基于IT背景下的高校學生公寓管理系統設計

施武祖

(蘭州工業學院 a. 計算機與人工智能學院, b. 學生工作處,甘肅 蘭州 730050)

在習近平新時代中國特色社會主義思想的指引下,我國社會經濟和教育事業發展步入快車道,高校規模逐年擴大、大學生人數逐年增加,高校的學生管理工作特別是學生公寓管理也面臨諸多挑戰。學生公寓是學校教學的第二主陣地,其日常的管理服務水平和質量直接影響到師生的日常工作和生活,也影響著學校的教育教學質量及長遠發展。針對這一現狀,如果僅僅依靠傳統的計算機和基于紙質的分散式人工管理模式顯然已經不能順應時代發展要求,同時也暴露出許多問題,諸如新生入校、畢業生離校時的宿舍安排、基本信息錄入和財產核查統計以及學生日常的水電暖網報修、違紀、晚歸、離宿安全管理等方面耗費了大量的人力、物力和財力,但最后的效果往往很不理想,也無法有效服務學生,為此學生經常通過貼吧、表白墻、朋友圈等途徑吐槽學校的服務,此類問題嚴重制約著學校教育事業的發展。與此同時,計算機科學技術也在不斷深化和發展,特別是互聯網+和大數據技術、物聯網技術、基于人臉識別的視頻圖像處理技術、區塊鏈技術等方面取得的成績更為我們的跨學科、跨領域、跨業態發展提供了廣闊的應用前景?；诖宋覀兙陀斜匾搿盎ヂ摼W+”和“大數據”等人工智能技術,打破高校數據孤島[1]。實現數據共享,建立高效快捷的信息統計和反饋渠道,以便更好地為學生的學習和生活服務。

1 學生公寓管理中存在的問題和面臨的挑戰

1.1 管理人員的思想認知水平有限

學生公寓管理人員作為公寓管理的一線力量,行使對學生日常住宿及行為的監督管理,其自身思想政治素質能力、意識和技能水平高低會直接影響學生公寓管理服務水平及形象。近些年,受信息技術和網絡技術的時代影響,公寓管理層也在積極嘗試和改進傳統的公寓管理模式,因為長期在公寓工作的老員工,受傳統管理模式影響較深,一是認為自己年齡大了,學不會也學不懂;二是覺得自己工作經驗豐富,思路和數據都在自己腦海中,無需運用大數據和互聯網技術,高科技的東西他們不會用,管理效率還沒他原來的方法好。鑒于他們的這種抵觸思想和心理,要讓其自己提高個人認知和信息化水平特別困難,面對這種缺乏學習和發展意識困境的情形,就需要管理層去打破這種僵局,引來源頭活水。

1.2 第三方社會化商業服務機構的管理困境

隨著社會經濟水平的不斷發展,學生對公寓的基礎設施等硬件要求也越來越高。和她們生活息息相關的水、電、暖維修及洗衣、食品購買等,如果完全按照以前的模式,經人工報修、電話聯系、離開校園或宿舍去外面的商店超市購買特別不方便,尤其是晚上樓門關閉的特殊時段,矛盾更加突出?，F在很多高校雖然在學生公寓安裝了控電系統,也引入了自助售貨機、自助打印機、24 h直飲冷熱水機,但對這些設施設備的故障維修和服務方面還缺乏高效的監督管理。比如學生超負荷用電時出現宿舍跳閘和斷電情況,維修人員不能及時發現和處理;洗衣機、飲水機、售貨機等出現漏水、漏電、缺貨或無法正常使用的故障時,服務商家沒有駐校園維修工作人員,故障得不到快速有效處理,產生智能化產品非智能化服務的困境,嚴重損害了學生的個人利益和學校及公寓管理部門良好的服務形象,加劇了學校、公寓管理人員、服務商家和學生之間的矛盾,不利于學生公寓的穩定和安全管理。

1.3 信息溝通反饋不及時、矛盾化解有時滯

新形勢和環境下,學生的個人自我意識比較強,獨立性高,大部分學生都是獨生子女,條件優越,部分學生與他人的溝通相處比較特殊,各類問題和矛盾比較突出,特別是心理類問題特別明顯,每年開學初的心理測試調查發現,有近1/3的新生存在或多或少的心理問題。為此,學校相關部門還專門從各個班級中遴選信息員,協助老師發現和處理此類問題。然爾學生畢竟是學生,責任感和安全意識相對比較淡薄,礙于同學之間的人情關系和面子問題,有些學生擔心身份暴露被同學孤立,不能或不敢及時將相關信息及時反饋老師,宿舍長及班委也不會將宿舍或公寓發生的學生違紀問題告知老師,從而導致信息反饋不及時,等管理人員獲得相關信息時已錯過了最佳和有效處理時間。同時也不能有效發現和化解公寓潛在的安全風險,極大地影響了公寓管理服務質量和效率。

