利用審校軟件提高編輯效率的探索

摘要：隨著圖書出版行業對圖書質量的重視程度不斷提升以及科技的快速發展，出版業正經歷著由高速增長階段轉變為高質量發展階段的關鍵時刻。此過程中，許多出版社已經逐步順應這一進程開展出版轉型工作。編輯工作效率的提高在出版業轉型升級過程中作用關鍵，在出版業高質量發展背景下，編輯善于利用合適的審校軟件對提高工作效率和圖書編校質量具有重要的意義。文章結合具體實踐，分析審校軟件在編輯出版工作中對提高工作效率的作用，得出合理使用審校軟件對工作效率的提升有較大幫助，不僅可以縮短出版周期、提高圖書質量，還可以不斷提高編輯的工作效率。文章從審校軟件的特點和優勢、利用好審校軟件的基礎功能、使用審校軟件提高工作效率的探索、差錯實例分析等方面進行了分析，同時提出，因審校軟件自身的局限性，如誤報率較高、字詞審校之外的能力偏弱、普適性較低等，編輯不能完全依靠審校軟件，而是應結合文章語境靈活運用等建議，旨在為同行提供參考借鑒。

關鍵詞：審校軟件；編輯；工作效率；圖書質量；高質量發展；差錯實例

中圖分類號：G230.7 文獻標志碼：A 文章編號：1674-8883（2023）04-0225-03

隨著圖書出版行業對圖書質量的重視程度不斷提升，出版業正經歷著由高速增長階段轉變為高質量發展階段的關鍵時刻。圖書質量是一個出版社的生命線，而內容質量又是出版物的靈魂所在，如果完全由人工進行編校質量把關，勢必影響工作效率。智能審校軟件的使用可緩解編校人員的工作壓力[1]?，F代科技迅猛發展，越來越多的工作可以通過人工智能完成，把人從煩瑣重復的勞動中解放出來[2]，使其有更多精力去檢查書中的知識性錯誤等。

圖書出版過程中，編輯的工作十分復雜。一名編輯可能同時運作三五本甚至十幾本圖書。因此，對于如此忙碌的編輯工作，借助電腦技術對其進行優化是極為必要的[3]。圖書編輯要想進一步提高工作效率，就要及時轉變工作方式[4]。筆者單位在2020年8月初步嘗試使用審校軟件以來，通過兩年多時間，已逐步熟練并積累了相關經驗。為提升編輯整體水平，提高圖書質量，筆者現結合具體實踐作出相關分析，探討審校軟件在編輯出版工作中對工作效率的提高起到的作用。

在出版行業高質量發展要求背景下，圖書編輯要將質量意識根植于內心深處[5]。筆者單位所使用的審校軟件，為編輯在圖書出版過程中提高工作效率提供了有益幫助。

圖書出版編輯工作中審稿是開端，也是最為重要的工作[6]。編輯收到符合出版要求的稿件后，可以先利用審校軟件對常見的錯別字、敏感字等進行檢查，還可以檢查文檔中的阿拉伯數字及英文字母等是否使用全角或半角格式，一鍵審校文檔中可能存在的內容重復、邏輯錯誤和字詞錯誤等。軟件還能找到文章中出現的敏感詞，規避潛在的出版風險，不斷增強自身的政治意識[7]。

對稿件進行全面檢測后，及時糾正稿件中可能出現的錯誤問題，幫助編輯找到不符合文章邏輯關系的句子及錯誤的文字等，編輯根據檢查結果進行獨立或批量修改，節約編輯加工時間，也可減輕后期排版和校對人員的工作壓力，縮短出版周期。

一般審校軟件的基礎功能主要包括自動化排版、邏輯檢查、格式檢查、知識性檢查、上下文查重等，編輯利用好這些基礎功能，可為工作提質增效。

（一）自動化排版

叢書項目出版是出版社的重要工作之一[8]，在處理重要且緊急的稿件時，如叢書申報出版基金等，要在規定的時間內提交稿件，但經常會遇到作者交稿時間較晚、多個稿件需先完成排版再提交等情況。面對多個稿件同時需要排版的情況，如果將稿件直接交由排版公司，不但時間得不到保證，還會產生大量額外費用。

