大數據背景下企業財務共享優化思考

□文/馮鈺雁 苗蘊慧

（沈陽化工大學 遼寧·沈陽）

［提要］隨著企業業務規模的擴大，許多公司面臨著管理費用劇增的困擾，因此國內企業紛紛開展符合自身的財務共享工作，以期提高企業運營效率。本文主要圍繞大數據和財務共享兩個交叉領域，針對企業財務共享中存在的問題和成因，提出相應優化策略。

隨著大數據技術的發展，越來越多的企業將財務業務逐漸向財務共享模式轉型。相對于傳統財務工作，這種財務共享模式能夠為企業提供科學而精準的運營決策，提高管理層財務共享理念、加強系統安全屏障、優化企業財務經營流程和員工績效考核，進而提升企業核心管理效益，最終使企業基業長青。

一、大數據和財務共享概況

大數據又稱海量數據分析技術，具體分為五個方面，被稱為5“V”理論。第一，數據量足夠大，它的起始計量單位是從P、E或Z開始的（P=1000個T，E=100萬個T，Z=10億個T）；第二，數據的范圍廣、類型多；第三，數據的價值密度較低；第四，數據處理較為準確；第五，數據處理及時、效率較高。

財務共享是以企業現存的信息技術和企業財務流程狀況為原理展開的，其目的是優化企業組織管理、規范內部整體結構、提高企業流程效率、降低企業運營成本和為企業創造利潤價值。同時，以內外市場結構為導向為客戶提供專業化的服務和管理理念，為客戶提供優質、滿意的服務。

大數據和財務共享的優勢：大數據涉及大量的信息數據，可以在有限的時間內獲取所需要的信息，針對財務共享中不同的信息數據，做出全面、準確的整理和分析。在大數據背景下，企業財務共享優勢體現在兩個方面：一是提高財務人員的工作效率。通過更具數據化、專業化的分工與合作形成全面的運營規模，促進企業的經濟發展。二是擴充公司信息收發量。整個公司統一管理標準，采用領先的互聯網技術，為公司數據積累和業務流程奠定了穩健的財務架構。

二、大數據背景下企業財務共享存在的問題

（一）業務經營流程不完善

第一，費用報銷審核。企業財務共享費用審核都集中在一個部門，雖然財務共享使企業的報銷系統有所提高，但存在審核標準死板、流程繁瑣以及業務量分布不均等問題。同時，人工工作量增加，例如紙質單據需工作人員逐個粘貼、郵寄、二次復核。此外，也會存在人工失誤情況。例如，在日常報銷費用系統中，審批過程沒有簡化。

第二，稅務管控風險。企業目前大部分稅務工作仍需大量員工進行，包括計提申報企業所得稅、手工入賬和稅金附加計提，存在因人工失誤而導致的稅務風險；企業稅種繁多但稅務系統低下，并不能及時管控稅務風險；企業的財務管理流程不能緊密地結合，從而造成不能及時進行各階段的風險管控，無法進行稅務共享工作。

（二）財務數據存在安全隱患。數據是企業的核心樞紐，連接著企業的每個部門。首先，在數據的處理階段，外部數據獲取不準確或者是內部員工輸入出錯，會導致企業財務共享平臺數據產生偏差，生成的財務報表也會影響信息使用者的決策，給企業帶來財務風險，同時也會增加企業稅務風險。目前，企業財務共享人員內部結構會導致一部分員工流失，不同部門的財稅信息沒有及時處理，不利于企業的稅收籌劃。其次，公司整體數據都傳輸到共享平臺，財務部門在運用大數據技術實現財務共享時，焦點都集中在業務處理上，極少關注數據的安全與保密情況，有時系統可能會出現權限管理不規范或者軟件漏洞等問題，從而缺少數據安全與系統穩定的保障。若財務共享系統被病毒入侵，企業財務數據被盜取，那么企業將面臨巨額損失，甚至破產。

（三）財務人員流失嚴重。企業財務共享的高效運轉需要專業的財會人員，無論理論知識還是實操業務都要扎實牢靠。目前，我國財務共享相關的專業人員并不多，人才流失也較為嚴重。在傳統的財務結構中，企業財務共享的定位存在局限，高層財務共享員工的專業知識不強，在心理層次上不能完全接受財務共享的快速轉型，從而造成企業財務與運營出現斷層現象，員工不懂分析財務，只是簡單的記賬，無法實現高質量的財務管理。

