基于“互聯網+”模式的高職院校二級學院教學秘書工作效率提升路徑研究

張慶莉 王丹青

摘 ?要：伴隨著“互聯網+”的不斷發展，高職院校同樣也在尋求與互聯網融合的創新發展之路，教學秘書是高職院校教學管理最基本的組成部分，若要提升學校的教學管理質量，務必要先使教學秘書的工作與互聯網深度融合。文章通過分析“互聯網+”時代下高職院校二級學院教學秘書的工作現狀，提出了“互聯網+”時代下高職院校二級學院教學秘書工作效率提升的四個路徑，包括轉變老舊觀念，培養創新思維;發揮“互聯網+”優勢，打通信息壁壘;自主學習，強化信息技術技能;建立數據庫平臺，提高工作效率;建設智慧查詢系統，簡化工作流程，以期為高職院校教學管理提質增效添磚加瓦。

關鍵詞：“互聯網+”模式;教學秘書;大數據;工作效率

中圖分類號：G647 ? ?文獻標識碼：A ? ?文章編號：1673-7164（2022）19-0136-04

高職院校二級學院教學秘書是在二級學院中設置的輔助領導實施教學、檔案、財務、實驗室、儀器設備等管理工作的崗位，在工作中要做好教學計劃、組織、實施、督導、協調等工作。除此之外還需要與教務處、科研處、人事處等等部門對接、上傳下達等。每天需要面對大量繁雜的工作。

隨著信息技術的不斷發展，“互聯網+傳統行業”模式的出現，利用信息和互聯網平臺，可以將互聯網與教學秘書工作進行有效的融合。利用互聯網具備的優勢，對傳統的教學秘書工作進行優化升級轉型，使教學秘書能夠適應當下的時代潮流，大大提升工作效率，簡化工作難度。

一、“互聯網+”時代下高職院校二級學院教學秘書的工作現狀

教學秘書是高職院校教學管理鏈中的一個重要環節，由于管理工作特別瑣碎，所以絕大多數人認為教學秘書這個工作崗位對自身的素質要求并不是很高，只要有足夠的細心和工作責任心就能夠承擔這份工作。但是現實情況并非如此，教學管理人員其實應該具備更高的工作能力和素質涵養。就現狀來看，本文將從繁雜的日常事務阻礙職業專業發展、工作得不到足夠的認同和重視、信息化工具及數據處理能力有待提升三個方面對高職院校二級學院教學秘書工作現狀進行分析討論。

（一）繁雜的日常事務阻礙職業專業發展

高職院校二級學院教學秘書，是處在二級學院最基礎的教學管理層，工作中首先要對接教務處，負責教學任務下達、期末考試安排、教材領取、外聘教師聯系、畢業論文指導安排、成績錄入等等工作，還包括本部門的各個專業建設、課程建設、教材建設、教學比賽等事務[1]。除此之外還需要對接科研處，省市級各類項目的立項、中期檢查、結題等通知發放、材料收取等事宜。還要對接人事處，負責本院教師外出實踐鍛煉、請銷假等適宜，而每一項工作又分為眾多的步驟。其次，教學秘書還需要服從二級學院的領導，配合二級學院完成學校安排的任務，對接教師的一些日常教學事務，例如教師突然需要調換課，臨時改變上課計劃，由理論課改為實踐課等等，都需要教學秘書從中協調班級、實驗員等。如此大的工作量，在日常工作時間內非常難完成，下班之后加班加點，周末無休成為教學秘書的工作常態，常年處于疲于應付的工作狀態之下，根本沒有多余的時間提升自身的工作技能或者進行與專業相關的科學研究工作。

