數字化體育檔案管理的現狀及啟示

傅 強

（煙臺市體育產業發展服務中心，山東 煙臺 264001）

任何單位部門都需要做好檔案管理工作，它是一個單位或機構能夠獲得良好發展的重要保障之一。體育檔案承載的是體育方面的重要數據信息，我國要推進體育事業的繁榮發展，最基礎的一個管理工作就是加強體育檔案管理。實現檔案管理數字化是體育檔案管理的重要發展方向，檔案管理者不僅要依托先進的數字化技術來加強體育檔案管理，還需在數字化檔案管理過程中，及時發現其中存在的一些問題，然后彌補不足，并通過有效的管理方法，激活數字化體育檔案管理的發展活力，保障數字化體育檔案管理的整體質量。

一、數字化體育檔案管理的發展現狀

體育檔案保存和記載了體育領域的重要數據信息，能夠為體育事業的發展提供有價值的資料信息與重要證據。因此，在社會檔案信息體系中，體育檔案占據著重要的地位。目前檔案管理部門在開展體育檔案管理工作時，建立起了數字化檔案管理模式。在這個過程中，數字化體育檔案管理體現了一些明顯的問題。

1.體育檔案管理的數字化發展水平較低

自數字化時代到來后，各行各業都在加強數字化建設。檔案管理部門跟隨數字化發展趨勢，正在積極開展數字化檔案管理。然而，在體育檔案管理的數字化建設進程中，我們能夠發現整個檔案管理工作的數字化程度并不高，還有不少數字化管理功能亟待開發與使用。

究其原因，是檔案管理部門對數字化體育檔案管理的重視度還不夠高，能夠運用到體育檔案管理中的數字化技術不夠多，管理人員的數字化管理水平也不高。從數字化體育檔案管理的整體成效來看，數字化管理在體育檔案管理中發揮的作用不明顯，沒能突出數字化技術的運用優勢，限制了新時期數字化體育檔案管理的創新發展空間[1]。

2.新時期數字化體育檔案的利用率不高

檔案管理部門開展數字化體育檔案管理的其中一個目的就是促進體育檔案資源的利用率，讓豐富的體育檔案資源能夠為我國體育事業的繁榮發展提供助力。只是目前數字化體育檔案的利用率并不高，這一管理現象反映了一些重要的問題。

一是數字化體育檔案資源開發工作沒有做到位，大多數體育檔案依然以紙質為載體，限制了數字化體育檔案的可利用空間；二是數字化體育檔案資源缺乏一定的特色，沒能建立與之相匹配的數據庫或者體育檔案特色服務平臺，這也影響了數字化體育檔案利用率的提升；三是數字化體育檔案的開發利用程序不夠規范，檔案管理部門的窗口服務水平并不高，導致數字化體育檔案資源的可利用渠道比較單一，影響了人們對數字化體育檔案資源利用的積極性。

3.數字化體育檔案管理配套服務不健全

檔案管理部門在開展數字化體育檔案管理的過程中，與之相配套的管理服務不夠健全，影響了數字化體育檔案管理的有效性。比如，管理人員在搜集了數字化體育檔案資源之后，對檔案資源的合理分類與存儲方面做得不到位，還忽略了體育檔案的數字化信息共享服務，也不注重制定長效的數字化體育檔案管理制度。

雖然檔案管理部門將數字化體育檔案管理當成是核心工作內容，但是管理人員為數字化體育檔案管理的配套服務缺乏全面的研究。因此，從整體上來看，新時期的數字化體育檔案管理缺乏顯著的管理效果。

二、數字化體育檔案管理帶來的啟示

1.要增強數字化體育檔案管理意識

檔案管理部門要提高體育檔案管理實效，就要緊跟數字化時代的發展步伐，積極推進數字化檔案管理建設，不斷提高數字化體育檔案管理的科學水平。從當前的數字化體育檔案管理發展現狀來看，我們應深刻意識到數字化檔案管理意識的重要性，管理人員需樹立數字化管理理念，掌握數字化管理方式，身體力行地開展數字化體育檔案管理。而且管理人員具備良好的數字化檔案管理意識，能夠驅動他們主動展開數字化體育檔案管理，增強他們的管理工作積極性，讓數字化體育檔案管理充滿活力。

2.要增強數字化體育檔案的服務性

檔案管理部門開展體育檔案管理工作的目的不僅僅是搜集和存儲體育檔案資源，還要促進體育檔案資源的合理利用，為保障體育事業的繁榮發展提供豐富的參考資料。這意味著體育檔案管理具有明顯的服務功能，管理人員在積極開發數字化體育檔案資源的過程中，要著眼于提高數字化體育檔案資源的可利用率，為有需要的人提供體育檔案的借閱服務。