由于財務共享工作方式單調使得財務員工離職，沒有平臺讓員工施展一技之長，基層員工升職渠道競爭激烈且艱難，使得內部員工消極對待工作、缺乏創新，所以很多高知識人才會流失。同時，企業若沒有有效合理的績效考核和管理機制，員工會缺乏上進心，導致企業財務共享效率低下。

三、大數據背景下企業財務共享問題成因

（一）流程管理缺乏統籌協調。大多中小型企業財務共享的整體流程中缺乏專門設立部門用以監督管理工作。在日常的財務共享流程中，存在審批流程冗長、流程階段繁雜、不同工作量失衡等現象，流程之間缺乏合理的監督管理機制。如果企業在進行財務共享時，審批流程缺乏統籌考慮，會計管理與財務內控制度之間缺乏協調，在企業的報表和財務應急預案不改變的前提下，企業的風險就會增加。

（二）信息系統缺乏安全保障。財務數據的安全隱患主要是由于企業缺乏建立健全的信息系統。首先，內部員工缺乏對數據安全隱患的意識，企業員工流動性較大，離職的員工可能會順帶把數據拷貝，泄露給下家或者競爭對手；內部員工對數據安全意識不足，處理信息應變能力不強，不能及時發現潛在風險，可能無意或者惡意泄露數據信息。其次，外部黑客入侵、設備技術不完善以及互聯網開放不穩定，都會影響企業財務數據的安全，數據一旦被破壞，再進行修復就會花費大量的人力與時間。因此，企業在運用大數據技術初期，就應該讓員工對財務系統樹立數據安全保護意識，優化財務信息系統建設，聘請專業的人員為企業數據進行加密處理。

（三）員工績效缺乏管理制度。企業人員流失嚴重，主要因為缺乏健全合理的績效考核制度。例如，高層對各部門待遇不同，即使財務共享人員違反制度，但也基本不追究責任，長此以往，會影響企業的整體運營。企業設立的考核指標不清晰，獎罰制度不完備，缺乏有效且全面的績效考核體系，容易導致工作人員對待工作不努力、不上進。如果企業各分支部門沒有統一的績效考評指標，那么各部門執行情況，對員工的管轄、約束情況也就不同，會使員工產生消極的工作態度。若是績效考核不能做到公開透明，那么企業工作者就不能以積極的態度從事工作。一般剛入職的底層財務共享職員，工資薪金較低，日常工作較為單一，沒有得到重視，這也是一些高學歷高專業知識人才離職的原因之一。在從事財務共享事業中，他們沒有體會到歸屬感和滿足感，那么只能尋找其他的工作晉升機會，從而導致財務共享的發展止步不前。

四、大數據背景下企業財務共享優化策略

通過分析大數據背景下企業財務共享問題成因，提出以下建議：

（一）優化業務流程，提高企業效率

1、費用報銷流程優化。首先，運用電子發票實現無紙化管理。企業可以直接將電子發票和電子憑證上傳到企業的財務信息系統中，大量節省各部門運營效率，避免流轉紙質發票途中發票的丟失和稅務風險。運用電子發票可以更方便且高效地在財務信息系統中優化費用報銷流程。其次，設置審核規則，實現流程自動化。公司財務共享相關的費用審核是通過人工完成的，審核流程沒有實現自動化，效率較低且容易產生差錯。應用大數據技術可以分析費用的審核標準和核心要素的規范性，在設置統一的審核準則后，系統會自動完成審核，減少審核核心要素的遺漏，避免出現審核不規范現象。最后，簡易員工出差報銷費用流程。企業工作者出差報銷憑證時會出現一些問題，比如提前預定酒店、機票，支付給員工差旅費用等復雜流程。運用財務共享技術可以建立員工出差費用報銷一體化，企業內部與外部供應商協調，直接在線上審批各環節費用憑證，提升了企業費用報銷流程的效率，員工無需提前墊付費用再申請報銷，轉變企業復雜傳統的費用報銷流程。

