大數據背景下高校訪客預約管理系統設計研發
——以柳州鐵道職業技術學院為例

尹 軍

（柳州鐵道職業技術學院，廣西 柳州 545616)

0 引言

高校作為教書育人專業機構，除了為國家和社會培養高水平、高技術專業人才外，還承載著一定的社會服務功能。高?？梢宰鳛橛藞鏊?，供校外人士參觀、研學和訪問。高校的教學場館，特別是體育場館可以面向全社會開放使用。高校作為管理者，有責任和能力做好外來人員管理和服務工作。

1 來訪人員預約管理系統研發的現狀

1.1 手工填報階段

高校來訪人員的管理通常由學校保衛部門負責。高校校園面積大，校內師生人數多，校外人員出入校園頻繁。保衛部門對外來人員管理最簡單、最直接的方式是手工登記入校人員信息。手工填報信息階段在前期信息登記時方便快捷，但在后期針對現有數據做統計分析時難度大，數據整合分析只能人工進行。

1.2 預約管理系統的單系統單領域研發階段

經歷手工填報困境后，面對管理壓力不斷增加，高校招生人數的不斷擴大，部分高校因發展需要建有多個校區，單純依靠人工管理難度更大?；诖?，訪客預約管理系統的開發逐漸被提上日程。根據管理部門的需求，利用信息技術設備替代人工數據填報，來訪人員可以通過系統完成入校手續，系統生成詳細數據統計分析報告。但受限于學校信息化建設基礎條件原因，此時的預約管理系統開發仍處在單部門使用、單業務領域開發階段，系統數據未能與學校數據平臺互通共享，信息孤島現象普遍存在，業務功能拓展迫在眉睫。

1.3 智慧校園、數字化校園背景下的預約系統研發階段

隨著學校智慧校園、數字化校園建設的深入推進，學校各業務系統的不斷上線使用，各部門業務系統之間的數據融合、共享、互通交互使用的作用不斷強化。在此背景下，學校來訪人員預約管理系統不再是面向管理部門的信息登記平臺，而是各部門根據自身業務需要，學校根據數字化校園建設總體需求，徹底打通各業務系統的信息孤島，整合校內各方資源，統籌建設學校預約管理系統，以學校數據平臺為支撐，以學?，F有數字化建設條件為基礎，以學校其他業務系統為依托，來訪人員預約管理系統進入多功能、立體式開發階段[1-3]。

2 來訪人員預約管理系統開發的信息化基礎

大數據背景下，來訪人員預約系統的開發需要學校有堅實的信息化基礎，需要學校各業務系統強有力的數據支撐，需要學校數據平臺強大的數據分析和整合能力。

以柳州鐵道職業技術學院為例，學校在開發來訪人員預約管理系統時，主要基于學校的人臉識別系統、車輛道閘系統、學工管理系統、人事管理系統以及學校統一數據平臺等信息化應用平臺，以人臉識別系統認證識別人員出入，以車輛道閘系統匹配預約車輛信息，以學工管理系統同步學生請假外出信息，以人事管理系統核實學校教職工信息，以來訪人員預約系統來核驗預約人員身份信息，各業務系統數據由學校數據平臺統一“上傳”和“下達”，讓數據流、業務流在校內各業務系統之間充分流轉，打通各業務系統的信息孤島，實現學校大數據的共享互通和跨部門業務流程的無縫對接。

3 大數據背景下的來訪人員預約管理系統需求分析

3.1 數據集成需求

統一數據標準。來訪人員預約管理系統的開發，要堅持信息化建設的統一數據規范和統一數據標準。在大數據的背景下，統一的數據標準體系能給各信息系統之間的互聯、共享、交換提供技術實現可能。預約管理系統在開發前期應明確統一數據源、統一數據接口和統一數據標準，以減少或消除預約管理系統開發完成后與學校各業務系統的“信息孤島”，真正實現各業務系統之間的數據兼容與業務融通[4]。

統一數據平臺。來訪人員預約管理系統的使用，既要面向校內師生，也要面向需要入校的外來人員。在智慧校園、平安校園數據治理的大背景下，需要學校建議一個統一的、高標準的數據平臺。為學校信息化建設部門、各業務系統以及新的軟件開發者提供數據資源整合、融通、監控、管理的智慧數據大腦。

3.2 業務流程需求

業務流程要精簡。來訪人員預約系統的開發要堅持業務流程精簡原則，業務審批流程層級堅持“非必要不審批”，要實現預約系統數據在學校的統一數據平臺中快速流轉，讓數據多跑路，讓流程少走路，讓申請者不走路，凸顯預約管理系統的審批高效率。

業務功能要完善。業務功能是開發公司以用戶需求為基礎，利用特定的產品整合用戶碎片式的業務需求，最終滿足用戶的實際業務需要[5]。在大數據背景下，業務功能通常會突破各部門業務系統的層級，產生新的業務功能需求。通常情況下，業務功能根據實際需要，主要包括核心業務功能、業務的管理功能和業務的服務功能三方面內容。

技術目標要明確。來訪人員預約系統的使用關鍵在于申請人員以何種方式核驗身份信息，以達到預約者申請手續便利、核驗方式快速、出入通行方便的成效。當前，柳州鐵道職業技術學院的預約管理系統主要以現有的人臉識別系統為技術實現核心，通過預約系統數據與學校人臉識別系統做對接，以人臉信息、身份證信息或車輛識別信息作為識別的關鍵信息，最終實現項目的技術目標。

