淺談智能化檔案管理系統的構建

文/十堰市企事業單位內部審計指導中心 韓晶晶

新時期，智能化檔案管理已經成為時代發展的主要趨勢，它有利于檔案管理工作科學化、規范化、全面化和高效化發展，為企業的決策和長遠發展提供有效的參考依據。智能化檔案管理對提高工作效率及檔案利用率、提升檔案管理工作水平及工作質量具有積極的促進作用，對企業發展起到良好的推動作用。

一、智能化檔案管理系統構建概述

隨著智能技術在各領域的應用，檔案管理信息涉及的種類和數量呈直線式增長。在這種情況下，檔案管理內容包括保存信息、傳輸信息、更新信息、維護信息、查找信息等，工作越來越復雜。傳統的檔案管理模式多采用紙質存儲、人工處理方式，涉及的檔案管理工作流程復雜，信息篩選以及數據整理都需要較長的時間，且質量無法保證，還會耗費大量的人力和物力，不利于檔案管理工作的可持續發展。另外，傳統的紙質管理和人工處理方式存在損壞檔案信息的現象，從而影響檔案管理的質量。智能化時代下，信息大數據、人工智能、計算機等先進技術和系統能夠將傳統紙質檔案管理形式逐漸電子化，便于記憶、查找，可以有效實現信息共享和大量信息分析，不僅能夠提高查找速度，還可以保障信息的安全。智能化時代，檔案管理系統能夠有效實現與各領域的交融。首先，智能化時代的檔案管理模式、軟件系統平臺、運維管理離不開計算機學科、智能化理工科等領域的知識和技術。其次，智能化時代下各領域的信息共融，檔案管理模式也要順應時代發展，實現信息共享。因此，檔案管理智能化是不同領域和不同學科的交融體現，要有效建立智能化時代檔案管理系統，相關行業要實現各領域人員結構的調整，充分運用各領域的知識，更好地促進智能化檔案管理系統新模式的應用和管理[1]。

二、智能化檔案管理系統的構建現狀

傳統的檔案管理不僅消耗了大量人力、財力以及物力，而且無法滿足時代發展需求。智能化檔案管理打破了時間和空間的限制，有效實現了不同區域、不同單位、不同領域檔案信息的互通，使智能化時代檔案管理的信息量越來越大。因此，構建智能化檔案管理系統尤為重要，具體包括以下幾點：第一，檔案管理涉及數據信息量大。在各個時間段內不同地區、不同單位都會產生大量的檔案信息，且每天還在逐漸增加。第二，檔案處理速度快。各領域各部門互通速度越來越快，檔案信息更新就必須加快，同時還要具備處理大量數據的速度和能力。第三，數據信息類型越來越復雜。智能化時代，數據信息多種多樣，文本、圖片、短視頻、音頻、系統軟件等各種各樣的數據信息，呈現形式或靜態，或動態，具有非常明顯的異形結構和多樣化特點。

檔案智能化發展尚處于初級階段，隨著智能化技術的更新迭代，有些行業雖然完善了制度標準，但技術水平還跟不上智能技術的更新速度，導致與新技術不能很好地兼容。由于上述原因，智能化檔案管理工作停滯不前[2]。

三、智能化檔案管理系統構建的有效策略

（一）轉變傳統的檔案管理模式。檔案管理人員應充分認識到智能化檔案管理的優勢以及實施智能化管理的必要性，對內部成員加大宣傳力度，通過會議、宣傳欄等多種渠道，拓展檔案管理智能化氛圍，讓全體成員形成檔案信息及數據智能化、電子化管理的共識，讓全體成員認識到智能化檔案管理在日常工作中的重要性。同時，企業檔案管理人員要提高緊迫感和責任感，做好檔案管理工作，為領導決策提供數據信息和參考依據[3]。智能化時代，無論是信息處理還是信息更新的速度和質量要求都越來越高，涉及范圍越來越廣、存儲信息越來越多元、存儲形式也越來越復雜。對此，檔案管理工作人員要轉變傳統思維，有效構建檔案管理系統。首先，檔案管理部門需要結合智能化時代檔案管理的需求，不斷優化管理制度和工作方式，完善各項業務考核和獎懲制度，有效促進檔案管理工作的順利開展，包括接收、登記、分發、傳閱和歸檔各類文件和公文，確保文件按照規定的程序和流程進行審批、簽署和傳遞，并跟蹤和督促文件的處理進度，確保文件的及時性和準確性。同時，要強化業務培訓，操作技術和方式方法應隨時代的變化而變化，不斷提升工作人員的業務能力，在日常工作中要用多種方式引導和強化他們的創新思維，讓全體人員能夠對檔案管理智能化有全面的認識，并熟練運用在實際工作中。其次，檔案管理工作人員要不斷強化學習、提升專業素養，更好地迎接智能化時代新型檔案管理模式的挑戰[4]。

（二）完善智能化檔案管理工作規范。制定統一的標準，能夠在更大范圍內推廣智能化檔案管理工作。第一，政府部門要做好帶頭作用，結合當地的實際情況，出臺檔案管理工作標準，設置智能化檔案管理工作準則，為檔案管理工作的實操提供統一的標準和依據。檔案管理工作規范包括對文件進行分類、編號、歸檔和存檔以及檔案的數字化加工，確保文件的完整性和可檢索性。同時，還應建立和維護檔案管理系統，確保檔案的合規性和規范性。此外，還需要負責處理文件的借閱和歸還手續，跟蹤和更新檔案狀態，根據規定期限銷毀檔案，牽頭做好檔案工作。第二，智能化檔案管理工作涉及很多領域，所以要提前整合技術資源，引進先進技術。為保障后期檔案工作檢索的效率，還需要提前做好檔案錄入和分類工作，包括對公章的保管、蓋章申請的審核和授權，確保公章安全和正確使用。確保公章使用符合相關法律法規和單位規定，防止公章被濫用或丟失，及時更新公章以保證其有效性。在檔案管理工作中，最主要的就是避免信息丟失和泄露，所以在工作過程中要對數據進行備份，對數據進行定期檢測，加強對工作平臺的管理工作[5]。

