標本轉運智慧化管理系統的應用效果

韓璐，陳宏，汪莎，肖輝，段勇威，劉燕群

醫院標本轉運是醫院運輸系統的重要環節[1]。標本轉運工作是否及時、準確、安全，會直接影響到檢驗結果的時效性和準確性，對醫院標本質量控制和轉運工作順利進行有至關重要的意義[2]。目前，醫院標本轉運管理存在質檢環節漏洞、人力統籌不均、溯源記錄不完善、職責劃分混亂、標本安全性缺乏保障等問題[3-5]。據報道，國外標本在運輸過程造成的不合格率為9%[6]，國內為3.1%[7]。有研究試圖通過標本轉運的精準管理和信息化管理等途徑來解決上述問題[8-9]，但僅通過這些單一管理途徑很難全面、高效地解決所有問題。因此，在如何進一步縮短標本轉運時間、強化標本轉運質量控制等方面仍須繼續改進。智慧化管理是一種利用互聯網、物聯網和大數據等軟硬技術打破信息壁壘，實現信息互聯互通的組織資源管理模式[10]。有學者研究發現，智慧化管理模式在醫用耗材、藥品監管等方面有較大優越性[11-12]，但關于標本轉運的管理具體方式與效果均不明確。鑒此，本研究于2021年3～5月引進標本轉運智慧化管理系統(下稱標本管理系統)，于2021年6月應用于臨床標本轉運管理中，有效提高了標本轉運效率，報告如下。

1 資料與方法

1.1一般資料 我院是一所集醫療、科研、教學和預防為一體的三級甲等醫院，有床位3 300張，臨床單元85個；標本轉運目的地16處(檢驗室、核醫學、生化實驗室、肝膽研究院、病理實驗室等)。近2年醫院平均年標本量為271.89萬份，其中血標本210.01萬份(77.24%)，糞尿標本38.85萬份(14.29%)，痰標本5.36萬份(1.97%)，鼻咽拭標本13.71萬份(5.04%)，其他標本3.96萬份(1.46%)。支助中心負責標本轉運工作的運行，共31人，男8人，女23人；年齡20～59歲，平均45.58歲；學歷：初中9人，高中14人，中專2人，大專6人；轉運工作年限0.2～5.0年，平均2.1年。標本轉運分為白班(8：00～17：30)、P班(16：00～22：00)和夜班(17：30至次日8：00)三班制。我院于2021年6月正式開始運行標本管理系統。

1.2實施方法

1.2.1成立管理小組 由醫院護理部副主任牽頭，聯合臨床科室、支助中心、信息中心、檢驗科等部門，形成多部門聯動的標本管理系統管理小組。成員包括護理部副主任1名，護理部分管標本轉運干事1名，質控人員2名，支助中心標本管理員1名，支助中心轉運調度人員1名和信息中心工程師1名，共7名成員組成。按照三級管理工作要求將管理小組分為3個層級，支助中心轉運調度人員和信息中心工程師為一級管理。前者應熟悉醫院各檢驗科室的分布、支助人員數量及排班，以及各種標本的分類、轉運、存儲流程與注意事項，日常監管標本轉運過程中的質量情況，可視化跟進轉運服務現狀，能快速、有效調配轉運人員；后者負責維護將醫院信息系統(HIS)、實驗室信息系統(LIS)和圖像歸檔傳輸系統(PACS)和標本轉運系統互聯互通的正常運行。支助中心標本管理員和質控人員為二級管理。支助中心標本管理員應具備5年以上標本轉運管理或質控工作經驗，熟悉臨床標本管理制度；每日跟蹤檢查標本轉運質量，及時協調處理突發問題，參與監督、分析標本的轉運情況；負責轉運人員排班，實時調動轉運人員工作積極性。質控人員分別由經驗豐富的臨床護士長和檢驗人員擔任，根據智慧化管理系統的標本運輸管理方案，每周抽查科室標本轉運情況，每月抽查標本送檢流程是否符合規范、標本保存是否合乎規定；定期對標本轉運質量和效率的目標達標率進行檢測，組織客觀、真實地標本轉運質量分析會議，并及時反饋；定期組織標準化知識培訓、考核，保證實施過程的專業性。護理部副主任為三級管理，負責組織和制定標本運輸管理方案，參與質量控制分析，指導修訂各項制度和流程，考核和評價各部門轉運完成情況，提出合理化改革和完善措施，同時負責與相關部門協調，確保轉運高效運行。標本轉運干事負責標本轉運期間會議記錄、資料整理和保管。

