如何做好事業單位人事檔案管理

文/蘭陵縣人力資源和社會保障局 鄭濮馨

當前，事業單位在國家經濟和社會發展中起著重要作用。規范化的人事檔案管理工作關系到事業單位的發展和穩定，只有科學開展事業單位人事檔案管理工作，才能確保持續不斷地為單位輸送人才，助力單位的向前發展。

一、事業單位人事檔案管理的意義

事業單位是公共服務的重要組成部分，擔負著為社會提供教育、醫療、文化、科技等各種公共服務的重要職責。事業單位的人事檔案管理對于單位的穩定運營和長遠發展至關重要。在實踐中，事業單位人事檔案管理的意義體現在以下幾個方面。

（一）有利于促進單位內部人員素質水平提升。事業單位的人力資源是其發展穩定高效的重要保障。因此，事業單位人事檔案管理的質量和效率將直接影響單位的發展。通過規范的人事檔案管理，可以幫助事業單位更好地了解和掌握單位職工從業資質、就業經歷和工作能力等方面的信息，能夠更加快捷、準確地對單位職工的情況開展評估和選用，進而幫助事業單位高效地開展與評估單位職工的素質水平。

（二）有助于真實記錄單位的發展動態。事業單位的人事檔案是其歷史發展的見證者與記錄者，同時也是人力資源管理的重要工具。規范化的人事檔案管理，可以確保檔案資料的真實性和完整性，通過記載單位的發展動態，為單位管理和決策提供準確、可靠的依據。

因此，通過建立規范化的人事檔案管理制度，實行標準化的人事檔案操作流程，可以確保事業單位人力資源的穩定和可持續發展，提升單位內部人員素質水平，增強單位的競爭力。

二、當前事業單位人事檔案管理存在的問題

當前，事業單位人事檔案管理在實際操作過程中仍然存在諸多問題，這些問題制約并阻礙了事業單位的發展，主要集中在以下幾點。

（一）管理方式不規范。在事業單位人事檔案管理工作開展的過程中，管理方式不規范是一個常見的問題，而這個問題通常存在于缺乏完整的人事檔案管理體系和操作流程的單位中。由于缺乏檔案管理制度的約束，以及規范化工作流程的保障，導致人事檔案信息的嚴謹性、規范性和有效性大打折扣。首先，缺少規范化的操作流程和管理制度，檔案管理者在工作過程中其隨意性和主觀性較大，導致人事檔案信息的失真，甚至錯誤，從而影響人事檔案信息的準確性和完整性。其次，事業單位內部的檔案管理方式不規范，將導致檔案管理工作效率降低，無法跟上單位人員流動和業務發展的節奏，從而影響事業單位的整體運營。

（二）檔案整理不及時。檔案整理不及時也是當前事業單位人事檔案管理當中存在的一個問題。隨著單位人員的變動，檔案也會發生相應的變化。如果檔案整理不及時，就會導致人事檔案出現遺漏、缺失或混亂等情況。另外，檔案整理不及時，導致后期需要花費大量的時間和人力甄別信息來源并歸檔，這在無形之中增加了檔案管理的難度。

（三）檔案管理人員素質不高。檔案管理者的素質對檔案管理工作起著至關重要的作用。當前，部分檔案管理者素質不高，嚴重阻礙了檔案管理工作的開展。第一，管理人員缺乏檔案方面的專業知識和技能，不能很好地完成檔案管理工作。第二，一些檔案管理者職業素質不高，不能遵守行業相關的規定和標準，甚至存在不作為、亂作為的情況。這些問題不僅影響了檔案管理工作的質量和效率，還可能導致檔案信息的泄露和損失。

（四）檔案管理信息化程度不高。許多事業單位的檔案管理信息化程度較低，導致檔案信息檢索不便、檢索效率低下，也容易引起檔案遺失、損壞等問題。同時，一些事業單位對檔案管理信息化建設的投入不足，缺乏長遠規劃，導致信息化建設無法得到有效推進和落地實施。因此，提升事業單位檔案管理的信息化程度，建立全面的電子檔案管理系統，將傳統紙質檔案做數字化處理，并建立良好的數據備份和恢復機制，是當前事業單位亟待解決的問題。

三、完善事業單位人事檔案管理的對策

（一）加強檔案管理規范化建設。檔案管理的規范化建設是做好事業單位人事檔案管理的基礎。針對當前事業單位人事檔案管理存在的問題，應采取以下措施。第一，制定標準化的檔案管理制度和工作流程。制定標準化的檔案管理制度和工作流程是規范檔案管理的一項重要手段。制定標準化制度和工作流程在確保檔案管理工作的穩定性和有效性的同時，將提高其工作效率和工作質量。制度和流程應包括人事檔案管理的各個環節，例如人事檔案的收集、整理、歸檔、借閱、銷毀等。制定好的檔案管理制度和流程要及時向相關人員進行培訓和宣傳，確保制度和流程能夠被貫徹執行。第二，建立檔案管理考核機制，提高工作質量和效率。建立檔案管理考核機制可以促進工作質量和效率的提高。建立考核機制應考慮各項指標的綜合性和科學性，以此評估檔案管理工作的質量和效率?？己酥笜丝梢园n案管理的各個環節。例如，檔案整理和歸檔的及時性、檔案資料的完整性和準確性、檔案借閱和歸還的安全性和規范性等。對考核結果進行及時公開和通報，幫助檔案管理者發現并糾正自身問題，促進檔案管理工作的不斷完善。此外，應根據考核結果，對考核成績優異的員工進行表彰和獎勵，同時對存在問題的員工進行督促和幫助，提高人事檔案管理工作的質量和效率。