1.4 管理模式面臨的挑戰

目前很多高校的公寓管理機構建制層次不齊,有處級建制單獨設立的,也有科級建制隸屬于學生處或后勤處及其它類別的,鑒于各自不同的特點,依舊采用人工化分部門管理模式,雖然都在使用信息化手段,但分疆而治的情形很難做到信息的及時溝通與共享,銜接處理不暢。大部分依靠輔導員、班主任、公寓管理員、樓長等群體分別向學生發布相應信息,使得信息容量較多,學生應接不暇,不能及時查收和落實,有些甚至成了垃圾信息、石沉大海,信息的傳達率和有效性大大降低,很多有關國家和省市校的方針政策及條例規章、通知等無法有效傳達至學生[2]。這種傳統管理模式的弊端已經嚴重影響和制約現代化學生公寓管理服務和長遠發展,必須要與時俱進,打破界限,切實做到服務無界限,真誠無止境。

2 學生公寓管理系統的需求分析

學生公寓是學生課堂之外休息、學習、討論和交流的主要場所,是他們個人價值觀、同學友誼、集體榮譽感形成的第二課堂。如何做好新時代學生公寓管理工作就成了當下的工作重點,我們需要借助于最新的計算機科學技術,提升學生公寓的服務和育人功能[3]。用專業的人干專業的事,做到科學設計、專業服務、精準應用。根據高校學生管理機構設置、管理部門的職責劃分以及學生公寓管理中涉及的實際功能等進行需求分析[4],加快數字化校園和智慧公寓建設,設計開發適合新形勢新環境下的學生公寓管理系統,在保證平臺數據精準性、有效性、安全性、互聯性的前提下,將學生管理服務部門、學院、輔導員、班主任、公寓管理員等從紛繁復雜的信息統計中解放出來,大大提高工作效率和管理服務水平。

3 學生公寓管理系統設計

學生公寓管理系統以高效、環保、節省人力為主要目的而設計,通過該平臺可實現對學生公寓相關信息的錄入、查詢、修改、刪除,也能對學生公寓財產運行及維護狀況進行實時監督,還能對學生進出公寓信息、違紀等安全信息、假期離宿或留宿管理等進行實時統計并根據需要生成相應的報表,方便學生公寓相關管理人員隨時查閱和調用。

3.1 系統功能模塊設計

結合學生公寓管理工作實際內容和特點,通過設計以下九大模塊可以完全實現對學生公寓人財物及安全的全方位管理。這些模塊分別是新聞信息管理、基礎信息管理、宿舍分配管理、水電暖網管理、安全管理、財產管理、出入管理、假期離住管理、系統管理,具體系統模塊設計架構如圖1所示。

新聞信息管理模塊:包含規章制度公示、通知發布、黨團文化建設動態、日常安全常識及留言板等。通過本模塊可以實現規章制度及理論的宣傳和公寓文化活動的開展,達到以通知和常識引領人、以規章制度約束人、以黨團活動建設教育人、以意見征求服務人的目的。

基礎信息管理模塊:包含宿舍基本信息(樓宇號、房間號、房間類型、可容納人數等)和學生基本信息(學號、姓名、性別、民族、學院、班級、個人聯系方式)。此項內容由宿舍管理員和學生分別按照權限錄入相應信息,最終再由公寓、學院、學生處三方進行核實,確保數據精準。

宿舍分配管理模塊:包含新生宿舍分配(按學院、班級人數盡量分在一個樓宇或一層)、老生宿舍調換。該功能按照同學院同專業同班級的原則盡可能的將學生分配在同一公寓同一樓層的相鄰宿舍,在新生報到注冊后按照分配名冊到相應公寓辦理入住手續,無需學生東奔西走,同時也便于老生網上申請換宿,讓數據多跑路,學生少麻煩。

水電暖網管理模塊:包含宿舍水電暖報修、水電購買(宿舍超額用電后由舍員購買)、網絡開通及繳費管理。

安全管理模塊:包含消防檢查、監控管理、門禁閘機通道管理、來客登記、宿舍安全檢查、違紀行為處理(吸煙、喝酒、打麻將、使用違禁電器、打架斗毆、破壞公物及其它)、衛生檢查情況統計、教師檢查宿舍統計、學生會檢查統計、學生晚歸統計。學生公寓的安全管理是高校學生管理的重中之重,是學生生命財產和消防安全的保障,宿舍安全管理業務的具體處理流程如圖2所示。

