數字化改造提升檔案管理效率分析
——以無棣縣檔案館為例

文/無棣縣檔案館 張樹起

在數字化時代背景下，檔案管理工作不斷進行創新，為檔案管理提供了全新的工作思路和發展方向。與此同時，管理方式和管理觀念也在逐步發生改變。隨著社會的不斷進步，檔案管理工作所涉及的內容日趨豐富和復雜。因此，檔案管理的數字化轉型已成為各行業實現創新發展的關鍵舉措。

一、檔案管理數字化改造及其意義

檔案數字化是指在信息技術的作用下產生的一種新型檔案信息形態，需要各種信息技術的配合，具體包括計算機技術、掃描技術、OCR技術等[1]。數字化的檔案管理方式是在信息技術的基礎上，對各種載體上的檔案資料、信息數據進行數字化處理和儲存，并且通過網絡相互連接，實現檔案資料傳輸，達到檔案資源共享的目的，提高檔案信息數據的利用率。經過數字化改造后，檔案信息可依托計算機系統實行管理，并根據相關規則分類、整合檔案數據信息，建立完善的檔案信息庫，為高效檔案管理以及資料共享奠定基礎。

（一）檔案數字化實現檔案資源的共享與相互融通。在數字化時代背景下，互聯網讓人們的日常生活更加便捷，同時也為縣級檔案館提供了更為豐富的信息資源?；ヂ摼W的大數據共享功能使得縣級檔案館的管理具備了互聯互通的特性。當前，各地檔案管理部門積極地開發、運用檔案管理系統，實現縣級檔案館內部檔案資源互聯與共享的效果[2]。以此為基礎，檔案管理部門通過信息化手段，完成檔案數據信息的收集、存儲、總結、應用等工作。從某種意義上說，檔案管理數字化改造極大地提高了檔案管理效率，以及檔案工作前瞻性，給檔案管理帶來了新的活力。

（二）通過電子備份檔案提高管理效率。相較于傳統的紙質文檔，數字化的電子檔案具備存儲密度高、傳遞速度快等特點。傳統的紙質檔案在保存過程中，由于受到儲存空間的限制，如遭受自然災害或者人為干擾，將會面臨檔案文件的遺失或損壞，這給檔案信息的存儲產生了很大的安全隱患。但是，檔案的數字化管理可以在任何時候對信息進行備份，不但可以快速檢索和查閱檔案，還可以釋放出檔案儲存空間，體現出縣級檔案館檔案保存的時效性和安全性，也讓縣級檔案館檔案管理效率得到顯著提升。

（三）加快實現了檔案管理決策的整合。信息技術在縣檔案館的管理應用中，可以為管理者提供決策支持。通過整合檔案信息數據，可以將縣檔案館儲存的檔案資料進行自動化分類，為決策者制定最佳決策方案。這就為縣級檔案館的管理決策提供了強大的數據信息支撐，加強了決策的可操作性，同時也減少了信息資源成本。

二、檔案管理數字化轉型的路徑

基于無棣縣檔案館已有的檔案管理模式和經驗，通過檔案管理工作積累的經驗發現，傳統形式下的檔案管理存在諸多弊端，尤其體現在管理效率低、檔案資源信息的“孤島效應”、不規范管理行為等方面。為了能夠盡快適應信息化、數字化環境，各級檔案管理部門需要加快數字化改造的步伐，以適應新時期檔案管理的用戶需求。實踐管理中，縣級檔案館認識到檔案管理數字化改造意義后，基于當前檔案管理形式，提出了創新對策。以無棣縣檔案館為例，提出檔案管理數字化改造的可行路徑，主要是從檔案管理人員、檔案管理體系、規范性改造、資源共享、數字化檔案館六個維度著手，推動縣級檔案館檔案管理的數字化改造。

（一）加強檔案管理員業務素質。數字檔案館管理模式是在傳統管理模式基礎上加以創新，所以兩者在工作形式與理念等方面均有非常明顯的差異[3]。在數字檔案管理中，要求所有紙質檔案轉換成電子檔案，并且對其進行備份、儲存。傳統檔案管理方式只要求檔案記錄和儲存。從這一點可以看出，檔案管理的數字化改造對檔案員專業素質提出了更加嚴苛的要求。在此背景下，無棣縣檔案館著力提升檔案管理員的業務素質，為檔案管理數字化改造的有效進行打下良好的基礎。

