博物館業務檔案現代化管理和利用研究
——以綜合地志類博物館為例

李 蘭

（四川博物院，四川 成都 610000）

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息[1]。當前，隨著檔案信息處理和運用技術的高速迭代，檔案現代化管理和利用成為了我們在后現代化和后信息時代必須面對和思考的現實問題。在新時代檔案工作中，檔案工作“三個走向”（走向依法管理、走向開放、走向現代化）成為根本遵循，突出了檔案工作現代化的鮮明導向，對我國在國家建設中推進檔案管理利用全面現代化指明了方向。

其中，對博物館業務檔案及其現代化建設的研究在檔案現代化研究中具有較為獨特的意義。前者既涉及基于博物館藏品這個“實物信息源”的真實資料，又包括博物館作為專業文化機構的運行記錄；既涉及信息，又涉及“信息源”本身；因此對其進行現代化管理和利用具有一定的復雜性、專業性和多樣性，就此的研究也較為缺乏。目前來看，學界對博物館業務檔案現代化管理和利用問題的研關注較少，如中國知網、維普、萬方三大數據庫中收錄的涉及博物館業務檔案的文獻僅15篇，可見對該問題的研究還處于起步階段。本文擬從檔案和文博專業角度，對博物館業務檔案進行分析和定義，同時以綜合地志類博物館的業務檔案建設為例，就目前文博檔案管理和利用存在的問題進行分析，并提出相應對策和實施路徑。

所謂博物館業務檔案，廣義來說，涉及兩個方面。其一是關于“實物信息源”的原始信息，即藏品信息；其二是作為專業文化機構的博物館利用藏品進行文化生產活動時形成的信息和記錄，如館藏檔案 、陳列檔案、科研項目等。兩者密切相關，前者是后者得以存在的基礎，后者是前者得以利用的條件。因此，其涵義超出了一般意義上的檔案，即在實踐活動中形成的記錄和信息，具有一定的特殊性和獨特性。具體而言，博物館業務檔案的特殊性主要在于：一是既涉及記錄“歷史信息源”，又涉及在對這一信息源的記錄、研究和管理、利用中形成的固化信息。二是既涉及對藏品這個“物化的歷史”的直接客觀記錄（而非像書籍那樣是對歷史的間接記錄），又涉及對這一客觀記錄進行管理和利用活動的記錄和信息。三是其管理和利用既涉及信息和記錄，更涉及對“實物信息源”的相關使用，具有多樣性、多層次和復雜性。

因此，對博物館檔案的現代化管理和利用，主要是指在信息化時代，博物館在檔案管理過程中順應社會發展潮流，推動規范化、信息化建設，提升檔案管理工作效率和工作質量，加大藏品信息資源開發力度，實現博物館檔案效能最大化，進一步服務于社會發展需要，服務國家治理現代化需求。

一般而言，博物館業務檔案就其涉及的信息內容而言，除博物館機構運行信息外，廣泛涉及自然科學、社會科學和人文科學，三者分別對應了自然科學類、歷史類和藝術類博物館。這也是博物館業務檔案復雜性的一個重要原因。此外，我國各省、市的綜合類地志博物館的業務檔案則較為全面，具有較強的代表性。具體而言，綜合類地志博物館的業務檔案主要涉及以下兩方面：一是包括了歷史藝術和自然標本的藏品信息；二是博物館發揮收藏、研究、展示、教育等主要職能時直接形成的歷史記錄，涵蓋了陳展檔案、文保檔案、社教檔案、文創檔案、學術活動檔案等，例如藏品編目卡、藏品檔案、文物帳冊、文物普查記錄、陳列展覽大綱、講解詞、文物保護研究記錄等?，F代信息技術的發展和廣泛的應用，不斷影響綜合地志類博物館業務檔案管理和利用實踐，文博檔案的表現形式逐步由傳統紙質檔案過渡到文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式，業務檔案也由傳統的紙質檔案管理模式走向電子檔案管理模式、由實物檔案管理走向信息管理，博物館業務檔案利用的方式不再局限于借閱、查詢和編輯等，逐步走向檔案信息資源的共享，檔案資源的利用率有所提升。