1.2.2提出常規轉運存在的問題與改進對策 標本常規轉運采用定時輪巡和電話通知相結合的方式。醫生開檢驗醫囑后，護士憑醫囑和執行單采集標本，將常規標本置于標本架，根據每日輪巡時間，等待對應樓棟的指定支助人員定時收??；緊急標本由臨床電話通知支助中心，再安排支助人員進行收取，同時手工記錄標本交接單，包括科室、標本數量、交接人、交接時間等信息。支助人員轉運至目的地后與檢驗人員進行標本交接并簽字，檢驗后結果返回病區。護理部質控小組經過前期多次標本不良事件分析會的討論，發現常規轉運方式存在以下問題：①全程存在信息壁壘，無法直擊問題環節和數據。常規標本管理模式智慧化程度低，無法科學管理集成數據，導致分析問題原因和提取管理數據困難；對全程標本信息的監管力度有限，追溯難度較大；缺乏基于大數據分析的轉運系統來提供科學的派送計劃。②標本轉運流程不規范。由于沒有詳細、完備的轉運流程，支助轉運人員會按自我判斷來安排任務次序、路線等；且支助轉運人員采用手寫標本交接單的形式，可能存在記錄混亂、過程不清晰的問題。③轉運模式效率較低。標本收取采用5次定時輪詢法收取，錯過定時的標本只能等待下一輪定時時間或通過電話呼叫支助人員的方式，這導致標本囤積、不能及時轉運，收取效率低下，無法靈活、迅速地運輸。鑒此，醫院引入標本轉運智慧化管理系統，全程進行數據資源的閉環溯源管理，達到信息高度互聯互通。

1.2.3標本管理系統的引進與功能 本院信息中心引進標本管理系統，系數據互聯的可視化管理平臺，可與本院現有的醫療系統信息集成平臺進行有機對接。標本管理系統作為標本轉運過程中的“大腦”，全天不間斷運行，具有穩定性、安全性和可拓展性的特點。將醫院信息系統、實驗室信息系統和圖像歸檔傳輸系統等進行互聯，高效采集臨床及檢驗業務信息，集成分析海量數據，安全管理數據和信息共享，旨在提供給用戶和其他系統統一的接口和方便管理的環境。在技術層面上，包括對接軟件平臺、應用層、數據交換中心和系統硬件環境內核4個框架。標本管理系統的組成及其主要功能：標本管理系統由臨床客戶端、調度管理端、轉運人員執行移動端、平臺管理端4個部分組成。臨床客戶端負責臨床服務申請，申請指令激活預先設計的調度分派機制；調度管理端由調度中心的調度人員負責，實時立體監控業務運行數據和地點信息，高效統籌調度，響應時間秒級?；谒惴ǘ嗑S感知各端口和移動端設備情況，預測安全趨勢并及時處理異常情況；轉運人員的移動端設備是標本轉運工作的執行載體，利用二維碼、射頻識別(RFID)技術及時傳輸信息；平臺管理端由管理崗人員負責，具備三維可視化模塊，包括業務績效規則可視化、人員排班可視化等。

1.2.4標本管理系統的應用 標本管理系統的實質應用流程為醫生開立檢驗醫囑，護士憑醫囑和執行單綁定試管、采集標本后，系統根據標本類型和轉運時間要求自動觸發轉運申請指令；調度中心集中受理全院所有臨床的標本轉運任務，系統基于大數據分析，根據任務緊急度、優先級、轉運人員當前繁忙或空閑狀態、最近位置等信息，對申請指令進行統籌智能調度和科學分派，將任務自動分派到對應的包干片區轉運人員；系統基于內部代碼設定，通過移動端提醒對應轉運人員業務內容、收取標本目的科室和規劃路徑；轉運人員根據移動端設備業務提醒到達臨床科室，掃描科室二維碼簽到，掃描錄入所有的標本條碼進行收取交接；部分標本收取后集中送至標本集合中轉點，被統一重新歸類，由調度人員進行二次任務分配，被送至檢驗科/實驗室，再次交接標本并上傳相關收取信息；待標本檢驗結果審核完成后可自動通過臨床客戶端將檢驗結果數據返回病區。以一患者標本完整閉環轉運為例，胃腸外科患者陳某，于2022年5月28日開具交叉配血檢驗項目，5月28日23：29病區護士完成采集，23：38支助中心護士掃描標本進行收取，23：59送達輸血科，29日00：47審核發布報告，轉運交接信息同步回傳到集成平臺形成完整閉環鏈。標本管理系統的應用流程，見圖1。

