事業單位人事檔案管理及其人才戰略

鄧強

（黑龍江省民福醫院 黑龍江海倫 152300）

人力資源檔案管理不僅收集和存儲事業單位歷史數據，也是事業單位進步和發展的重要參考，人事資源管理者可向電子管理人員查詢員工的數據信息。而在目前新時代信息技術不斷發展的大背景下，人力資源檔案管理通過創新的工作流程得到進一步加強，在不斷更新和探索的過程中，對人的管理系統進行了優化，有利于人力資源管理工作的落實。在信息時代的背景下，數據集成的巨大潛力和檔案的巨大價值使檔案管理及人才戰略調整成為必然趨勢［1-2］。

1 事業單位人事檔案管理工作的現狀

1.1 人事檔案管理方式不夠科學

在我國目前大部分事業單位人事檔案管理工作的進行過程中，存在的最主要問題便是人事檔案管理的方式不夠科學，且并非所有的管理部門都能夠給予整個單位積極正確的工作導向。許多管理部門的管理人員都傾向于將單位的整體任務分配給特定的某一部門或者是某一個人，這樣的做法忽視了部門間的互動性及整個單位的凝聚性。在管理過程中，更好的方法是將任務分配給一個整體，讓這個團體在工作中互相磨合增加彼此間的凝聚力；或者交給不同的部門，讓他們共同完成一項工作任務，這樣可以構成協同化工作模式，以便這些不同部門的員工之間能夠受益，并適應人的本質和工作能力方面的差異。

然而，許多地區和政府對于事業單位會有不同的技術需求和財政支持，這也會直接影響人事檔案數據在實際工作中的具體應用。首先，事業單位管理設施的安裝存在差異。針對財力雄厚的工廠而言，通常需要使用標準硬件，如配備全套設備和強大系統的計算機和打印機，工作質量和效率是實時、有效的，并且基于其便利的工作流程和操作內容，豐富了人力資源檔案管理人員使用人力資源檔案的經驗。由于公共機構之間缺乏及時溝通和具體責任的劃分，導致財政資源匱乏、硬件設備低、系統不完善和設備質量不高等問題的出現。而在軟件數據方面，一些公共機構仍然使用原始的人力資源文件格式落實相關管理工作，因為缺乏實踐經驗，所以無法體現人事管理工作的實際作用，缺乏崗位職能履行意識［3-4］。

1.2 人事檔案管理人員專業素養有待提高

人事檔案管理是一項項目驅動、專業化、集約化的工作，需要高素質的專業人員，但是，這一特征往往被很多單位忽視。個人數據管理需要具有高度綜合技能和管理素養的人員，單位內部的管理者需要掌握人力資源數據管理方面的IT和相關專業技能和知識，確保個人數據管理的實效性及規范性，同時保證人力資源數據得到充分利用，達到實際價值最大化的目的。然而，許多公共機構面臨著一系列問題，如行政人員的老齡化和管理效率低，受到年齡問題的影響，可能無法快速掌握管理信息管理技術，這直接導致人力資源管理質量和效率低下，并增加人力資源工作量［5-6］。

1.3 對人事檔案管理工作的體系有待完善

除人事檔案管理總體規劃薄弱外，人事檔案管理體系也不夠清晰。在實施人事檔案管理之前，需要明確單位的整個人事檔案管理體系，這是管理單位人事記錄的先決條件，單位最終使用基于該體系的管理系統。目前，我國行政管理體制存在的最大問題是行政管理者對自身行政管理體制的實施缺乏深入的了解。例如，許多管理者過分強調員工，忽視了對人力資源的評估；負責管理單位人事記錄的員工更加關注自己的日常工作，并直接將相關工作分配給同事；管理手冊中沒有對人員績效和職業規劃進行的全面分析，也沒有明確的人事記錄管理系統。