從目前的實踐而言，博物館業務檔案管理和利用在走向現代化管理的進程中還存在一些普遍性問題，還不能滿足文博檔案現代化建設的要求。主要體現在四個方面：

一是檔案開發利用的主體單一化。雖然每個博物館館藏獨具特色，但是在資金、技術、研發人員等條件有限的情況下，博物館、檔案館、高校、研究機構等開發主體之間普遍缺乏聯動與合作，僅依靠個別博物館對館藏文物進行研究，造成信息的深度和廣度不夠，無法構建完整的內容體系、挖掘文化特色，以及對館藏背后的社會文化生活、社會發展與變遷進行系統化研究。同時博物館檔案資源的研究主體多以學者、高校、科研機構為主，研究成果偏向于藏品的歷史、藝術、科技等價值，開發主體少了社會民眾的參與，博物館業務檔案開發利用主體的思維受限，在一定程度上增加了檔案資源針對性服務的難度，不利于從博物館檔案社會化需求的角度來開發檔案，設計出滿足人民群眾精神需求的產品。

二是檔案的管理系統功能不足。調查顯示，數字化背景下產生了大量數字資源庫，但這些資源庫相互獨立、缺乏關聯，博物館日常業務的協同成本較高。由于缺乏頂層協調，各地、各部門的博物館檔案信息化軟件建設各自為政，使用網絡版所占比例極少，絕大多數仍以單機版為主，數據庫結構與數據庫管理系統存在差異，導致不同軟件系統的數據交換、共享不足以滿足社會公共文化需求。

三是對檔案的管理方式較為落后。博物館業務檔案內容豐富，形式多樣，各大博物館在開展業務工作后產生的文書檔案、藏品檔案、文保檔案 、社教檔案等由展覽部、文保部、保管部、公教部等業務部室各自保管，以便部室內部管理和使用，工作中“重藏輕用”，檔案利用率低。大數據時代下，博物館雖然開發了“博物館藏品信息系統”，對藏品檔案資源進行信息化和網絡化，以便于存儲和讀取檔案資源信息，但是能建設和開發藏品信息系統的僅為省級館或經費充足的大館，基層博物館還沒進入到數字化管理階段，或部分省級館藏品檔案雖數字化，但信息化程度跟不上發展需求，在實際工作中，發揮的是系統存儲功能，主要以電子文檔的形式展示檔案內容，缺乏檔案信息的深度理解和組織，為檔案資源的深度挖掘和開發利用帶來不便，顯然現有的粗放式博物館檔案服務方式不能滿足大數據背景下檔案信息化發展的需要。

四是檔案開發水平參差不齊。計算機技術對博物館檔案資源的開發密切相關，依靠技術手段，可以深入的挖掘和利用博物館檔案資源，發揮博物館檔案的信息資源的價值。目前，有的博物館對檔案的開發利用僅限于館藏文物、檔案資料進行簡單的陳列展示、匯總編研等，新技術對博物館事業發展的滲入相對緩慢，博物館的檔案信息進行的是碎片化的展示，缺乏內容研究和形式探索，資源利用率底。有的博物館主動與信息技術以及互聯網技術結合，利用科技的新成果，建立檔案數字化管理系統，通過先進的數字化技術，例如AI（人工智能）、VR（虛擬現實）、AR（增強現實） 人工智能營造沉浸式的展廳環境和多元有趣的互動體驗。

鑒于此，從加強博物館業務檔案資源開發利用、加強現代化管理和利用而言，可以從以下幾個方面來實現改進：

一是協調聯動機制，整合同行業檔案資源，加強檔案利用的協調統一?？脊?、文物、博物館工作本身具有跨學科、跨族別甚至跨國界的特點，加之資金、技術、人力有限，僅靠一個博物館開發利用僅僅是局部的，影響也只是小范圍的。因此可以進行跨界合作，甚至是跨區域聯動，例如館際聯動、館室聯動、館社聯動，與各級文物部門、檔案館、圖書館、高等院校、研究機構、行業協會、文化遺產基金會等機構合作，通過項目資助、課題合作、人才培養等形式，在技術、人員、館藏等方面實現優勢互補，協同完成博物館業務檔案收集、研究、開發、利用，甚至再創作，以此增強博物館業務檔案資源的學術價值，提升文博的檔案資源開發的全面性，使得檔案資源更生命力、更有溫度、更有想象空間。例如青海省博物館、四川博物院、甘肅省博物館等9家博物館共同發起成立的黃河流域博物館聯盟，通過發揮聯盟優勢，深入挖掘黃河文化蘊涵的時代價值，整合文物資源，在45家博物館親力支持下，開辦了“山高水闊 長流天際——長江流域青銅文明特展”，編研出版了同名展圖錄，通過呈現文物，解讀文物檔案信息，集中呈現了商周時期巴蜀文化、荊楚文化和吳越文化獨特的氣質及文明氣象，取得了良好的社會效益。