同時，管理人員要深刻意識到數字化技術的運用，能夠為管理人員發揮體育檔案管理服務功能提供有力的技術支持[2]。管理人員應展望數字化體育檔案管理的未來發展趨勢，通過行之有效的管理對策，提高數字化體育檔案管理的有效性。

3.要讓數字化體育檔案管理規范化

在數字化環境下，檔案管理部門應該抓住機遇，推進數字化體育檔案管理的創新變革。檔案管理是一個系統的管理過程，管理人員應促進數字化體育檔案管理的規范化，讓整個檔案管理流程健康穩定地運行下去。與傳統的檔案管理不同，數字化體育檔案管理對管理人員的檔案管理能力提出了更嚴格的要求。管理人員必須全面把握好數字化體育檔案管理的操作流程，避免出現管理工作的失誤，保障體育檔案管理的嚴謹性，保障檔案管理信息的完整性與真實性。

三、推進數字化體育檔案管理創新的有效策略

1.加強檔案管理人員的專業素質培訓

檔案管理人員的專業素質水平是影響數字化體育檔案管理成效的關鍵因素，檔案管理部門應將人員培訓這項工作放在重要的位置，讓管理人員在接受培訓的過程中，能夠增強自身的數字化管理意識、數字化檔案開發意識、數字化檔案資源的共享與服務意識等等。同時，管理人員還能掌握體育檔案管理的數字化管理技能，讓管理人員具備充足的條件，滿足數字化體育檔案管理的創新發展需要。

檔案管理部門應著力建立高素質的數字化體育檔案管理隊伍，開設理論知識培訓課和實操培訓課。在理論知識培訓課中，培訓者應該讓管理人員努力吸收數字化檔案管理的新知識，學習數字化檔案管理的新思想與新方法。

即培訓者既要提高管理人員的理論知識水平，又要引導管理人員樹立起數字化檔案管理觀念，勇于探索各種提高數字化體育檔案管理水平的對策。在實操培訓課中，培訓者要著重引導管理人員學習數字化技術的操作要點及技巧，培養他們對數字化管理技術的運用能力[3]。

檔案管理部門在加強人員培訓工作時，還應隨時根據數字化體育檔案管理中面臨的問題，設計一些個性化的培訓主題，讓管理人員在學習主題培訓內容時，能夠學會解決相關的數字化管理問題。比如，培訓者可以圍繞“數字化體育檔案開發的科學技術運用”“數字化體育檔案資源的信息共享平臺建構與運用”“如何提高數字化體育檔案管理服務意識”等不同的主題來展開深入的學習交流，讓管理人員在互動交流過程中對相關的專業知識進行有效的理解與掌握。

此外，檔案管理部門要注重引進高素質的人才，讓優秀的人才成為檔案管理隊伍的重要組成部分，激活檔案管理隊伍的發展活力，讓檔案管理隊伍能夠在一定的競爭意識下更努力地提升個人的專業素質，增強自己的服務意識與管理能力，為數字化體育檔案管理作出貢獻。

這顯然有利于改善管理人員在檔案管理過程中缺乏工作積極性的問題，還能在一定程度上激發管理人員的創新管理潛力，在數字化體育檔案管理中展現自己卓越的管理能力。

對于檔案管理兼職人員，檔案管理部門應針對這一員工群體來展開相適應的培訓工作。比如，培訓者可讓兼職人員了解數字化體育檔案管理的流程，嚴格遵循檔案管理的規章制度，做好檔案管理的材料選擇、收集、整理與存檔等一系列的管理工作，同時，培訓者要讓兼職人員適當地學習數字化檔案管理的專業知識及其數字化技術操作能力，讓他們能夠應對數字化體育檔案管理的各種新情況和新問題。

2.提升體育檔案管理的現代技術水平

檔案管理部門應該加強信息化基礎設施建設，讓管理人員能夠使用各種數字化管理設備設施來開展體育檔案管理。這一舉措能夠凸顯體育檔案管理的現代化和數字化特征，讓現代化技術與體育檔案管理有機融合，保障數字化體育檔案管理的科學水平[4]。

檔案管理部門可根據自身條件，搭建一個數字化體育檔案管理系統。這一系統以泛微OA作為統一入口，對數字化體育檔案管理資源進行統一的整理，然后自動歸檔。這個管理系統的運用能夠解決當前數字化體育檔案管理的一些問題，讓檔案管理更標準、更智能，提高了管理人員的檔案管理工作效率。