（二）工作得不到足夠的認同和重視

目前高職院校的主要精力投放在各類質量工程、大賽、科研當中，絕大多數的資金也投放在建設校內校外實訓基地、培養專職教師各類技能上，對二級學院教學秘書的關注和資金投入微乎其微。二級學院教學秘書承擔的大多是服務性事務，在領導和師生之間傳達反饋各類消息，很容易在傳達的過程中因為雙方甚至三方之間的理解不同，消息出現偏差，出現工作推進過程中老師、學生不配合，拖拉敷衍了事，最終導致工作做了很多，上級部門不滿意工作結果，老師們也有很多埋怨，到處得罪人，難以獲得多個服務對象的滿意，也因此導致二級學院教學秘書對自身崗位沒有認同感和公平感。此外，教學秘書的崗位設置較為尷尬，教學秘書既不屬于行政人員，也不屬于專任老師，部分高職院校將教學秘書定義為系部行政兼職教師。教學秘書由于細碎繁雜的工作內容且工作強度巨大，沒有時間和精力再投入自身專業發展中，很難寫出高質量的論文，在課題申報方面更是缺乏專業積累和素材，缺乏精力和時間。教學秘書若想要晉升職稱，從目前高職院校職稱評聘賦分項目來看，論文、橫縱向課題、專利、各類平臺、大師工作室等等都是教學秘書較為薄弱的地方。在晉職崗位方面，教學秘書服務和面對的是老師和學生，很難有機會與學校領導有正面接觸，所做工作更是細小煩瑣，與學校大事相比不值一提，晉職之路也是異常艱辛。因此，無論在職稱晉升還是管理崗位晉職方面，教學秘書都遠遠趕不上專任教師和行政教師，進而導致教學秘書被困在崗位里，無路可走，使得教學秘書對自己工作的成就感、使命感大大縮水。

（三）信息化工具及數據處理能力有待提升

隨著社會的發展，高職院校信息化程度越來越高，同時也引入了各種各樣的軟件系統。教務系統、科研系統、人事系統等，各系統單獨使用，各自為政，一些同時在教務系統和科研系統，或教務系統和人事系統使用的數據，需要分別在兩個甚至三個系統中上傳，表面上看是工作中使用了信息化手段，實際上加大了工作量。另外學?；蛘叨墝W院需要申報、建設的質量工程項目，需要大量的佐證材料，這些佐證材料大多要求教學秘書在短時間內完成不同時間段系內或系外老師各項成果的收集工作，工作量可謂巨大。此時如果充分運用云存儲的功能，教學秘書直接下載需要的各類資料，其工作效率和質量將大大提高。其次，教學秘書每天面對各種各樣的軟件和海量的數據，其處理方式還是憑借自己以往工作中的經驗，而不是借助于“互聯網+”時代下科學的數據分析方法或者是專業的數據分析軟件來處理教學管理、科研管理、人事管理過程產生的數據[2]。出現這種現象的原因，一部分是因為高校教學秘書使用計算機的能力比較薄弱，只會基本的辦公軟件的使用;另一部分原因則是老舊的管理理念和管理方式仍然主導著教學秘書的工作，沒有將管理對象由實體轉變為互聯網的各類工具、使用過程產生的大數據等[3]。

二、“互聯網+” 時代下高職院校二級學院教學秘書工作效率提升的路徑

二級學院日常工作組織和實施大部分都是通過教學秘書下達、執行和反饋的。要真正發揮教學秘書橋梁和紐帶作用，就必須正確處理各種工作關系，具有先進的工作理念和科學工及方法，才能保證工作質量，提升工作效率。

（一）轉變老舊觀念，培養創新思維

隨著“互聯網+”模式的不斷發展，《中國教育現代化2035》也明確提出了要加快信息化時代教育變革的要求，各種各樣的信息化工具不斷被引進學校，教學秘書要創新性的應用這些信息化工具，改變原有工作模式，培養互聯網思維，加強創新意識[4]。例如教務處引進了教務系統，可在此基礎上，結合教學秘書日常工作中教學管理中的痛點難點，結合“互聯網+”和人工智能技術，向教務系統開發公司提出整改意見，優化工作流程;教學管理中每半年一次的大學生英語四六級考試報名，是眾多考試中時間緊，任務重，執行難度較大的一項工作。高職院校報考四級是有名額限制的，要求教學秘書短時間內在全系范圍內選出一定數量的學生參加考試，在現有的教務系統中，班主任和學生只能查看到自己在班級里的英語成績，經常對教學秘書選定的人選存在異議，加大了工作推進的難度。此時系統可以采集全系學生的數學成績，單獨列出“大學英語成績”這一模塊，全系學生英語成績按照平均分從高到低排列到這一模塊中，也可以將是否參加過四六級考試，往屆四六級考試的成績等等這些信息在模塊中展現出來，如此一來，選拔流程變得非常透明，工作可有理有據開展，減少推進阻力。

