集團醫院一體化住院預約系統的設計與實現

華履春,徐鳴揚

(南京大學醫學院附屬鼓樓醫院 信息管理處,江蘇 南京 210008)

0 引言

2017年12月29日,國家衛生計生委和國家中醫藥局發布了《關于印發進一步改善醫療服務行動計劃(2018—2020年)的通知》(以下簡稱“通知”),該通知設定了一個3年的時間框架,目標是推動醫療服務的高質量發展,特別是要在基層醫療服務質量和社會滿意度方面取得明顯進步[1]。其中,對有條件的醫院,通知明確指出需要逐步完善住院床位預約服務,以提升整體醫療服務效率和患者滿意度。

根據《2019年我國衛生健康事業發展統計公報》,2015—2019年,我國入院人數年平均增長率為5.44%,該數據反映了我國公眾對衛生服務需求的持續增加[2]。然而,醫療衛生資源的相對不足成為制約醫療服務質量和效率的關鍵因素。在這一背景下,如何優化住院預約流程、提高病床利用率、減少無效住院時間、降低醫療費用等問題的解決成為醫療服務改進的關鍵。

住院床位作為醫療衛生資源的核心,其有效管理對優化醫療資源配置、提升服務質量、減輕醫護人員工作壓力、提升患者就醫體驗都具有重要意義。在面對日益增長的衛生服務需求和醫療衛生資源相對不足的雙重挑戰下,實施有效的住院床位管理和預約策略是實現醫療服務高質量發展的必經之路。

1 系統分析

1.1 現狀分析

醫院于1996年組建成立集團醫院,截止到2022年年底,集團成員單位包括20家醫院,門診總量1 306萬人次,住院總量44萬人次,床位共計13 105張。以集團醫院為基礎建立緊密型醫聯體,推動優質醫療資源下沉,暢通雙向轉診通道,踐行分級診療政策[3]。

醫院內部現有床位預約模式分為2種。一種是患者在獲得醫師開具的住院單后,個人前往病區或住院管理中心辦理住院預約,由對應病區護士站或住院管理中心進行管理。另一種是醫師根據所負責床位的出入院情況,自行進行預約通知。上述2種預約方式都存在管理分散和效率低下的問題。

盡管互聯網醫院已實現從門診預約到開具住院單的線上流程,但住院預約這一環節仍停留在線下,導致大部分患者在獲得住院單后仍需要親自前往醫院進行預約。

醫院集團內部缺乏統一的預約流程。轉院患者仍需重新掛號和開取住院單,這一現狀嚴重影響了患者的就醫體驗[4]。

針對這些問題,有必要對當前的住院預約模式和流程進行優化和改進,以滿足不斷增長和日益復雜的醫療服務需求,提升患者的就醫體驗和滿意度。

1.2 需求分析

1.2.1 院內需求

(1)電子化信息系統的引入。

院內急需引進電子化信息系統,以替代目前依賴的紙質登記方式。這一轉變將顯著提升數據準確性和管理效率。

(2)優化預約流程。

優化現有的住院預約流程以簡化操作步驟,提高患者滿意度。這不僅可以減輕醫護人員的工作負擔,也有助于提升整體的工作效率。

(3)提升床位使用效率。

引進先進的管理系統和優化流程,以實現床位使用率的顯著提升,確保資源的最大化利用。

(4)統一管理流程信息。

推動流程信息的統一化管理,實現信息的快速獲取、準確分析和高效利用,推動醫院管理的現代化進程。

1.2.2 集團醫院需求

(1)住院預約與床位統一管理。

為了實現更高效的資源配置和管理,集團醫院亟待建立一個可以實現住院預約與床位統一管理的系統。

(2)統一住院預約流程。

通過集團醫院間住院預約流程的線上和線下統一,特別是補齊目前雙向轉診住院預約流程中的缺失,提升患者的就醫體驗和滿意度。

1.3 流程分析

1.3.1 院內預約流程

院內預約流程經過信息化改造,在保留傳統模式的基礎上,實現了更為便捷和高效的床位預約服務。優化后的具體流程如下:(1)一旦醫生開具住院單,患者的信息將自動進入病區床位預約隊列。預約管理人員可通過系統實時查看患者的所有信息。(2)管理人員會根據系統實時顯示的床位變化情況,利用系統內置的短信功能,通知患者在指定日期進行入院,并提醒患者提前完成所有入院準備,包括必要的檢驗和檢查。(3)患者在收到短信通知后,可以進行確認、延期或取消入院操作,所有這些信息都會實時反饋到系統中。(4)患者在來院辦理住院手續時,管理人員會通過系統同步的信息,驗證患者是否已完成所有入院準備,確認無誤后即可完成住院手續[5]。

