高職院校教職工人事檔案管理工作分析研究

摘 要：隨著社會發展對人事檔案管理工作要求不斷加強，高職院校的人事檔案專審工作也在全面發展。人事檔案是高職院校人事組織工作的核心，是關于院校人事等部分在工作中產生的信息記錄，對高職院校的持續發展有著重要的作用。為了順應國家對各單位人事工作提出的新要求，高職院校也要加強對校人事部門檔案專審工作的改革，滿足時代發展需要，創新管理體系，完善人事部門工作。目前，高職院校在人事檔案管理中還存在一些問題，為了促進高職院校的長遠發展和保證教職工人事檔案的準確全面，對高職院校教職工人事檔案管理工作進行了研究分析。

關鍵詞：高職院校；教職工人事檔案；管理工作；分析研究

國家對高職教育的重視不斷加強，促使高職院校發展得到政策支持，開始了迅速發展。高職院校吸引了全國各地的專業人才和優秀專業教師，使院校的教職工信息變得錯綜復雜，高職院校人事檔案管理工作面臨全新的要求和挑戰?，F如今的院校人事部門管理工作還存在一定缺陷，影響了人事檔案整理工作效率，導致人事檔案出現不準確、不全面的現象。完善人事部門的教職工檔案工作管理體制，加強教職工人事檔案管理，是促進高職院校平穩發展的保障和基礎。因此，對高職院校教職工人事檔案管理工作要快速行動起來，推動高職院校的管理水平和效率，使國家教育事業健康有序發展。

一、高職院校人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理制度不規范

在高職院校人事檔案收集和整理歸納過程中，部分高職院校的人事部門管理制度不規范，沒有按照國家制定的相關規則進行人事檔案整理工作，導致資料遺漏和錯亂。教職工人事檔案包括個人簡介、學歷、擔任職務、學習工作證明等，還包括教師在校期間的工作作風、工作實績和遵紀守法等許多相關資料。教職工人事檔案資料種類復雜，分類細致，如果學校規模較大，人事檔案的管理難度會大大加深。在校的教職工人事檔案還關系到期末教學成績的評比，是考察和選拔人才的重要根據。高職院校的人事檔案管理制度不規范，對人事檔案的鑒別工作不嚴，會出現教職工簡歷不真實、個人材料虛造等不良現象。教職工個人材料真實性差、材料內容空洞無內涵，將無法為社會競爭、學校評選提供準確真實的個人資料檔案。高職院校在組織教職工人事檔案填寫時，還存在填寫不規范、不完整的問題。同時，人事部門在審核檔案時，沒有按照嚴格審核標準和規定范圍來進行審核工作，導致審核超時、漏審錯審等不良問題。人事檔案管理工作是學校行政部門的重點工作內容，由于記錄不完善、填寫不規范等各種問題的出現，導致了工作效率下降，對后續管理和查閱造成了一定影響。在當下的工作優化中，需要根據目前存在的問題進行優化改善，提高檔案管理的效率和質量，規范檔案填寫方式，建立嚴格的深刻體系，促使檔案管理變得高效化，促進了高校行政工作的開展。

