新時期教體局檔案收集與管理工作的探討

相洪敏

（青島市黃島區教育和體育局，山東 青島 266400）

對于教體局檔案業務來說，收集和管理檔案是檔案業務中的重要一環，如果無法將檔案的收集和管理工作做好，就極有可能致使后期的檔案無法整理清楚明白，甚至導致部分檔案丟失的后果，對于檔案的日后運用和保留帶來了嚴重的損害。所以教體局中檔案的收集和管理工作需要引起相關專家學者的重視，并通過實地考察、多處走訪的方式對現存問題全面掌握，之后針對已經出現的問題和有較大可能發生的問題進行探究，最后提出有實踐意義的解決方向和建議。

一、教體局檔案收集和管理過程中應遵循的原則

1.保障其內在緊密聯系

教體局檔案的收集和管理工作應該按照長期以來檔案業務形成的客觀規律辦理，并保存其內在聯系，并根據客觀規律和內容的不同對其進行系統的劃分。因為檔案的收集和整理是為了更高的使用并留存檔案。根據這個規律，所以工作人員在工作中實踐中，需要經常學習前人留下的檔案業務收集和管理規律，并根據實踐自己總結內在聯系，根據教體局檔案的特點和需要對其進行有序歸檔，并保障能夠在有需要的時候快速、完整地找到全部所需檔案，減少檔案不全、無法找到檔案的情況發生。

2.價值的合理劃分

教體局工作人員在檔案整理的過程中，需要嚴格遵守相關的規定和條文，對不一樣的檔案的成分構成和范圍進行按類處理，在按照類別進行整理后，還需要在檔案中標注收入時間。對不同類型的檔案進行分類后進行整理，能夠將同類型的檔案整理的更加清晰，為日后使用提取檔案做出較好的鋪墊。檔案在收集完成后，就已經存在價值，而只有將檔案整理得清晰明白，便于后續使用才能真正體現出檔案的有效價值，為我國教體局檔案做出應有的貢獻。

3.便于管理和運用

在檔案管理的過程中，相關負責人的主要職責是確保檔案可以順利使用和快速查找。這是檢驗檔案收集和管理是否合格的標準之一。管理和使用兩者是相互配合、缺一不少的關系，只有兩者相互依存才能達成最佳的使用效果。所以相關工作人員應該善于將兩者結合起來共同管理，不能有一方重要的思想傾向而選擇輕視另一方面。同時在部門檔案業務中，十分重要的工作原則之一是不能忽略分類處理的工作原則，相關管理人員需要按照利于存儲的基本原則為出發點，這樣對于實現文書檔案的收集和管理具有十分明顯的幫助。

二、當今檔案的收集管理中存在的問題

1.對檔案整理歸檔工作的重要性認識不夠

在當下，目前我國的一些教體局對于檔案收集和整理工作認識并不到位，也沒有真正明白該工作的重要性。由于認識意識的不到位，導致檔案收集和管理工作并未納入正式議事日程?；诖爽F狀，檔案收集和管理工作較難獲得其應有的支撐，資金投入也相對困難，工作模式仍舊停留在二三十年前的舊時代，而有關引進資金和設備的投入以及機構優化更是難上加難。上述現狀是檔案收集和管理的工作效率和工作效果未能完成既定目標的主要原因。此外，現如今在檔案收集和管理工作中沒有現代化的科學思想指導，便無法真正發揮出檔案應該具備的相應屬性，在較為傳統的檔案收集和整理工程中，對于檔案的標準要求不高，收取上來的文件格式各不相同，針對此問題，需要對檔案工作進行徹底創新，使之成為符合現代化科學理念的教體局檔案收集和管理。

