會計電算化對企業內部控制的影響

薛明明

摘要： 會計電算化是信息時代誕生的一種新技術手段。要依靠這項技術處理會計工作， 提高企業的經濟管理水平， 就必須完善內部控制機制， 對工作流程進行全面、 細致的管理。同時， 還要做好對信息系統的建設工作?；诖?， 本文主要從系統調查、 系統分析、 系統設計、 系統調試等方面介紹會計電算化內控系統的建設要點， 并根據大多數企業在日常的傳統會計信息處理工作中融入電算化技術時出現的問題， 找到管理工作的側重點， 研究提升內部控制水平的有效方法。

關鍵詞： 會計電算化； 內部控制； 計算機技術； 信息安全

DOI：10.12433/zgkjtz.20240525

會計電算化是在計算機系統中使用各種軟件處理會計信息的一種方法。企業開展會計電算化建設工作的優勢在于， 可以解決人工手動處理數據造成的信息失真問題。該技術是提升會計工作質量及水平的關鍵技術， 能夠使會計人員從復雜繁瑣的工作任務中解脫出來， 進一步研究優化會計管理方案， 規避企業的經濟運行風險。所以， 目前很多企業都開始推廣會計電算化技術， 搭建系統工作平臺， 并結合會計處理工作的基本流程， 找到提升會計內控水平的有效方法。

一、 會計電算化的基本內容

會計電算化又稱計算機會計， 是以計算機為核心主體的信息技術在會計工作中的應用， 即通過會計軟件， 用計算機代替人工記賬、 算賬、 報賬， 替代一部分由人為操作的處理、 分析、 判斷會計信息的過程。企業通過會計電算化， 達到自動化數據處理的目標， 從傳統的人工會計信息系統向會計電算化會計信息系統轉變。

二、 會計電算化給企業內控工作帶來的影響

（一）工作形式

在過去的企業經營管理過程中， 會計工作更多的是采用人工核算或賬目核對的方式， 這種工作方法比較傳統， 工作人員要承擔大量的工作任務， 會出現核算錯誤等情況。隨著現代科技的發展， 工作方式也在逐步向會計電算化的方向轉變。在會計電算化環境下， 企業的會計工作重心逐步偏向網絡化， 并越來越多元化。在進行多個數據的處理時， 企業財務管理人員運用會計電算化技術， 只需要將對應的數據和憑證錄入系統， 就可以通過軟件對錄入的所有數據進行全面的分析和處理， 并生成企業所需的各類會計報表。因此， 企業恰當地運用憑證和會計軟件， 可以有效避免出現以往會計工作中存在的問題。這也就意味著， 基于會計電算化環境下的企業將從傳統的人工核算方法逐步向程序控制模式轉變， 這種轉變可為企業提供更加準確的數據， 并協助內部各項工作有條不紊地進行。

（二）工作內容

在傳統的會計工作模式中， 會計部門所要完成的工作任務比較單一， 通常是與會計核算相關的工作。而在會計電算化工作中， 需要完成的工作內容將更加多元化， 主要表現在以下三個方面： 一是計算機硬件配置、 維護和管理崗位； 二是要完成軟件的采購、 安排、 維護、 修改等工作； 三是對系統的管理與分析， 或是對系統的設計與編程。顯然， 會計電算化使企業在這些方面的控制內容更具多樣性， 因此， 為了達到整體的工作目標， 企業必須針對不同的層面， 制定相應的管理計劃。

（三）工作范圍

在會計電算化環境下， 企業內部控制工作的范疇得到了拓展， 會計電算化技術可以使內控工作以分模塊的管理方式進行。而對企業管理工作進行一定的細化， 可以確保工作權責清晰， 從而為內部控制工作打下堅實的基礎。另外， 從業務流程上來看， 隨著會計電算化技術普及到企業經營的各個環節， 它的應用領域非常廣泛， 對強化企業的內控工作具有實際意義。除了建立基本的會計系統外， 企業還需要對會計電算化過程進行分析， 并對內控工作進行安全管理， 從而在一定程度上拓展內控工作的范圍。因此， 企業必須正確地運用會計電算化技術， 積極調整內部控制計劃， 以提升內部控制能力。

