探究大數據時代檔案管理工作面臨的挑戰與機遇

武更新

摘要：在大數據時代下，傳統的檔案管理工作模式弊端逐漸顯現，傳統的檔案管理工作在一定程度上加重了管理人員的工作量，同時不能發揮出檔案管理工作的價值。因此，在大數據時代下，檔案管理工作也應進行及時的創新，積極應對大數據時代所帶來的挑戰，以提高檔案管理工作的整體水平。

關鍵詞：檔案管理;大數據時代;挑戰和機遇

引言：

目前，信息網絡技術的廣泛普及對各行各業都帶來的一定的影響，并直接推動了行業的發展。檔案行業在快速發展的整個過程中，也充分認識到信息管理技術的重要性，也開始建立信息化的檔案管理系統，引用各種現代化信息技術可以實現檔案信息的實時數字化采集處理，提高檔案信息采集、檢索以及處理效率，為廣大用戶提供更加高質量的檔案服務。在移動互聯網的支持下，檔案發展過程中，通過互聯網構建一個綜合檔案業務信息平臺，能讓檔案服務質量水平得到極大提高。

一、大數據背景下檔案管理面臨的挑戰

1.管理意識不到位

在我國企業中，對檔案管理不夠重視的問題仍然普遍存在，許多高層管理者還沒有完全樹立起“檔案效益”的意識，即好的檔案管理工作不是簡單地將檔案作為陳設擺在那里，而是有其獨特的價值。但是在部分企業中，檔案管理人員的專業性參差不齊，這樣的企業檔案管理不可避免地會存在著較多的安全隱患，無法為企業的發展帶來應有的價值。不準確、不規范的企業檔案給企業的管理帶來了較多的問題。

2、檔案收集重文字、輕聲像

由于受到傳統定式管理思維和傳統技術的雙重影響，在對有關國家工程技術項目的相關資料進行收集和分析整理時，工作人員一般多以文字形式收集項目資料，但往往忽視音像形式數據的及時收集。除了這些主觀因素外，還有一些客觀因素，如硬件基礎設施不完善，相關錄像機、照像機、攝像機使用不合理，甚至電腦軟件更新速度滯后等，導致檔案信息內容并不是十分全面?？傊?，沒有大量視聽記錄材料的檔案是不完整的。因為聲像檔案資料能夠較好地彌補了傳統文字檔案資料本身存在的不足，使聲像檔案資料變得生動形象，具有較強的紀實性。

3.信息化程度不高

隨著現代自動化電子辦公檔案技術的不斷提高，電子辦公檔案的管理生成和歸檔管理已經被提上日程。但事實上，我國企業檔案的質量和信息化管理仍需不斷提高。紙質檔案仍占檔案的很大比例，如大量的專項規劃圖、設計圖、地形圖等。但是，如果在企業管理檔案中信息系統的應用不夠完善，相關檔案技術培訓相對深入落后，現代企業檔案管理人才的培養和引進不到位，這些都可能導致我國企業檔案管理數字化、現代化應用程度較低。

二、大數據背景下檔案管理工作的發展創新

1.搭建檔案信息管理服務平臺

檔案數字化體系建設對于檔案工作、檔案信息安全性的不斷提升都具有重要的推動作用，能夠在較大程度上真正實現檔案資源共享這一發展目標。在這一技術優勢的引導下，檔案服務部門仍然需要積極探索應用現代網絡檔案信息服務技術，構建針對全國檔案信息服務管理的檔案服務信息中心，在這一信息平臺中設置業務交流溝通的版塊，可以和其他社會組織中的各類檔案服務機構相互聯系，形成對參與檔案數字化項目建設的統一認知，以此方式來幫助制定統一的檔案數字化檔案信息建設管理標準，為推進檔案信息安全管理工作開展提供重要參考。除此之外，在搭建檔案服務信息中心的建設過程中，需要充分賦予其豐富、多樣的服務功能，結合檔案數字化服務建設實際應用情況，設置出了檔案信息檢索、反饋信息交流、檔案信息分類等多個主要功能模塊，以此能夠實現當前我國檔案查詢工作的安全可靠和持續發展，保證檔案用戶隨時能夠通過這一服務平臺及時獲得到所需要的檔案信息查詢資源，將我國傳統檔案信息查詢服務中可能存在的一些問題及時解決，將傳統檔案信息檢索處理流程及時簡化，提高檔案信息資源搜索處理效率，在短時間內使用戶可以及時獲得大量的檔案訊息信息。

2.優化現有數字化檔案建設機制

為了有效促進我國數字檔案建設的順利進行，必須以功能齊全的檔案管理系統軟件為主要支撐。具體來說，在檔案軟件系統建設的全過程中，需要包括檔案系統軟件的架構設計、檔案系統資源的綜合整理、檔案系統資源的備份和掃描等多項工作，才能保質保量地完成這些任務，因此，管理單位需要充分利用一套兼容性好的文件系統管理軟件，有效地促進我國數字文件建設的順利進行。

3、培養檔案數字化業務管理相關專業人才

在檔案信息化管理背景下，檔案信息的發布數量也不斷增加，傳統的檔案工作模式無法繼續滿足廣大檔案者的需求，有關檔案部門必須要深刻認清這一發展形勢，將信息化檔案管理與紙質型檔案模式進行結合創新，應用現代信息化管理技術，進行各種檔案信息數字化管理建設，使得檔案管理人員能夠對相關的檔案管理工作進行不斷地創新，通過使用現代化管理設備可以實現各種檔案信息的高效率化管理。因此，開展針對檔案數字化的管理工作，需要及時組織檔案相關管理人員聯合培訓，一方面檔案工作者要時刻加強對這一管理工作的重視，另一方面是要在培訓過程中熟練掌握計算機管理技術的運用，不斷提高檔案人員的專業知識和管理能力，突破傳統管理觀念的局限，通過檔案數字化管理為我國檔案發展作出更大的貢獻。

結語：

構建信息化檔案管理系統能夠提高檔案管理的效率，對于提高我國的信息化建設有一定的促進作用。相關的部門要加速檔案信息化管理的建設，促進我國相關行業的發展。

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