1.4 大數據時代的到來對人事檔案管理工作的影響

隨著大數據時代的到來，人事檔案管理開始在管理技術和人事檔案管理方面進行創新，提供了一個感受大數據好處的機會。眾所周知，公共服務的發展有賴于完善的人事檔案管理體系，而人事檔案管理是其中最重要的部分。在這方面，有關部門應建立科學數據庫，目的是進行科學管理，同時確保管理流程的清晰性及人事檔案管理計劃的保密性和靈活性，使文件中的信息不斷更新。在大數據時代，人事檔案管理為保護人們的智力勞動和他們的權益提供了新的機會和堅實基礎。當前，隨著社會經濟的發展，使用大數據處理技術管理文件的政府機構必須動員工人的力量，改變以往的管理方式，突出大數據處理技術的優勢。在文件管理中，使用大數據處理技術的一個重大變化是生產力顯著提高，員工更加專注。然而，在改進人事檔案管理方面仍然存在一些障礙，主要原因是缺少人力和財力資源。要解決這些問題，必須根據實際情況采取適當的措施，只有消除這些不良影響因素，人事檔案管理才能開啟信息化的道路，提高工作效率。

2 人事檔案管理工作的創新

2.1 人事檔案管理手段的創新

在公共機構實際運行過程中，老員工習慣傳統的紙質檔案管理，受到年齡等方面的影響，其學習新知識、新技術的能力較差，學習意識薄弱，無法提高自身的檔案管理能力，不適應新時期的學習環境，這種情況在所有公共機構中都很常見。在知識時代，隨著互聯網的快速發展，每個機構和員工都必須逐步將信息技術植入日常工作并實施實際應用。為了順應時代的發展，有必要實施人事登記信息管理。因此，公共機構需要采取措施，充分了解信息對單位員工的好處，鼓勵落實信息管理，建立相應的晉升機制，培養符合新時代要求的高水平人才，提高事業單位員工的整體素質和技能，提高個人數據管理的效率和質量。

與過去相比，今天的世界整體金融體系發生了許多變化，這就要求企業領導人對新經濟形態的特點有清醒的認識，不斷調整人力資源體系，以適應新時代的特點；或制定新的人事管理制度，滿足現階段發展需求。同時，領導人員還必須考慮企業的文化特征，并對每個事業單位不同于其他企業的獨特文化進行全面評估，事業單位文化的整合也是科學管理體系的基礎。此外，事業單位必須做好應對緊急情況的準備。類似的評估方法可用于更好地與單位員工合作，并為內部員工提供信息和培訓。在長期發展的背景下，應該給予員工足夠的激勵，合理增加員工數量，在業務流程中明確有助于業務發展的管理目標，實現業務上下統一。在大數據和信息時代，管理高管記錄必須解放思想、轉變觀念、深化改革，這就需要將現代信息技術應用于人事檔案管理，并引入新的人事檔案管理方法。人事檔案管理的創新不僅簡化了人事檔案管理流程，也使人事檔案管理更加規范、完整、現代化和獨立，并能提高組織的質量、功能和效率。在信息和大數據時代，必須摒棄傳統的、簡單的高管管理方式，逐步學會使用科學信息，執行數據和記錄。

2.2 提高工作人員的業務能力

負責處理個人案件員工的能力直接影響個人案件的整體管理水平，檔案管理人員不僅要有扎實的專業素質，還要有較強的管理能力和服務知識。企業應組織檔案管理人員加強檔案法律法規學習，努力提高其人事檔案管理的技能，提高員工檔案管理的安全性，做好檔案傳遞工作，強化檔案管理意識，提高持續培訓水平，完善制度設計，建立適當的運行機制。高管人員也應該定時對工作人員進行培訓，學以致用，因材施教，注重實效。鑒于近年來信息技術發展迅速，如今，許多擔任決策職位的社會福利管理人員缺乏信息技術學習與應用意識，無法使用它來收集和整合數據，這就要求事業單位對這些人進行培訓，以提高他們的IT 技能，讓每個管理者獨立地將數據與信息技術進行比較。

文件管理將直接影響政府機構的發展，但速度較慢，將在未來的長期發展中發揮重要作用。許多政府機構的高級主管沒有意識到文件管理的重要性，缺少對文件管理的關注，導致文檔管理不斷趨于形式化。文件創新必須從改變管理員思維方式開始，使其認識到加強檔案管理與管理分離的重要性，建立有職業經理人的獨立工作單位和部門。每年都要安排長期初學者參加培訓，學習相關課程，使其能夠更好地將理論知識應用到實際工作中，提高檔案工作人員的業務水平，確保檔案工作質量。為了轉變舊觀念，全面發展行政檔案管理，需要選擇高素質的復合型行政檔案管理人員。