2.文書檔案的整理歸檔制度不完善

在當今時代，教體局檔案的收集和管理工作相對復雜且有一定操作難點，檔案工作牽扯的事情多、責任部門多、流程也相對雜亂，在現實的工作中，很多部門對于檔案工作的價值并沒有提升到應有的位置上，并且沒有清晰的管理制度?；诖爽F狀，在教體局管理檔案的過程中很容易出現問題，如檔案收集困難，一些老師和學校不按規定時間上交檔案；沒有聯系性，部分教體局在收集檔案的過程中，只是階段性的將檔案收集，并沒有將工作設為常態化階段；收集上交的檔案也缺乏完整性，檔案未能完整記錄整個事件的全部，僅僅將一部分檔案收集歸納。上述這些都在一定程度上影響了檔案收集和管理業務的效率，也在一定程度上影響了其最終結果。而且，一些教體局單位其內部檔案業務也存在一些條文上的漏洞，之前的管理方式和管理角度和當今社會需要的檔案業務發展已經脫軌，傳統的檔案業務更重視對簡單文書檔案的收集、管理，只是將檔案粗獷的收集起來，而對于如何使用檔案，如何使檔案發生更好的價值并不重視。另一方面，制度的不健全，使得檔案業務缺少監管，致使相關工作人員在操作檔案的過程中缺乏嚴謹性，并有少部分工作人員工作態度不端正，經常出現工作問題，或者因為粗心的情況導致檔案出現數據錯誤的現象，而且有一部分工作人員在工作中不清楚檔案工作的價值和意義，最終導致檔案資料遺失或者出現錯誤，從而喪失了檔案的記錄價值。上述現狀對于檔案業務而言，都不利于其健康長久地發展[2]。

3.收集檔案的工作方法不規范

從教體局中的各個部門收集檔案是檔案業務的重要工作之一，檔案業務是文書工作的延伸之一。但在現實操作內，很多檔案資料因為各種原因未能及時送到指定管理部分，出現了很多工作中不配合或者難操作的現狀，由于這些現實情況的制約，導致檔案收集和管理工作出現很多現實中的阻力和難點[1]。在當下這種缺少部門間有效溝通和調和的現狀下，一些教體局檔案部門缺乏檔案意識，員工之間的工作操作未能及時有效溝通，各學校和教師上交檔案時的紙張、裝訂、格式、行距等格式不一致，間接導致了上交檔案不一致或缺乏資料的情況產生，最終導致檔案收集過程不順、檔案整理過程難度大的結果，而且伴隨著這種情況而來的是其檔案準確性不強。此外，目前我國教體局中的許多資料都是按照每年的文件進行處理，而不是根據其內容的方向和條文進行整理規劃，導致各個檔案出現一定間隙，并根據內容進行緊密的分類。再加上教體局工作細，文件資料也更為零散，信息材料、檔案制作不規范、分類不科學等問題，極大程度上導致檔案管理過程中困難，效率不高。同時，在當今時代，隨著時代的進步對于檔案的管理也有更復雜的要求，傳統的人員操作和紙質檔案收集的歸檔方式和當下網絡信息技術運用下的文件、檔案工作部門的辦公需求有所不同，也無法使用紙質文件對文字記性計算機搜索的需求。

4.檔案收集和整理工作人員綜合素質需不斷提升

檔案的收集和管理最終都需要人進行操作，而檔案業務的效率也和工作人員的專業水平和職業道德息息相關。但是在現實生活中，由于之前的宣傳、教育工作不到位，部分教體局對于將檔案收集和管理的工作重視程度還有待提升，雖然大部分教體局都設立了相關檔案管理部門，但是部分教體局還是沒有聘用專業的工作人員對其進行專業的管理，甚至有教體局工作人員在完成本職工作后兼職管理的情況。由于部分兼職員工并沒有經過專業培訓，而且也沒有進行技能培訓，直至檔案管理人員的專業技能與當下社會對檔案的要求不一致，而且會出現對檔案分類、立卷等方面缺乏系統的了解，這樣的現狀，不僅導致檔案資料出現工作效率的問題，而且也會出現一定的信息錯誤或疏忽等情況的發生。有的教體局雖然在檔案管理工作中聘用的專業的檔案管理人員，但是少部分工作人員由于沒有認真負責的工作態度、導致具體工作人員在工作中態度不向上，只做表面功夫，為檔案收集和管理的工作造成了一定負面影響。

