電子公文歸檔有力提升機關檔案工作水平

■張祖禮

2021 年6 月，省地方金融監管局正式啟用省協同辦公系統，將持續了多年的線下處理公文轉移到線上辦理，在處理電子公文的歸檔環節，利用省級機關非涉密電子檔案管理系統，整理移交電子公文檔案，實現電子公文和電子檔案全流程、一體化管理。截至2023 年10 月末，全局通過線上收集整理電子檔案2388 件，移交進館636件。由于電子檔案與傳統紙質檔案具有同等效力，自從使用“省級機關非涉密電子檔案管理系統”以后，辦公室的同志再也不用逐頁逐件將紙質文件整理掃描歸檔，大大提高工作效率，減輕了工作量；由于與協同辦公系統對接，通過“最多點一次”就能夠把處理完畢的電子公文全盤推送過來，再也不擔心歸檔材料不齊全不完整的問題；由于從電子公文處理到歸檔管理都遵循相同的安全保密要求，保密管理工作一以貫之、協調統一，再也不用擔心安全保密問題，確保檔案的真實性、完整性和安全性。我們的主要做法：

一是落實條件。按照電子檔案管理規范，配備了3 套專用電腦和打印設備，并與互聯網物理隔離。完善管理制度，落實崗位職責，選配精干力量，文件收發崗與檔案管理崗互為AB 角。檔案管理員能夠全面掌握全局收發文件，以及歸檔前期公文處理情況；文件收發崗的同志也能提前了解電子檔案整理要求，在公文處理環節提前完善相關要件。

二是爭取支持。加強與省檔案局溝通，積極爭取電子檔案管理處等相關處室給予業務指導和技術支持，完成了“省級機關非涉密電子檔案管理系統”的運用初始化，確保業務對接和系統銜接穩步推進。在電子檔案整理移交環節，遇到問題，我們及時請教省檔案局的同志，請他們給予指導幫助。

三是嚴格規范。公文處理環節具有歸檔權限的人，通過協同辦公系統將辦結公文推送至“省級機關非涉密電子檔案管理系統”以后，檔案管理員按照電子公文歸檔規范，進一步完善“機構問題”、“保管期限”、“歸檔部門”等要素后，即按照工作流程進行整理、編號、四性檢測，形成規范的電子檔案，并定期向省檔案館發起移交任務，及時將電子檔案移交進館。

四是從嚴管理。盡管協同辦公系統和“檔案歸檔移交管理系統”都明確不得處理涉密文件，但在兩個系統的使用維護中，我們堅持從嚴要求，從嚴管理，規范技術維護操作，防止一些“依法不予公開”的文件因為工作疏忽流入社會。比如，機關辦公電腦運維服務外包后，我們要對駐場人員進行相關考察，完成駐場談話后簽訂《保密承諾書》方可進駐單位辦公。又比如，在電腦維護過程中，收集整理檔案的電腦需要檢查維護和調試時，必須由電腦使用人員報請辦公室分管領導同意后，方可安排電腦運維服務人員開機調試，調試過程中由檔案管理員全程監督，整個操作置于安全保密環境下進行。

電子公文歸檔管理有力提升了我局檔案工作的質量與效率，下一步我們將進一步完善有關制度，擴大電子檔案應用范圍，不斷推進機關檔案工作轉型升級。