OA辦公系統在石油化工企業公文管理中的應用

文/中國石油遼陽石化分公司 徐得森

石化行業是我國的基礎產業和重要支柱產業，產業關聯度高、產品覆蓋面廣，對穩定經濟增長、改善人民生活、保障國防安全具有重要作用[1]。石油化工企業行政管理的科學性、高效性十分關鍵，而公文作為“以文輔政”的主要載體，在行政管理中有著核心地位，OA辦公系統的廣泛應用對提升企業管理水平有著重要意義。

一、OA系統概述

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將計算機、通信等現代化技術運用應用到傳統辦公方式中，利用自動化手段代替辦公人員的部分手動或重復性業務活動，實現辦公的高效化、準時化、移動化，從而提高政務運行效率，提升企業管理水平和生產效益[2]。本公司自2004年起使用中石油OA辦公系統，在多年的運行中積累了豐富的實踐經驗。

二、OA系統在公文管理中的主要應用

（一）發文管理。公司的發文文種主要有決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要等，各文種從發起、流轉到發送等各個環節均能夠在OA系統中實現，完全實現公文流轉的無紙化?；玖鞒虨椋河晒径墕挝晃臅M行擬稿，二級單位負責人對文件審核后，由文書呈送公司辦公室發文秘書核稿。如需會簽，可在核稿后直接選擇部門進行并行或串行會簽。辦公室將文件呈送至辦公室主任審核后，由公司領導線上簽發，并送回辦公室加蓋電子印章，選擇發送份數及發送范圍后進行發送，隨即進入收文和歸檔流程。在文件發送前，如果發現錯誤，均可以返回修改，且每個修改人均可以在文件上留下電子痕跡，能夠清晰快速地查找，這些都是傳統發文方式不具備的。

（二）收文管理。公司收文范圍主要包括中石油集團公司來文、地方政府來文、外單位來文和公司內部形成的文件等?；玖鞒虨椋河晒臼瘴拿貢鴱募瘓F辦公專網、政府公文傳輸系統或其他途徑接收非涉密文件，上傳至OA系統，公司辦公室主任擬辦后呈送至公司分管領導審批，收文秘書按照批示意見將文件轉至二級單位；二級單位文書再按照部門領導批示轉至具體承辦人，閱辦完成后再回到公司辦公室進行歸檔，形成閉環。OA系統的主要優勢在于可同時給多人發送傳閱件、多人同時閱辦，還可以統一看到所有的辦理結果，而傳統收文方式只能按順序依次閱辦，相比之下，OA系統節省了大量時間，大大提高了公文流轉效率。

（三）督辦管理。公司的督辦職能可以通過OA系統以“督辦通知單”的形式完成。主要流程為：公司辦公室督辦人員在OA系統中發起“督辦通知單”，寫明需要督辦的事項，經辦公室主任審核后，在OA系統中分轉承辦部門，各部門在期限范圍內寫明辦理結果，督辦人員審核后呈送公司領導審閱，若同意，則在線上簽署電子簽名，若有批示意見，則可再次轉到承辦部門進一步落實。OA系統代替了電話督辦、發函督辦、約談督辦等傳統督辦方式，方便快捷，有據可查，為企業督辦管理提供了新思路。

（四）公文歸檔。利用OA系統可以代替公文的手動歸檔工作，可以節省大量人力物力。公文歸檔有自動和手動兩種方式，自動歸檔是在收文時將“自動歸檔”選項選為“是”，文件辦結后就會自動歸檔到檔案系統中。手動歸檔是每年6月底前，公司對過去一年尚未歸檔的公文集中統一歸檔，在OA系統中選擇要歸檔的文件，點擊歸檔按鈕，系統會將請求提交給檔案系統，隨后在檔案系統中執行完善著錄項、生成檔號、拆裝盒、打印等操作，直至歸檔移交，該過程可以實現批量導入。歸檔后的公文可以在OA系統中查詢歸檔記錄。

三、提升公文管理質效的方法

（一）強化制度保障。在依法合規治企的大背景下，制度是一切工作的前提，要堅持在公文管理制度建設上狠下功夫，做好公文管理頂層設計。要以“簡化冗余環節、強化關鍵環節、細化復雜環節”的方針，完善領導把關制度、工作運行制度、責任追究制度。針對OA辦公條件下公文處理工作在組織管理、流轉過程、考核問責等方面的新變化，公司制定了《公文處理實施細則》《文書檔案管理辦法》等管理制度，同時，針對每個工作場景繪制標準化工作流程圖，清晰直觀，一目了然，并將制度、流程等印發給各單位，使公文管理工作逐步走向標準化、規范化、便捷化。