此時，編輯可根據系統內圖書的類別，如人文、社科等，再選擇開本、版式風格等，將所需文件導入系統，就能提前確定成書樣式，快速得到不同風格的版式文件，還能保證不同文件格式之間內容的統一性，從而有效避免傳統出版流程中因多工序編輯加工出現內容不一致的現象，通過自動化排版，可有效保證緊急稿件的有效運轉。

（二）邏輯檢查

使用審校軟件之前，稿件中所有圖片、表格、公式等的序號書寫是否連續，體例及格式是否一致，參考文獻序號連續性等需要編輯自行核對。由于篇幅大，標題層次多，圖表羅列頻繁[9]，邏輯檢查功能可自動將稿件內容按文章的結構進行結構化，如有邏輯差錯，則能快速識別出來，保證圖書體例規范、文字內容正確[10]。此時，編輯可以重點檢查不符合邏輯之處，如有錯誤，及時在電子稿上修改。

（三）格式檢查

稿件中常會出現所包含的圖、文、表等格式不統一的情況。面對這種問題，應積極使用編校軟件，規范稿件格式[11]，為了快速使稿件規范化，可以利用全半角檢查、千分位檢查、單位間隙檢查等格式檢查功能。編輯查錯糾錯有多種方式[12]，如果有的稿件數字過多，按照行業規范需要對數字統一添加千位分隔符，這時如果依靠編輯人工添加，易出現遺漏和錯誤，且需要耗費大量時間。此時可使用千分位檢查，能快速識別數字，通過批量方式統一添加，不但提高了速度，還保證了質量。

（四）知識性檢查

在稿件加工過程中，知識性內容的差錯較多，編輯需要借助各種手段反復核查其準確性。此時可利用知識性檢查功能，如歷史紀年、公元紀年等，判斷其內容是否正確，為識別出的部分錯誤提出修改建議，并快速定位錯誤，編輯可在電子稿上直接修改，避免因知識結構與稿件不符出現知識性差錯現象，極大地提高了內容的準確度。

（五）上下文查重

上下文重復問題有時對編輯來說是一個不小的挑戰。實際工作中，如果編輯收到一部匯編的稿件，易出現內容高度重合的現象，這時需要作者對整個文稿進行統稿，但僅靠作者或者編輯個人很難完全消除這種重復。此時，可使用上下文查重功能?？焖贆z查出整篇稿件中的完全重復內容、疑似重復內容，可以根據報告中不同程度的重復內容進行修改或刪減。若重復內容較少，可以先在紙稿上作標記，在加工稿件時根據正文結構及重要程度適當修改。如果文章重復內容較多且編輯不易認定哪些需要刪減或修改時，可將稿件退還作者，并附查重報告，由作者本人修改，嚴格落實各項出版規定，認真把好圖書內容質量關[13]。

作為圖書出版的編輯人員，除要具備基本的文字素養外，還要具備一定的信息技術能力[14]。一部稿件經初審后若符合出版要求，可首先定位圖書內容、性質、功能等，為后續提高工作效率奠定基礎。

（一）預排版，明確圖書定位

為了明確圖書的市場定位，筆者使用審校軟件對文稿提前進行版式設計，確定成書的樣式。為了達到此目的，需要預估全書的版面字數和頁數，根據成書設想，如開本尺寸、版心大小、正文字體字號等，通過參數設置，可對稿件進行粗排版，以確定全書的整體篇幅。如插圖較多，可適當增加或減少頁數，如篇幅超出設想，為避免因高定價影響圖書市場定位，可與作者溝通適當修改，刪減字數，或通過調整版式達到成書最終要求。

（二）審校差錯，提高效率

對于書稿，每個出版社根據實際情況采用了不同的方式，有的出版社已經實現了在線審稿及編輯加工，而有的出版社仍傾向于在紙面上進行。筆者所在單位目前采用的方式是紙面審稿及編輯加工。在編輯加工前期可利用審校軟件對稿件進行基本的糾錯，通過分析審校報告，對于明顯的錯誤，或者是能批量替換的差錯，先在電子文件上修改一遍，而后再打印紙質稿件，在紙質稿件上進行細致的編輯加工，可以為后期工作減負，提高工作效率。

