黨校檔案信息化建設現狀及發展對策研究

文/中共沂南縣委黨校 高麗敏

黨校在進行檔案信息化建設過程中，要嚴格按照檔案管理的要求和標準，在關鍵環節融入現代化信息技術，并且完善對應的配套設施，使檔案管理活動變得更加科學，切實強化檔案創新力度，準確記錄黨校發展概況，提高檔案管理整體服務能力。為黨校各項活動實施創造良好的條件，以此來彰顯信息技術在檔案管理中的優勢，為黨校的穩定進步提供重要的基石。

一、黨校檔案信息化管理的內容

（一）基礎設施建設。為了保證信息技術能夠和黨校檔案管理進行深度性的融合，在實際工作中，黨校要明確檔案信息化管理的核心內容，將創新思維貫穿各個管理環節，為信息技術的利用創建良好的環境，逐漸轉變以往的管理思路。檔案信息化指黨校檔案部門要利用現代化的信息技術做好檔案信息的收集和整理，擴大檔案管理的核心內涵及工作范圍，搭建系統化的動態檔案管理模式，以此來保證檔案管理的水平。在此過程中強化基礎設施建設為關鍵環節，在基礎建設過程中，黨校要把握檔案資源開發利用的要求，并且創建可行性較高的信息系統網絡，為信息傳輸和交換提供重要的基礎，尤其是在實際管理時需要適當提高計算機管理檔案模塊的普及率，再通過局域網的建立加快信息傳遞的速度，以此來為黨校檔案管理活動提供重要的基礎[1]。

在后續管理的過程中，黨校還需要考慮檔案資源開發利用的關鍵所在，也是衡量檔案信息化水平的重要標志，在此過程中需要利用信息技術來進行電子檔案的采集和接收，并且還需要建立專業性較強的數據庫平臺，配合著不同的數字化檔案進行分門別類，保證數據管理能夠具備較強的科學性，同時還需按照黨校檔案管理的要求和標準，開發可行性較高的系統管理軟件，融合一體化的管理思路。例如可以通過檔案信息庫以及網站的建設，構建示范性的數字檔案網絡，以此來加快檔案信息傳遞的速度，使各個檔案管理活動能夠變得更加規范。

（二）標準化建設。由于信息技術在檔案管理中所發揮的價值較為突出，因此黨校在檔案信息化建設時，需要將標準化思維貫穿于不同的工作環節，一方面要保證各個檔案管理活動的順利實施，另一方面還需要促進檔案管理核心技術之間的深度性融合，開發全新的檔案管理方案，有效地處理在檔案管理中的分散問題，全面提高檔案管理的工作水平[2]。

首先，在實際檔案管理的過程中，黨校需要嚴格按照電子檔案信息的描述以及查詢要求，建立完善的工作細則，并且做好整個檔案傳遞過程的有效監督，在出現問題時能夠指導信息的快速響應，使各個檔案管理活動能夠變得更加規范，同時也可以使檔案信息管理能夠變得更加便捷和高效。在此過程中要涵蓋方案標準管理規范以及業務規范等不同的工作模塊，以網絡體系為主要載體強化網絡監管的力度，使各個檔案信息管理能夠具備較強的安全性和通暢性，提高整體的建設效果。其次，黨校也要搭建完善的信息安全保障框架，健全與之對應的安全管理體系，管理人員在檔案資源開發和利用的過程中具備較強的安全防護意識，防止出現泄密事件的發生，保證各個管理活動能夠具備較強的安全性，為檔案信息化建設提供重要的基礎。

二、黨校檔案信息化建設的現狀

（一）管理觀念較為落后。雖然在以往黨校發展中進行了檔案信息化的建設，但是實際上存在的問題較為突出，尤其是管理觀念較為落后，無法為檔案管理活動提供重要的支持。這主要是由一部分黨校工作人員將重點放在提高黨校辦學水平上，而沒有認識到檔案管理的工作價值，缺少健全對應的管理方案，導致檔案管理出現先天不足的問題，其中經費投入也無法得到有保證，仍然采取傳統的工作方案來進行檔案管理，導致檔案管理水平不高，并且在信息技術建設的過程中，只是利用計算機來進行信息的整理，并沒有適當地借鑒開放性的工作思維來為檔案管理工作提供重要的支持。在這一背景下檔案管理人員在檔案管理時缺乏必要的服務意識，只是非常表面化地利用信息技術來更新檔案管理模式，存在著精準度管理不足的問題，影響檔案管理活動的科學實施。