2.3 加強重視

此外，事業單位必須制定嚴格的評估和管理方法，作為衡量業績的基準和依據。事業單位的教育包括在不同領域對每位員工進行培訓，并為每位員工制定不同的工作標準，以提供明確的培訓。建立嚴格規范的崗位評價體系，明確員工滿意度指標。當然，事業單位也應該得到明確的評估，員工的行為應該受到嚴格的控制和監督，盡可能避免出現個人腐敗問題。如果下級人員發現領導層存在腐敗，他們可以匿名舉報，并及時對舉報人進行徹底調查。如果發現報告有效，應認真對待該事件，并成立信息收集小組，以防止專家欺詐。除了評估專家，報告事業單位的人員應為每個候選人投票，并根據投票數決定檢查員的評估方法是否可行。所有公司或機構應加強宣傳活動，定期審查相關員工檔案管理措施和其他政策文件，并為員工檔案管理員提供培訓。通過網絡、專業媒體等現代媒體，積極探索檔案知識管理的話題，提高個人檔案管理的敏感性，及時更新和修改檔案，有效促進檔案發展，為研究人員提供更有價值的信息，提高文件開發和使用的價值。

2.4 提高人事檔案管理觀念

經營者應當確保建立有效、可靠的信息和人事檔案管理制度，及時準確地識別信息獲取及傳遞等流程中的風險因素，充分利用聯檢組內外監督機制，確保內外監督的互補性。如果公關部的文件管理延遲，這意味著該組織的行政人員缺少對文件管理的重視，只有管理者更加重視文檔管理，整個文檔管理才能井然有序地進行。負責文件管理的行政人員要認識到文件管理的重要性，并對其進行嚴格監督，建立與個人案件相關的系統，并定期監控個人案件，如果在檢查過程中發現問題，應及時糾正。人事檔案管理人員接收有關人事檔案管理法律方面的信息和評估也很重要，以便其能夠執行任務。

在文件管理中，歸檔文化是不可忽視的，應重視對歸檔文化的學習與利用。此外，在計算期內納入預算的資金和網絡設備問題也很重要，有利于員工實現晉升目標，提升控制水平，達到強化預算有效性的目的?？梢酝ㄟ^管理政府機構的人事記錄來改善對網站的訪問，提供機構員工檔案管理信息的網站，應當為有關人員提供必要的檔案服務，為管理人事檔案提供信息檢索服務。內容豐富的高管管理網站不僅要更新改造，同時也應充分利用網絡的強大資源來適應快速發展的社會環境，這種網絡服務將成為支持政府機構文檔管理信息的重要方法和途徑，這種模式不僅有利于信息資源的轉移，而且可以更有效地響應不斷變化的時代和需求。

2.5 完善與事業單位人事檔案管理有關的網絡設施

在工作流管理模式中，各種網絡功能發揮著重要作用，在這種高科技管理方式下，改善網絡設備和網絡條件至關重要，這是因為管理員必須管理網絡設備，因此，設備管理及網絡設施質量直接影響文檔管理程序。為了通過網絡軟件系統解決空間問題，需要在各種設施上投入大量資金，并針對網絡設置不同的功能模塊。為了達到高效文件管理的目的，必須及時引進新設備，此外，為了使機器正常工作，應該及時更換設備中的零部件。公共機構的活動應從以下兩點開始：一是注重文件管理的深度，切實完善各種文件管理體制，制定具體實施方案，制定各種文件管理內容，使文件管理體系更加高效；二是檔案管理員應加強對所有設施的維護，更加關注網絡軟件，仔細研究所有軟件安裝的適應性和可行性。

3 結語

在網絡信息技術的新背景下，由于管理者需要通過對新技術的深入學習來掌握新技術，生產單位系統中的國家人事記錄管理避免不了會面臨障礙。如果相關管理人員能夠正確地掌握新的管理方法和信息技術，事業單位的發展進步將會非?？?。將網絡信息技術應用于各組織，不僅可以節約系統服務的儲存時間，還可以節省更多的文件存儲空間，有利于提高事業單位的人事檔案管理效率，充分發揮人才戰略的實際效用。