2.人事檔案管理體制較落后

隨著信息時代的到來，檔案管理工作已經進入了新階段，全新的檔案信息管理系統建立成了主流，信息化建設的推進能夠幫助工作人員解決日常工作問題，提高工作開展的質量和效率。但是，從目前的工作開展現狀了解，發現高職院校人事檔案管理工作仍然采用傳統落后的紙質文檔管理方法，沒有跟進社會發展需要，缺乏先進的人事檔案數字化管理設備。大多數高職院校沒有專門存放人事檔案的檔案室，一般都是把教室和辦公室進行改造處理，管理設施設備也不完善，沒有專門的儲存設備，使檔案資料無法合理有效分組，人事檔案會出現錯分、漏分等問題。教職工人事檔案都是以紙質進行存檔，檔案室應設立通風除濕裝置，但改造的檔案室基礎設施不完善，影響人事檔案的安全儲存，存在一定風險。除此之外，在人事檔案管理中信息化管理程度低。在檔案收集、整理、存檔、儲存、查詢過程中，大部分仍然采用人工方法，沒有順應信息時代發展的需要。面對高職院校龐大的信息資料，僅僅采用人工方式進行整理，造成諸多問題。一是效率性低、費時長，需要大量人工和時間；二是信息整理得不夠細致全面，可能出現遺漏和錯亂的情況；三是不能及時收取信息的更新情況，及時性差。人事檔案管理體制的落后，導致人事檔案管理工作無法高效、全面、準確地開展，對于外部信息更新接受的能力也要落后許多。管理體制信息化程度低，沒有合理配置先進的資源設備，使教職工人事檔案管理工作無法滿足國家規定，沒能順應時代的快速發展。

信息化建設是人事檔案管理工作開展的重點，當下已經進入信息時代，系統完善能夠促進各項工作的開展，及時準確地進行信息傳輸和更新，這樣可以使得工作人員了解到更加全面的檔案信息，為后續工作開展提供較大幫助。在當下發展過程中，需要關注于管理體制的完善，跟隨社會發展的步伐，建立專門的檔案管理數據庫，通過電子檔案的存儲和管理，提高人事檔案管理的安全性，這樣可以避免信息泄露、遺失等問題的出現，全面提高工作的質量和安全。

3.人事檔案管理人員專業素質不強

在高職院校中，人事檔案管理工作量大，且工作枯燥乏味，從事檔案管理工作的人員稀缺，許多院校的人事檔案管理人員大部分都是非專業人員，多數是教師兼職人事檔案管理，人事部門出現一人兼職多個管理工作或者工作崗位的缺少管理人員現象。隨著國家對高職院校的政策支持，高職院校規模不斷擴大，招生人數不斷增多，高職院校人事檔案管理工作面臨著巨大挑戰。由于人事檔案管理人員專業不對口、專業知識素質不強、檔案管理水平低等現象，教職工人事檔案在管理工作中也會存在許多嚴峻的問題。人事部門檔案管理待遇較低，導致檔案管理工作人員流動性高，新入職的工作人員需要對檔案管理工作進行重新了解，大大降低了管理工作的效率。人事檔案管理人員專業素質不強，對檔案整理存檔的專業性不高，檔案管理工作無法有效有序地開展，其綜合素質無法滿足人事檔案管理工作的需要，大大削減了工作的有序性和有效性。同時，缺乏專業檔案管理人員也會大大影響高職院校人事檔案工作的改革，沒有專業人才的支持，管理工作會受到限制，不利于高職院校教職工人事檔案的合理規范儲存和審批，影響高職院校的發展。人事部門檔案管理工作人員專業性對于現場工作的開展起到了非常關鍵的作用，在實際工作過程中，若人員的專業性并未達到相應標準，在處理各項問題時缺乏經驗和專業素質，會導致工作開展的質量下降。在當下的發展過程當中，應當更加注重人員專業素養的提升，結合人事檔案管理工作的基本需求進行定期培訓，提高人員的專業水平，這樣可以保障各項工作開展達到相應標準，提高工作的規范性和質量。

4.教職工人事檔案管理工作沒有受到充分重視

第一，大部分高職院校和教師之間，都存在對人事檔案工作不重視的情況，教師沒有意識到人事檔案資料是其職稱評選和干部選拔的重要參考資料。第二，高職院校對人事檔案管理工作也不重視，沒有建立和創新合理的檔案管理體系，保障檔案管理有序高效地開展。第三，在人事檔案管理工作中投入資金不足，沒有建立專門的檔案室和購買先進的設施設備，沒有為院校人事檔案管理工作提供良好的物質基礎和工作環境，使檔案管理工作的信息化程度低，檔案管理的設施設備落后。第四，高職院校也沒有嚴格執行國家規定的人事檔案管理條例，對人事部分工作沒有做到有效監管，人事檔案工作沒有引起高職院校的意識和重視。第五，教職工在填寫個人檔案資料時，沒有充分意識到人事檔案資料的重要性，在填寫過程中出現填寫形式不規范、填寫的內容不完整、不真實等問題，導致教職工的個人檔案信息不準確。