第一，結合無棣縣檔案館管理實際，為在職檔案管理員提供培訓平臺與機會，使其可以認識到作為檔案管理者的發展方向，學會最新的檔案管理觀念、方法與技術，從而真正地提升在職檔案管理員計算機應用能力，充實自身專業檔案管理知識與技能，成長為一名具有強專業、高素養的復合型檔案管理人才[4]。第二，無棣縣檔案館積極引入掌握數字化管理技能的檔案管理專業人員，并針對檔案數字化改造的內部需求，提出檔案管理人才的招聘程序與標準。招聘過程中，檔案管理部門對應聘者專業素質、綜合素質以及計算機操作能力等展開全面考核，為縣級檔案館的檔案管理注入新鮮血液。第三，縣級檔案館從內部構建激勵機制，對工作中表現良好、進步快速的檔案管理人員給予精神、物質上的獎勵，在檔案管理隊伍中營造積極向上的競爭環境，促使檔案管理人員可以主動學習數字化的管理知識和技術，并積極地參與檔案管理數字化改造中。

（二）建立健全檔案管理數字化體系。要想有效開展并推動檔案管理數字化建設，縣級檔案館需要明確檔案數字化和傳統檔案管理模式之間存在的差異，并在此基礎上建立與數字化改造要求相契合的管理制度。此管理制度須涵蓋檔案管理的規范制度、安全制度、查閱制度和機房管理制度等，使檔案管理人員在參與數字化改造過程中，可以有參考規則進行管理，對檔案資料的收集、整理、歸檔、應用效率進行全方位的提升[5]。此外，檔案管理數字化改造所面臨的一個嚴重問題，還在于檔案資料的安全性。在數字化改造中，縣級檔案館儲存的資料都是以數據形式在數據庫內儲存，如果數據庫面臨安全隱患，就會造成大量檔案資料遺失、損毀。因此，對于縣級檔案館而言，要確立安全風險意識，提升檔案管理日常工作中操作的規范性，選擇擁有專業網絡安全技術的企業進行合作，充分利用防火墻、計算機安全軟件等方法預防病毒、木馬等，排除安全隱患，保證檔案信息的安全。

（三）運用信息化技術與設備開展檔案管理轉型。無棣縣檔案館發展與轉型過程中，涉及的檔案信息非常多。以往，縣級檔案館采取的檔案管理模式中，只是在分類檔案內容這一項就須投入大量的時間和精力，難免會降低檔案管理的效率。與此同時，檔案管理人員的理解能力有差別，檔案分類也會面臨分歧，導致檔案管理質量以及效率不高，增加了檔案信息資源檢索難度。在數字化環境下，縣級檔案館積極開展管理數字化改造，應用數字化技術和設備消除檔案管理人員在分類方面存在的分歧，解決檔案檢索環節可能出現的問題[6]?？h級檔案館須大力應用物聯網、區塊鏈以及人工智能等技術，創新檔案管理模式，并在原有信息化檔案管理基礎上，向數字化、自動化與智能化方向轉型。通過大數據、人工智能等技術突破傳統檔案管理工作的限制，推動檔案管理數字化改造。

針對電子檔案的維護問題，無棣縣檔案館利用物聯網技術和人工智能技術，快速篩查存在缺陷的電子檔案，有效維護了檔案信息的安全。檔案管理人員借助人工智能技術，實現了檔案智能化管理。此外，由于檔案管理數字化改造需要軟硬件設施作為加持，所以縣級檔案館持續增加在此方面的成本投入，通過先進的軟硬件設施，保證檔案資料入庫后管理的高效率。

（四）加強檔案管理數字化改造的規范性。檔案管理在數字化改造中牽涉的環節較多，由于受多種因素影響，難免會有遺漏之處。面對此現狀，結合無棣縣檔案館實際，在進行檔案管理數字化改造過程中，應結合實際和改造需求，聘請檔案管理領域專家與縣級檔案館管理人員合作，組建專業團隊，制定可行性高的檔案管理數字化改造方案，并將檔案管理數字化改造原則、任務以及內容等一一列出，防止出現檔案管理數字化改造上的疏漏。對于信息管理軟件的應用，縣級檔案館要關注軟件安全，對目前檔案管理工作中潛在安全隱患加以分析，構建檔案管理系統，實現規范的檔案管理數字化改造。