1.3.2 集團內部轉診預約流程

集團內部的轉診預約流程更加精細和高效,特別是對下級醫院到上級醫院的患者轉診進行了優化,改進后的預約住院系統業務流程如圖1所示。

圖1 預約住院系統業務流程

(1)下級醫院根據患者病情提交上轉申請,上級醫院負責人對該申請進行詳細審核。(2)一旦審核通過,系統會自動生成上轉的電子住院單?；颊咝畔㈦S即進入上級醫院的病區床位預約隊列,并明確標注為集團醫院的轉診標識。之后的流程與院內預約流程一致,保證了整個轉診和預約過程的高效和順暢。

2 系統設計與實現

2.1 系統架構設計

2.1.1 核心服務與架構

該系統遵循前后端分離的微服務B/S架構,專為醫療環境而設計,旨在實現高并發、高可用和高擴展性。

前端由Typescript和Vue 3.0框架構建,確保代碼的健壯性和用戶界面的響應性。后端采用Java 1.8和SpringBoot 2.3,其中SpringBoot 2.3加快了開發流程,協助團隊高效地滿足業務需求。數據存儲方面,系統采用某集中式數據庫來處理和管理大量復雜的醫療數據。

系統的微服務架構是其核心,由多個獨立且具體的服務組成,它們各自負責特定的業務功能,確保系統的靈活性和擴展性。該系統由以下7個服務構成。

(1)患者信息管理服務:負責管理所有患者的個人和醫療信息,確保數據安全和隱私。

(2)預約管理服務:處理所有住院預約請求和安排,自動匹配患者需求與可用資源。

(3)床位管理服務:跟蹤和管理醫院的床位使用情況,提供床位的實時狀態信息。

(4)通知與提醒服務:發送自動通知和提醒給患者和醫務人員,包括預約確認、檢查安排等。

(5)轉診管理服務:處理集團內部下級醫院的轉診請求,確保轉診過程的順利和數據的一致性。

(6)報表和分析服務:提供定制的報表和分析,支持醫院管理的決策制定。

(7)權限和身份驗證服務:負責用戶的身份驗證和權限管理,確保數據安全。

2.1.2 接入方式

院內通過對接EMR,集團內部通過對接集團醫院管理系統獲取患者住院單信息,并以住院單號為主索引通過院內集成平臺與集團醫院集成平臺同步患者既往病史記錄,檢驗檢查相關記錄。短信功能通過對接移動Web Service收發短信相關接口實現[6-7]。

2.2 系統功能設計

2.2.1 患者住院全流程追蹤

系統追蹤患者從開具住院單到辦理出院的全流程,并將患者分為未通知、已通知、已住院、已出院4類主要狀態節點。剛開具住院單時患者信息統一以未通知狀態進入系統,管理人員通過短信通知患者預約住院,狀態將被自動設為已通知,也可采用其他方式通知,并將狀態手動更新?；颊咄瓿勺≡恨k理流程后,狀態將變為已入院;完成出院流程后,狀態變為已出院。管理人員也可根據不同病區實際流程添加自定義狀態節點。

2.2.2 多平臺接入與信息安全

該系統通過內網、外網和企業微信實現多平臺接入,保證用戶可以方便、安全地訪問。企業微信作為一個滿足企業級安全需求的通信平臺,提供了嚴格的數據保護和用戶隱私安全功能,確保信息安全與使用便捷。

系統采用動態脫敏技術,原理如圖2所示。當對數據庫提出讀取數據請求時,動態數據脫敏按照訪問用戶的角色執行不同的脫敏規則,并將此與其他安全技術相結合。

圖2 動態脫敏技術原理

(1)權限管理。

系統權限管理確保了不同級別用戶根據其角色和職責獲得適當的訪問和操作權限。①門控和第三方人員:根據業務需求僅有訪問“住院預約示蹤管理系統”中關于患者的小部分真實信息的低級權限,滿足基本查詢需求的同時確保信息安全。②醫院醫生護士等業務使用人員與普通管理人員:具備完整的查詢權限,可以發送和查看歷史短信、當前病區床位使用情況等,進行日常管理工作。③科室與院領導:這一級別的用戶具備最高權限,可以查看和管理全面的數據和報表,并有權限調整其他用戶的訪問權限。他們可以訪問未經脫敏的原始數據,但系統仍會實施嚴格的訪問控制和審計,以確保數據的安全和合規使用。

(2)非對稱加密。

系統采用RSA非對稱加密算法保護患者信息的機密性和完整性。在脫敏處理的基礎上,RSA算法通過一對公鑰和私鑰進一步加強數據的安全性。公鑰用于加密,私鑰用于解密。由于RSA算法的數學基礎,即使公鑰被泄露,沒有私鑰也無法解密數據,從而保障了數據的安全。

(3)動態水印。

該技術通過算法將包含用戶標識信息的水印嵌入顯示的數據,以防止未經授權的復制和分發。該系統使用了基于離散余弦變換(Discrete Cosine Transform, DCT)的水印嵌入技術,可以將水印信息嵌入圖像的頻域,使得水印不易被察覺,同時也難以被移除,增加了數據泄露時追溯泄露源的能力。