圖1 標本管理系統的應用流程

1.3評價方法 統計標本管理系統運行前(2020年6月至2021年5月)后(2021年6月～2022年5月)3類評價指標：①緊急標本和常規標本轉運時間。根據本院規定，緊急標本轉運不超過30 min，普通標本不超過60 min。抽取標本管理系統運行前后每個季度中間月份的前5 d的標本數進行轉運時間比較。②統計運行前后標本轉運量。③不良事件。包括標本錯收、漏收，標本錯發、漏發，標本遺失情況。

1.4統計學方法 數據采用SPSS25.0軟件進行描述性分析、t檢驗，檢驗水準α=0.05。

2 結果

2.1標本管理系統運行前后抽樣標本轉運時間比較 見表1。

表1 標本管理系統運行前后抽樣標本轉運時間比較

2.2標本管理系統運行前后標本轉運量 見表2。表2示，運行后轉運標本量增加，緊急標本、常規標本較運行前分別增加16 306份、311 835份。

表2 標本管理系統運行前后標本轉運量 份

2.3標本管理系統運行前后抽樣標本轉運不良事件發生數 見表3。

表3 標本管理系統運行前后抽樣標本轉運不良事件發生數 份

3 討論

3.1采用標本管理系統后標本轉運時間縮短 本研究結果顯示，與運行前同期相比，使用標本管理系統后的標本轉運時間顯著減少，標本轉運單位時間內的標本轉運量增加，說明轉運效率得到提升，這對提高醫院服務質量有重要意義[13]。其原因為構建的標本管理系統優化了人力資源配置和時間提醒與預警機制，最大化地挖掘系統的多業務并行、工作連貫性、集中分段辦理業務和設定時間提醒與預警機制的特點，移動端設備可以顯示設定的各項業務、各節點的完成時長，及時提醒轉運人員的運輸時間問題，做到心中有數，合理運送。這對全院轉運人員統籌調配，大大降低了路途時間消耗和人力資源分配不合理導致的資源浪費。同時，主動調度與被動調度是此標本管理系統的亮點之一。通過推行績效激勵機制，調動轉運人員的積極性和接單行為，完成轉運的主動調度，可以提高單位時間的轉運量和轉運效率。但若標本管理系統自動識別某轉運人員當天工作量到達最大閾值時，系統會根據算法合理被動調度，基于其他轉運人員的任務量和當前位置，將過大的任務量進行靈活分配，保證整體轉運工作的正常進行。本研究與豐榮等[14]報道的結果一致，都縮短了標本轉運時間，但其轉運模式存在信息互聯互通程度低，不能全程閉環溯源的問題。

3.2標本管理系統的應用能提高標本轉運的準確性 自國家衛生健康委員會發布的“智慧醫院建設”等相關文件以來，促進了醫療行業管理者對智慧化的認識[15]，醫院質量管理體系建設面臨著常規化與現代化管理理念的巨大碰撞。標本轉運作為醫院運輸系統的重要環節，影響著醫療工作的正常運行。良好的標本轉運體系對患者和醫院都有不可忽視的積極作用，而轉運的失誤也會對患者及家庭帶來嚴重的后果[16]。信息的互聯互通是貫穿于轉運全程的重要核心，是管理智慧化的重要特征標之一[17]。本次結果顯示，使用標本管理系統后，在標本轉運量增加的前提下，標本轉運不良事件發生數由119份次減少至2份次，標本轉運精準度大幅度提高。每份標本與臨床科室、標本采集人員、目標檢驗科室、轉運人員、標本接收人員等信息綁定，擁有完整標本交接記錄，實現了每份標本轉運交接過程的可視化，完成全過程的閉環溯源管理，減少了標本錯收、漏收，標本錯發、漏發等問題，盡可能減少和杜絕標本轉運的質量安全隱患，有助于加強保障標本運輸的準確性。應用標本管理系統后標本轉運每一環節有章可循，工作人員各司其職，各環節有序銜接，使標本安全轉運能力顯著提升，也為標本轉運管理提供了可借鑒的新方法。

4 小結

本研究協同臨床科室、支助中心、檢驗科、信息中心等多部門，應用以標本質量控制和效率提升為核心的標本轉運智慧化管理系統，規范標本轉運環節工作流程，使醫院標本運輸體系有了質的提升與優化，從而降低了標本轉運的風險和誤差率，提升了工作效率。目前標本轉運異常問題層層核對的過程可能導致異常問題不能及時解決，影響標本轉運效果。因此標本轉運智慧化管理的上報機制仍需進一步完善。此外，完善標本信息智慧化的跨院區聯動是未來的發展方向，在標本轉運智慧化管理系統上還需要不斷創新，以提升全方位醫療服務能力。