多管齊下 推動檔案數字化轉型升級

舟山市定海區檔案館

坐落東海之上，舟山市定海區有著海島特色風情和海上文化古城的底蘊，是一顆東海碧波之上的“明珠”。然而懸水海島的地情以及零散偏僻的地理環境，導致全區檔案管理和資源體系建設一直備受挑戰。在全省數字化改革風起云涌、檔案領域數字化轉型迅猛推進的浪潮下，舟山市定海區檔案工作者緊緊抓住技術紅利和時代機遇，充分發揮主觀能動性，引動數據流通、數字賦能的新能量，構建上下協力、各方聯動的新局面，全面開啟具有海島特色的數字化實踐歷程，取得了顯著進展。

1 提前布局檔案數字化工作

回顧過往，在條件有限、經費拮據、人才力量亦不甚充裕的情況下，舟山市定海區檔案事業一路發展得有聲有色，在館藏檔案全面數字化、國家級數字檔案館的創建以及檔案領域數字化改革等重要節點積極作為，取得突出成果。早在2011年，舟山市定海區檔案館便積極爭取開展館藏檔案數字化加工，得到了區委區政府的大力支持，被列入政府實事項目以及舟山市定海區國民經濟和社會信息化“十二五”發展規劃，正式開啟了舟山市定海區檔案資源數字化時代。經過檔案工作者接續不斷的努力，至2017年已完成館藏204個全宗檔案數字化，計44912卷、134086件，館藏檔案數字化率達100%。

有了數字化打底，數據共享、異地查詢便有了實施條件。2015年，作為智慧檔案云平臺試點縣區，舟山市定海區順利完成“室館異地檔案查詢系統”數據掛接工作，11個鎮（街道）均實現“異地查檔”功能，并于2017年實現了全區范圍館室一體全覆蓋，智慧檔案的信息流開始在全區流淌。

2 積極推動數字檔案室創建

數字時代并非說進就能進。面對工作方式和思維習慣的巨大轉變，舟山市定海轄區內各地各單位的基層檔案室很多都無所適從，促使基層檔案室完成從傳統檔案室向數字檔案室的轉型成為當務之急。檔案館領導班子決心趁著數字檔案室創建的東風，帶領基層檔案室集體闖關。經調查摸底，全區檔案室被分為4批，分4年由易到難逐步開展創建，創建中邊推進工作邊收集問題，對先行創建單位的達標過程和所遇問題進行整理分析，將解決方法和有效舉措應用到后續創建單位中。同時，由區檔案館代表所有創建單位出面接洽數字化服務公司，進行資質審查和細節商定，安排公司數字化團隊進駐檔案館，分批對室藏檔案集中進行數字化，并指導各單位檔案員進行檢查與驗收，確保數字化質量。2018年，所有64家進館單位全部通過測評驗收，提前2年完成創建工作，其中18家為示范數字檔案室，46家為規范化數字檔案室。

數字檔案室的成功創建不僅推動了基層檔案工作的數字化轉型，而且使原本工作基礎較薄弱的檔案室得到了全面加強。

3 加快推進村級檔案數字化改革

數字檔案室創建如火如荼開展的同時，屬于“毛細血管”一級的村級檔案工作及其檔案資料歸集保管的重要性愈顯突出，尤其是地處海島和山坳偏僻地區村落的檔案工作愈發顯得薄弱，加快推進村級檔案室數字化、規范化建設勢在必行。面對行政村數量眾多、點位分散的難點，舟山市定海區檔案館推動構建區—鎮（街道）—村三級聯動的農村基層檔案工作體系，讓各鎮（街道）在轄區內的村級檔案數字化建設中擔當組織者和領頭羊的角色，督促街道綜合檔案室對內履行本單位檔案收集整理、保管利用職責，對外履行行政村檔案監管職責，促使街道全域檔案工作實現數字化轉型和規范化提升。同時，從多個層面對街道和所屬行政村進行制度性保障，專門組織舉辦培訓班并開展現場指導，全面完善村級檔案管理、保密、查閱等機制，落實檔案工作“四有”保障，并逐年分批次對村級檔案室的各類文件材料進行全面整理和數字化，將數字化成果上傳至全區館室一體化系統中，推動檔案數據下沉到村，實現資源共享。

自2020年啟動村級檔案數字化試點以來，已完成31個村的數據上傳，共計文書檔案8821卷/232209件，科技檔案314卷、3195件等，不僅便利了村級檔案員管理、查詢檔案，同時助力海島村民擁有了“家門口”的檔案室，村級檔案資料的歸集利用水平上了新臺階。

