檔案服務機構檔案人才需求分析及啟示

韓禹榮 潘未梅／天津師范大學管理學院

隨著我國檔案工作的發展，檔案服務機構已成為我國檔案事業的重要構成部分。除了法律規定只能由國家檔案部門行使的檔案事務外，檔案服務機構的檔案工作涵蓋了檔案管理的各個技術環節，涉及檔案工作制度制定、技術咨詢和人員培訓等，甚至可以代理由政府檔案部門組織的各種檔案事務申報和檢查。2021年實施的新修訂《檔案法》第二十四條對檔案業務外包進行了規范，也是對社會力量參與檔案事業合法性的充分肯定。相比于檔案服務機構在檔案事業中的重要地位，對任職于檔案服務機構的檔案工作人員在檔案職業主體中的地位，業界一直存在爭議，因而有必要對其人才需求現狀進行研究。

1 文獻綜述

目前針對檔案服務機構的研究主要集中在檔案服務機構的定義、政策法規建設、存在的問題及發展策略，部分研究通過調查問卷、走訪等形式調研了檔案服務機構從業人員的職業狀況，梳理了其職業道德現狀并構建了勝任力模型。例如，李文以等[1]對在河南省檔案局備案并公示的22家商業型檔案服務機構從業人員從數量、教育背景和知識技能三方面進行調查，認為機構人員數量較少，基本以?？茖W歷為主，對于專業背景的要求涉及檔案學、文秘、計算機和圖書館學、漢語言文學等多種類型；同時，普遍要求從業人員具有認真負責的工作態度、能夠熟練運用辦公軟件及熟悉檔案整理辦法。通過對檔案服務機構中特定的數字化從業人員狀況進行分析，方彥等[2]認為從業人員學歷普遍不高，本科或研究生等較高學歷人才多數擔任管理崗位，大部分人員僅接受了簡單的崗前培訓，對檔案知識背景了解較少。在對檔案中介職業人員的職業道德進行梳理時，吳加琪[3]提出從業者必須具備較強的業務能力，包括熟悉檔案、法律、管理等領域的標準實務和具備高水平職業判斷能力，以完成客戶委托的業務。另外，李海濤等[4]構建了檔案外包服務企業人員勝任力模型，從核心、通用與技術勝任力三方面展開，其中通用勝任力下的知識與技能可以通過學校教育和企業培訓獲得。

招聘信息是反映用人單位人才需求的重要手段之一。目前，我國已有基于招聘信息對檔案職業人才需求特征和規律進行的研究多集中于企業、各級各類檔案館等事業單位以及行政機關等機構的檔案管理相關職位。有學者對企業檔案人員的招聘信息進行分析，認為企業檔案管理職位招聘的學歷要求比較多元，主要集中在大專層次[5-8]；對專業要求不嚴格[9]，其中，檔案學專業的需求量最大，具有職業優勢[10]；有較大比重對工作經驗有要求[11]。此外，企業比較看重檔案人才的細心、責任心、刻苦耐勞、保密性等職業素質[12-14]。而事業單位中檔案職位招聘對學歷的要求偏高，起點多為本科[15-16]；對于專業，包括檔案學在內的眾多相關、相近專業所占比例較大，檔案學專業人員的可替代性較強[17]，此外，有些崗位除了對應聘者的專業、學歷進行限定之外，還要求應聘者是黨員、具有基層工作經驗等，總體上傾向于招聘德才兼備型人才[18]。同時，事業單位也會對檔案人才提出一些軟性技能要求，包括溝通能力、團隊精神和責任心等[19]。我國公務員招考崗位對檔案人才的學歷要求也集中在本科[20-22]，但學歷門檻有降低趨勢[23-24]，檔案學專業在招聘中面臨中國語言文學類、計算機類、歷史類專業的競爭，專業特色不夠突出，具有較強的可替代性[25-27]。

