農業科研院所財務智能化報銷研究
——以某科研院所為例

田震 何勁松

1.四川省農業機械科學研究院，四川成都

2.四川省農業科學院水稻高粱研究所，四川成都

近年來，隨著人工智能、全面數字化電子發票等新技術、新事物的出現，以“記賬員”角色為主的傳統財務管理正面臨新的使命和挑戰。農業科研院所需要改革財務報銷流程，創新財務管理模式，提升財務服務效能，更好滿足科研項目資金管理需求。

1 傳統財務報銷模式存在的問題

某科研院所主要從事培育水稻、高粱、蔬菜、玉米等作物的新品種以及良種、良法、產后加工配套技術研究和服務。2020 年及以前，采用傳統財務報銷模式主要存在以下問題。

1.1 財務報銷手續繁多，財務審核工作量大

隨著國家農業科研項目經費投入力度的加大，該科研院所承擔的科研項目數量不斷增多，財務報銷業務量逐步增大。財務人員需要審核報銷項目資金來源等基礎數據，查詢核對報銷票據真假情況，手工核算報銷人員的報銷金額是否填寫正確，審核出差審批表、考勤表、合同、出入庫單據等附件資料是否完善等。財務人員將大量工作時間用于財務基礎審核工作，影響了財務管理水平與服務農業科研質量。

1.2 財務報銷審簽時間長，賬務處理及查詢滯后

農業科研院所的領導幾乎都承擔了一部分科研項目任務，無法在固定時間點進行票據審核簽字，導致財務報銷審核簽字時間較長，報銷人員不能及時完成財務報銷。同時，財務數據賬務處理存在滯后性，所有賬務處理均需資金支付成功后才能進行，因此，項目組人員進行項目賬務查詢的數據只能是已入賬的，在途而未入賬的資金支付數據不能納入查詢范疇，不能實時反映科研項目執行進度。

1.3 科研財務助理制度未健全,科研人員事務性工作負擔重

根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《關于進一步完善中央財政科研經費項目資金管理等政策的若干意見》，各科研項目應落實財務助理制度，輔助科研項目的順利實施。但農業科研院所因人員、項目經費來源以及編制控制數額等限制因素，無法聘用財務助理人員，只能由項目組成員兼任，增加了科研人員日常事務性工作。

2 財務報銷系統智能化建設現狀及優點

為更好地服務于科研工作，某科研院所加快完善和優化財務報銷流程，財務報銷模式已經從傳統報賬模式逐步轉變為智能化報銷。

2.1 實現了“一網、一門、一次”創新財務服務模式

實施智能化報銷分四步走。一是由報銷人登錄網上預約系統，進行發票拍照上傳認證，認證發票照片將自動識別報銷類型；二是選擇報銷發票照片進行報銷時，確認系統自動識別的開支項目及報銷科目是否正確，若有誤，及時更改為正確的報銷項目或科目；三是進行支付信息填報，支付信息主要有報銷人、支付發票單位、沖銷借款的方式，可以一鍵式提取支付數據；四是上傳觸發式的補充說明、輔助證據等相關附件資料照片后，提交報銷。待報銷審批通過后，報銷人在智能化報銷平臺中打印報銷單，連同原始票據及輔助資料原件遞交財務部門，從而完成智能化報銷流程。智能化報銷將傳統的手工報賬方式簡化為智能識別、網上審批、打印投遞，顯著提高了制單的效率和準確性，達到了財務數據多跑路，報銷人員少跑路的效果。

2.2 解決了“簽字難”的問題

智能化報銷實施網上審批，審批同時支持電腦、手機、平板等設備登錄，按照事前設定的審批流程逐級推送到單位財務負責人、項目負責人、主管領導等具有簽字權限的人員進行簽名審批，智能化報銷平臺具備審批流程可視化以及審批信息精準推送提醒功能，有效避免了可能導致報銷單在某一環節停滯的情形，徹底解決了“簽字難”的問題。

2.3 票據智能識別、分類、認證信息化程度顯著提高

智能報銷系統實現了票據智能識別、智能分類、自動認證功能，通過引入發票智能查驗功能，實現批量掃描發票信息并快速檢驗發票真偽。驗證的結果由國家稅務總局電子稅務管理中心提供，因此保證了報銷發票的真實性。通過系統設置報銷科目涉及的相關發票信息內容及品目，自動匹配發票報銷科目分類，保證了自動匹配報銷科目的精準性，提升了智能化報銷的效率和準確性。

