論電子檔案的有效利用

文/北京捷利思生物科技有限公司 張萌萌

一、電子檔案的概念

電子檔案是以案卷為單位，通過計算機磁盤等設備將與紙質文件相關聯的一般電子圖像存儲。電子檔案不同于紙質檔案，紙質檔案是檔案實體，而電子檔案則是以比特方式將字節和位的形式表示基于紙張的存檔信息，并使其流入計算機網絡。電子檔案以磁性材料為載體，以數字化編碼形式將信息錄入光盤上或直接存儲在電腦硬盤里，通過操作電腦設備來達到利用效果。因此，電子檔案對于計算機設備和網絡都具有較強的依賴性，檔案信息的采集、管理、查詢、加載以及展現等都需要通過適當的網絡環境與硬件設施加以實現。

相較于傳統紙質檔案，電子檔案信息通過加密處理后肉眼無法識讀，只有通過壓縮代碼、解讀后才可以看到信息的全貌，這就對載體標準化格式要求極高。技術的更新，載體設備的升級如果不達到要求，就會發生電子檔案在其他設備或原設備更新不兼容或無法讀取，或不同載體間相互轉換不了的情況[1]。

二、電子檔案的優勢與弊端

（一）電子檔案的優勢。1.利用方式的多樣性。通常，借閱紙質檔案只能在特定領導人允許的情況下，在固定的地點、場合，在規定的時間里供極少數人查看，這樣的檔案管理制度就制約了檔案信息的價值發揮。與傳統的紙質檔案不同，電子檔案在利用方式上具有多樣性，表現在電子檔案從檔案資料的采集、整理、加工和歸檔等都依托網絡環境，檔案管理人員將紙質檔案進行掃描歸檔，通過復制保存有利于檔案材料的存儲。線上編輯文稿，可以隨時修改、更新檔案內容。不僅如此，文本可以隨時打開和保存，并備份多份附件，確保檔案材料不易丟失。在檔案管理系統中，檔案材料可以隨時隨地滿足借閱者的需求。不僅如此，檔案管理人員可以隨時登錄檔案管理系統，根據要求檢索檔案信息，幫助其獲得需要的材料。借閱者經過系統允許，可以通過網絡設備對電子檔案進行下載、復制、傳輸。所以，高效率地利用電子檔案方便借閱者找到所需要的內容，有效提升檔案信息地利用價值。2.空間上具有共享性。電子檔案可以通過網絡實現跨區域傳輸，從形成到傳輸整個環節都是通過計算機網絡完成的，可以不費一筆一紙。通過網絡技術和數字技術，使得遠距離、大容量傳輸更加便捷、有效。對于檔案管理部門來說，檔案收集工作可以在線上完成，各單位部門通過線上將檔案材料移交檔案管理部門。對于借閱者來說，不用大費周折地讓領導簽同意查閱意見，也不用親自到檔案部門查閱檔案材料，只需要借助計算機網絡，在內部管理系統上申請，批準后，在同一時間不同地點自行登錄，實現檔案信息共享。電子檔案實現跨區域、跨部門共享，一方面可以促進資源的有效利用，另一方面也克服了傳統檔案查詢工作帶來的不便，這有利于拓展檔案公共服務的能力，更好地服務于人民大眾。3.管理上具有環保性。檔案工作是一項龐大而又耗時耗力的工作，按照常規的檔案管理方式，短的要花上幾個月，長的要好幾年。對于紙質檔案來說，不僅需要檔案管理人員花費大量的時間、精力，在拆包、整理、裝訂、搬運、裝盒和排架等工序上，大量使用紙張對于自然資源來說也將造成損耗。紙質檔案需要大量的空間儲存，還需要特定的保存環境，這些較為繁瑣的工序對于檔案管理人員來說無疑加重了其工作量。與之相對應的電子檔案，其形成與利用都是基于計算機管理系統，依托計算機網絡環境下生成的。在其利用的過程中不需要使用大量的紙張，而且還可以滿足重復利用，減少各環節的工作時長，縮短檔案的整理周期，使檔案管理工作變得更加高效。

（二）電子檔案的弊端。1.智能設備依賴性過強。從電子檔案產生到利用的各項環節中，電子檔案對計算機等智能設備有著較強的依賴性。首先，就智能設備本身而言，計算機型號各異，數據存儲載體對其兼容性問題突出，存在識別不出來或者沒有運行權限的情況。電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上來說，最長也就幾年，其性質遇熱、濕、強磁場或者技術等問題都有可能產生丟失或者損壞的情況[2]。其次，就檔案管理而言，檔案管理系統是電子檔案進行有效管理與應用的載體，其所運用的信息技術不一樣，建立起來的檔案管理系統各異。各部門之間存在系統運行狀況不一樣的情況，如果開發成管理軟件，那么軟件不一致的情況仍然會加重電子檔案管理負擔。再者，電子檔案在某種意義上來說依賴于電能，如果全國都建有電子檔案庫，那這將是一個龐大的耗能系統。最后，網絡安全問題對電子檔案的信息泄露、損毀不容小覷。由于電子檔案依賴智能設備才能傳輸或讀取，將會存在信息泄露不安全的情況。2.原始價值難以保證。眾所周知，檔案具有原始憑證的作用，這一屬性也表現在檔案的內容和形式上。領導的親筆簽署、成文日期的確定、印章的法定效應等，這些都體現了檔案具備真實、唯一的原始價值。通過單位內部辦公系統，電子文件從起草到印發各個環節都可以在計算機上進行，它便于修改、復制，使得社會大眾可以通過網絡參與到檔案工作的各個環節中，強化了檔案的共享價值。同時，電子檔案在計算機文字處理系統中的最后定稿沒有原件與副本的區別，那么文件與檔案之間便沒有明顯的劃分依據。起始記錄和憑證作用如何確定、能否作為法律憑證等，都將成為檔案管理面臨的新課題。3.制度管理體系不完善。數字技術是一柄銳利的“雙刃劍”，它既為檔案工作注入了新的活力，又對電子檔案管理提出了新的要求。對電子文檔的管理和使用都要經過檔案人員的操作，那么日常操作中出現操作失誤，或者管理人員安全意識薄弱，將自己管理賬號口令轉接給別人，將信息傳輸錯誤，抑或違規操作，不嚴格執行檔案管理制度的相關規定，都有可能導致錄入數據及政策框架隨時消失，這些管理上的漏洞產生后將無法彌補[3]。

