強化檔案審核工作提升干部人事檔案管理水平

晏春明

（廣安區人力資源服務中心，四川 廣安 638500）

目前，要確保干部人事檔案管理工作的順利實施，提升干部檔案管理的質量與效能，必須加強檔案審查工作能力，清醒地認識并強化對干部人事檔案管理。通常干部人事檔案管理應當具備很高的完整性、真實性，才能得到有效利用，這必須建立在不斷提高人事檔案管理水平的基礎上。從實踐看，新時代干部人事檔案管理中暴露出的各種問題，需要通過改革加強檔案審查，提高管理水平，以推動干部人事檔案管理的持續開展[1]。

一、加強干部人事檔案審核的重要性

檔案審核工作作為檔案管理的關鍵部分，對于提升檔案管理水平有著重要的影響，需要相關人員予以高度重視。在審核干部人事檔案過程中：緊扣“三齡二歷一身份”開展工作，重點審核干部的出生時間、參工時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、家庭主要成員等重要信息，尤其要注意審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準確，重要原始依據材料是否完整規范等，對干部重要信息真實性存疑的，干部本人要作出書面說明，由組織進行調查核實，根據中組部相關政策填寫《干部人事檔案專項審核認定表》，交干部本人核對并簽字確認，每卷檔案必須經過初審和復審，且初審人和復審人要簽字確認。通過強化干部檔案審核管理，就可以從根本上解決干部人事檔案管理中存在的問題[1]。而通過規范檔案審核管理的工作方法，就可以提升干部人事檔案管理的正規化管理水平。所以，一定要加強檔案審查，提高干部人事檔案的管理水平。進一步強化對人事檔案信息的充分掌握，把人事檔案中“三齡二歷一身份”的信息用文字的方式匯總表達，具備了強烈的指導性、舉證依據、借鑒意義以及相當的法律效力。由于人事檔案直接關系到社會保障和民生，同時存在著原始性和歷史性。準確、真實的檔案資料能夠在建立人力資源時起到有效幫助。通過開展人事檔案審核，還能夠對歷史檔案等資料信息中出現的問題加以核查、改進，以便更有效提升人事檔案服務質量。在這一流程中，還能夠更進一步增加人們對人事檔案工作的進一步認識。

強化檔案審核，將能夠有效提升干部人事檔案管理質量，高效運用人事檔案信息資料，為人力資源管理機構實施各類人事工作提供全面可信的數據服務。同時，經過對干部人事檔案信息的嚴密審查，也能夠在一定程度上提高人事檔案的穩定性、可信度與完整性，并有效提高人事檔案信息質量與統計效率。而專業的檔案管理人員則將負責人事檔案審查、整理和分析工作，從大量實踐中提升他們的綜合素養，進一步提升干部人事檔案管理工作水平。

二、當前干部人事檔案管理審核工作現狀分析

1.缺乏管理意識

目前，在開展檔案管理過程中，檔案管理部門及管理人員普遍缺乏管理意識，因此，干部人事檔案工作人員的檔案管理能力比較弱。一般而言，按照規范檔案室必須堅固、耐火和防潮，并配有鐵質文件柜。而庫房面積每千卷需二十至二十五平方米，庫內還必須配備空調、除濕及滅火器等設備。但其實不少單位的干部人事檔案室內條件都很差，達不到一定要求，而且缺乏專門的檔案空間，因此整理和查閱干部人事檔案的空間也十分狹窄。人事干部檔案通常記載著干部人事的全部情況，必須盡量充分地挖掘，多方面的表現，以作為選拔使用、安置人員的重要依據。但在具體操作時，往往出現不同程度的遺漏，導致檔案信息不完整。此外，由于干部人事檔案管理信息化建設水平相對較低，人工管理仍為主要方法，只是在電腦中輸入一些基本的個人信息，并創建一個簡單的檔案索引目錄。沒有運用到現代信息技術，建設檔案信息數據庫，在檢索干部人事檔案信息時，仍需查找紙質檔案，費時費力。導致干部檔案利用率低，削弱了檔案的基本功能[2]。

2.檔案材料內容缺乏完整與規范性

就目前檔案管理工作來看，干部人事檔案資料殘缺不全的情況相當常見。其中，比較常見的是沒有學位或者從事科研工作所取得的學歷資料，如沒有學位的文件或者研究生申請書等。崗位調整資料匱乏人員介紹信，領導工作介紹信，干部調動文件等，都是關于干部工作崗位調整的重要資料，調動材料丟失的問題在各部門中普遍存在。