較少有研究專門關注檔案服務機構檔案人才需求特征，基于招聘信息的研究更是缺乏。對檔案服務機構檔案人才需求的研究能夠幫助我們揭示其檔案人才的整體輪廓，有助于全方位刻畫和理解我國檔案職業主體，推動檔案服務機構和我國檔案事業整體的高質量發展，也能引發對我國當前檔案人才培養的反思并為其創新性調整提供參考。

2 數據收集與分析

本研究以智聯招聘平臺所發布招聘信息為數據源，以“檔案”為關鍵詞，職位類別限定為檔案管理，按照智聯招聘平臺本身所劃分的24個地區分別進行了崗位檢索并對檢索結果進行篩選取樣。取樣標準為：（1）招聘信息內容的詳實程度，即至少包括工作內容和職位要求兩部分內容；（2）招聘單位為檔案服務機構，即經營范圍包含“檔案整理、檔案數字化、檔案寄存、檔案托管”等；（3）為了對比兩種不同類型崗位在人才需求上的差異，采取了定額抽樣，按照“操作性崗位：管理性崗位=3：2”的比例進行取樣。之所以采取定額抽樣，是因為前期調研過程中發現，檔案服務機構招聘崗位大致可以分為操作性崗位和管理性崗位，前者指進行日常性基礎業務工作的崗位，如檔案掃描員、檔案項目助理、檔案數字化著錄員等，后者則指統籌規劃日常檔案工作的崗位，能夠起到計劃、組織、協調、控制的重要作用，如檔案數字化項目經理、檔案業務顧問、檔案技術研究員等。經篩選取樣后，共獲得151條樣本數據，其中，操作性崗位101條，管理性崗位50條。

本研究采用內容分析法對招聘數據進行分析。具體分析步驟如下：首先，初步閱讀招聘信息，分解提煉關鍵詞并以此制定編碼表；隨后，對照該編碼表對每條招聘信息進行編碼，并對編碼結果進行統計。本研究的編碼單位為單條招聘信息。編碼表主要包括學歷、專業、工作經驗、工作內容、相關知識技能及個人素質要求等主題[28]。需要說明的是，盡管在選取招聘信息的過程中已經盡力篩選內容比較詳細的招聘信息，但是仍然存在招聘信息主題信息缺失的情況，所以有的主題的招聘信息總數少于151，相關數據分析項占比總和小于1。

3 研究結果

3.1 主要工作內容

151條招聘信息中，工作內容與檔案業務工作相關的各環節占比分別為收集（14.6%）、整理（53.6%）、鑒定（2.6%）、保管（4.6%）、檢索（0.7%）、編研（3.3%）、利用（0.7%）和統計（4.0%）。其中，整理占比最高。與檔案數字化相關的各環節占比分別為分類/排序（22.5%）、編頁/編碼（9.3%）、掃描（44.4%）、著錄（35.8%）、圖片處理（11.9%）、質檢（29.1%）和裝訂（14.6%）。對檔案數字化工作在不同類型崗位職責中分布占比統計發現，超過八成（81.2%）操作性崗位的工作內容涉及檔案數字化，而僅有20%的管理性崗位工作內容涉及數字化。其余工作內容中，檔案整理標準的制定與檔案工作制度的完善占比7.3%，新員工培訓和人員管理占比10.6%，與客戶溝通對接和檔案工作技術指導及業務指導分別占比9.3%、9.9%。需要應聘者進行檔案理論研究或業務研究，編審史料和教材及信息化建設與庫房建設等工作的崗位極少。

3.2 學歷要求

不同學歷要求在招聘信息中占比分別為：大?；虼髮Ｒ陨蠈W歷（47.7%），高中或中專中技學歷（23.2%），本科及以上學歷（13.2%），研究生以上學歷（1%），無具體學歷要求（15.2%）。對比不同類型招聘崗位對學歷的要求發現，僅有4.95%操作性崗位要求本科及以上學歷，32%的管理型崗位要求本科及以上學歷。整體上，管理性崗位對學歷的要求比操作性崗位高。