4 努力實現縱向智能監管

在全區數字檔案室創建和室藏檔案數字化取得階段性成果的同時，舟山市定海區檔案館卻發現基層檔案室層面的數字化并未實現充分整合，業務科室對于各檔案室的管理依然偏向傳統模式，管理效率未獲得數字化浪潮的有效賦能。為更進一步深化數字化水平，舟山市定海區檔案館在全省拉開數字化改革大幕的時刻，順勢謀劃并建設“定海智慧檔案云”應用場景，利用數據分析、大數據可視化技術，對數字檔案室管理流程進行智慧監管及可視化展現，把區檔案館與基層檔案室之間的弱連接轉變為強連接，形成更加緊密的互動整體。通過檔案監管平臺，即可遠程掌握檔案室檔案管理情況，打破各場景和層級之間的藩籬，又可通過系統提醒、短信提醒等方式直接對存在問題進行整改，大幅提升了監管效率。

2022年，“定海智慧檔案云”建設完成，上架浙政釘并投入使用，基層檔案室的工作開展情況及真實業務水平得到全景呈現，館室之間互動加強，改變了以往需逐家單位實地督促的被動工作模式，實現了館室一體化更進一步的深化。

5 創新開展婚姻檔案單套管理試點

實體檔案是檔案工作的托底和保障，在某些業務領域卻容易成為累贅和負擔，令辦理業務的群眾感到不便，也令檔案歸集的效率受到影響。為探索檔案資料脫離實體、直接歸檔的新模式，檔案館謀劃開展婚姻登記電子檔案單套管理試點，結合舟山市定海區實際情況，緊扣重點、多措并舉，著力規范婚姻登記電子文件歸檔和電子檔案管理工作，加強婚姻登記檔案的信息化建設。安排業務骨干深入區民政局婚姻登記處了解情況，提出電子檔案規范要求并研究存量檔案數據化的方案，確保室藏婚姻檔案數字化加工后的移交進館質量。在婚姻登記電子檔案流轉的全過程實施嚴格管理，從前端受理、辦理、辦結，到推送至省交換平臺審核。通過審核后移交舟山市定海區數字檔案管理系統，確保流程規范、質量可靠和數據安全。

2023年7月，舟山市定海區成功入選全省婚姻登記電子檔案單套管理試點。

6 不斷發掘特色專題檔案

檔案工作要做得過硬，考驗的是檔案工作者的能力；要做得有特色，考驗的是檔案工作者的眼力。數字化技術在發掘和建立一些高價值特色專題檔案的過程中不斷發揮著獨特作用?！叭⑽莫劇笔且哉憬ê＜敶骷胰纳⑽念愇膶W獎項，與富陽郁達夫小說獎、海寧徐志摩詩歌獎并列為浙江省三大文學獎項。2016年首屆“三毛散文獎”舉辦之時，我們即與評委會取得聯系，積極征集獎項相關檔案，共收集檔案127件，其中照片檔案3冊（共152張），光盤3張，成為館內頗有文學“含金量”的專題。2022年起，舟山市定海區匯聚眾智打造的“兩廊”工程進入全面的貫通和開放。其中“東海云廊”全長約25公里，穿越“環抱定海灣”之五山，將定?！俺鞘?、山體、海岸、海灣、海島”五大界面有機串聯?！鞍倮镂睦取眲t集合了定海歷史、文化、生態、鄉村美景等諸多元素，主線全長100.5公里，把定?！梆B在深閨”的眾多古村、古樹、古井、古寺、古跡等展現在人們面前。我們計劃征集1000件與“兩廊”檔案相關的檔案，形成生動翔實的專題檔案數據庫。此外，“高鐵時代”“海洋漁業基地”等特色專題也已列入征集計劃。數字化技術不但使這些特色專題的資料歸集變得便利，而且使專題內容的表現形式更加立體、多樣，為島城民眾留下了更加生動的篇章。

多管齊下、全域聯動局面的形成，對進一步推動定海檔案事業向數字化時代進軍，打造海島特色智慧檔案管理體系提供了巨大助推力。目前，255個全宗、56199卷、320873件檔案形成門類齊全、種類豐富的檔案館藏，并實現了電子文件歸檔全面應用，檔案管理和服務水平顯著提升。在新的起點上，定海檔案事業將進一步擁抱數字化、奮進新時代，為舟山市定海區建設全省檔案工作數字化轉型先行區提供新的支撐，打開新的局面。