（三）審校軟件的實際應用

編輯收稿時以word格式的稿件居多，編輯加工稿件前，轉變圖書編輯工作方式[15]，可先使用審校軟件查錯。

第一，打開文檔后，在審校系統里選擇“設置”選項，審校項設置欄里包括字詞符號檢查、敏感內容檢查、知識檢查等二十余種審校項，此時要根據文章內容性質，重新設置審校項，使審校結果更具針對性，以滿足不同稿件的審校需要。

第二，作設置后，此時可使用一鍵審校功能。一鍵審校能對設置項中的所有審校項進行審校，審校結束后，word文檔的右側便會出現審校結果，包括字詞符號、一致性檢查等。

第三，對于字詞符號，可從多維度檢查及修正語句，以提高準確度。類別包括敏感詞檢查、重點詞檢查、易錯詞檢查、標點符號檢查等。結果按頁碼順序列出可疑之處，并在文中提示對應位置。

對于以上審校結果的每一項內容，可以逐個瀏覽一遍，當建議內容經編輯確認為應該修改時，可以在前方的方框處打鉤，再點擊“修改”按鈕，這時稿件中的內容則同步修改，免去編輯在紙質稿件上人工再修改一遍的煩瑣。

編輯對稿件進行一鍵審校后，可查出大量平時不易察覺或常被忽略的錯誤，以下若干不同類型差錯實例，均為筆者在日常編輯工作中遇到的，可見利用好審校軟件對提高圖書質量及提高工作效率有重要作用。

例1：易錯詞檢查

狠抓建筑施工安全為切入點，深化工程招投標制度改革，促進建筑產業提質增效。

解析：招投標，建議修改為“招標投標”。

例2：敏感詞檢查

河北省的一家鋼廠被國家工信部樹為鋼廠與城市協調發展的典型。

解析：國家工信部，建議修改為“工信部”。

例3：異體字檢查

唐代皇帝也因此經常敕賜，“每年勅使送五百領袈裟，表賜山僧”。

解析：勅，建議修改為“敕”。

例4：語義重復

這其中，寺觀塔幢、壇廟祠堂等各類古建筑占了很大的比重。

解析：這其中，建議修改為“其中”。

例5：疊義疊詞

即便建筑師曾在西方接受完整的現代建筑教育思想，可貴的是是他們對于民族形式的探索。

解析：是是，建議修改為“是”。

例6：繁簡誤用

“代宗廣德元年（763年）十一月，土番陷京師?！?/p>

解析：廣，提示為“廣”；師，建議修改為“師”。

例7：公元紀年錯誤

對“金頂三相”最早的記述可以追溯到南宋范成大在淳熙四年（1154年）游覽峨眉后的記錄。

解析：淳熙四年（1154年），建議修改為“淳熙四年（1177年）”。

例8：涉及重大概念提法

如何鞏固深化“不忘初心，牢記使命”議題教育成果。

解析： “不忘初心，牢記使命”，建議修改為“不忘初心、牢記使命”，逗號應改為頓號。

以上實例中，當編輯確認上述知識點是正確的，便可在線對文檔進行整體修改，不必在紙稿上逐一標注[16]。由此可見，審校軟件在識別內容差錯方面具有相當高的準確度，對編輯的稿件加工效率及圖書質量的提高具有重要意義。當然，其也有諸多不足之處，如誤報率較高，有時提示的多個錯誤中僅有一個真正的錯誤，這時需要逐個閱讀判斷其是否正確；又如有些字詞本身無誤，但用在不同的語句中就不正確，軟件也核查不出來，需要人工結合上下文語境才能判斷是否正確等。審校軟件雖然功能強大，但編輯審稿時卻不能完全依靠軟件，而是要有自己的判斷力，從而取得事半功倍的效果。

回首多年的編輯工作，從工作之初借助翻閱工具書核查知識點，逐步發展到使用審校軟件。作為一名圖書編輯，應隨著時代的進步懂得利用科技手段，在工作中靈活運用各種輔助審校軟件，以在縮短出版周期、提高圖書質量的同時，不斷提高自己的工作效率。只要充分運用現代技術并熟練使用各種軟件，編輯工作將會越來越高效。

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作者簡介 陳小娟，編輯，研究方向：圖書編輯與出版。