三、檔案收集和整理的優化方式

1.轉變觀念，提升思想認識

做好檔案的收集和管理工作的最重要一點便是強化工作意識和工作責任心。各教體局的工作人員都應該將檔案收集和管理的重要性放在心中，從本質上改變現在我國相對落后的檔案收集和管理理念。需要用科學、現代化的思想作為檔案收集、管理工作的指導，通過仔細收集檔案、認真管理檔案，并對檔案進行有效管理，增加創新模式，關注整體檔案工作。此外，需要從人員和有關工作設備入手，盡可能保證檔案工作的資金能順利使用，進一步確?，F代化、科學管理觀念在整體工作中順利進行。因為只有將正確的觀念和思想落實到工作中，并改革工作模式，才能確保檔案工作順利進行。各級有關領導和管理部門應該了解檔案工作的重要性，時常在工作和生活中有意識地對員工進行宣傳和督促，幫助相關工作者可以從內心中了解并意識到檔案管理意義和作用，并清晰了解檔案收集工作為日后工作所帶來的幫助，從認識上確認工作的必要性，督促其按時將相應資料上交整理存檔。此外，在檔案收集和管理過程中，領導應該經常指導和督促工作人員積極進步，謹防其出現思想意識與需求不符的問題，進一步督促工作人員按照時間規定對檔案進行收集和處理，并解決其可能發生的問題，進一步推進檔案工作的順利進行。

2.建構相對完整的檔案收集和管理工作制度

在實際工作中，檔案工作無法順利開展，其中很大的問題之一在于有關檔案收集和管理制度不完善。檔案收集管理工作內容復雜，細節繁多，如需要進一步將檔案工作提升至規范化行業，必須建設有法可依的規章制度，所以，應該在工作中盡快建設檔案收集和管理制度，將檔案收集的辦法、有效期限、負責人等相關內容明確，如此才能對檔案收集和管理工作進一步推進起積極意義。第一，應該具體情況具體分析，根據教體局檔案工作的具體執行情況，設立符合員工希望和便于工作進行的工作流程，將檔案如何收集、何時收集、如何整理、何時整理等規定明確。第二，應該在各部門內形成有效的交流方式，幫助各學校和教師能夠在第一時間將應收資料提交至教體局檔案部門，在提交材料的過程中，教體局檔案工作人員應做好相關記錄，確保檔案信息明確。同時還應該重視突發或臨時檔案的管理，臨時檔案容易被工作人員忽略，所以更應避免找不到或丟失的問題出現。第三，建立檔案管理獎懲制度，時刻對檔案工作者的工作態度、工作方式進行程度有所檢查，做到獎懲分明，進一步提升有關人員的工作積極性，達到檔案質量進一步提升的目的。

3.使用現代化、科學的收集和管理方式

在當今時代，應該進一步提升檔案收集整理程序和歸檔工作模式，提高工作效率。為了進一步推進檔案工作的實際可操作性，應該將當前的工作程序進行一定整合，調整為簡便、明朗、有效的工作程序。第一，提升檔案業務的整體狀態，在具體操作中應該將傳統的收集模式進行改革，使用創新的收集模式，盡可能規避不必要的麻煩出現。第二，全面系統化整理模式是檔案整理工作的最終追求，在整理檔案的過程中，不能只關注檔案表面的聯系，應該重視檔案內部存在的相同點，注重其內在規律性和聯系性，按照其內在規律和聯系進行整理，并盡可能提前做好檔案前期準備工作[3]。同時，在開展檔案收集和整理工作時，現代化科學的立卷分工管理方式是工作人員應該善于使用的，創建檔案部門最后集體收集和各部門提前收集的制度，確保工作順利進行，責任明確。文書檔案中極其重要的、

具有全面性和綜合性價值的檔案由檔案部門統一集中歸檔管理，而針對專業或相對特殊的檔案，可以根據現實狀況、現實性質，由各部門整理之后，再交由檔案管理部門歸檔。

4.提高檔案收集整理的信息化

當今時代，隨著科學化的快速發展，信息化是檔案收集和整理的一大特點，信息化已經與我們工作生活息息相關，它不僅使得經濟快速發展，而且隨著時代的變化，人們對檔案收集和管理的要求也與日俱增，要求的不斷增高，以往的檔案收集和管理模式和當今社會的發展已并不一致，所以在完善檔案管理系統，推動檔案管理信息化建設的進程，是教體局檔案管理中必不可少的一環，教體局應該使用更為先進的信息收集、傳輸、整理、歸檔技術，進一步提高檔案收集質量與效率。此外，教體局應當盡快引入信息化技術設備，通過信息化設備研發運用文書檔案信息資源收集、歸檔、保存、管理的新模式，與傳統的文書檔案收集整理模式區別開來。

結語

新時代科技發展和網絡技術的進步為檔案收集和管理工作帶來了全新的機遇和挑戰。相關工作者應把握好機會與挑戰并進的機遇不斷學習，明確檔案收集和整理的基本原則，將工作遇到的問題及時解決，使用科學的檔案收集和管理方法，推動檔案收集和整理工作的創新和發展。