(4)審計機制與數據保護。

系統建立了完善的審計機制,所有的數據訪問和操作都被記錄和監控,實現信息使用的透明性和可追溯性。脫敏處理的所有活動,包括數據的識別、分類、脫敏方法的應用、脫敏后數據的使用等都被詳細記錄。這不僅確保了數據安全,也使得審計和復查變得更為簡單和準確。其他的數據保護措施包括:定期安全檢查和漏洞掃描、持續監控和改進系統的安全性能。

2.2.3 短信功能與NLP技術

系統短信功能不僅實現了基本的通知和提醒服務,而且通過應用自然語言處理(Natural Language Processing, NLP)技術,進一步優化了用戶體驗和操作效率。

(1)自動化通知與提醒。

通過該功能,管理人員能夠自動發送定制的短信通知患者,包括住院預約確認、檢查提醒、出院通知等。每條短信都可以根據患者的具體情況和需求進行個性化定制,確保信息的準確性和及時性。

(2)自然語言處理。

系統集成了NLP技術,實現了自動解析和處理用戶回復短信的功能。例如,當患者回復短信確認住院預約時,系統可以自動識別患者的意圖和回復內容,無需人工干預即可完成預約確認的操作。

(3)智能交互。

除了自動解析回復,系統還能通過NLP技術實現智能交互。例如,在收到患者的查詢短信時,系統可以自動解析查詢內容,提供準確的回復信息。這不僅減輕了管理人員的工作負擔,也提升了患者的服務體驗。

(4)數據分析與優化。

系統還會利用NLP技術進行短信內容的數據分析,通過分析患者的回復內容,可以收集患者的反饋和意見,幫助醫院提高服務質量和效率。同時,通過分析短信的發送和回復情況,系統可以自動優化短信發送的時間和內容,提高短信的送達和回復率。

3 系統應用效果

住院預約系統于2022年1月正式上線,住院預約系統與原住院流程模式對比統計如表1所示。2022年院內共有43 377人次通過系統完成住院預約,全年住院患者131 874人,占比32.9%,自2023年1月至10月,通過系統預約住院已達53 119人次,占比升至42.0%,并仍在持續提升。以下從多個方面對應用效果進行評價[8]。

表1 住院預約系統與原住院流程模式對比統計

3.1 提高滿意度

系統內置滿意度評價表單,每月1號會主動提示使用者填寫評價內容。2022年共收到有效評價117份,每一項評價指標有5個評分級別,非常滿意10分、滿意8分、一般6分、不滿意4分、非常不滿意2分。以下統計平均值,并使用自助法統計95%置信區間。

住院預約系統與原住院流程模式對比統計如表1所示。從表1可以看到,住院預約系統的整體滿意度評分較原住院流程模式有所提升。同時,95% 置信區間也顯示,住院預約系統的評分在統計上顯著高于原住院流程模式的評分。由于P值(0.002 4)遠小于0.05,本文拒絕原假設,認為住院預約系統和原住院流程模式的滿意度平均得分有顯著差異。醫護人員對住院預約系統的滿意度顯著高于對原住院流程模式的滿意度。

3.2 提高預約效率

通過全年住院患者住院單開具時間與入院辦理時間得到患者的等待入院時長,并根據是否通過通知節點判斷預約住院方式,等待時長小于6 h的患者認作未通過預約住院,將從樣本中排除,以下統計平均值,并使用自助法統計95%置信區間。

由表1等待入院時長統計數據可得,P值遠小于0.05,表明系統能顯著縮短患者的等待時間。

3.3 提高轉診率

2021年集團內共有1 454人次上轉患者,至2022年提升至2 314人次,提升了59%。其中892人次通過系統完成預約,說明系統在方便快捷完成轉診方面起到了重要作用。

3.4 提高床位使用率

床位使用率= 實際占用總床日數/同期實際開放總床日數×100%[9]。

2021年實際占用總床日數940 453,同期實際開放總床日數1 064 287,床位使用率88.36%。

2022年實際占用總床日數974 520,同期實際開放總床日數1 085 680,床位使用率89.76%。

通過對比2021年和2022年的床位使用率數據,可以看出,系統實施后床位使用率有所提升,說明系統在床位管理方面有一些成效。

4 結語

經過對集團醫院一體化住院預約系統的實際運用和評估,本文發現該系統有效地簡化了預約流程,減輕了醫護人員的工作負擔,并提升了患者的就診體驗?；颊呖梢愿奖憧旖莸赝瓿深A約,醫院也能更高效地管理和調配資源。目前系統的應用已經取得了一定的成效,但未來仍需要不斷優化和完善,以滿足不斷變化和提升的醫療服務需求。