淺談化工企業的檔案電子化管理

陳婕

青海鹽湖工業股份有限公司 青海 格爾木 816000

1 化工企業檔案電子化管理的特點

1.1 信息化發展趨勢

在以往的檔案管理中，普遍采取人工的方式。在信息化時代背景下，利用信息技術對檔案開展管理成了主流。借助信息化手段，可以提升企業檔案信息整理、編寫、查詢的工作效率，同時避免了人工操作的失誤，從整體上提升了檔案管理的整體水平，推動著化工企業的穩定發展[1]。

1.2 管理流程更加規范

雖然，人工操作也可以保證檔案信息的安全，但卻無法確保檔案管理流程的規范化進行。而借助信息化手段就可以輕松解決這一問題，促進檔案管理朝著規范化、科學化的方向發展[2]。此時，電子檔案成了檔案管理的主流，使用相應的管理系統就可以按照流程完成相關操作。

2 化工企業電子檔案管理中的問題

2.1 缺少對檔案管理的重視

在經濟飛速發展的時代，化工企業以獲得最大的經濟利潤、擴大企業為發展目標，忽視了檔案的管理，不僅無法對企業發展提供有效的依據，而且會降低企業的責任感[3]。另外，檔案管理者的意識不足，導致檔案管理投資不斷下降。最后是文件管理效率的下降，影響著化工企業在新時代的發展。

2.2 缺少完善的檔案管理制度

檔案管理制度是提升檔案管理效率的保障。實際上，在檔案管理中，因企業未能建立健全的管理制度，不能對事物的發展做出有效的預判，導致管理的局限性，并進一步影響了檔案管理質量的提升。在以往的檔案管理中，對管理者素養的要求和當下的管理制度不同，這就說明管理者本身的素養無法滿足當下檔案管理的需要，導致各種問題的出現，影響著企業自身的發展。

2.3 檔案管理者自身的素養不高

為了提升電子檔案的管理水平，檔案管理者要在對有關政策進行解讀的基礎上，加強學習，以增強自身的信息意識、提升自身的信息技術能力。它為電子檔案管理的開展提供了動力支持，但化工企業在檔案管理人員安排上很少。另外，檔案信息的收集、整理是一項難度繁瑣的工作，加之化工企業未對管理者開展定期的培訓，導致工作人員信息意識弱、綜合能力不夠，難以推動化工企業電子檔案管理在新時期的發展。

3 化工企業檔案電子化管理的重要性和必要性

3.1 重要性

檔案信息是企業發展的主要資源。做好檔案管理，將經營中的有關信息整理起來，可以為日后各項工作有條不紊的開展、公司角色提供依據。隨著化工企業規模的不斷擴大，生產過程也不斷復雜，各個環節產生的信息也越來越多。所以，對化工企業檔案做好電子化管理有著深遠的現實意義。

3.1.1 共享檔案資源

檔案電子化管理的開展，可以為員工提供信息交換的平臺，通過信息資源的共享，避免重復性的勞動，為化工企業生產效率的提升提供了堅實的保障。

3.1.2 提供可靠信息路徑

電子檔案管理的開展，可以利用信息技術完成對各種信息的收集、整理，通過對數據分析發現工作中的不足，從而優化和改進內容，提升可靠、真實的信息，為各項工作的開展提供真實的數據。

3.1.3 提升員工本身的工作效率

對化工企業檔案開展電子化管理，可以實現資源共享，可以減少信息的重復收集，而且支持著各項活動的開展，有助于提升工作人員的工作效率。員工還能根據公司自身的情況，開發和利用信息，并提出合理的發展建議。

3.2 必要性

3.2.1 方便工作人員查詢和篩選

檔案管理的一大目標就是為工作人員提供服務，實現電子化的檔案管理，可以有效提升檔案管理的水平。開展電子檔案管理，將原始檔案存在于計算機系統中，方便用戶對檔案信息的查詢和篩選。

3.2.2 有效儲存信息資源

和紙質信息檔案存檔相比，電子檔案存檔的優勢更為明顯。紙質檔案信息存檔占據空間大且安全系數比較低。電子檔案存儲和空間占用無關，而且存儲的方式有很多，在安全性上也有保障。電子檔案文件介質層的密封性比較好，有助于長時間的保存。