（二）發揮“互聯網+”優勢，打通信息壁壘

教學秘書工作服務的主體是教師，教師無論是年終評先評優還是職稱評聘等工作，都需要填寫自己在教學方面、科研方面、大賽方面、論文方面等幾年內的數據，填好之后由教學秘書承擔審核人的職責。為了確保信息的準確性，教學秘書需要收集各類原件、復印件核對，到教務系統歷史數據中核對教學信息，到財務系統中核對科研經費信息等等，單單是一項核對工作就需要大量的人力物力，如果是新上任的教學秘書，那更是無從下手。此時就需要利用“互聯網+”模式和大數據技術，開發一款“智慧教師系統”，系統可以將教務系統、科研系統、人事系統等校內可以公開的系統數據抓取到一起，多系統數據信息共享，打破傳統的各系統之間各自為政的狀態。當進行評先評優工作時，如果需要看近五年的數據，直接在“智慧教師系統”中勾選出需要導出的數據，點擊導出即可。導出結果可以發給教師本人進行核對，如果有漏項或不正確的地方，可以進行修改，教學秘書只需要對增加的項目或修改的項目進行核對即可。各系統之間信息互通有無，省去了教學秘書到處查詢信息的煩惱。

（三）自主學習，強化信息技術技能

在“互聯網+”時代下，教學秘書除了要掌握基本技能之外，還應熟練地掌握計算機技術和網絡信息技術，能夠主動的分析處理各軟件產生的數據，得到二級學院教學運行方面的真實情況[5]。

首先，要確保教學秘書熟練掌握Office辦公軟件的使用，高職院校二級學院教學秘書大多與學院開設的各專業相關，秘書專業或計算機專業占比很少，例如一個動物藥學專業的教學秘書，對Office的認知僅僅停留在簡單使用上，深層次功能的應用還需要自己去不斷學習。其次，高職院校也需要重視教學秘書信息化的培養，收集教學秘書在工作中使用各類軟件存在的困惑和問題，在各類數據處理中存在的阻力，為教學秘書開展專業培訓，或聘請專業教師進行答疑解惑;非專業的教學秘書多向專業的教學秘書學習，專業的教學秘書多向專家學習，形成層層帶動的學習局面。最后，教學秘書要走出去，多到信息化應用較好，“互聯網+”融合較成功的學校去進修學習，開闊眼界，將別人的先進經驗應用到自己的工作中，再在此基礎上通過更深層次的學習，強化自身信息化技能，提升教學管理能力。

（四）建立數據庫平臺，提高工作效率

借鑒“互聯網+教學管理”模式，創建二級學院教學數據平臺[6]，實行一生一賬號，一師一賬號，將學生的課表、期末成績、實習安排、參與比賽、評教問題等數據查詢權限發放給學生，教學計劃、評教結果、各類成果榮譽等數據上傳、查詢權限分配給老師，并不斷更新數據。實現此功能后，將教學秘書從傳達下發各類通知，收集各類資料，為學生查詢過往成績等煩瑣事務中解放出來。同時也可以通過分析學生、老師賬號中的信息數據，為本系教師一學期的教學成果進行群像分析，發現并解決教學過程中存在的問題，學生提出的意見等，為改進教學提供數據依據。教學秘書擁有數據庫的最大權限，可以查詢下載老師上傳的各類資料，當有質量工程項目建設任務時，查看“智慧教師系統”中符合要求的資源在哪位老師的名下，教學秘書可直接到對應的教師賬號里，下載需要的佐證材料，免去通知-收集-整理這個復雜的收集過程，大大提高工作效率[7-9]。