（三）建立檔案管理人才隊伍。智能化時代下，人才隊伍是檔案管理智能化建設的關鍵因素，而檔案管理人員需要具備相應的檔案管理能力和業務工作能力。1.檔案管理系統構建過程中要打破專業限制。檔案管理、數據分析、人工智能、計算機技術等領域的人才都應該納入隊伍建設中，這樣才能夠打造一個科學合理且能夠順應智能化時代發展的檔案管理模式，實現系統運作、存儲信息分析利用、信息更新信息傳輸等服務，有效推動檔案管理行業的可持續發展。在檔案管理過程中，管理人員必須根據檔案管理工作的實際情況以及實際需求，有效調節初級檔案管理工作與高級檔案管理工作。在構建資料庫的同時，考慮綜合性以及分級化的目標，在此基礎上構建信息化檔案管理平臺，實現資源共享并改善傳統管理中存在的缺陷與不足。與此同時，還須對檔案管理工作人員進行培訓，提高人員素質，提升服務意識，確保檔案管理工作人員符合工作要求。2.檔案管理系統建設過程中要打破專業限制。不同的專業知識，如社會發展動態、時代前沿新聞、未來發展預測、檔案信息共享等內容都能夠為檔案管理實現智能化提供有效保障。同時，進一步優化檔案管理內容，加強檔案保密管理，提高檔案管理的安全性和保密性[6]。檔案管理人員應保障檔案內容的安全，對于涉密檔案，要對操作人員進行資質審查，根據不同崗位給予相應的權限級別，后臺記錄操作日志。要做好檔案的保密工作，加強檔案管理人員的保密教育，制定嚴格的保密制度，加強落實，責任到人，增強檔案管理人員的保密意識。根據國家有關法律法規，建設檔案保管辦公室，確保管理人員能夠準確區分普通保管檔案和機密檔案，保證檔案管理工作安全有序地開展[7]。

（四）搭建智能化檔案管理系統。搭建智能化檔案管理系統是實現檔案管理智能化的關鍵。檔案管理主要圍繞檔案信息的生成、存儲、更新、傳輸、查找五個環節進行，檔案管理應該借助智能化信息技術搭建一套符合智能化時代需求的檔案管理系統。

第一，檔案信息的生成是指生產信息和采集信息的過程，由主管部門錄入檔案信息或個人信息，實現檔案信息的實時自動更新。第二，采用信息技術對錄入信息進行篩選，同時對數據進行處理，最終形成統一的檔案信息。匯總不同的、大量的存檔信息，建立信息存儲庫。第三，要搭建一個智能化檔案管理系統，系統中的信息可以有效篩選、分析，使存儲信息為各領域工作提供有效幫助。第四，構建全網防護體系，采用多種防護技術和管理手段，確保網絡安全、系統安全和應用安全，實現現代檔案信息的安全管理。

（五）完善智能化基礎設施。為全面深入推進檔案管理工作中基礎工作的智能化應用，要完善智能化設備。首先，要購入硬件設施，例如計算機、掃描儀、光盤刻錄機等多種硬件設備，這項工作須投入大量的財力及物力。其次，要提前建立網絡數據庫、電子目錄以及接收中心，保障信息安全，這樣才能進一步推動檔案信息智能化采集與錄入工作進度。只有做好基礎工作，才能為下一項工作打好根基，保證檔案管理工作的高效開展。檔案管理智能化必須有先進的硬件配套設施作保障，以提高檔案管理信息化的使用率。此外，還應購入符合國家統一標準的檔案管理軟件，確保軟件功能的全面有效使用，提升檔案信息的安全性和穩定性[8]。

（六）做好檔案資料的信息安全管理工作。智能化檔案管理可借助計算機網絡實現信息的整合與共享通過計算機及網絡處理檔案信息資料時，如不注意防范可能會造成信息泄露，存在潛在的安全隱患，如信息被篡改等。由于檔案內含有大量的職工個人信息，一旦丟失將出現嚴重后果。因此，必須重視檔案信息的安全管理，強化軟件系統，設置并落實安全防范措施，防止病毒、黑客的入侵，防止泄露或損壞檔案信息[9]。在檔案智能化管理中，對產生的資料及存儲后的數據應立即備份，除存儲在電腦外，還應保存于其他可脫機的載體中，同時嚴格落實安全保密措施。對于長期或永久保存的檔案資料，應制作紙質檔案同期保存，并將其與電子檔案互聯。此外，嚴格執行單位涉密文件和敏感信息的流轉程序，確保只有得到授權的人員能夠查閱和處理涉密文件。同時，采取安全措施防止信息泄露，并定期進行安全審查和評估，確保信息的安全性。檔案管理人員應保持高度的警惕，不斷提升智能化技術水平，確保檔案管理的安全性及保密性[10]。

四、結語

綜上所述，在新時代中，構建智能化檔案管理系統對檔案管理工作的未來發展具有關鍵意義。智能化檔案管理系統能夠有效提升檔案管理效率和質量，促使檔案管理順應時代發展需求，從而推動檔案管理行業的可持續發展。