3.3 專業要求

超過一半（63.6%）的招聘信息沒有明確限定專業背景，其他明確提出的專業背景要求分別為：檔案學/檔案管理/圖書情報/圖書館學/情報與檔案管理的對口專業背景（21.9%）、計算機相關的專業知識（10.6%）、行政/文秘等（6%）、中文/歷史/漢語言文學（5.3%）等。對操作性崗位和管理性崗位的對比分析發現，前者當中要求檔案學及相關專業背景的占比為10.9%，后者當中具有類似要求的占比高達44%，對其他專業的要求占比分別為：計算機專業知識（12.9%，6%），中文/歷史/漢語言文學等相關專業背景（3%，10%），行政/文秘等管理類專業（3%，12%）。

3.4 工作經驗要求

50.3%的招聘信息要求應聘者應具有工作經驗。其中，明確要求應聘者具有相關工作經驗的占比31.8%，明確指出需要1—3年、3—5年或5年以上工作經驗的占比分別為17.9%、8.6%、5.3%。37.6%的操作性崗位和78%的管理性崗位分別對工作經驗有要求。

3.5 知識技能要求

接近一半（48.3%）的招聘信息要求應聘者能夠熟練應用辦公軟件，主要是Office系列的Word、Excel等。有些還對其他技能作出了要求，如打字速度快（7.3%）、能夠熟練使用圖片處理軟件（2%）、數字化加工軟件（1.3%）、檔案管理軟件（1.3%）等。操作性崗位中對熟練使用辦公軟件有要求的占59.4%，管理性崗位中為26%。約4.6%的招聘信息要求應聘者具有檔案管理相關資格證書，包括但不限于檔案管理員資格證書、檔案人員崗位培訓證書、數字化檔案管理證書及檔案上崗資格證。其中，2%的操作性崗位對此有要求，10%的管理性崗位對此有要求。

3.6 個人素質要求

個人素質要求在職位要求中出現頻率較高，出現頻率最高的為認真負責（59.6%），其次是溝通/表達能力（22.5%）、組織協調能力（12.6%）和學習能力（12.6%）。保密意識和團隊意識也是招聘單位比較看重的人才素質，分別占比19.9%和24.5%。其他頻繁提到的素質要求包括良好的問題解決能力、環境適應能力、執行能力、高強度抗壓能力和業務流程管理能力等。

4 討論和分析

4.1 檔案服務機構人才需求特征概述

整體上，檔案服務機構人才由基礎操作人員和管理人員兩大部分構成，其工作內容集中在檔案整理和數字化，對學歷的要求下限為大專學歷，職業準入門檻較低，對專業、技能等的要求范圍較廣，但是突出了檔案學專業，以及具有計算機應用技能人才的優勢。研究結果與我國已有的對檔案服務機構從業人員職業狀況分析的結論一致。此外，本研究發現檔案服務機構的業務內容主要集中于檔案整理與數字化等勞動密集型的工作，檔案編研、制度制定等高端咨詢性的業務占比較低，其在檔案事業結構中的位置主要依賴其低成本的優勢。

對操作性崗位和管理性崗位進行對比可以發現，兩者在不同主題呈現出一些差異化的特征。管理性崗位的工作內容專業難度較高，具有一定的挑戰性，例如項目或人才管理、制度與標準的完善以及檔案編研等，需要員工具備扎實的專業知識和豐富的經驗，能夠對專業性較強的任務開展項目管理并承擔更多的責任和風險。因而，管理性崗位偏好本科及以上學歷，對具有檔案學及相關專業知識背景的人才更加青睞，并且更看重應聘者的工作經驗，且對于持有相關職業資格證書的要求比例也高于操作性崗位。相較而言，操作性崗位在熟練使用辦公軟件、具有計算機專業知識等方面具有要求的占比高于管理性崗位，且操作性崗位的主要工作內容集中于數字化，涉及簡單的操作、數據錄入、掃描等，易于習得且重復性較強，不需要太多經驗和專業知識，但需要員工具備一定的基本技能，尤其是熟練的計算機應用能力。