2、稅收管理流程優化。在稅務共享層次上，可以運用財務云信息系統，對稅務的進銷項進行管理，實現納稅申報、大數據稅務分析、稅務風險預警和稅務風險檢查全面流程一體化。這樣財務共享員工只需做好稅金計提表，提交到市分公司審核，通過后會直接運營到系統上，極大地減少了財務人員的工作負擔。

稅收管理流程優化的目的是為了方便稅收的確認和計量、核算和監督，從而解決效率不高的問題，有利于減輕財務工作者的工作量，提高企業經營業務時效，實現企業稅種自動化核算和監督，智能檢查各種稅務風險。

（二）增強安全屏障，規避企業風險。首先，進行財務系統優化，重視數據監督。建立統一、規范的數據核算部門，在原有的財務共享系統下，加大監督數據核算力度，規范數據管理權限，做到定期審查和監督，確保數據不被隨意變更、拷貝，以應對數據外泄、丟失、篡改等突發情況，解決財務共享系統的數據安全性。其次，及時對互聯網系統進行更新，加強防控措施。加強財務人員互聯網安全防范意識，定期對員工進行互聯網技術和安全防范的培訓，掌握新科技、新技術與新知識，進而縮短員工對系統的熟悉時間，提高財務共享信息系統的穩定性。同時，加強員工思想道德和數據保護意識，促使員工預防各種潛在風險。員工可能會將數據或重要事項隨手形成筆記，容易被別人看見，導致數據泄露，對企業造成不可估計的損失。最后，建立數據保護屏障，規避財務風險。聘請外部專業技術人士，修補系統漏洞、排查風險隱患、增強防火墻和數據加密技術，高效利用大數據信息技術，維護企業財務共享系統安全，進而規避企業財務風險；企業電子郵件和核心文件應雙層加密，不可隨意復制、儲存、傳送，避免員工在同行企業高額利誘下將內部數據報給競爭對手；規范制度，消除內部風險，員工一旦違法準則、泄露機密，應嚴格遵循企業管理，追究責任。

（三）優化績效管理，培養復合型人才。第一，優化員工個人績效管理。建立員工考核指標（KPI），精細到每位員工具體績效考核。企業員工的工作時間、效率與質量三者直接掛鉤，根據員工工作的實際情況，給予不同的獎罰?？蓜澐炙姆N不同的衡量指標：財務維度指標、客戶維度指標、內部流程維度指標和學習與成長維度指標，根據這四種指標計算員工完成工作數量系數，加以薪酬獎罰金額，提高員工工作的效率。第二，實行外包計劃。針對人才流失情況，企業可以把財務管理業務細分，將單一的核算工作外包給企業外部人員，這樣可以提升企業的運營效率，將更多時間投入到人才管理和培訓中，財會人員也可以緩解工作壓力，員工的工作熱情得到了提高，使其可以全身心地投入到財務共享工作中。同時，分散化處理業務流程，降低財務成本，短期內加速企業財務共享的轉型，從源頭優化企業人員管理結構，有效規避企業風險，最大限度提升企業內部管理質量。第三，完善員工培訓管理制度。首先，設立輪崗制度。分配內部員工輪換崗位交流，分享不同職位之間的業務經驗，培養全面性復合人才，讓員工擁有更多晉升機會，降低企業優秀員工離職率。鼓勵員工激發潛能，避免企業產生消極現象。其次，采用不同類型的主題培訓。內部每月定期開展不同題材的內容培訓，通過財務共享職員分享自己工作心得，提前備好講課內容，深化拓展財務共享人員的專業知識；定期邀請外部專業人員進行授課培訓，讓員工充分理解企業內部業務，更好地完善財務流程。

綜上所述，大數據信息技術對企業管理發展具有重要影響，企業優化后的運營管理技術，有效地轉變了傳統的財務管理模式。企業管理者可以通過大數據信息技術對深層挖掘的數據做出相應分析，及時發現企業運營管理中存在的難題，提前規避風險。此外，大數據技術在財務共享中的運用仍需要不斷地推廣，在實踐中總結并完善，不斷擴展相應的理論體系。