事業單位檔案管理信息化模式構建路徑探析

文/濰坊市人民醫院 鄧藝琳

事業單位在檔案管理中融入信息化管理模式，需要與事業單位原有的檔案管理要求相協調，利用信息技術解決以往檔案管理中存在的各種問題，在內部匹配完善檔案信息化管理機制，規范檔案管理工作，以保證檔案管理水平的穩步提升。

一、事業單位檔案管理信息化模式構建的特點和價值

（一）特點。1.高效化。在事業單位中，檔案管理是一個必不可少的環節。如何提升檔案管理的效率，保證檔案的完整性和準確性，成了檔案工作人員必須思考的問題，凸顯了檔案信息化管理的高效化特征。（1）高效化特點使得檔案管理更加便捷和快速。在傳統的檔案管理方式中，工作人員需要在大量的紙質檔案中尋找信息，會浪費很多時間和精力。而利用檔案信息化管理的高效化特點，如計算機和網絡等技術，可以實現對檔案信息的自動化管理、檢索和歸檔，有效減少了對工作人員的依賴，利用自動化技術在短時間內完成檔案管理的任務，也為檔案的安全提供了保障[1]。（2）高效化特點可以大幅提升檔案管理的準確性和可靠性。在紙質檔案管理中，由于人為因素的影響，不可避免地會出現許多差錯，比如錯放、標錯文件名等，可能會對檔案的使用和管理造成極大的困擾。而采用高效化特點，比如數字化管理、智能化檢索等，可以大大降低人為因素的干擾，為檔案工作提供保障。（3）高效化特點可以實現檔案管理的共享化和協同化。在傳統的檔案管理中，不同部門之間往往存在“信息孤島”的問題，難以實現檔案信息的共享和協同。而采用網絡化管理、云存儲等技術，可以實現檔案信息之間的共享和協同，讓不同部門之間能夠更加有效地協調合作，從而提升工作效率和質量。2.便捷化。信息技術的便捷化特點在事業單位檔案管理信息化模式中的應用無處不在：其一，信息化模式可以通過數字化、智能化手段讓檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用變得更加快捷、高效。其二，基于互聯網技術的信息化模式還能通過網絡和云存儲等手段讓檔案信息的共享和利用更加便捷和高效。在實際應用中，部分事業單位充分發揮信息技術的便捷化特點，融合新型的技術方案，構建全新的管理體系。例如，部分單位在內部構建了功能齊全的檔案管理模式，實現對檔案資源的數字化處理，實現了檔案信息的全面管理和高效利用。其三，一些政府部門通過實現檔案管理系統網絡化，加快檔案信息的流通速度，為各項工作提供重要的支持。

（二）價值。檔案管理作為一個歷史悠久的行業，一直扮演著記錄歷史、保留文化遺產、維護社會秩序的重要角色。然而，長時間以來，檔案管理一直依賴于傳統的手工管理方式，由于信息化水平的滯后，勞動力和時間成本的增加，檔案管理難以高效、精確地完成。面對這些問題，管理人員急需引入信息化建設，完善管理模式，提高檔案管理水平[2]。信息化建設以其高效、準確、便捷、及時的特點，極大地提高了檔案管理的效果。首先，利用信息技術將原有紙質檔案轉變為數字化檔案進行儲存，不僅可以節省大量人力、物力、時間等成本，還有助于根據實際需求快速地調取對應的檔案信息，提高檔案資源的利用率。其次，信息化建設可以密切各部門之間的溝通以及互動，共同整理和傳遞檔案信息，通過互聯網連接多個機構、部門、地區的檔案數據，共享有價值的檔案信息，加強檔案信息的互通互聯，提高檔案管理效率。最后，在線應用和云存儲技術的應用，擴展了檔案儲存空間。數據挖掘和機器學習等技術的應用，對檔案管理過程進行全方位的監督，出現安全隱患時能夠快速地反應相關信息，方便管理人員做出科學決策，提高檔案的安全系數。

二、事業單位檔案管理信息化模式構建存在的問題

檔案管理是每個單位必要的管理工作之一，隨著信息時代的到來，信息技術逐漸和事業單位各個管理模塊相互融合，但事業單位在構建檔案管理信息化模式中卻存在不少問題，不僅影響到事業單位的正常運營，也影響到整個社會的發展。一方面，一些事業單位還沒有完全理解檔案管理信息化模式的意義和重要性。事業單位的檔案管理往往采取人工作業，導致檔案管理工作效率低，出現了很多問題，如檔案遺失、檔案數據不準確等，而通過信息化手段的整合，可以有效地解決這些問題。另一方面，檔案管理信息化模式的構建面臨著諸多問題。例如，基于信息化模式的檔案管理需要配備先進的設備與軟件，需要擁有專業人才以及大量的資金投入等，而一些事業單位并不具備這些條件，導致信息化模式的推進受到很大的阻力。