高校學生的注冊證、勞動合同、基本養老保險繳納憑證和終止勞動合同，而且有關資料缺失非常常見。由于干部人事檔案管理并不完善，所以干部人事資料審查主要核實“出生時間、工作時間、入黨時間、工作經歷、學歷、干部情況”等關鍵信息。主要方式是將個人資料上原來的信息與最近的信息進行對照，看是否存在信息不一致的情況。在干部人事檔案審核實踐中可以發現，干部人事檔案審核能力不足是檔案管理中比較常見的問題。例如，對干部人事檔案進行“三齡、兩歷、一身份”審核，是檔案管理的重點[2]。從內容上看，在認定“三齡”時，往往存在個人資料記錄不一致、年份不同等問題，如混淆農歷和公歷等，缺少與學業信息相關的證明材料，如未注冊登記表、畢業登記表等。簡歷中有支持材料，但在給定的簡歷中沒有適當的工作經驗，導致在任何給定時間點的經驗不足。干部身份認定，干部個人檔案中沒有干部任用的蹤跡信息，部分備案信息未按要求規范填寫，甚至更改。一些檔案材料印章不全，需加蓋部分部門或單位印章，個別部門或單位印章遺失，或者一些干部人事檔案存在沒有參考價值的文件，導致歸檔數據文件復雜。

3.相關機制急需完善

最高層次的檢定審核制度的建立，充分體現了干部人事檔案管理工作的實際需要。但一些地方檔案管理機構卻不重視館藏資料的規范性和真實性。建立審查機制時，既無法提高其效益，也無法充分保證檔案的卷宗價值，不能反映其自身使用的價值。許多檔案管理與審核方法的制定不能分析其對組織人員業績的作用，特別是干部人事檔案方面，這使得在檔案審核工作實踐中不能把握其資源使用的價值。也有部分檔案管理人員在核查工作中沒有深入研究歸檔實施方向，只是根據系統設計方案對檔案管理進行創新，難以為檔案干部提供參考。

三、強化檔案審核工作提升干部人事檔案管理水平的方法

1.增強管理意識

干部人事檔案審核涉及的內容多種多樣，業務量大，政策性強。所以，開展更有效的干部人事檔案審核工作，就需要在國家審核機關的統一領導下，認真組織好審核隊伍，積極開展干部人事檔案審核工作。并經常開展匯報會，認真聽取審核工作匯報，及時總結工作中出現的困難情況，并指出具體解決辦法，以使干部人事檔案審核工作順利完成[3]。建立專用的檔案查閱區、檔案管理工作人員辦公區和檔案保管處。并建設牢固、耐火、防水的專門檔案倉庫，并安裝鐵質檔案柜等，完善庫房空調、除濕、消防和溫濕度測量裝置等設施，避免庫房潮濕。采用高溫高濕、照明、防潮、抗霉、防蟲、防塵以及防有害空氣等的方法，及時處理實際問題。在檔案管理人員結束工作后，應注意及時關閉檔案庫設備電源，禁止擺放茶杯、食品，禁止抽煙等。安裝監控和防火墻，實現干部人事檔案管理安全、科學和便捷。

2.構建現代化的檔案管理思維

在干部人事檔案審核過程中，要求工作人員具備較強的審核能力，這是確保檔案管理結果準確的基礎。就目前干部人員檔案考核工作的實際狀況來看，為了進一步提高審核質量，需要建立現代化的檔案管理思維，加強對審核項目各個環節監管，從而推動干部人事檔案管理工作的順利實施。在實際的檔案審查管理中，需從干部人事檔案管理工作人員思想入手，轉變傳統的管理觀念，積極將現代管理理念引入人事檔案管理中。干部人事檔案審查人員也要深入做好審核管理，以提升檔案管理服務質量。在干部人事檔案審核工作中，各級主管部門也要相應擴大對基層檔案審核工作人員的管理職責，讓他們在工作上具有相應的自主性。在檔案審核工作中，應基于《干部人事檔案工作程序規定》要求的基礎上，對干部人事檔案的接收、使用、交接、保管、歸集、整理和歸檔等方面進一步加以規范，建立健全干部人事檔案審核、資料收集及檔案交接等多項工作制度。認真完善工作賬簿，確保干部人事檔案規范有序，保證檔案工作準確實施，使檔案審核工作真正起到積極的效果[3]。此外，還要加強完善干部人事檔案信息化建設，運用現代信息技術，改進工作方法，優化工作流程，提高干部人事檔案管理和利用效率。