4.2 我國檔案人才需求特征整體概覽

檔案服務機構與企事業單位、行政機關、檔案館等是我國檔案事業的有機構成部分，發揮著獨特的價值。結合已有的針對其他類型機構檔案人才需求特征研究的結果，將共同勾勒出我國檔案人才需求的整體輪廓。（1）對學歷的要求范圍跨度較大，覆蓋了?？浦裂芯可鷮W歷層次。檔案服務機構對企業的需求主要集中在大專層次，而行政和事業單位的要求較高，偏好以本科為起點的高學歷人才。（2）對專業的要求以檔案學及其相近專業為主，管理類專業、文史類專業和計算機專業為輔，專業涉及范圍廣，檔案學雖具有一定的職業優越性，但仍面臨其他專業的競爭。（3）檔案服務機構與企業對工作經驗的要求比例高于事業單位和行政機構?？赡艿脑蚴菣n案服務機構業務具備一定的專業性和技術性[29]，成熟的工作經驗使其能迅速投入工作，降低培訓成本。同時，這也與檔案服務機構本身作為企業盈利性有密切關系。（4）細心、有責任心、團隊合作能力、溝通表達能力及保密意識是不同類型機構檔案招聘職位對求職者個人素質的共同要求，其中保密意識與檔案工作的性質密切相關。

4.3 檔案服務機構檔案工作人員的職業歸屬界定

盡管檔案服務機構在我國檔案事業中的合法地位已受到認可，但對于檔案服務機構的工作人員是否屬于我國檔案職業主體的構成部分學界存在一定的爭議。本研究結果可以為相關討論提供參考。

現有研究對檔案職業主體的界定多參考2015年《職業分類大典》（以下簡稱《大典》）最新修訂版中首次被獨立成為小類并更名的“檔案專業人員”，即從事檔案接收、征集、整理、編目、鑒定、保管、保護、利用、編研的專業人員[30]。其主要工作任務是：“接收或征集檔案資料；進行檔案資料登記造冊、價值鑒定，確定保管期限；進行檔案資料分類、編號和組卷；進行檔案資料排架、入庫、移出及登記、統計，清點、核對檔案資料；進行檔案庫房日常管理和檔案資料安全監護，保護、修復檔案；編制檢索工具，建立數據庫；提供檔案資料借閱和咨詢服務；進行檔案資料考證研究與編纂”[31]。然而，檔案職業主體是否包含檔案服務機構中的檔案管理人員，學界有不同觀點。徐擁軍等認為其屬于檔案職業主體的范疇[32]，而楊光則持反對意見，認為其屬于社會生產服務和生活服務人員[33]?！笆奈濉睓n案事業規劃在完善人才評價機制規劃方面指出應“保障非公有制經濟領域檔案專業人員、檔案服務企業人員平等參與職稱評審權利”，意味著檔案服務企業工作人員是檔案專業人員，應屬于檔案職業主體的一部分。

對于如何判定檔案服務機構的檔案工作人員是否屬于檔案職業主體的構成部分，相關研究多基于職業判定標準進行對比分析。職業主體的范圍因對檔案職業的界定標準不同而異。胡鴻杰[34-35]提出職業應具備社會性、目的性、技術性、穩定性和群體性等本質屬性。本研究發現，檔案服務機構的業務內容主要集中于檔案整理與數字化等勞動密集型的工作，能夠滿足特定的社會需要，是從業者獲取報酬的主要途徑。相關工作的開展需要應聘者具備相關的思維方式和專業的知識技能并能夠運用特定的技術和方法。同時，檔案服務機構在我國具有一定的體量，相關從業人員也具有一定的體量。因而，該工作具有目的性、技術性和群體性。穩定性指職業形成后不因產生新的社會需求而影響原有職業，處于穩定的周期中。在目前未完全實現單軌制、單套制的檔案事業體系下，檔案業務活動的過程已基本形成固定框架。鑒于此，檔案服務機構檔案工作在未來一段時間內不會消失，符合穩定性的特征。社會性有不同的解讀，胡鴻杰認為社會性指的是“職業通過各種形式與其他職業發生聯系”[36]，而楊光則將其解讀為“職業對社會而言具備一種普遍的價值，能滿足廣泛的需求而非個別需求”[37]。本研究認為社會性應采取后一種解讀方式，檔案服務機構的工作人員能夠以經濟的方式為社會檔案工作的開展提供服務，具有一種普遍的價值，因而符合社會性的特征。據此標準，檔案服務機構檔案工作人員屬于檔案職業主體。