（五）加快實現檔案館資源共享。檔案管理數字化改造的基本目標是促進縣檔案館在新環境下的發展，但若在檔案管理中出現“孤島效應”，將極大地影響檔案資源的使用效率，與其初衷相悖。面對這樣的現狀，縣檔案館要深刻剖析檔案目標建設與數據庫建設中所面臨的問題，并將特色數據庫的規劃建設工作全面貫徹落實，真正地滿足檔案管理數字化改造在信息數據方面的需求?？h級檔案館需要重點關注各個部門的工作獨立性，以及在檔案管理工作中聯系不夠密切的問題。若縣級檔案館不能合理地組織和安排檔案資源，就極易造成各部門間的矛盾，這對檔案管理的數字化改造工作造成不利影響。為此，縣級檔案館要提高對檔案資源的整體利用率，建立涵蓋縣級檔案館所有部門的檔案管理模式，并在此基礎上推進縣檔案館所有檔案資源地共建與共享，從而真正地突破檔案管理可能面臨的“孤島效應”。

（六）建立檔案數字化管理平臺。根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接”對于檔案管理工作的最新指示，縣級檔案館在檔案管理數字化改造的實踐中，需要認識到檔案數字化管理平臺的重要性，并將建立數字化檔案館進一步落實，建立能夠與縣級檔案館內部現有業務系統相連接的檔案管理系統，建設一個功能完備的數字化檔案館。以無棣縣檔案館為例，該館充分利用現代化技術手段，采集檔案管理實踐中的諸多材料，并對采集到的檔案資料進行科學分類、保存，在縣檔案館構建的檔案信息服務、共享和利用一體化體系作用下，對檔案文件進行數字化管理。

此外，縣檔案館需要對數字化檔案檢索、檔案信息錄入、傳輸、下載等活動加以規范，并且在數字化檔案平臺中進行權限設置，保證檔案數字化管理平臺中所有檔案資料的安全性。

三、數字化改造提升檔案管理發展前景

縣級檔案館開展數字化檔案管理改造，這在當前檔案管理領域屬于一項重要舉措，通過大數據、人工智能等技術的大力應用，切實轉變檔案管理手段、模式與理念。當然，通過數字化改造也真正提高了檔案管理效率。以數字化改造背景為前提，分析今后檔案管理前景，主要可從四個方面加以體現。

（一）檔案管理更加面向市場。從當前我國檔案數字管理的現狀著手分析，其主要發展方向與趨勢是信息化。要想推動數字化檔案管理向信息化的方向不斷轉型，就必須對信息化本身有深刻的認識，全面地掌握信息化檔案管理操作方法和技術，做到對檔案材料高效率管理，從而推動數字檔案管理持續發展，也為社會經濟與社會發展提供更多的優質化檔案管理服務。

（二）檔案管理更加面向共享化與網絡化。當前，互聯網發展已呈現出一種明顯的特征，即共享化。因此，實現檔案信息資源的共享，已成為數字檔案改造工作的一個重要方向。在縣級檔案館的轉型與改造中，要對數字化檔案管理制度進行持續創新，抓住檔案資源共享的大方向，發揮資源共享的作用，將其應用范圍拓寬至檔案管理中，為縣級檔案館今后在數字化環境下的發展提供更多的支持。

（三）檔案管理更加注重非核心專業工作的業務外包。為強化檔案管理以及管理系統運行效率，在數字化改造進程中，其必然趨勢是將一些與檔案核心不相干的工作外包。這樣不僅可以提高檔案管理效率，而且減輕了檔案管理人員的負擔。

（四）檔案管理更加彰顯檔案信息與資源的高利用率。社會各個領域的檔案信息數據都具有很高的利用價值。但是，如果僅僅是對檔案資料進行收集，而不能加以應用，就會導致檔案資源浪費。為此，在數字化改造背景下，今后縣級檔案館的檔案信息資源利用率將得到進一步提升。

四、結語

綜上所述，檔案館為了能夠適應數字化時代的快速發展，針對檔案管理工作進行了轉型與創新，并在日常檔案管理中大力引進各項先進技術與軟硬件設施，充分發揮計算機技術、大數據技術等優勢，轉變傳統檔案管理理念，切實提高檔案管理效率以及檔案信息數據安全性。在數字化改造下的檔案管理工作，不僅管理效率得到提升，而且也切實提高了檔案資源利用率，能夠助力縣級檔案館的健康發展。