3.加強信息技術的應用

在人事檔案審核工作中，應用信息技術，是為了充分發揮信息化管理的作用。因為領導干部經常會調整，工作崗位也會變動。所以，干部人事檔案中的個人信息存在較大的不確定性，若在干部人事檔案審核中仍采取傳統的人工操作模式，不但會影響審核效果，而且還無法提高審核的準確度。但使用信息化系統的好處是信息的傳播速率較快，可以通過使用干部人事檔案管理專業應用軟件，來提高審核效率及審核質量?，F代信息技術的廣泛使用對于保證干部人事檔案審核過程標準化、優化發展等方面都有著重要的作用。因此，當前應繼續加快推進檔案管理信息化建設，應用信息技術，明確組織性質，構建適合本單位的檔案管理信息平臺，并不斷完善干部人事檔案管理專用管理模塊，把在管理中掌握的各種檔案信息統一錄入指定信息庫，并妥善進行記錄工作，以更有效地管理檔案信息。另外，在檔案管理工作中，要不斷完善自身檔案保護機制，并建立干部人事檔案審查模塊[4]。由于檔案信息系統的建立，外部數據信息以及各種信息源均能夠在網絡平臺上資源共享，并且能夠隨時查詢。如要檢索干部人事檔案資料，可以使用操作程序開展檢索操作，這樣不但能夠迅速查詢資料，而且能夠自動檢索，大大提高效率。通過使用干部人事檔案檢索功能，可以與系統中存儲的數據進行比對，使得各種信息一目了然。并確保干部人事檔案在查詢過程中，具有較高的安全性和可靠性。

4.完善干部人事檔案信息采集制度

當前，我國事業單位正在緊鑼密鼓推進公開招聘制度。事業單位內部人事變動時有發生，崗位突變屢見不鮮。日常工作中也有很多培訓和考核，干部人事檔案十分復雜，難以保證干部人事檔案的完整性和真實性。因此，要不斷創新工作方式，轉變檔案信息收集方式，認識資料形成規律，主動收集人事檔案。密切關注專項工作和重點工作開展情況，按照檔案信息形成規律及時收集材料。加大干部人事檔案宣傳力度，進一步強化征集和補充干部檔案資料的力度，逐步完善干部人事檔案資料，提高干部人事檔案資料的真實性和完整性。此外，要按照相關要求調整干部人事檔案范圍，提高人事檔案利用率。例如，建立干部最新業績檔案制度，及時更新整理干部工作業績和任務完成情況，及時更新真實反映干部學歷和各類職業資格考試情況的相關信息。同時適當放寬管理，比如放寬干部檔案紙張規格的硬性要求，以前歸檔的材料不需要完全按照統一標準裁剪裝訂，因為有些材料裁剪后，破壞原有檔案的完整性，最終形成的檔案信息采集責任制，明確干部人事檔案材料移交的責任人，密切配合相關業務部門，協調分工，制定相應的制度規范[5]。在收集檔案資料時，應將各方面的工作有機結合起來，以充分保證館藏資料的完整性。

5.加強對檔案管理者專業素質的培養

要提高檔案管理的科學化水平，還需要進一步強化檔案管理隊伍建設工作。在干部人事檔案管理的專業隊伍建設中，要加大對具備檔案專業背景和有關知識的人員的引進。經常開展干部人事檔案管理工作者的業務培訓，使他們提高知識技術水平和工作業務水平。各相關單位和行業之間也要不定期召開有關研討會，介紹有關干部人事檔案工作方面的管理方法與心得，以增進人員交流學習。干部人事檔案屬機密資料，選拔干部人事檔案管理人才時，著重選用政治素質高、作風過硬、責任心強和保密意識強。檔案管理工作是高度政策導向和專業的工作，作為干部人事檔案管理工作人員，應當具有過硬的知識水平和堅實的業務能力，以此增強檔案管理工作人員的業務能力，提升干部人事檔案綜合管理水平[5]。由于檔案事業較為單一，檔案工作更需要細致。要多關心檔案管理人員，在思想上鼓勵他們，在生活上關心他們，切實解決他們工作和生活中的困難和問題，確保他們全身心投入工作，進而形成一支素質高、業務精、愛崗敬業和嚴于律己的干部人事檔案管理隊伍。此外，檔案內容的完整性和真實性，是干部人事檔案合理利用的關鍵，而提升干部人事檔案審核工作質量則是能達到這一目標的重要途徑。相關人員在進行初步審核干部人事檔案時，必須嚴格按照中央組織部審核標準執行，開展審核工作，并驗證注冊表。按照審核內容和要求逐卷逐頁展開審核工作，出現問題詳細記載，確保每一個檔案有初審人和復核人簽名。

結語

綜上所述，現階段，要提高干部人事檔案管理素質，必須了解加強檔案審查工作對提高干部人事檔案管理素質的關鍵作用。檔案的有效審核是現代檔案管理工作的重要環節，應當逐步加以調整和完善，保證檔案內容的準確性，從而加快實現對檔案價值的轉化，推動干部人事檔案水平的提高。