加強檔案建設，健全鄉村醫療衛生體系

吳建平

鄉鎮衛生院檔案管理工作是關系醫院發展、業務開展和人才資源配置的一項重要工作。在醫療衛生事業飛速發展的今天，鄉鎮衛生院應建立一套系統化、規范化、現代化的檔案管理模式，以實現檔案的科學管理。

鄉鎮衛生院作為農村基層醫療衛生機構，在社會活動中扮演著至關重要的角色，負責為當地居民提供醫療、預防、保健、社區護理等服務。鄉鎮衛生院的檔案包括其在社會活動中形成的對本單位和個人有查考利用價值的各種形式和載體的文件材料，如文書檔案、人事檔案、病歷檔案等紙質文件以及各類電子檔案、音像資料、實物檔案等，它們都是鄉鎮衛生院的寶貴資產。各門類檔案不僅能夠反映鄉鎮衛生院的歷史文化、工作職能，更是對鄉鎮衛生院的客觀評價，能夠使人們及時了解鄉鎮衛生院的現實情況，以便更好地指導其未來發展。探討鄉鎮衛生院檔案的科學管理具有十分重要的現實意義。

鄉鎮衛生院檔案管理的現狀及存在的問題

檔案管理意識談薄

當前，鄉鎮衛生院不少工作人員，尤其是院領導對檔案管理重要性的認識不到位，檔案意識比較淡薄。鄉鎮衛生院領導大多是臨床專業出身，一貫重視醫療業務的開展、醫護人員業務水平的提高以及公共衛生服務，一門心思抓業務、抓收入，在醫院發展上下功夫，普遍認為檔案管理是一項輔助性工作，存在強烈的重經營、輕檔案的思想。在人員配備方面，專職檔案管理人員較少，一般由辦公室人員兼職。在人才培養方面，鄉鎮衛生院比較重視對衛生專業技術人員的培養，輕視對檔案管理人員的業務培訓，導致檔案管理人員對檔案的新知識、新理念、新辦法以及先進的檔案管理經驗和技術認識不足，檔案管理知識和技能不到位，從而出現了檔案資料收集不全以及檔案資源開發不夠、利用率低的問題。

沒有形成科學的檔案管理體系和機制

筆者通過近幾年的調查發現，由于缺乏完善的檔案管理體系與機制，大多數鄉鎮衛生院的檔案工作比較落后，而且每年收集的檔案資源也很少，工作人員普遍傾向于將紅頭文件、領導講話記錄以及重大活動、重大事項形成的文件材料進行歸檔，并且將這些材料裝在歸檔盒或者塑料盒中，既沒有加蓋檔號章，也沒有打印歸檔文件目錄，缺乏規范、科學、系統的管理。目前，許多鄉鎮衛生院的檔案管理工作存在問題，檔案的收集速度較慢，流動性較大，而且缺少綜合的數據庫，因此無法滿足社會的需求。此外，由于缺少統一的管理標準、規則以及相應的立卷歸檔機制，許多鄉鎮衛生院的檔案管理工作存在嚴重漏洞。由于檔案管理體系不完善，工作人員沒有意識到檔案的實際價值，沒有養成及時收集歸檔和定時歸還檔案的良好習慣，使得珍貴的檔案資源無法得到充分利用，導致大量的檔案資源被擱置浪費，檔案的完備程度也大大降低，既無法滿足當今社會的發展需要，也無法實現對檔案的科學化、規范化管理。

檔案管理人員素質不高

當前，鄉鎮衛生院的檔案專業人員比較稀缺，他們的專業技能跟不上時代發展的步伐，知識范圍較窄，知識架構不夠完善，而且大多數人的受教育程度偏低，缺乏具有高級技能的檔案管理人員。檔案管理人員的能力是決定檔案管理工作成敗的關鍵因素，但許多鄉鎮衛生院的檔案管理工作人員沒有足夠的能力來應對這一挑戰。據調查，大多數檔案管理人員由衛生院辦公室人員兼任，既非文秘或檔案管理專業出身，也沒有經過專業培訓，對本單位檔案的收集范圍和保管期限一無所知，對怎樣收集整理及利用檔案也不了解。檔案管理工作具有極高的技術含量，因此，檔案管理人員應擁有豐富的專業技能和較強的實踐能力，不僅需要熟練掌握各種技能，還要能夠根據多年的工作經驗，精準地進行檔案的維護和利用。