（五）建設智慧查詢系統，簡化工作流程

以互聯網為基礎，通過計算機客戶端和手機客戶端應用程序等現代技術手段，開發教師、學生智慧查詢系統。2021年發布的全球智能手機使用情況報告顯示，全球智能手機用戶高達35億，97.5%的中國公民通過智能手機上網，50.3%的全球互聯網流量發生在智能手機上，18 ～ 29歲使用智能手機的比例更是高達96%。通過這樣一組驚人的數據可以看出，高職院校無論是老師還是學生，智能手機的使用率基本是全覆蓋的，那么可以借助互聯網和智能手機，開發出一套智能查詢系統，系統包含的功能可以分為以下幾部分：一是通知接收功能，教學秘書接到學校職能部門或本部門領導的工作通知后，需要通知到部分老師或部分學生，那可以通過智慧查詢系統推送到相應老師或學生客戶端上，免去教學秘書群發通知，遺漏消息;二是通知接收情況統計，通知發送到客戶端后，如果已經在客戶端中點開查看，系統會自動統計，如果到期前一段時間（可以自行設置）還未點開查看，可再次發送消息提醒，此功能可以確保每位老師或學生確實收到消息并查看;三是按照日期查詢工作或學習安排;將課表中的數據提取出來，將上課信息拆開發送到相應賬號上，例如專任教師張三，想要查詢5月8日的工作安排，可以點開5月8日，看到需要給2021級某專業1班教授大學英語課程，2020級某專業3班教授英語口語課程等，此功能可以使老師對自己的工作有提前的了解和規劃，不會因為科研或會議耽誤備課、上課等;四是開通學生問題提交反饋功能，當下二級學院每學期末會有評教，由教學秘書征集學生的意見建議，部分學生上課過程中的意見建議，到期末時可能已經忘記，提出的意見建議不具備建設性，開通隨時上傳意見建議的功能，教學秘書收到之后再推送至相應老師，老師可根據學生意見隨時調整自己的上課狀態，有利于教學工作的開展。智慧查詢系統的功能要根據教學秘書的工作和教師、學生的使用體驗不斷豐富升級，此系統的應用將教學秘書從“傳話員”“整理員”的角色中解脫出來，簡化了工作流程，提高工作質量[10-11]。

三、結語

“互聯網+”時代對教學秘書提出了新的挑戰，同時也給工作提供了新的發展思路。高職院校二級學院教學秘書需要主動轉變思路，推陳出新，現有的資源使用好，未接觸的軟件、平臺主動學習，提高各類軟件、大數據的應用能力，緊緊跟隨“互聯網+”的發展潮流，促進教學秘書工作在此潮流下的創新發展，為學校的高質量發展貢獻自己的一份力量。

參考文獻：

[1] 唐魏. 賦能與重塑：新時代高校教學秘書的轉型發展[J]. 教育教學論壇，2021（39）：48-51.

[2] 韓芳. “互聯網 教學管理”視角下教學秘書能力提升路徑研究[J]. 輕工科技，2020（07）：186-187.

[3] 張淑萍. “互聯網”背景下高校二級學院教學秘書工作效率的提升策略[J]. 西部素質教育，2020，6（08）：195-196.

[4] 華芝譽. “互聯網”時代下高校教學秘書管理工作創新研究[J]. 大眾標準化，2021（17）：175-177.

[5] 李憶. 大數據時代下高校教學秘書的工作現狀和發展策略[J]. 環渤海經濟瞭望，2020（04）：169-170.

[6] 郭健瑋. “互聯網教學管理”視域下教學秘書能力素質新要求[J]. 現代交際，2018（13）：119+118.

[7] 章濤. 高職院校教學秘書工作改進的路徑分析[J]. 佳木斯職業學院學報，2019（10）：259-260.

[8] 杜秋蘭. 高職院校二級學院行政秘書工作的實踐與思考[J]. 科技資訊，2011（26）：245.

[9] 尹娟. 高職院校二級學院教學秘書工作能力提升路徑探究[J]. 山西青年，2019（14）：180.

[10] 甄軍芳，徐志先. 高職院校系部秘書隊伍建設存在的問題及對策——以石家莊職業技術學院為例[J]. 石家莊職業技術學院學報，2013，25（03）：61-64.

[11] 賀婷婷. 二級管理體制下高職院校教學秘書隊伍建設研究——以寧波職業技術學院為例[J]. 中小企業管理與科技，2019 （06）：84-85.

（薦稿人：孫新堂，山東畜牧獸醫職業學院副教授）

（責任編輯：羅欣）