二、高職院校教職工人事檔案管理的構建策略

1.加強教職工人事檔案管理意識

高職院校要加強人事檔案工作的宣傳力度，拓寬教師人事檔案意識的渠道。院?？梢栽谛葓罂顷P于《人事檔案條例》的有關知識，加大檔案管理的知識宣傳。還可以通過微信、微博、QQ等發布關于人事檔案知識的問卷調查，通過對教職工的認識情況進行相應的知識宣傳活動。利用互聯網的優勢，加大對人事檔案知識的傳播學習，提高教職工在人事檔案填寫時的規范性和真實性。信息傳播的及時性和全面性對現場工作的開展起到了重要的作用，高校人事檔案管理部門，需要加強對技術應用優勢的認知，引入先進的科學技術，包括大數據技術、云計算技術等，構建高效化的管理系統，這樣可以使得工作人員在日常工作中通過系統完成人事檔案的管理，提高了信息查詢、信息處理的工作效率。同時，還可以舉辦關于個人檔案知識的座談會和人事檔案填寫的培訓會，在提高教職工檔案意識的同時也能提高教職工填寫個人檔案時的水平，有利于教職工提升對人事檔案管理重要性的認識。除此之外，校領導也要充分了解人事檔案的權威性，加強檔案意識，將人事檔案管理列入開會討論的重要事例之一。高職院校要發揮引導作用，加強全校師生人事檔案管理意識，明白人事檔案管理的重要性。教職工應順應國家人事檔案規定，認真學習個人檔案相關知識，熟悉個人檔案填寫要求，加強人事檔案管理工作監督，提高高職院校全體教職工的檔案意識，推動高職院校人事檔案工作順利開展。

2.完善教職工人事檔案管理制度

構建先進的人事檔案管理制度是高職院校人事檔案管理工作順利進行的保障。為了解決出現檔案造假、檔案填寫不完整、檔案審批遺漏等問題，加強完善人事檔案管理制度，大力開展人事檔案審批檢查工作，對不合格、不準確、不真實的檔案進行及時處理，保證人事檔案管理的順利高效進行。首先，要完善人事檔案材料收集歸檔工作制度。在人事檔案收集之前，要對檔案進行全面清查和核實，避免出現漏交、漏收的情況。還要完善人事檔案的審核工作制度，工作人員按照規定對檔案的真實性和準確性進行嚴格審查核實，對不合格的檔案及時打回重寫。完善人事檔案的整理工作制度也是很重要。對人事檔案進行細致分區整理，保證檔案儲存的規律性和有序性。完善創新教職工人事檔案管理機制，構建高效的專審全覆蓋“2+1”工作機制，明確人事部門的工作職責，構建人事檔案工作規劃，為提高人事檔案管理工作有秩序、有規劃、有目標的發展。