（二）電子文件管理的無序化。在檔案管理中融入信息技術時電子文件類型在逐漸增多，但是由于相關黨校欠缺完善的信息化管理經驗，導致電子文件管理處于無序化的狀態，無法落實精細化的管理思維來推動各個檔案管理活動的有序進行，這主要是因為當前大多數黨校在進行檔案管理過程中仍然采取傳統工作方案，并沒有利用信息技術來做好不同電子檔案的分類和歸集，或者是由于計算機系統的儲存容量不足，在接收新的電子檔案時清除原有的電子文件，不僅破壞了檔案信息的統一性和完整性，還會導致重要檔案信息的丟失。再加上相關管理部門并沒有按照電子檔案的管理要求建立針對性較強的管理方案和優化策略，導致規范性管理力度不強，影響各個檔案管理活動的順利進行，檔案信息化建設水平和預期存在一定的差異。

與此同時，在檔案信息化管理過程中也沒有融合現代化的管理思路，導致檔案管理不標準和不規范問題逐漸顯露。例如在實際管理時并沒有做好紙質檔案和電子檔案之間的良好過渡，一部分紙質檔案在管理過程中出現丟失的問題無法進行彌補，對檔案管理造成較嚴重的損失。管理人員在電子檔案管理時仍然采用紙質檔案的管理思路，由于紙質檔案和電子檔案的形式存在諸多的差異，仍然采取以往的工作方案會導致管理制度很難涵蓋不同的管理工作，也難以發現電子檔案管理中存在的各種問題，檔案信息化建設中的漏洞越來越大，影響正常電子檔案管理活動的科學進行。

三、黨校檔案信息化建設的策略

（一）突破原有管理束縛。黨校在將信息技術和黨校檔案進行融合的過程中，需要按照時代發展的要求明確信息化建設的核心要點和主要作用，創新原有的工作方案，突破以往管理中存在束縛之處，使各個檔案管理活動能夠變得更加科學。

在以往黨校檔案管理工作中，認為檔案屬于紙質檔案的管理，需要通過細致性的整理就可以完成，但是在現代化時代發展過程中，信息技術的使用構建了全新的檔案管理環境，提出了權限的管理要求。例如在檔案管理工作中，要提高檔案資源的利用率，加快各個部門之間的檔案信息互動以及溝通，減少在檔案管理中存在的各項阻礙。在此過程中相關管理人員需要實現工作觀念的創新和優化。實現檔案定義、內涵的豐富及外延，通過長期的實施，實現管理思路的科學創新以及改革[3]。在信息化時代背景下的檔案信息不僅包含了紙質資料，還包含了多媒體和圖片等不同的形式，在檔案管理工作中需要以信息技術利用為主要契機，使各個管理活動能夠變得更加科學并與自動化技術相互協調，做好不同檔案信息的有效歸類，同時端正檔案管理的信息化建設態度，開發出針對性較強的信息化手段，為檔案管理工作提供重要的保障。

此外，在檔案管理重心上需要更多地強調檔案信息的安全性和完整性，以黨校的發展需求為主要保障，實現工作重心的科學轉變，并且還需要適當地提高檔案管理的安全意識，按照不同部門對檔案的要求，整理豐富的檔案素材，推動各管理活動的科學進行，也可以按照黨校的工作要求設置針對性較強的服務體系，突出檔案優化建設的現代化特色，實現工作觀念的科學轉變。