三、電子檔案的有效利用策略

（一）強化檔案管理系統。電子檔案管理系統包括信息管理系統和用戶管理，只有二者有機統一，才能建設一個科學合理有效的檔案管理信息網。由此，在構建電子信息用戶管理系統時，要嚴格收集檔案管理人員的資料，注意參與并使用電子檔案的人員、數據系統管理人員、使用維護的經營者等權限設置。必須根據自己的級別調整使用權限，并對使用系統進行注冊和訪問。對于涉及用戶未授權的功能，拒絕其進入并給予警示。如果將電子信息存放在共享設備上，數據會被系統無意保存，非授權用戶可能會獲取或修改原信息。所以，管理人員需要定期更換系統各部分用戶密碼，及時刪除不再需要的用戶賬號，及時維護檔案信息安全。而在建設檔案信息管理系統時，檔案網絡系統要采用成熟的以太網技術，選用性能優越的服務器，并設置雙服務器，以此來預防服務器出現問題的情況，保證系統在出現故障時能夠持續運行，強化管理利用的強度。以南大之星檔案管理系統為例，該系統采用瀏覽器結構，不需要另外安裝客戶端軟件，客戶只需要一臺聯入互聯網的電腦，操作簡單，維護方便，滿足安全，功能齊全等特點。此外，還有泛微數字化政務辦公系統，具有“學科簡單、流程精良、資料少、時間壓力大、時間少、平臺建設”等特點，構建了跨部門、跨層次聯合辦公的政務平臺。

（二）建立電子文件歸檔與管理制度。對于檔案管理部門來說，部門權威是保證檔案工作和諧發展的政治屬性。要建立相關制度，規范檔案部門操作流程，落實流轉責任制，確保送達、出借、返還等環節以及點對點傳輸過程的安全無誤，確保信息的真實性、完整性和有效性。1.確定文件歸檔目錄結構。根據企業特點和需求，劃分文件目錄結構，按照部門、類別、時間等分類建立目錄，確保文件歸檔、檢索的順暢性和準確性。2.規定文件存儲與取回的流程。制定規定文件存儲前的檢查流程，包括文件的命名規范，文件格式，存儲媒介的選擇等。規定取回文件的流程，對文件的領取和歸還進行監管和記錄。3.建立文件訪問權限管理制度。規定電子文件歸檔與管理的訪問權限及審批流程，確保文件的安全性和機密性，防止資料泄露。4.制定電子文件備份與恢復制度。建立電子文件的備份和恢復制度，規定備份文件的時間和頻率，制定恢復文件的規程和流程。5.規定文件留存期限。根據相關法律法規和企業內部文件管理規定，制定文件的留存期限，建立文件檔案的鑒定清算程序，及時清理無用文件。6.加強文件管理的監督與評估。對文件管理過程進行定期評估和檢查，發現問題及時糾正和完善。推廣文化的文件管理理念，使企業全員意識到文件管理的重要性。電子檔案文件存檔時必須檢查其安全環境，對存在安全隱患的電子文件不得歸檔，而封存的電子檔案亦不得外借。

（三）加強檔案管理人員的技術水平。從目前人才發展戰略來看，信息處理復合型人才較為稀缺，大部分檔案人員現代化技術水平偏低，對現代化設備掌握不熟練。然而，計算機技術和現代化的企業管理技術需要管理人員開展工作的基礎，管理中需要全面地將先進的技術成果運用實際工作之中。檔案專業人員應加強檔案理論、計算機、外語、管理等相關知識的學習，提高自身的文化修養、業務素質和操作技術，同時，要了解黨和國家的法律法規、方針政策，了解國家檔案管理的方向和背景。了解文件管理、工作流程、工作要求和具體預防措施，掌握檔案的基本理論知識，進一步提升職工的工作能力。

四、結語

電子檔案的管理模式和紙質檔案的差異性也鼓勵檔案管理者不斷充實自己的文化素質，以高素質文化水平來適應信息技術和檔案事業的發展，采取積極的措施應對電子信息技術革命帶來的機遇和挑戰，緊跟科技潮流的步伐適時做出調整，不斷完善和創新。未來檔案事業會朝著更加智能化發展，智慧檔案館的建設將成為現實，檔案信息變成數據，變成格式化，將是檔案管理模式的新調整。