在社會性、目的性兩大屬性的基礎上，楊光[38]還認為職業應具有專門性。檔案服務機構中操作性崗位的工作內容主要是檔案管理、檔案數字化等專業性工作，工作內容相對狹窄；而管理性崗位從業者主要進行檔案工作的管理工作，更多從統籌規劃的角度切入，具有項目管理的性質，但也需具備檔案專業知識，結合檔案工作的性質開展管理。因此，無法確切的說明檔案服務機構檔案工作人員是否屬于檔案職業主體的一部分。

5 啟示與建議

基于檔案服務機構檔案人才需求對已有檔案人才需求特征的補充，我國現有檔案人才培養方式可以從以下四方面進行調整與完善。

第一，擴大教育層次，完善人才結構配置。我國檔案人才培養的主要手段是高等教育，目前已形成了本、碩、博三個培養層次和較為完整的培養體系[39]。也有部分?？圃盒ｉ_設了“圖書檔案管理”專業，但是其對于檔案教育的針對性有所欠缺，且該類院校數量較少[40]。檔案服務機構與企業作為我國檔案職業市場中檔案人才就業的主要途徑，對人才學歷的要求集中在?？??；诖?，應擴大檔案學相關專業?？茖哟谓逃谋壤?，將“本—碩—博”高等教育培養體系調整至“?！尽T—博”更加全面且對口的培養體系，指向性培養具備不同層次檔案工作核心能力的檔案人才，做到人才結構配置合理，人盡其用。

第二，科學確定目標，提供人才傳輸。培養目標作為人才培養模式中的首要環節，是檔案人才培養的重要向導。不同層次的院?；蚪逃龣C構應根據檔案職業市場對相應層次人才的需求，調研其所需具備的核心能力與基本素養，制定科學合理的培養目標，有針對性地進行相關能力培養。同時，院校和教育機構可以調整生源結構，例如，在招生時即提供職業技術與學術研究兩條發展路徑，進行分類培養，為專注于技能實踐型人才需求和檔案理論研究型人才的特定市場提供相應人才，實現育人和用人的雙贏。

第三，調整課程設置，多學科知識滲透。在我國就業市場，相當比例的檔案工作崗位向非檔案專業開放，涉及文秘、歷史、計算機、行政管理及信息等領域[41]。單一的檔案知識理論學習不足以滿足社會對檔案人才的需求，檔案教育機構應根據不同培養目標與出口方向調整課程內容的設置，以檔案課程為核心，增加其他學科領域的課程或開展具備補充其他領域背景知識效能的講座，豐富授課形式，多學科知識相互滲透。同時，在教師隊伍建設方面，可以引進跨界師資力量或者探索“校內、校際與校社”特聘模式，以及招聘擁有豐富實踐經歷又掌握社會各界發展信息的兼職教師等方式[42]。

第四，注重實踐培養，校政企合作共進。實踐能力是檔案人才適應檔案職業最根本、最重要的能力，能夠直接體現檔案人才培養與實際業務的匹配度。在檔案人才培養的過程中，要強調實踐教學環節，注重對人才實踐能力的培養，促進其知行合一?；谛Ｕ蠖喾胶献鱗43]，學生作為主體，依據培養目標，通過實踐、實習以及畢業設計等方式參與實際業務過程，有效解決理論知識培養與實際操作聯系不緊密的問題，使其成為具有檔案知識背景和實踐技能，能獨立完成檔案工作的專業人才。