3 智能化財務報銷系統建設容易出現的問題及解決方案

3.1 財務報銷反饋信息途徑單一，問題單據重復審批

智能化報銷采用的審批提醒推送功能，只有在當前審批環節結束后才能推送到下一環節，而財務審批環節一般靠后，故財務人員不能在報銷初期審查報銷單據信息是否正確；若遞交原始單據信息有誤，財務審核崗只能將問題單據直接退給經辦人，待完成單據修改后再次履行審批程序，導致問題單據在項目負責人等人手中重復審批，降低了報銷效率。

3.2 智能化報銷前需數據測試，提高報銷方案穩定性

智能化報銷推廣前，需要財務人員作為測試員進行大量各類報銷測試，檢測系統中各類報銷數據是否能夠按照設置流程進行，確定最優報銷方案。優先推薦兩個部門進行智能化報銷試點，待試點部分穩定運行后再大面積推廣，避免智能化報銷推廣后更改報銷方式和報銷流程，影響智能化報銷推廣進度。

智能化報銷前期設置規劃需要財務人員花費大量的時間和精力對整個財務管理流程進行梳理，需與軟件管理人員加強溝通交流，在智能化報銷系統中設置適合本單位的報銷管理模式，不能單純地借鑒其他單位模式。若財務人員對智能化報銷系統運行邏輯掌握不全面，不利于智能化報銷系統的維護和推廣。

3.3 強化智能化報銷宣傳及培訓工作

智能化報銷啟用時需進行大量的宣傳及培訓，通過App 平臺發布智能化報銷操作流程視頻、報銷常見問題解決步驟等內容，甚至需要財務人員積極輔助報銷人進行智能化報銷操作，避免報銷人員因不熟悉操作等原因而產生抵觸等負面效果，對智能化報銷的實施推進不利。

4 進一步優化智能化財務報銷系統的建議

4.1 智能化報銷系統集成，強化合同管理等業務融合

智能化報銷系統中輔助證據目前通過拍照或者PDF上傳，便于領導審核簽字和財務復核，但是輔助證據中的合同必須事先進行線下簽訂并蓋章，不能有效減少報銷前期準備工作，急需通過引入合同管理系統，利用完善的管理流程和標準來規范合同的簽訂和管理。支持通過合同管理系統引用報銷需要的合同電子附件實現無紙化報銷，提升智能化報銷效率。

4.2 財務報銷系統電子數據的存儲應用

智能化報銷完成后而形成的電子附件信息目前只是作為審批簽字流程的相關依據佐證，現階段的財務報銷模式仍需要報銷人員提供原始單據到，電子附件未應用到財務存檔資料。若將智能化報銷的電子附件結合其產生的憑證信息以及銀行支付信息形成電子數據，可將該數據納入電子會計檔案系統管理，實現會計憑證和電子影像的自動匹配、分冊、存儲、應用。授予科研人員、財務人員電子會計檔案借閱權限后，方便原始憑證的調閱和查詢，將有助于科研項目執行及驗收，減輕檔案人員查詢負擔。

4.3 強化財務軟件系統與預算一體化系統數據互聯互通

智能化報銷系統目前解決了領導審核簽字難問題，達到了審簽快、流程便捷等效果。但是財務人員在預算一體化系統中進行資金支付時仍需依據報銷信息手動錄入或選擇相關支付賬號、支付科目等信息，若智能化報銷系統與預算一體化系統實現數據互聯互通，將有效規避支付信息人為錄入錯誤的風險，提升資金支付效率，完成智能化報銷流程的最后一步。

5 思考與建議

隨著財務智能化的發展，智能化報銷模式仍存在諸多問題，智能化報銷推廣初期不能一刀切地丟棄傳統報銷模式，應給予報銷人員一定的緩沖期，逐步適應智能化報銷。智能化報銷模式的應用及發展方向，一方面，需要加快智能化報銷系統與合同管理、出差審批、政府采購、資產管理等業務系統的融合，建設成快捷高效的財務平臺，使得財務工作整體向智能化發展。另一方面，財務工作人員要認清未來財務發展方向，提升自身業務的能力，不斷適應財務智能化帶來的機遇與挑戰。