檔案工作經費投入不足，硬件設施配備不全

調研發現，大多數鄉鎮衛生院由于經費不足，對檔案室建設的投入較少，條件較好的檔案室內僅有防盜門窗、空調、鐵櫥、滅火器等基礎設備，而沒有消毒機、防磁柜、除濕機、加濕器等其他設備，沒有達到維護檔案安全的“九防”要求。對此，鄉鎮衛生院必須加大對檔案管理的資源投入，購置一系列先進的數字化、智能化、網絡化設備，以滿足當前社會對高效檔案管理工作的要求；此外，要合理地調整檔案的擺放位置，開展精細化的檔案管理工作，提高檔案資源的利用率。目前，一些鄉鎮衛生院由于空間有限，檔案室的布局不夠完善，相關設施陳舊，且沒有進行信息化管理，仍然依賴傳統的人力來進行檔案的整理、查詢、保護和統計，從而嚴重制約了檔案管理的可持續發展。

檔案管理缺乏統一的規范和標準

由于檔案不能直接給鄉鎮衛生院帶來實質性的經濟收入，再加上一些鄉鎮衛生院的院長缺乏檔案意識，認為檔案工作可有可無，因此，鄉鎮衛生院缺少檔案管理相關的規章制度和標準規范。無規矩不成方圓，沒有規范和標準的制度體系，檔案的價值就無法充分發揮出來，檔案工作的整體質量也會受到影響。因此，必須加強檔案的規范化建設，確保檔案的完整性和連續性。

多措并舉提升鄉鎮衛生院的檔案管理水平

筆者認為，要想讓基層鄉鎮衛生院的檔案管理工作達到規范化、標準化水平，就需要對其進行全面的改進升級，并且要求檔案管理人員具備良好的專業素質，不斷提升自身的能力，以便有效推動鄉鎮衛生院工作的開展。

加強學習，增強檔案意識

為了提高鄉鎮衛生院工作人員的檔案意識，鄉鎮衛生院應該大力推廣和普及相關的法律法規和基本的檔案專業知識，制定切實可行的檔案規章制度，并讓所有在職職工都認同并遵守這些制度。鄉鎮衛生院應該積極利用各種資源，包括檔案繼續教育學習平臺、國家檔案信息網、山東檔案信息網等，進行全員檔案知識培訓，使全院上下都形成歸檔意識。同時，每年都按時舉辦各種形式的檔案知識培訓和交流活動，以提高專兼職檔案管理人員的水平和技能。檔案管理工作對鄉鎮衛生院來說至關重要，從某種意義上說，檔案是鄉鎮衛生院長遠發展的重要基礎。鄉鎮衛生院以醫療服務和公共衛生服務等為根本任務，長期以來對檔案缺乏綜合管理，工作人員也往往認為檔案管理工作可有可無，這種偏見已經成為制約鄉鎮衛生院全面發展的瓶頸。因此，鄉鎮衛生院應重視檔案管理工作，形成一套規范的檔案管理體系，提高衛生院各級領導干部對檔案工作重要性的認識，促使檔案管理工作轉型升級。