（二）檔案管理流程的信息化。在檔案管理中利用信息技術不僅僅要進行信息的加工以及整理，還需要重新構建檔案管理的工作流程，落實精細化的工作思維，使各個檔案管理活動能夠變得更加專業。在創新工作觀念之后，需要對黨校的檔案信息建設進行統籌，追隨現代化的建設步伐，并融入全新的管理理念和工作方法，保證檔案管理活動的實施效果，同時還需要減少檔案管理中存在的各種突發情況，強化保密和安全的建設力度，并且還需要搭建可追溯的信息化管理流程，以此來優化檔案的管理模式[4]。

在各項活動落實的過程中，黨校要利用網絡技術來加快檔案資源的共享，在黨?，F代化發展過程中，檔案資源的利用優勢非常的突出，不僅可以記錄黨校當前的發展概況，也可以總結豐富的工作經驗，以此來為黨校各項決策方案提供重要的信息依據，因此在信息化建設過程中黨校要融合現代化的網絡技術搭建標準化的互聯網檔案信息網絡，為信息資源的共享提供重要基礎，并且還需要充分發揮信息網絡本身的輻射作用，在短時間內快速傳遞對應的檔案信息，并且還需要在分散管理的基礎上進行醫院檔案的統一開發和利用，有效地減少諸多因素對檔案管理所產生的影響，以此來優化當前的管理模式。同時檔案管理部門在日常工作中還要按照信息化建設的核心方向建設專業性的檔案管理模式，實現不同檔案資源的互補，并且提高資源的利用率，形成整體效應和規模效應。這樣一來可以方便各個人員快速地整理其中的檔案信息資源，更好地滿足當前的發展需要，實現檔案管理模式的創新升級，真正地體現信息化建設的利用優勢。

（三）搭建標準化的管理制度。黨校信息化建設屬于黨校迎合國家發展趨勢的必然保障，也是提高檔案資源利用率的關鍵途徑，因此在各項工作落實時，為了減少偏差問題的發生，黨校要按照實際情況搭建標準化的管理制度，逐步推動各個管理活動的科學進行，符合黨?，F代化的發展思路。在信息化建設的過程中，需要嚴格遵循我國的法律法規以及黨校的實際情況，建立針對性較強的工作標準和制度，還需要補充以往檔案管理中存在的空白之處，使檔案管理效果能夠得到進一步的提高。

第一，在實際工作中要重視電子檔案的形成和保管，建立與之匹配的工作方案，將標準化思維貫穿不同工作環節，保證電子檔案管理的專業性[5]。

第二，在后續管理的過程中，管理人員需要做好檔案信息的開發。伴隨著電子文件和電子檔案的出現，黨校要修訂原有的檔案管理標準和格式，有序推動檔案信息化建設工作的科學進行。檔案管理員需要明確自身的工作職責和信息化建設的核心方向，有序推動信息化建設工作的穩定進行，融合先進的管理方案，動態化調整以往的工作理念。使檔案信息化建設能夠變得更加專業，迎合信息化時代的發展趨勢。

第三，在標準化制度建設過程中，需要在黨校內部搭建高素質的工作團隊，掌握信息技術的利用方法和需要特別注意的問題，并總結豐富的工作經驗，以此來保證檔案管理活動的科學進行。在培訓活動中黨校要融入一線工作案例，持續滲透信息化的管理思路，使各個管理人員能夠明確檔案信息化建設的核心要點和今后管理的創新方向，熟練利用信息技術來為檔案管理工作提供重要的制度支持，并且在部門內部進行廣泛的溝通和交流，認真探討解決信息化管理問題的主要方法。不斷補充各個環節的薄弱之處，保證檔案管理工作能夠朝著制度化和規范化的方向發展。同時要使各個檔案管理人員具備較強的規劃能力，以宏觀性的角度清晰地把握、迎合信息化建設的核心要點，朝著深層次的方向不斷地開發和研究，全面提高檔案管理工作的水平。

四、結語

在檔案信息化建設的過程中，黨校要按照自身的發展現狀和檔案管理的作用健全與之對應的工作方案，利用網絡信息技術加快檔案資源的共享速度，重視基礎檔案管理設施的科學利用，構建開放性的檔案管理體系，解決以往工作中存在的問題。以信息化建設為主要基礎提高黨校當前的發展水平，使檔案管理效果能夠得到進一步的增強。