3.2.3 檔案電子化管理是企業未來的發展趨勢

在信息化時代的深入發展中，更多的智能設備被應用于企業生活中。先進技術的引入，為企業規模的擴大，提升企業業務水平提供了有力的支持?；て髽I在發展中，要做好對各類數據的收集、管理工作，分門別類的建立設備檔案、人事檔案、技術檔案等，這樣才能提升信息利用率。為了提升化工企業的市場競爭力，需要企業借助信息技術對外部資源進行整合與分析，同樣要不斷完善信息化系統，這樣才能與市場需求相適應，才能提升企業的應急處理能力，才能在激烈的市場競爭中站穩腳跟。

4 化工企業的檔案電子化管理的基本策略

4.1 提升對電子檔案管理的重視度

要想推動檔案電子化管理的有序開展，將其價值發揮到位，工作人員必須對檔案信息有明確的了解，包含它創辦的目的、發展歷程、屬性等，以此為基礎為企業下一步發展計劃的制定提供依據。不僅如此，還要建立健全的管理制度。因此，企業管理者要從思想上重視檔案管理，通過投入資金、人力、物力等，強化管理人員對檔案信息管理重要性的認識，促使他們主動參與到檔案信息管理中來。當然，有關部門還可以開展宣傳活動，轉變員工陳舊的思想。比如，將企業的發展史、人才成長事跡以及和檔案有關的信息制作成宣傳片，在屏幕上來回滾動。還可以開展以“公司發展”為主題的座談會，讓學生意識到檔案管理的重要性，為化工企業檔案管理水平的提升提供保障。

4.2 建立健全的檔案管理制度

要想提升化工企業的檔案管理水平，推動化工企業檔案管理活動的有序開展，就必須制定健全的檔案管理制度。因此，有關部門要加強重視，不斷優化。首先，管理者要對檔案管理制度進行分析，以此為依據制定合理的措施。其次，檔案管理者要加強自主學習、積極參與培訓，主動了解檔案管理制度，并結合本企業的情況建立合理的檔案管理制度，為企業檔案電子化管理的開展提供保障。再次，管理者要學習《檔案法》的規定，確保制度制定符合《檔案法》，保證各項管理措施的有序開展。最后，為了提升檔案管理質量，相關部門不僅要建立合適的制度，更要完善監督制度，確保工作者依照規定落實有關要求，助力化工企業的發展。

4.3 制定合理的化工企業檔案管理標準

合理、有效的檔案管理體系對化工企業本身的發展有著深遠的現實意義。首先，管理者要考慮當下的管理環境與要求，設計規范的管理路程，并對其中的細節進行詳細的說明，確保檔案管理流程的明晰、準確，為管理者的檔案管理提供依據。其次，管理人員要根據各流程進行責任劃分，讓每個人員都堅守好自己的責任，一旦檔案信息出現別樣的情況，管理者第一時間就能發現然后匯報，以此提升檔案信息管理的安全性、有效性，促進檔案管理質量的提升。再次，為了提升檔案管理的質量與效率，管理者要針對各階段制定合理的操作建議并下發給管理的各個部門，讓他們熟悉有關流程，按照要求操作。最后，要建立檔案管理管控措施，讓各個監督機構了解各階段檔案管理的質量，主要包含檢查、分類、歸檔等。如若出現不合理的情況，總主管就要記錄下來，并組織相關人員分析原因、提出解決的措施，為檔案管理質量的提升奠定堅實的基礎。

5 結束語

綜上所述，現如今，信息技術在各個行業得到了廣泛應用，對化工企業檔案管理造成了一定的沖擊。尤其是在無紙辦公持續深入前，借助信息化技術開展檔案管理工作是改革的主要發展趨勢。開展檔案電子化管理，可以提升企業的檔案管理效率，可以為企業各項工作開展、企業的發展提供決策依據?；て髽I要想在新時代做好檔案的科學化管理，必須從多個方面分析檔案管理情況，從多個方面提出相應的管理措施，為化工企業決策提供真實的數據。唯有如此，才能實現化工企業的發展壯大，才能提升自身的競爭力。所以，在信息化時代，化工企業檔案管理也要秉持信息化的發展步伐，積極引進信息技術，做好員工培訓，建立完善的制度，為化工企業檔案管理工作效率的提升、信息化的發展提供堅實的保障。