完善制度，加強培訓，提升檔案管理人員的專業技能和實踐能力

為了保證檔案的完整性和安全性，需要建立完善的檔案管理網絡體系，成立由衛生院院長任組長，分管院長任副組長，專兼職檔案員任成員的檔案工作領導小組。小組成員需要嚴格遵守檔案相關的法律法規和切實可行的規章制度，對檔案管理工作的開展進行嚴格的監督。鄉鎮衛生院首先要制定符合本單位實際的歸檔制度和專業人員崗位責任制，使檔案管理工作做到有章可循；其次要建立健全文件材料的歸檔和整合機制，制定科學合理的全宗檔案分類方案，明確本單位檔案的收集范圍和保管期限，并報當地檔案局審核備案；最后要加強對檔案的鑒定和檢索，確保檔案完整，并及時挖掘和處理重要信息。為了更好地保障檔案的安全性和完整性，鄉鎮衛生院應該加強對專兼職檔案管理人員的培訓，使其成為本單位的重要支柱人才，把他們的能力和技能作為重要考核指標，以期取得更好的專業管理效果；同時，要讓他們有機會經常參加各種專業培訓和研討會，以提高他們的專業技能和實踐能力。

重視檔案的利用

鄉鎮衛生院應加強數據庫建設，努力建設一個門類齊全、結構合理、排列有序、檔號規范的檔案室，以及資源完善、高質量、可持續、可操作性強的數據庫系統。為了更好地服務于鄉鎮衛生院，數據庫建設應該充分考慮各部門的需求，力求各門類齊全，實現綜合性、科學性、兼容性、整體性的統一，盡量滿足檔案使用者的多方需求，力求能在一臺電腦、一個系統內查詢到所需要的各種材料。另外，除了大力推進對檔案的有效利用外，還要對用戶反饋的相關信息進行有序處理，進一步實現檔案資源的價值共享。

推進檔案信息化建設，實現檔案信息化管理

為了提高鄉鎮衛生院的檔案管理水平，需要完善從軟件到硬件，從數據庫到互聯網的檔案信息化基礎設施，增添先進的設備，比如配置內存容量大的電腦、復印機、掃描儀、數碼相機、刻錄機等，從而進行全面的數據處理，使檔案信息處理更加高效、準確。為了充分發揮檔案的利用價值，應該構建一個完善的、智能的、可靠的檔案文件管理系統，使文件材料的起草、發布、傳輸、歸納、組織、清點以及最終的歸檔、利用等各項環節都更加順利，最大程度地減少資源浪費。

改變鄉鎮衛生院檔案管理現狀的對策

加強對文書檔案的管理

文書檔案是鄉鎮衛生院的靈魂，它能全面反映鄉鎮衛生院的工作職能、業務范圍、發展歷程和歷史演變等。文書檔案保存完整齊全，就能使衛生院的各項工作一目了然。首先，應該明確文書檔案的收集范圍和保管期限，從專業角度確保檔案應歸盡歸；其次，挑選責任心強且具備大專以上學歷的人才來管理檔案；最后，盡量對30年及以上的檔案進行數字化處理，建設簡易可行的檔案管理系統及全文數據庫，實現檔案的電子化管理和利用，最大程度地發揮檔案的價值。

重視人事檔案管理，挖掘人才資源

人事檔案管理是鄉鎮衛生院檔案管理的重要組成部分，人事檔案直接涉及個人利益，因此其越來越受到單位所有人員的關注。鄉鎮衛生院的人事檔案是鄉鎮衛生院開展人事管理工作的主要依據，是記錄和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位集中起來的以備日后查考的重要文件資料，涵蓋職工的個人背景、技能、績效、社會地位、社會責任感、社會影響力、社會關系、社會參與度等內容。人事檔案及其管理在鄉鎮衛生院建設中起著不可替代的關鍵作用，為鄉鎮衛生院決策提供了人才信息和用人依據，為薪酬工資制度改革、專業技術人員的職稱評定和職工享受各類福利待遇提供了依據。

為了更好地促進鄉鎮衛生院的可持續發展，應該大力改進鄉鎮衛生院人事檔案管理模式。在保管形式上，采取一人一盒（袋）的方法，對每份歸檔材料進行數字化處理，打印好人事檔案歸檔材料目錄放在盒內，建立人事檔案目錄索引，并將其納入本單位檔案綜合管理系統平臺中，以便于相關人員查閱，充分挖掘其中的價值，并將其有效地應用于各領域。