3.加強對人事檔案管理人員的專業培訓

人事檔案管理人員的專業素質水平體現了人事檔案管理工作的質量水平，是高職院校人事管理工作構建的重點內容。提高人事檔案人員的專業素質水平，就必須對工作人員進行定時定點的培訓。要破除傳統“老帶新”的老舊培訓模式，要采用系統科學的強化培訓，提高工作人員的人事檔案管理水平。院?？砂才沤y一時間，對人事檔案管理人員進行強化培訓。開展理論知識課堂，學習和了解人事檔案管理相關的專業知識，提高自身對檔案管理工作的認識。同時，還要開設實踐操作課堂，將所學知識理論應用到實際操作過程中，對檔案的收集、審核、整理、保存等過程都要進行相應的實際操作，保證在實際的檔案管理工作中準確無誤。還可以舉辦專題研究研討會，人事部門相關人員對檔案管理工作進行研究探討，讓管理人員在課題討論中提升自身的專業理論知識和檔案管理工作水平，為檔案管理工作提高理論支持。隨著檔案管理信息化程度的加深，還要對管理人員繼續信息技術培訓。引進信息技術扎實的專業人員，對檔案管理人員進行技術指導，彌補檔案管理信息化人員稀缺的現象，潛移默化地影響人事部門的進步發展。除此之外，還要設立相應的獎懲措施，對人事檔案管理人員形成激勵作用，促進其工作的積極性。在加強人事檔案監管和要求的同時，也要對專業素質強、業務能力強的工作人員進行提拔獎勵，提高人事檔案管理部門的積極性和活力。加強對人事檔案管理人員的專業培訓，提高人事檔案工作的專業水平，保證了工作的質量效果。

4.利用先進科學技術進行信息化建設

高職院校的人事檔案管理要順應技術發展的要求，提高人事檔案管理的信息化水平。高職院校要根據實際情況，引進先進的設備和數字化計算機信息系統，利用先進的科學技術，提高人事檔案管理的工作水平。人事部門根據實際情況制定出人事檔案信息化建設的工作方案，明確檔案管理信息化各個步驟和任務，確立實現信息化管理的方法手段，使人事檔案從收集到審批再到整理保存的每個過程有序進行，并有明確的要求和規定可以依照，使教職工人事檔案管理信息化工作有序開展。同時，為檔案管理信息化提高硬件設備支持。院校應加大資金投入，為人事檔案管理部門購入電腦、打印機、智能檔案存儲柜、掃描儀等先進設備，設立專門的云端“檔案資料庫”，工作人員可以分級操作查看，方便對教職工檔案資料進行及時查詢和更新，也可以保證檔案的保密性。還可以進行目錄查詢、數據備份、資料掃描等技術支持，促使人事檔案管理信息化開展，提高工作效率，使紙質檔案與電子檔案相結合，也可以解決紙質檔案丟失、損壞對信息資料丟失產生的影響。加強人事檔案數字化管理也是很重要，可以將教職工個人檔案資料進行信息化和數字化處理，建立數字化檔案信息網，實現人事檔案信息資源共享，及時上傳發生變動的信息資料，讓檔案管理人員及時處理和更新，保證教職工檔案信息的準確性和及時性，提高了工作人員的辦事效率。高職院校人事檔案管理工作向著信息化和數字化的方向發展，使工作的效率得到了提升。

三、總論

高職院校加強對教職工人事檔案管理工作的研究，順應了社會發展的需要，也促進了人事部門的工作改革。創新構建新的管理機制，彌補了之前人事部門工作中出現的問題，使高職院校人事管理工作健康有序發展。人事檔案管理不僅滿足了高職院校教職工信息掌握和管理的要求，也滿足了社會教育保障的需要，對教職工人事信息掌握更全面、更準確。推動高職院校教職工人事檔案管理工作的任務刻不容緩，高職院校要加強對人事部門工作機制的創新，提高教職工檔案管理工作的效率和質量，在國家政策的不斷支持下，進一步推動我國教育事業向高質量和制度化發展。

參考文獻：

[1]趙文婕.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].東方企業文化，2014

[2]祝彩鳳，魏曉琳.高職院校人事檔案規范化管理實證研究[J].蘭臺世界，2015

[3]楊舒然.關于高校人事檔案規范化管理的措施探討[J].科學管理實踐創新，2020

[4]耿偉娜.高校人事檔案管理工作創新策略探究[J].工作指導，2020

（作者單位：廣西交通職業技術學院）

基金項目：2022年度廣西高校中青年教師科研基礎能力提升項目立項課題“溯源視域下高職院校人事檔案專審全覆蓋工作機制研究”（課題編號：2022ky1117）

作者簡介：黃春蓓（1985—），女，壯族，廣西寧明人，本科，館員，研究方向：檔案管理。