（二）發揮文書的中心作用。在發文、收文、督辦、歸檔等各環節中，都需要文書進行文件傳遞、承上啟下、溝通協調、查漏補缺，文書是橋梁紐帶，是公文高效流轉的潤滑劑。各級單位文書應指定專人擔任，誰主管、誰負責，加強操作及業務流程培訓，增強工作技能和責任意識。公司級文書業務可以嘗試與行政總值班業務相結合，由總值班秘書擔任，利用總值班室與公司領導以及各二級單位聯系緊密的特點，進一步提高公文運作效率。同時，行政總值班秘書還可將公文處理與各項行政業務緊密銜接，建立公文政務聯動機制，最大限度地拓展和發揮公文辦理“以文輔政”的功能。

（三）加強文書隊伍建設。做好公文辦理工作需要全公司文書的緊密協作、通力配合，這需要打造一支政治水平過硬、業務素質高超的文書隊伍。要在公司內部選拔公文專業培訓師，定期開展業務培訓和研討交流，建立“公文管理工作交流群”，匯總、歸類、分享常見的錯誤案例。定期舉辦公文評比和技能競賽，將公文管理題目納入每季度的辦公室系統考試。建立“輪崗輪訓”制度，保證公司各級辦公室人員都能夠勝任公文辦理工作，專職文書出差或外出培訓期間，其他相關崗位人員均能及時補位，時刻保證“崗位不缺員、業務不斷檔、工作不脫節”。

（四）做好催辦和督辦。要將公文處理納入公司政務管理體系，突出運轉時效管控，建立“一般公文定時催辦、重要公文重點催辦、緊急公文跟蹤催辦”的管理制度。文書是文件的第一責任人，要增強對公司業務的熟悉程度，處理文件要分清輕重緩急，還要有清晰的判斷能力。緊急文件應立刻導入系統，并及時提醒擬辦人和批辦人批轉，領導因特殊情況無法及時批閱的，應判斷業務歸屬，提前在線下轉部門辦理，待領導批閱后立即傳達批示精神，保證文件精神及時傳達落實。建立重點文件督辦登記簿，時刻關注流轉進度，在文件辦理過程中，要結合辦理時限適時督辦，避免在一個環節停留時間過長。一般情況下，公司領導簽批公文時限為1個工作日，二級單位負責人簽批公文時限為2個工作日，二級單位從文件接收到辦結不得超過5個工作日。

（五）做好公文審核，嚴把入口關。嚴格的公文審核是文件制發規范性、準確性的重要保證。要牢固樹立質量意識，堅持做到“三看”，即“初審一看，領導簽發后二看，套頭蓋章三看”，認真對文稿進行全方位、全要素的多輪審核。公文審核的重點是，內容是否符合黨的路線方針政策和國家法律法規；行文理由和依據是否充分，行文級別和文種是否正確；涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見；政策措施和辦法是否切實可行；格式是否規范等[3]。涉及專業范疇的公文，核稿文書應與專業部門的擬稿人共同審閱，做到專業性和規范性相統一。樹立精品意識，倡導“短、實、新”的文風，嚴格控制公文篇幅，使公文結構嚴謹、層次分明、表述準確、文字精練。

（六）做好保密工作。保密工作應實行統一領導、歸口管理、分級負責、各司其職的體制，遵循黨管保密、依法治密、創新驅動、綜合防范、分級管理、分類施策的原則，要實行保密工作責任制，制定秘密分級保護目錄，確定保密要害及重點部門部位，指定定密責任人[4]。在發文前，要做好文件的定密工作，收文時，首先應看清文件密級，涉及國家秘密、商業秘密和內部工作秘密的不能通過OA系統及網絡途徑傳播，只能通過紙質文件進行流轉，文件辦理過程中應保守秘密。

（七）做好技術支持工作。OA系統相比于傳統辦公方式有著技術專業性強的特點，而使用人員的信息技術水平參差不齊，故應指定特定的管理部門，由專人負責OA系統的運維工作，及時處理文件流轉過程中的技術問題，避免由于系統原因造成流程阻塞，同時對服務器及軟件進行定期升級，保證系統的持續流暢運行。