二是推動博物業務檔案數字化。博物館業務檔案的數據信息是開展博物館科學研究的一種有效載體，把業務檔案進行數字化管理，有利于發掘中華歷史文化，通過更加豐富的展現形式，滿足大眾對精神文化更高層次的需求[2]。因此，可以對博物館業務檔案進行數字化處理，即利用計算機技術、影像數字技術、數碼顯微技術、三維虛擬技術，以數字化應用信息系統建設為紐帶，對文物及歷史文化遺產加以數字化建模、數字展示，實現對博物館業務檔案資源的數字化存儲和使用，對石窟和相關文物進行數字化采集、加工和存儲，利用圖像視頻和三維展示技術匯集數據，構建共享石窟文物數字化資源庫[3]。通過檔案數字化不斷完善博物館藏品數據庫，為博物館數字檔案廣泛運用到考古測繪、美術臨摹、文物保護、展覽展示、文化弘揚等各個領域奠定基礎。

三是利用信息科學技術，優化“藏品信息源”檔案的生成和管理方式。歷史文物種類豐富、數量龐大，文物資源蘊藏豐厚，數字化后的數據庫資源具有非結構化、多源異構的特性，要實現對檔案資源組織方式的優化，需要對檔案資源進行“數據化”處理，即通過數據管理技術，構造基于數字人文研究的檔案資源組織系統，實現檔案資源組織方式的技術轉變。常見的數據管理技術包括文本編碼、語義描述、本體建模、數據庫建設、數據庫設計、多媒體搜索、數據看護與服務等[4]，通過將檔案數字資源從文件級轉變為數據級，將信息單元轉變為知識節點，將檔案庫變成信息語料庫，便于檔案資源的深度開發和利用。

四是搭建檔案信息資源共享服務平臺。將藏品管理、辦公管理、資源管理、文物保護、觀眾服務等數據統一到共享服務支撐平臺上，實現博物館數字資源管理、信息化管理、宣傳教育的有機融合，注重增強系統的兼容性、可擴展性、靈活性，為后續第三方開發服務系統提供支撐，使后續需要建設的系統能夠直接于平臺上開發、測試、部署、發布、監控和管理，以實現數據交換、功能集成、共享、利用、電子借閱等功能。例如全國不可移動文物資源數據庫、國有可移動文物普查數據庫、革命文物數據庫等。

五是科技賦能，提高檔案利用效率、拓展利用方式。數字時代的技術發展可以為博物館業務檔案資源開發利用提供技術支撐，博物館需要依托云平臺、5G網絡等新科技的應用，將常設展覽、臨時展覽搬至官方網站、微博、微信公眾號等多個平臺，讓觀眾們以“云參觀”“云刷館”的方式享受文化生活；將VR/AR等技術運用于虛擬講解、“復原”展品、“復活”展覽對象并與之互動，創建博物館AR游戲以及AR館內導航等活動[5]，把博物館從“提供信息”場域，提升到“體驗”場域，以便公眾更加直觀、深刻地通過檔案資源了解有關文物歷史文化知識。例如敦煌研究院推出的微信小程序“云游敦煌”、再現歷史圖景并虛擬重建的“再現圓明園”項目、蘇州檔案部門的“錦繡江南 古韻今輝——近現代中國蘇州絲綢檔案展”網絡三維虛擬展館等，都是通過科技賦能，提升檔案資源利用效率，讓公眾享受到高質量高水平的數字檔案利用體驗。

六是挖掘檔案信息資源，活化檔案價值。博物館每年的陳列展覽活動所展出的文物只是冰山一角，大部分在庫房“沉睡”，即便是展出的文物，多以簡短的文字進行背景介紹，無法引起人們強烈的興趣和好奇心，文物中所蘊含的文化價值傳播效果大打折扣。因此深入挖掘博物館業務檔案資源，解讀文物背后的故事，發揮檔案資源在理想信念教育中的重要作用，需要以館藏文物檔案為基礎，結合不同主體的陳列展覽編研主題出版物，將博物館檔案轉化為編研成果，如《走進最后的決戰》、《平津戰役故事》《張大千－留蜀精品》等書刊，這些書刊為以后的研究工作提供了重要的依據，有利于文化的傳承和弘揚，挖掘文物背后的精彩故事。

博物館業務檔案的現代化管理與利用直接關系到整個博物館的工作，對于保護和傳承人類文明的遺產意義重大，只有通過加大業務檔案開放力度、提高共享程度、建立保障機制，保證檔案工作與文博業務工作相互促進、穩步發展，實現博物館業務檔案現代化管理，才能提高博物館文化服務水平，促進文物事業高質量發展，才能踐行習大大提出的“讓收藏在博物館里的文物、陳列在廣闊大地上的遺產、書寫在古籍里的文字都活起來，豐富全社會歷史文化滋養”。