4 來訪人員預約管理系統功能模塊設計研發優化策略

在學?，F有信息化建設條件下，結合來訪人員預約管理系統的實際開發需求，在滿足業務流程和功能需要的前提條件下，系統的主要功能模塊包括：預約入校條件的設置、預約入校流程辦理、業務流程節點設置、系統管理以及統計分析模塊等。

4.1 來訪人員預約管理系統功能模塊的設計

4.1.1 系統管理模塊

系統管理模塊通俗講就是為項目系統搭建總體框架。主要包括人員權限配置、流程節點配置菜單選擇配置、密碼設置、統計分析報表以及用戶使用日志等，根據學校管理服務要求，還可以定制開發其他功能模塊，以滿足學校校本化服務應用需求。

圖1 訪客預約系統總體框架設計

4.1.2 業務流程模塊

業務流是系統賴以生存的生命線，信息化系統建設必須依靠業務流程支撐。首先，要確定線上業務流程表單。表單內容包括：來訪人員的基本信息、入校原因、入校時間及時長、入校條件、用工部門審批人員信息以及學校管理人員審批信息等。線上業務流程不是線下業務流程的簡單復制，而是需要以信息化、系統建設思維對線下流程進行轉化再造。其次，要確定業務數據流的共享機制。根據學校信息化建設的基礎條件，確定好各業務系統的數據整合方案，明確數據共享機制，讓數據在業務系統“多跑路”，讓人員在辦理業務時少跑腿。當前，柳州鐵道職業技術學院的來訪預約系統主要基于外來人員入校來訪使用，預約系統的數據端口全部免費向學校數據平臺開放，與學?，F有的學工管理系統、人臉識別系統、返校系統等實現數據同步共享[6]。最終實現學生在學工系統請假后，可以直接通過校門人臉識別道閘出入，校外來訪人員通過身份證信息識別出入校園。最后，要盡量減少業務流程的審批層級。業務流程審批層級越多，業務流程耗時越長，可以批量申請的入校流程可批量辦理。

4.1.3 數據統計分析模塊

系統數據統計分析模塊功能可以為學校管理人員提供高效的數據統計分析報表，為學校管理者提供有效的分析依據。學校管理者通過數據統計，可以方便快捷得出數據統計結果，數據統計分析模塊功能完善與否將直接影響項目系統數據的整合分析能力。

4.2 來訪人員預約管理系統的開發優化策略

4.2.1 預約管理系統的開發應支持入校申請條件的靈活配置

根據學校管理實際的需要，一是預約系統外來人員申請入校的設置條件要靈活。對申請的條件可設置單項選擇、多項選擇或是復合條件選擇，并預留自定義項；二是人員的分類管理條件要設置靈活。學校目前在校師生人數超過1.7 萬余人，再加上各類后勤服務保障人員和外來來訪人員，學校日均在校人數達2萬，人員管理一定要分類，分類條件要靈活設置。三是校內審批人員設置條件要靈活。校內審批人員設置可結合“誰接待，誰用工，誰審批”原則，各用工部門、學校職能部門分別設置不同權限的管理員，且審批管理員權限可靈活設置。

4.2.2 預約管理系統的開發應準確分析其項目需求定位

學校信息化建設項目最大的難點不在技術開發，而在于對項目需求分析的準確定位。項目需求分析是一個復雜的過程，應包括項目平臺的接口需求、數據標準需求、系統功能的開發需求等，需要科學的、專業的、系統的論證，并在項目建設中根據需求定位不斷去調整和完善系統開發功能[7]。

4.2.3 預約管理系統的開發應關注業務流程的監控與提醒

來訪人員預約管理系統根據入校申請條件，會產生相應的申請業務流程，由于申請條件的不同，其相應的審批部門、審批人員亦不同。根據信息化系統開發的“用戶思維”主導原則，申請人對申請業務流程的完成與否十分關注，這就需要系統有對應的業務監控和提醒功能。一是對校外申請人員進行消息提醒。來訪人員預約申請流程可以由校內關聯部門人員提出，也可以直接由校外來訪人員提出申請流程，流程業務狀態應第一時間以消息提醒告知；二是對校內管理審批人員進行消息提醒。當申請者發起業務流程后，審批人員可以第一時間收到流程審批提醒消息，及時完成流程審批。對未能及時完成的業務審批流程在24 小時或48 小時后可再次發送消息提醒，以確保業務審批流程的順暢和高效；三是對申請流程未完成業務閉環的進行消息提醒。如校外預約人員申請流程有入校記錄，但遲遲未產生出校記錄，未能完成業務閉環的流程應及時發送消息提醒給管理者，便于管理者及時跟進處理。

圖2 優化后的預約流程及消息提醒功能

4.2.4 預約管理系統的開發應支持移動應用端的使用

大數據時代，隨著移動通信技術的快速發展，移動互聯網業務正邁向萬物移動、萬物互聯時代。高校預約管理系統設計開發應順應時代發展潮流，除了開發Web端應用外，還應支持開發移動端應用。根據學校預約管理系統的使用數據統計，通過移動應用端審批流程占比總審批業務數的72%，移動應用端的使用遠超Web端應用。

5 結束語

隨著高校辦學規模日漸擴大，高校管理的成本和壓力也逐步增加，利用現代信息技術來提升高校服務管理工作水平是大勢所趨。新形勢下，高校訪客預約管理系統設計開發應順應時代潮流，根據學校實際管理需求，不斷優化“校本化”的服務應用，助推學校智慧化數字化管理水平提高。