（八）建立健全考核機制。實行公文責任追究制，將公文質量、辦文效率等列入績效考核機制，作為衡量工作實績的重要依據，做到“人人肩上有責任，事事結果有考核”。不斷細化和完善公司公文管理工作考核細則，制定具體的考核項目、考核行為準則，公司辦公室在每月月底檢查二級單位本月公文格式和運轉流程出現錯誤、公文辦理超時限、督辦事項落實不及時等問題，按照考核細則進行考核，并召開專題會議進行通報，次月月底再反饋整改落實情況，在不斷地考核整改中促進公文管理水平的進一步提升。

四、OA系統存在的問題

（一）功能相對落后。公司現有的OA系統開發時間較早，功能落后，有很多待完善之處。一是安裝復雜、兼容性差，用戶需按照順序安裝7類客戶端控件和工具，往往需要專門的技術人員進行安裝?？蛻舳藬U展包容易加載出錯，導致正文無法操作，客戶端對操作系統、瀏覽器以及Office軟件版本要求苛刻。二是查詢文件方式單一，無法查詢文件正文和附件中的關鍵字。三是部分操作不夠人性化，可視化程度不高，操作較復雜等。

（二）移動辦公平臺不夠完善。公司OA系統雖已通過中國石油移動應用平臺實現移動化，具備公文查看、批轉等基本功能，但無法實現公文查詢、蓋章等功能，且偶爾會出現丟文現象，影響工作的正常開展。

（三）系統相對獨立?，F有的OA辦公系統功能相對單一，只能實現公文管理和督辦管理功能，孤立地完成本系統的工作，無法與公司其他業務系統協同聯動，導致工作效率相對低下。

（四）保密等級較低?，F有的OA系統只支持非涉密文件的流轉，涉及公司內部工作秘密、商業秘密以及國家秘密的文件均只可通過紙質文件流轉，在文件存放與流轉過程中存在較高的泄密風險，運行也較為煩瑣。

五、OA系統的優化改進方法

（一）優化OA系統功能。集團公司后續的OA2.0系統針對1.0系統的缺點進行了優化。一是實現一鍵安裝，不再需要客戶端擴展包，具備更優的兼容性和穩定性。二是豐富查詢功能，新增全文檢索功能，實現了對公文正文及正文附件內容的一鍵式快速檢索。三是優化功能細節，增加流程跟蹤圖，直觀顯示走過哪里、正在哪里、還能去向哪里，實現流程跟蹤的可視化；公章排版可以通過輸入頁數直接將印章和版記調整到指定頁；增加辦文時限控制及到期提醒、傳閱反饋、批量導入文件等功能。

（二）完善移動辦公平臺。OA2.0系統完善了移動辦公平臺，可以消除丟文漏洞，同時增加了公文查詢等功能，還可以探索加入移動端的蓋章功能，實現隨時隨地全流程流轉文件，不再受時間空間的限制。未來還可以考慮將會議材料直接通過移動平臺推送到手機或平板電腦上，不再印發紙質材料，進一步提升無紙化辦公水平。

（三）實現辦公平臺的集成化一體化。集成化一體化是辦公平臺發展的必然趨勢，集團公司以現有的OA系統為基礎，圍繞“業務聯動、集成共享、智能提升、決策支持”的建設思路，開發了“綜合辦公管理平臺”，將公文管理、督察督辦、檔案管理、會議管理、值班管理、公章管理等模塊集成聯動在一個平臺。相較于傳統的OA系統，綜合辦公管理平臺具備很多優勢：一是公文管理等功能更加完善，綜合辦公管理平臺可以自動同步辦公專網中的非涉密文件，直接進入公文管理模塊中流轉，不再需要文書手動導入。二是各業務間的協同更加高效，督查督辦模塊可以打通與公文管理、會議管理模塊的數據聯系，直接引用公文、會議紀要作為督辦依據。三是可實現應用擴展，綜合辦公管理平臺具備可視化的業務應用定制開發能力，進一步豐富數字協同辦公場景。

（四）提升OA系統保密等級。隨著保密手段和信息技術水平的提高，可以研究提升OA系統的保密等級。集團公司綜合辦公管理平臺已在推進適配普通商密類型文件，未來可以嘗試將更多的涉密文件在OA系統中流轉，可進一步提高公文運行效率。

六、結語

OA辦公自動化系統的廣泛應用提高了公文辦理質效，通過與其他辦公模塊的協同聯動，使行政管理各項職能得到高效運轉，形成了多方位、多功能、全聚合的行政管理生態圈，為企業的數字化轉型和高質量發展注入了蓬勃動力。