（二）提高檔案管理人員素質。為了提高事業單位人事檔案管理工作的質量和效率，必須加強檔案管理人員的專業知識和能力。首先，加強人員培訓。人事檔案管理人員應定期接受培訓，提高其專業知識和技能水平。培訓內容應該涵蓋檔案管理的理論知識、技術方法、管理技能等，使檔案管理人員能夠全面了解檔案管理相關的知識和技術，掌握檔案管理的規范化方法及流程，提高其解決實際問題的能力。其次，建立崗位職責明確、權責相對應的管理體系。建立科學的崗位職責分工和權責相對應的管理體系，明確每個人員的具體職責和任務，規范工作流程和工作責任制。同時，對于檔案管理人員的考核和獎懲制度，要建立起合理的機制，激勵人事檔案管理人員工作的積極性和創造性，以此來保證人事檔案管理工作的標準化和高效化。

（三）加強檔案管理信息化建設。隨著科學技術的不斷發展，引入信息技術，加快信息化建設已經成為提高檔案管理效率和質量的重要途徑。因此，加強檔案管理信息化建設是完善我國事業單位人事檔案管理的重要對策之一。首先，要推廣數字化檔案管理平臺。數字化檔案管理平臺是指通過計算機網絡等數字化技術手段將紙質檔案電子化，并進行全面管理和檢索的平臺。這種平臺能大幅度地提升檔案管理的效率和質量，同時減輕管理人員的工作負擔，降低管理成本。因此，在完善我國事業單位人事檔案管理中，應該大力推廣數字化檔案管理平臺，為檔案管理工作提供數字化支持。其次，要建立檔案管理信息安全保障機制。數字化檔案管理平臺帶來的一項重要問題就是信息安全問題。因此，在推廣數字化檔案管理平臺的同時，必須建立檔案管理信息安全保障機制，保障檔案信息的安全性、完整性和可用性。具體來說，應該加強網絡安全防范，防止黑客攻擊和病毒感染；建立權限管理機制，保障檔案信息的保密性和訪問的合法性；建立數據備份和恢復機制，保證數據的安全可靠。

（四）加強檔案管理部門人員配備和工作協同。針對人事檔案管理部門人員配備不足和工作協同不佳等問題，主要提出以下幾點對策。首先，合理配置人力資源，提高工作效率。事業單位在進行人事檔案管理時，應當根據管理工作量的大小、檔案資料的繁雜程度等因素，合理配置人力資源，確保部分檔案管理工作的順利開展。此外，應該重視人員素質的提高，聘用具有檔案管理工作經驗和相關專業知識的人員負責檔案管理工作，提高檔案管理工作的專業性。其次，加強跨部門協作，提高檔案管理的全面性和協同性。事業單位的人事檔案管理部門在工作中需要與人力資源部門、財務部門等其他部門密切合作，因此，加強跨部門協作，建立協同機制，可以更好地實現檔案管理信息共享、相互協調和資源優化的目標。同時，完善人事檔案管理相關制度和流程，使各部門之間能夠高效地開展協同工作。

四、作為事業單位人事檔案管理者應如何開展工作

作為事業單位人事檔案管理者，應具備嚴謹的工作態度和扎實的專業知識，不斷提高自身的工作能力和工作素質。首先，加強對檔案管理制度和規范的學習和掌握。在日常工作中，應按照檔案管理制度的要求開展工作，避免隨意更改和操作檔案信息，確保檔案的真實性和完整性。同時，要建立健全的檔案管理工作流程，制定明確的工作標準和流程，確保檔案管理工作達到規范化、科學化、系統化。其次，加強檔案管理技能的培訓和學習。在人事檔案管理工作中，應掌握一定的檔案管理知識和技能，如檔案的分類、整理、保存、借閱等技能?？梢酝ㄟ^參加相關的培訓課程、學習相關的管理書籍和資料等方式，不斷提高自身的管理水平和管理能力。再次，加強檔案管理信息化建設的學習和掌握。隨著科學技術的發展，數字化檔案管理平臺已經成為管理檔案的主要工具之一，事業單位人事檔案管理人員應該熟練掌握數字化檔案管理平臺的操作方法和技巧，以提高工作效率和精度。最后，加強與其他部門的溝通和協作。在檔案管理工作中，往往需要與其他部門進行協作，例如人力資源部門、行政管理部門等，事業單位人事檔案管理人員需要善于溝通和協調，加強與其他部門的協作，以提高檔案管理工作的全面性和協同性?？傊?，作為事業單位人事檔案管理人員，要做好檔案管理工作，不斷提升自身的工作能力和工作素質，學習并掌握檔案管理的規范和技能，加強數字化檔案管理平臺的使用，著力提升與其他部門的溝通和協作能力，確保檔案管理工作的效率和質量。

五、結語

文章主要討論了如何做好事業單位人事檔案管理的問題。首先，文章闡述了事業單位人事檔案管理的意義，包括有利于促進單位內部人員素質水平提升、有助于保障人事檔案資料真實性完整，可以有效防止因人為操作失誤導致信息失真等。其次，分析了當前事業單位人事檔案管理存在的問題，主要包括管理方式不規范、檔案整理不及時、檔案管理人員素質不高、檔案管理信息化程度不高等。最后，提出了完善我國事業單位人事檔案管理的方法，包括加強檔案管理規范化建設、提高檔案管理人員素質、加強檔案管理信息化建設，以及加強各部門人員配備和工作協同等方面。

隨著科學技術的不斷發展，檔案管理信息化程度將進一步提高，檔案管理的數字化、網絡化將成為趨勢。事業單位應注重檔案管理法律法規的落實，進一步提高檔案管理的規范化和專業化。作為事業單位人事檔案管理者，要不斷提高自身素質和能力，適應時代發展的需求，不斷創新檔案管理工作的方法和手段，為早日實現檔案管理的現代化作出積極貢獻。