周二這天耗時半天才能完成整個調代課手續，這是因為周二是學校例會時間，各級管理人員都會到學校。而如果在其他時間內，所耗時間就會增加，最短也需要一天。在教務管理系統下，教師調代課的最長用時和最短用時都大大減少，而且時長與周為特定的日期沒有關系，如果外加可控因素，比如給相關管理人員推送事件提醒、在教務管理制度中規定處理此類事務的時長要求，便可大大縮短我院調代課的耗用時間，基本上可以將最短用時控制在半天內。因為可以在系統里辦理，教師不用拿著紙質調課單到處找管理人員辦理，這還減少教師為調代課而“跑腿”的現象。如此一來，既提高了教務管理部門處理事務性工作的時效，又給師生工作和學習帶來了很大的便利。

2、教學課時的統計

教師們的授課課時數直接影響著他們的績效工資水平，因而課時統計一直都是老師們十分看重的事情。以我校為例，雖然其看上去簡單易行，但是隨著高職教育的發展，實際教學的開展形式更加豐富：有合作辦學授課、擴招學生授課、集中在線授課，正常在校授課等授課情況。要對整個學校所有教師的課時正確統計不是一件容易的事，大多數學校在使用教務管理系統前都是采用人工進行機械的核對，一方面設置專人專崗，浪費人力資源、降低工作效率，另一方面課時核對工作繁瑣，要求工作人員耐心細致，讓工作人員覺得所做工作枯燥無味又沒有技術含量，與高職院校這個大環境不匹配。

從圖1，2，3中看來無論是耗用的時間還是耗用的人工，傳統課時統計都消耗了大量的時間和人力，而利用教務管理系統開展課時統計大大減少了所需時間和人工。此外，教務管理部門可以隨時在線查詢課時情況，為教務管理部門開展師資建設和管理提供數據支持。

圖1 傳統調代課工作所需時長

圖2 教務管理系統下開展調代課工作所需時長

圖3 兩種方式課時統計對比圖

3.學籍管理

高職院校學生學籍管理主要是指學籍注冊和學籍異動。學籍注冊工作一般是按照教育主管部門的安排和要求，在指定的系統里完成相關工作；學籍異動主要是學生辦理休學、復學、轉學、退學等。每一種類型的移動都需要經過認真審核和及時辦理。

傳統學籍異動情況的辦理需要學生本人提出申請，經過多個部門的審批，最后在學籍管理部門留下備案。在這個過程中，學生需要到多個部門找多位管理者簽字，而且一般都需要一周時間才能辦理好。學籍管理部門在收到手續齊全的學籍異動處理單后應設置紙質臺賬，一般都很難做到實時更新學籍管理的相關數據，與其他工作開展、數據報送存在時間差，并且需要對紙質臺賬進行歸檔管理。

教育現代化發展環境下，教務管理工作也要緊跟發展形勢，做到隨時掌握學校的學籍信息，尤其是學籍異動的情況。學籍管理是一項十分重要的工作，在2020年開展的大規模學籍信息核查工作中，我們發現學籍管理工作還有很大的提升空間。為了做好學籍管理工作，我們可以在新生入校時進行圖像采集，上傳至學籍系統。關于學籍異動應該建立實時臺賬，并統計累計值和增加值。這些改進措施都可以在新技術下的教務管理系統中得以實現。

4.成績管理

高職院校的使命就是育人育才?，F在我們都在推進過程性評價育人模式，但是學生最終是否能夠順利畢業，還是需要以成績單作為判定依據。對學生進行的成績管理是一個長期又復雜的過程，教務管理系統中對學生成績開展的管理主要是平時成績錄入、成績輸出。任課教師利用教務管理系統錄入成績，系統會按照要求作出成績分析，這大大減少了教師對學生成績進行統計分析中的工作量，教務管理部門對學生成績的歸檔管理也更簡單、方便、高效。學生因各種原因需要成績證明材料時，可登錄系統，驗證身份后便可以隨時查看或輸出成績，學生不需要找系部打印成績、不需要找教務管理部門蓋章。成績管理工作通過教務管理系統釋放了教務管理部門的人力，優化這項事務的處理過程。

5.評教管理

利用教務管理系統開展在線評價管理，是指學生在學習完教師所授課程后，可對教師授課各方面情況進行評價。該系統操作便利，評教內容設計合理，一般學生參與評教程度高，能最大程度地反映教師授課效果。

利用教務管理系統開展評教工作，其“智慧”管理體現在：第一，利用系統開展此項工作使學生可方便使用，后臺自動統計數據也高效省時。其次，以平臺為依托，避免傳統問卷考評組織工作中大家礙于情面不能客觀開展評教。還有以評教結果作為教師考核的重要依據，能激發教師授課的主動性和積極性，不斷自我提升課程教學質量，促進學院教學管理工作高質量發展。

6.教材管理

教材管理是高職院校一項十分重要的工作，主要包括教材的征訂、分發、費用結算等方面，也是一項需要大量人力、物力的管理活動。在傳統教材管理做法下，我校通過教務處下達任務，授課教師根據課程任務選擇教材，系部審批調整后再轉交到教務處，教務處再把這些教材需求清單傳送給事先就招標確定好的書商進行采購。在這期間，教務管理部門工作人員要進行多方溝通，反復核對。具體過程見圖4：

圖4 傳統校內教材征訂過程示意圖

教務管理系統利用信息化的手段對教材征訂過程進行在線化處理，減少了征訂過程中反復核查數據的繁瑣事務性工作，保障了征訂數據統計與核算結果的正確性，提高了教材征訂過程的效率，大大減少了教材征訂中漏訂、錯訂的現象。我校還在進一步開發與計劃，以使財務處對接學生，使教材費用結算可直接在系統內來辦理，避免出現原始收費依據不全、后期結算過程不規范等情況引起的結算失誤。通過教務管理系統中的教材管理模塊讓教材管理工作能夠精細留痕，既提高了教材管理的效率，又促進教材改革和建設，還為教學質量提供有力保障。

信息技術、物聯網、云計算等技術的飛速發展使我國教育現代化的步伐越走越快，高等職業教育目前正在大力改革發展中，高職院校智慧管理已成為我國教育管理信息化發展中的重要部分。目前我校正在加速開展校園信息化建設工作，教務管理系統是首批智能化升級的校內系統管理模塊，由于處于新舊系統更迭交替的過程中，我校教務管理系統在推進中遇到了一些問題，如有些教職工對系統認知不足、信息化安全薄弱的問題。我校教務管理部門以規范化管理、操作簡捷的事務處理流程為核心，就教務管理系統的使用進行宣傳和培訓，促進教務管理系統在校內得以全面應用。

國內高職教育正處于改革發展的關鍵時期，在省部共建職教高地的背景下，我省高職教育迎來了飛速發展的時期，我校全體教職工也都在“擼起袖子加油干”。在信息化的時代下，建設和發展是離不開有效的管理系統。利用教務管理系統“智慧”化處理一些繁瑣的事務性的工作，既符合時代發展的要求，給師生和學校帶來便捷，體現學校發展風貌，又能促進學院全方位育人和整體教學質量的提升。教務管理系統在我校教師調代課、課時統計、學籍管理、成績管理、評教管理、教材管理等方面大大減少了相關管理部門的工作量，提高工作效率，帶來智慧化發展效果。通過智慧化管理， 學校管理者能夠實時、遠程對管轄范圍內各種教育教學情況開展過程性監控和管理， 學校決策者也能夠基于實時的教育教學大數據分析制定更加符合自身實際情況的科學決策，從而全面提升教育教學質量，始終走在高質量發展的道路上。