數字引擎助推檔案事業新“智變”

文／王曉蘇 李 瑩

山東黃河檔案事業與人民治黃事業同步發端，至今已走過了77個年頭。一直以來，山東黃河檔案事業緊跟時代步伐，秉承“一橫一縱一對接”的建設思路，充分吸收借鑒先進檔案管理經驗，著力創新檔案管理模式，逐步實現檔案信息化和數字化的戰略轉型。

提檔升級 讓管理流程順起來

山東黃河河務局機關檔案室現存檔案6.03萬卷（件），信息數據十分龐雜，檔案管理、統計、檢索等工作十分繁復。在這樣的背景下，山東黃河檔案信息管理一體化系統應運而生，并以其創新性和實用性榮獲黃委科技進步獎二等獎，被水利部納入應用科技推廣目錄。

該系統覆蓋了檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研全過程，實現了與業務系統的無縫對接、檔案的自動收集和編目歸檔?！斑^去僅編號這一個環節就需要一兩周的時間，現在文件登記、編目、蓋章、編號等工作能夠在線自動完成，用時不超過5分鐘，工作流程更加智能，大大降低了檔案員的勞動強度?！鄙綎|黃河河務局辦公室檔案科職工閆訓立介紹，“依托檔案信息管理一體化系統，實現了電子歸檔，輕松做到格式統一、整齊美觀，歸檔效率和質量都有了明顯提升，比往年傳統紙質歸檔能節省一多半時間?！?/p>

目前，山東黃河河務局高標準智能化庫房已建設完成，檔案數字化加工155萬余頁，形成電子資源2.01T，提前完成山東黃河紙質檔案

山東黃河河務局檔案工作規范化管理綜合評估匯報會

永濟渠形勢略圖“十四五”數字化任務，全方位滿足檔案利用及信息資源整合需求。

高效便捷 讓海量數據動起來

檔案是治黃事業的忠誠“守護者”，不僅記錄著山東黃河保護治理的歷史進程，也為服務黃河流域生態保護和高質量發展重大國家戰略提供了重要的信息資源。

山東黃河檔案信息管理一體化系統構建起了以山東黃河河務局機關為中心，輻射機關部門、局直單位、河務局及其下屬單位的多級檔案管理體系，并為局屬各單位開通遠程查詢端口53個。自該系統上線運行以來，查詢量已突破4.5萬人次，檔案查詢實現了“網上查”“指尖辦”，為山東黃河水利事業高質量發展提供了強有力的數據支撐。

“以前想借閱資料，借閱步驟煩瑣，整個流程下來需要半個小時，費時費力?，F在線上檢索、提交申請只需要幾分鐘，動動手指，足不出戶就能從東營查到遠在濟南的檔案，借閱效率有了大幅度的提升?！秉S河河口管理局辦公室檔案員孫創感慨道。除此之外，局機關用戶查閱本部門文件不再受節假日、公休日、上下班時間限制，能7×24小時在線查閱檔案信息，提高了檔案利用效能。

深度融合 讓歷史記憶活起來

歲月無聲，檔案留痕。檔案室里，一張張精心保存的黑白相片，一排排分類存放的泛黃案卷，一件件充滿著回憶的實物，無不承載著人民治黃以來的歷史記憶，見證著山東黃河高質量發展邁出的鏗鏘步伐。

面對如此豐厚的歷史文化資源，山東黃河河務局以檔案信息管理一體化系統為平臺，加大對重大活動、重大事件的音頻、照片、視頻和實物檔案的收集、征集工作。

該局利用數字檔案流動性強、展現形式多樣、存儲壓力小的特點，充分挖掘特色治黃文化，積極盤活各類信息資源，主動與山東省檔案館等單位（部門）聯合建立工作協同與資源共享機制，統籌做好“一庫、一展、一書”項目，聯合打造“黃河故事”山東篇章專題檔案資源目錄數據庫，49個全宗單位匯集6大類檔案資源目錄近60萬條；聯合舉辦“黃河記憶”專題檔案文獻展，精選文件、圖片、視頻檔案510余件；聯合編著出版了《山東黃河記憶》《山東黃河映像》《海外藏黃河輿圖集》等黃河專題檔案系列圖書，充分彰顯了數字孿生山東黃河建設與發展的顯著成就。

天道酬勤，力耕不欺。如今的山東黃河檔案工作已告別了傳統的管理方式，完成了向數字化、智能化、信息化的華麗“智變”。乘著科技的東風，插上數字的翅膀，山東黃河河務局辦公室將持續推動數字化與檔案工作融合發展，以數字化驅動檔案工作走向現代化，為服務好黃河流域生態保護和高質量發展貢獻力量。

檔案信息管理一體化系統