三、事業單位檔案管理信息化模式的構建路徑

（一）重視檔案管理信息化模式的宣傳。檔案管理是一項重要的管理工作，它記錄了一個單位的發展歷程，對于單位的未來發展至關重要。事業單位檔案管理作為重要的組成模塊，記錄了單位的發展歷程，同時也可以為后續的決策提供重要的參考依據，再加上事業單位檔案類型較為復雜，如果仍然采取人工方式，難免會出現失誤，因此，要用信息技術來提高檔案管理的效果[3]。1.注重宣傳效果的提高?，F代社會中，宣傳手段的多樣化為實際工作提供了發揮宣傳作用的空間。在宣傳檔案信息化管理模式中，工作人員可以通過多種方式進行宣傳。例如，通過互聯網、微信公眾號、新聞媒體等平臺，將宣傳信息化管理模式的內容推向大眾。2.注重宣傳的針對性。事業單位檔案管理中，不同部門、不同檔案的管理方式各不相同。因此，在宣傳過程中需要針對不同部門、不同類型的檔案進行分類宣傳，以強化宣傳效果，讓更多的管理者和檔案工作者更好地了解該模式，加快檔案信息化的建設進程。3.要注重宣傳的深度和廣度。深度宣傳是指通過對該模式的詳細解釋和推廣，讓管理者進一步了解信息化管理模式，從而逐步提高其在檔案管理中的應用程度；廣度宣傳則是指針對不同部門、不同檔案的管理方式進行廣泛的宣傳，讓更多的管理者和檔案工作者了解該模式的應用價值。

（二）融入先進的技術方案。1.大數據技術。大數據技術能夠有效地存儲、管理、分析和利用數據，使人們能夠更好地理解、預測和應對各種現象。在事業單位檔案管理信息化模式構建中，大數據技術的應用相當廣泛。首先，在檔案管理中，大數據技術能夠為事業單位提供更加便捷、高效的信息管理方式。在傳統的檔案管理方式中，許多檔案都需要手工處理和存儲，這樣會消耗大量的時間和精力[4]。但在大數據技術的支持下，事業單位可以將檔案存儲到云端數據庫中，實現快速地訪問和查詢，從而大大提高檔案管理的效率和質量。其次，在檔案管理中，大數據技術還可以為事業單位提供更加準確、精細的數據分析和統計功能。通過利用大數技術，事業單位可以對檔案中的數據進行分析和統計，從而得到更加詳細和準確的信息，幫助管理人員更好地了解檔案內容和特點，為相關工作提供更加科學和可靠的依據。最后，大數據技術還可以幫助事業單位更好地保證檔案的安全和完整。在傳統的檔案管理方式中，檔案往往存儲在實體儲物柜中，容易被破壞，而通過大數據技術，事業單位可以將檔案數字化并存儲在云端數據庫，通過不同的防護技術，減少檔案資源流失和泄漏問題的發生。2.云計算儲存空間。在信息化時代，無論是企業還是事業單位，都面臨著大量數據的積累和管理。而電子檔案的存儲和管理不僅是一項極為重要的任務，也是一項需要大量儲存空間的工作。傳統的檔案管理方法需要大量的紙張、印章等物資，占用大量的儲存空間，還需要大量的人力物力來維護和管理，不僅成本高昂，而且效率低。云存儲空間為檔案管理帶來了一種全新的解決方案。云儲存是一種以網絡為基礎，將數據存儲在遠程服務器上的一種方式。相比于傳統的檔案管理方法，云儲存不需要占用辦公場所的物理空間，也不需要大量的紙張、印章等物資，大大降低了成本[5]。同時，云儲存具有高度的靈活性和安全性，只要連接網絡就可以隨時隨地訪問檔案信息，而且還可以實現數據的備份和恢復，滿足各項工作要求。

（三）健全檔案管理信息化建設方案。在新時期背景下，檔案管理工作急需更新，事業單位開始進行檔案管理信息化建設，其中健全信息化管理方案是非常關鍵的一環。1.明確目標。管理人員要適當借鑒其他單位檔案信息化建設的相關思路，再結合本單位的實際情況，確定主要的工作目標，比如要提高檔案管理的效率、降低系統的維護成本、提高檔案信息的安全性等，只有明確了目標，才能制定有效的方案。2.優化流程。信息化管理的核心是優化流程，提高信息處理的效率和精度。因此，管理人員要重新審視現有的檔案管理流程，發現其中可能存在的瓶頸和問題，制定優化方案，可能的優化方案包括：采用信息化工具簡化流程、優化人員配備、加強溝通和合作等。3.選定信息化工具。信息化管理需要借助各種工具。例如，根據實際需求，管理人員可以選定最適合的信息化工具，可能的工具包括：檔案管理系統、數字化掃描設備、OCR文字識別技術、安全加密技術等。在選定信息化工具的同時，也需要考慮工具的可擴展性和可定制性，以便于日后的維護。4.加強安全管理。檔案信息的安全性是信息化管理方案中不可或缺的一部分。管理人員需要采取措施保障檔案信息的安全，如：制定安全策略、進行信息加密、加強安全審核、建立備份和恢復機制等。只有確保檔案信息的安全，才能使信息化管理方案更加有效和可靠。

（四）搭建高素質的工作團隊。建立高素質的工作團隊不是一朝一夕的事情，它建立在對員工能力、素質深入了解的基礎上。在檔案管理工作中，精細化、規范化、專業化非常重要。因此，檔案管理人才不僅需要具有行業知識，還需要具備較強的學習能力、團隊協作能力和人際交往能力。要加強人才培養，持續提高員工的知識水平和能力素質，企業要為員工提供學習資源和平臺，制定針對性的培訓計劃，幫助員工提高自身素質，增強團隊的整體實力。

四、結語

在現代化社會發展中，事業單位檔案管理融入信息技術所發揮的作用和價值較為突出，有助于提高單位的檔案管理水平，因此，事業單位要加以重視，根據原有檔案管理標準，在關鍵環節融入信息技術，搭建完整的檔案管理系統，監督檔案信息化建設的實施情況，降低風險、減少事故，滿足檔案管理信息化建設要求。