為了凸顯數字化體育檔案管理的全過程性，檔案管理人員可在這個管理系統中建立一個檔案管理門戶，全面呈現數字化體育檔案管理的重要功能，包括檔案管理流程中心、體育檔案統計、體育檔案要聞公告、體育檔案管理制度等等。這個檔案管理門戶只需設置一個入口，全面處理體育檔案管理的相關業務，包括檔案接受、檔案整理、檔案整編、檔案借閱、檔案信息查詢、檔案銷毀、檔案盤點、庫房管理等不同的業務內容。

管理人員依托這個管理系統來開展數字化體育檔案管理時，將數字化管理貫穿在體育檔案整個生命周期之中，為實現數字化體育檔案管理的流程化和規范化提供了良好的條件，有利于全面提高數字化體育檔案管理的質量。

檔案管理部門還需充分利用大數據技術來提高數字化體育檔案的科技化管理水平。管理人員可先做好體育檔案管理數據的統計工作，然后建立統計圖表，將體育檔案的全宗數、檔案的分類數、檔案的庫房數、檔案的在庫文件數等不同的數據整合起來，以統計圖表的形式，形象化地展示這些數據信息，為管理人員開展數字化檔案管理提供了重要的信息參考。

在這一數字化檔案管理中，管理人員應注重建立特色數據庫，將數字化體育檔案資源集成并融入數據庫中，讓用戶能夠通過自主檢索的方式，快速從數據庫中獲取自己需要的檔案資源信息，為提高體育檔案資源的利用率提供了良好的條件。

檔案管理人員可以利用自接鏈接技術來建立特色數據庫的檢索平臺，在檔案管理部門的網站主頁上，根據檔案資源的不同分類，設置相關鏈接，讓用戶在點擊鏈接之后，直接進入到某類別的體育檔案查詢頁面。用戶可直接在這個頁面上檢索體育檔案信息，找到自己需要的體育檔案內容[5]。這一特色數據庫的建立，能夠為管理人員提高數字化體育檔案資源的利用率奠定良好的基礎。為了提高用戶檢索的便捷性與高效性，管理人員在對特色數據庫的檔案資源進行合理分類時，可將其劃分為管理文件類、群體活動類、運動訓練類、體育競賽類等不同的檔案項目。用戶可提取這些體育檔案的分類關鍵詞，快速檢索并獲取自己需要的檔案資源。

3.健全數字化體育檔案管理服務體系

目前數字化體育檔案管理的配套服務不夠齊全，在一定程度上影響了體育檔案管理的服務質量。為了充分發揮數字化體育檔案管理的服務效能，檔案管理部門應注重健全數字化體育檔案管理服務體系，保障這一檔案管理工作在數字化管理環境下的健康、穩定運行。

首先，檔案管理部門應設置在線咨詢服務，在微信軟件上設置在線服務小程序，讓用戶能夠隨時隨地向檔案管理部門的工作人員咨詢自己想知道的體育檔案信息。這一線上咨詢服務能夠促進檔案管理人員與用戶之間的互動交流，前者能夠更好地了解后者的需求。檔案管理人員可根據用戶的需求，改進數字化體育檔案管理服務方式，提高數字化體育檔案資源的利用率。管理人員也可在微信公眾號發布信息，讓用戶更多地了解體育檔案的相關信息，明確自己的需求。

其次，檔案管理部門應將信息共享服務納入數字化體育檔案管理服務體系之中。管理人員應認識到信息資源共享的重要性，要在信息共享平臺上與其他區域的體育檔案管理部門相合作，實現雙方的數字化體育檔案信息資源的共享，更好地滿足用戶對體育檔案資源的多樣化需求。

最后，檔案管理部門應適當地加強數字化體育檔案管理信息反饋服務。管理人員要善于從現有的檔案管理工作中靈活地獲取反饋信息，然后探索數字化體育檔案管理方法的優化對策。管理人員應具備一定的創新意識和創造能力，要及時發現當前數字化體育檔案管理存在的問題，然后及時制定措施，彌補其中的不足，保障數字化體育檔案管理服務的整體質量。

結語

總之，當前社會的數字化技術發展速度極快，為數字化體育檔案管理的健康運行提供了很好的技術支持。檔案管理部門要了解數字化體育檔案管理中面臨的一些主要問題，然后在數字化體育檔案管理模式的啟發作用下，明確數字化體育檔案管理的創新發展方向。檔案管理人員應抓住數字化時代帶來的發展機會，不斷地推進體育檔案管理的數字化建設，輔助各種數字化技術來提高體育檔案管理的效率及質量，為促進檔案事業和體育事業的良好發展提供良好的條件。