圖2 宿舍安全管理業務流程

財產管理模塊:包含宿舍財產錄入、核查(分初次核查和畢業核查)、公共區域財產檢修、宿舍財產報修(電路除外),具體報修流程如圖3所示。

圖3 宿舍財產報修處理流程

出入管理模塊:包含閘機通道打卡記錄或人臉識別系統記錄、突發情況人工登記記錄、貴重物品登記記錄。

假期離住管理模塊:包含假期離宿管理、畢業離宿管理、假期留宿管理。

系統管理模塊:包含用戶(角色)管理(包括添加用戶、刪除用戶、修改密碼、重新登陸、退出系統)、權限管理、日志管理等。

3.2 系統數據庫設計

為保證數據的安全性,本系統使用微軟的SQL Server數據庫,將各個模塊的數據分別存入相應的后臺數據庫;其中數據庫的物理設計部分是根據計算機系統、數據模型、E-R圖等設計,目的是為了充分利用存儲空間和提高系統的處理速度[5]。系統后臺數據庫所涉及的數據表主要包括學生信息表、宿舍信息表、宿舍財產信息表、水電網費用信息表、來客訪問登記信息表、安全檢查信息表、假期離住管理信息表等數據表,因為篇幅原因,文中只展現學生信息表、宿舍信息表、違規違紀信息表,具體如表1、2、3所示。

表1 學生信息表

表2 宿舍信息表

表3 違規違紀信息表

3.3 系統實現方法

學生公寓管理系統是一個多用戶、多角色、多任務的智能管理信息系統,借助于現有的校園網絡,采用基于Web頁面的Browser/Server架構和UML技術完成客戶端的界面設計和系統建模[6]。利用物聯網技術統計學生進出公寓的門禁閘機刷卡記錄和水電使用情況,如果有條件還可引入基于人臉識別技術的門禁系統代替閘機通道來防止學生門禁卡代刷和惡意尾遂現象;在通訊使用方面,該系統使用標準的Http協議,使得系統具備可移動和分布式管理功能。如想調閱和使用相關數據,管理員通過手持設備或電腦登錄賬戶后導出相應的報表,以供日常檢查等;系統界面如圖4所示。

圖4 學生公寓管理系統界面

3.4 用戶角色分析

該系統的用戶群主要面向學工管理員、宿舍管理員、教師(輔導員、班主任)、學生四類,系統管理員具有最高權限,其角色分工如下。

系統管理員:主要對系統進行日常維護、管理、安全保障,對次級用戶的添加刪除、權限設置、信息修改等。

學工管理員:可細分為公寓主管、學工主管、學院主管、后勤主管、保衛主管、網絡主管6種。公寓主管負責除系統管理和水電暖網管理之外的所有內容;學工主管負責安全管理、出入管理、假期管理和基礎信息管理中的學生信息管理;學院主管負責學院學生的基本信息管理及安全、出入、假期管理;后勤主管負責水電暖維修、充值繳費;保衛主管負責安全管理中的消防檢查、安全檢查、監控管理和假期離住管理中的留宿學生監管;網絡主管負責網絡開通及繳費管理。

宿舍管理員:主要負責所管轄區基礎信息管理、宿舍管理、資產管理、水電暖管理、安全管理、出入管理?？梢酝ㄟ^電腦或手機終端登錄后隨時查看、處理和錄入所管轄公寓樓及宿舍內產生的各類相關問題信息,特別是對日常巡查中發現的問題可以實時錄入系統,避免事后忘記或者被其它事務干擾,同時該系統可在第一時間將學生報修的故障以短消息形式發送給相應的管理員,便于及時安排專人予以解決,并將處理結果及時在系統中更新。

教師:登錄系統后可以隨時查看和掌握所管轄學生是否有晚歸、宿舍內抽煙、喝酒等違紀行為,也可根據報表生成的相關數據信息精準掌握學生近期學習、生活、心理、行為變化,以便于及時開展相關的談心談話和教育疏導工作。

學生:注冊登錄系統后可查看自己住宿的基本信息,本人只能修改密碼和聯系方式,新生可在線選床位。也可在線申請調宿、充值繳納水電網費、進行各類故障報修,報修處理進度可在線實時查詢,還能對維修服務項目及維修人員態度進行綜合評價。

通過以上用戶角色分配和權限功能設置,在很大程度上節約了時間也省去了紙質材料錄入的麻煩,同時也方便學工人員及時查看所管轄和服務的學生動態,極大地提高了工作效率,也為日常的評獎評優和問題學生處理做好了鋪墊,真正做到工作留痕、處理有據、責權清晰、賞罰分明。

4 結語

新時代學生管理更需要新的管理模式,用便捷的管理系統代替繁重的人工統計是當下學生管理的新常態,也需要相關領導和有關部門重視學生公寓管理系統的建設與優化,同時需要配置有素質、有文化、有責任、會管理的精細化、年輕化管理隊伍,兩者配合方可實現對學生公寓及住宿學生的精細化管理。