加強對鄉鎮衛生院病歷檔案的管理

病歷檔案是鄉鎮衛生院的寶貴財富，也是各門類中數量最多的一類檔案。病歷檔案是開展醫療工作的重要依據，它記錄了患者的病情變化、治療方法等，是醫護人員在臨床實踐中的寶貴資料。它不僅能夠幫助醫生更好地診斷疾病，還能夠為患者提供更加全面的健康指導，幫助他們更好地恢復健康。病歷檔案中記錄了豐富的臨床經驗，能夠有效提升醫護人員的專業能力和水平，為鄉鎮衛生院的發展作出貢獻。

當今社會，鄉鎮衛生院面臨著前所未有的挑戰。而病歷檔案為鄉鎮衛生院的發展提供了有力的支持，其不僅能幫助鄉鎮衛生院更好地進行管理，而且還能為其提供有價值的參考，更好地指導其運營。病歷檔案是構建和諧醫患關系的重要保障，它能夠提供有力的證據來證明醫療行為的合理性，并且能夠提供有效的法律依據來解決醫患糾紛。

衛生部門應有統一的標準和要求對病歷檔案進行收集和歸檔，一般在患者出院一周后，其紙質病歷檔案和電子病歷檔案要同時移交病案室，病案室則要建立專門的目錄索引以方便相關人員查詢。

抓好基本公共衛生檔案管理

基本公共衛生檔案是保障人民群眾健康的重要依據。鄉鎮衛生院承擔著基本公共衛生檔案的建檔和管理工作?；竟残l生服務項目旨在推動公共衛生資源的公平分配，并加強對基層衛生機構的建設，解決當前社會中公共衛生和衛生資源短缺的問題。公共衛生服務包括基本的社會保障、公共衛生支持、社會福利、社會治安和社會保障機構的監督管理。為了保障公眾的身心健康，目前，鄉鎮衛生院提供了12類全面的服務，其中包括：建立完善的個體健康檔案，開展有效的健康宣教，為0～6歲嬰幼兒提供有效的護理，實施有效的預防接種，為老年人提供有效的護理，為高血壓、2型糖尿病、嚴重精神障礙、慢性傳染病患者提供服務，為突發公共衛生事件提供有效的應急響應，并加強衛生計生的監督與協調。

筆者所在的青州市常住人口96萬人，建立居民健康檔案80余萬份，已全部實行電子檔案管理，政府通過微信公眾號“健康青州服務號”和App“健康青州”開放健康檔案，引導居民進行了解，開放內容包括居民個人健康檔案的自主修改和糾錯功能、各年度的健康體檢和慢病隨訪信息、就診信息、家庭醫生簽約信息、個人的健康狀況分析報告以及滿意度調查等，并借助App有針對性地向居民推送健康教育知識和健康預警信息，引導慢性病患者進行自我健康管理。

鄉鎮衛生院負責轄區內所有居民健康檔案的建立和管理，并且已全部建立電子檔案。在平時的工作中，鄉鎮衛生院要隨時注意對這類檔案的維護和更新，要讓居民及時了解自己的健康狀況，使電子檔案信息與醫療資源互聯互通，為居民就醫提供便利，以便醫生及時掌握病人的身體狀況，使這類檔案成為重要的醫學參考依據。

總之，檔案工作是一項基礎性、服務性工作，它不僅是經驗的積累、規律的認知、歷史的延續，更是各項事業發展的基礎。因此，做好檔案工作對于推動鄉鎮衛生院的全面發展，提升鄉鎮衛生院在醫療市場競爭中的地位具有十分重要的現實意義。

注釋

[1]王愛麗.如何做好醫院檔案現代化管理工作[J].山東檔案，2021（03）：53+55.

[2]時洪亮.新形勢下醫院檔案管理存在的問題及對策[J].山東檔案，2020（04）：69-70.

[3]張愛曾.新醫改下醫院檔案管理的改進方法分析[J].中國農村衛生，2015（06）：68-69.

[4]李燕麗.新醫改下醫院檔案管理的改進策略探析[J].辦公室業務，2012（03）：94.

[5]陳雄峰.醫院人事檔案管理存在問題及對策[J].城建檔案，2009（07）：60-61.