高效視角下的科研院所公文規范化管理1

劉 敏

（上海船舶設備研究所，上海 200031）

0 引言

隨著社會節奏的加快，各行各業均對工作效率提出了更高的要求。如何在更短的時間內創造更多的收益成為了普遍關心的問題[1]。

在科研工作中，公文的制度化、規范化、科學化管理與提升科研院所的整體工作效率息息相關。要做到可持續、高質量的發展，就必須充分認識到公文規范化管理的重要意義，給予足夠重視，認真分析各環節的不足。本文從高效視角出發，對公文規范化管理的重要性進行闡述，并對公文管理的特點和現存問題進行分析。在此基礎上，提出一種公文管理可持續發展模式，以期為科研院所的公文管理提供一定參考。

1 公文規范化管理的意義

1.1 內部信息傳遞高效化

公文的應用范圍較廣，具有一定程度上的通用性?？蒲性核鶅炔恐T多的信息傳達工作依賴規范化的公文。雖然科研院所統歸于一個整體，但其內部依據職能的不同劃分為各個部門。由于科研院所的職工人數較多，單純依靠口頭傳遞無法實現高效化信息傳遞的目標。規范化的公務文書可使多人在不同地點同時接收信息。公文在形式上簡潔明了，在整體上規范劃一，可使員工在短時間內對傳遞的內容形成共識，進而實現信息傳達的高效性。

1.2 外部協作溝通高效化

科研院所承擔的研究任務往往比較復雜，需要和社會組織、公司企業等建立協作。規范化的公文能在科研院所和外部機構之間建立起有效的溝通橋梁。規范化的公文就像是信息傳遞的衡量標尺，可在彼此間建立高速銜接通道，有效提高信息傳遞、協同合作的效率。

1.3 日常工作處理高效化

科研項目是科研院所的主營業務，日常管理工作是科研院所的重要后備保障。政治學習、人員管理、物資調用等日常工作包含的信息往往比較瑣碎，規范化的公文對于信息的準確高效傳達具有重要作用。只有信息傳達的準確性得到保障，任務才能順利完成。只有高效處理日?，嵥楣ぷ?，才能為主營業務預留出足夠的時間和精力。

1.4 科研項目安排高效化

科研工作的基本要求是全面化、準確化、客觀化、科學化?？蒲泄ぷ髦兄匾募D接、重點任務部署等環節都離不開公文。公文準確精練，有利于科研任務的快速安排、項目的順利實施。

2 科研院所公文管理的特點

2.1 工作對象特殊

科研院所的工作內容多為高新技術、重點項目的研發推進，這些工作往往涉及諸多技術機密。我國保密形勢面臨著竊密主體多元化、領域擴大化、方式多樣化等挑戰，關鍵技術一旦被泄露，將嚴重制約研發進程，侵害知識產權，后果不堪設想。

科研院所的公文機密性較強，其公文管理工作也應當注意保密。做好保密措施是科研院所公文規范化管理的重中之重。

2.2 工作內容專業

科研工作具有專業性，科研院所的公文多用于傳達科研工作內容，其用詞也具有專業性和準確性。一旦公文欠缺準確性，出現細節錯誤，很可能對項目的順利進行產生負面影響。公文的規范化管理能有效提升公文撰寫發布的準確性，符合科研工作嚴謹、專業的要求。

3 科研院所公文管理現存問題

3.1 思想層面不夠重視

由于公文管理工作具有間接性、長遠性、隱蔽性，故常被視為附加性工作，很多單位會將公文管理工作納入后勤工作或行政工作的范疇。長期以來，科研院所未對公文工作給予足夠重視，這往往會導致公文管理工作不夠規范，從長遠看來制約了科研工作的整體有序發展[2]。

3.2 撰寫階段不夠嚴謹

科研院所大部分員工為從事科研工作的技術人員，而從事行政事務的人員占極少部分。此外，負責公文管理的人員往往專業不對口，無法按照規范要求完成公文相關工作，在撰寫過程中往往存在“照貓畫虎”等問題，未能嚴格遵守規范形式。

3.3 下發環節混亂無序

思想是行動的指引，科研院所整體上對公文管理工作不夠重視，相關負責人員意識跟不上、工作不到位，在傳遞下發的過程中存在著下發主體不對應、重復下發等問題。公文管理缺乏規范化往往會導致管理失效、事倍功半。

3.4 后續工作缺乏跟進

當前，公文工作多呈現策劃、起草、下發等3 個過程，而缺乏對于公文下發之后的管理。很多單位認為公文下發就意味著公文上傳下達任務的完成，就標志著公文管理工作的結束。然而，公文規范化管理過程也包括公文效果驗收以及公文歸檔整理等后續總結工作。只有對后續工作進行系統的總結和分析，才能為公文規范化管理提供進一步指引。

4 可持續發展模式

4.1 建立有序的管理體系，實現人員結構規范化

公文管理規范化建設應當以管理體系規范化建設為基礎。有序合理的組織管理架構是規范化管理的前提。管理體系的規范化包括人員結構規范化、制度機制規范化、運行方式規范化等諸多方面。有序的管理體系可為實現公文高效上傳下達創造便利條件。暢通無阻的管理體系可提高公文傳遞的效率[3]。公文管理人員應當向專業化方向發展，積累充足經驗，助力科研院所公文管理邁上新臺階。

4.2 運用信息化管理工具，科技賦能助力規范化建設

科學技術為生產生活、經營管理提供了更為廣闊的發展空間。公文管理規范化、高效化建設可借助大數據、物聯網等關鍵技術實現進一步發展。

傳統的公文多以書面形式呈現，以文件形式存檔，這種方式較為低效[4]?？衫么髷祿夹g搭建公文管理信息系統，在統一開放的系統平臺上實現公文的一鍵化處理，簡化公文傳遞、保存等過程，提升工作效率。公文管理數據庫可將公文按照時間、類型、對象等分類依據進行規范化的整理和保存，以便日后查閱。

4.3 暢通反饋機制，做好收效工作

當前，公文管理工作的形式化問題較為突出，存在疲于應付的情況。在公文下發之后，研究院所對于公文的收效情況缺少掌握，應當暢通公文管理的反饋機制，以問卷調查、訪談等途徑反饋員工對公文管理全環節存在的問題[5]。只有充分掌握基層管理過程中存在的問題，才能開展有針對性的應對措施。問題長時間堆積會降低管理成效，影響工作進度，需要對問題進行及時化解與應對。

5 結論

公文的制度化、規范化、科學化管理與提升科研院所的整體工作效率息息相關。本文從高效視角出發，對公文規范化管理的重要性進行了闡述，并對公文管理的特點和現存問題進行了分析。在此基礎上，提出從建立有序的管理體系、運用信息化管理工具、暢通反饋機制等3 方面構建公文規范化管理的可持續發展模式。希望本文的研究成果可為科研院所公文管理提供一定參考，推動科研院所高效健康發展。