三、 企業會計電算化下的內部控制工作難題

（一）組織結構問題

依靠電算化系統開展內控工作， 可以提高工作效率， 保障工作質量。但是， 結合實際工作情況來看， 還存在一些難點， 企業需要加以重視。例如： 會計電算化雖然能夠自動處理工作信息， 但運行系統的關鍵還是人工操作。如果內部組織結構不完善， 各部門之間缺乏有效的溝通， 沒有第一時間將工作中產生的數據信息上傳到平臺， 就無法及時開展會計內控管理工作。另外， 崗位職責劃分不清， 存在一崗多職的現象， 容易出現人為因素導致的會計信息失真問題。

（二）系統運行風險

借助計算機技術處理會計信息工作時， 容易出現信息丟失、 泄露等問題。這主要是由于電算化系統在網絡環境下運行， 會受到網絡病毒的攻擊， 也會由于硬件設備問題出現系統故障， 導致文件損壞、 數據丟失。除此之外， 員工的技術操作能力不達標， 也會引發系統運行風險， 增加信息安全管理的難度， 這是企業在新時期下進行會計內控工作時要關注的重點。

（三）信息披露問題

企業在會計電算化下落實基礎的內部控制任務， 應關注會計數據信息披露環節存在的實際問題。根據工作方式、 內容的變化， 完善相應的管理機制， 以此推動工作的有序開展。目前， 部分企業財會信息披露不全面， 程序不符合規范， 審計報告中涉及披露的內容較少， 導致內部控制工作無法與外部管理工作有效銜接。這主要是由于企業沒有充分了解會計電算化的特點， 沒有將相關理念及技術方法融入會計管理工作中， 也沒有結合內控管理體系， 使得會計內控工作出現信息傳遞不及時、 不全面等問題。

四、 提升企業會計電算化下內控工作水平的方法

（一）完善企業內部組織結構

企業投入資金引進會計電算化系統后， 應在使用過程中摸索經驗， 找出提升會計內控工作質量的有效方法。首先， 領導層要在管理工作中認識到會計內控工作的重要性， 并讓員工正確理解自身所在崗位與企業發展之間的關系。其次， 企業要通過應用先進技術開展集中化的會計信息處理工作， 因而要完善內部的組織結構， 做好崗位工作的職責劃分及任務分配工作。除了要構建扁平化的管理結構外， 還要為各部門建立聯系。最后， 從會計部門的組織結構建設角度出發， 根據會計電算化技術的特點， 設置對應的崗位。一般， 企業都會分設基礎會計崗位和電算化工作崗位， 通過明確的分工管理， 規范化地開展會計內控工作。

（二）提升系統的安全防御等級

針對電算化系統常見的安全風險問題， 應優化內控策略， 提升內控水平， 找到提高系統安全防御等級的方法。這項工作可以分為三個步驟進行： 第一， 定期進行系統病毒查殺， 檢查軟件系統是否存在安全防御漏洞。必要時， 引進先進的安全防御技術及軟件， 保障會計信息的傳輸、 存儲安全。防火墻、 殺毒軟件等在目前的計算機系統中都比較常見。企業還可根據工作需求采取供銷碼核對、 特征識別等方式， 提升計算機的安全防御能力。第二， 要關注系統的硬件設備質量問題， 選擇與系統配套的硬件裝置， 并定期開展硬件的保養和維護工作。第三， 應做好對人員行為的管理， 避免由于人為因素出現信息丟失、 被篡改等方面的問題。企業要根據網絡安全管理規定， 完善內部管理機制， 約束員工的操作行為。應明確規定員工因自身問題而引發會計信息安全風險會受到何種懲罰， 以提高員工的重視度。此外， 在電算化系統中設置不同員工的操作權限， 最大限度地保障系統的安全運行。

（三）健全會計內控管理結構體系

要從會計管理工作的角度實現內部控制， 應積極健全管理結構體系。管理工作會根據項目經營流程來設置， 要進行預算管理、 采購管理、 資金收支管理， 還要在整個工作過程中有序地完成人力資源管理。企業要分清內控工作的主次關系， 安排管理部門與會計部門共同參與管理。關鍵要在會計電算化系統中做好授權與分權工作， 如果企業的經營規模較大， 工作涉及的業務范圍較廣， 在構建管理體系工作時， 可通過適當授權和分權， 保證各崗位人員之間相互監督、 相互制約。要在統一遵循基礎管理制度的前提下， 完成各項會計信息的處理工作， 從而取得良好的內部控制效果。

（四）優化相應的內控管理制度

新時期下， 很多企業都會在內部控制工作中應用管理會計工具?？冃Ч芾矸ň褪菓妙l率較高的一種方法， 其特點是為員工合理分配工作任務， 并管控員工的工作質量及效率。制度建設工作應以平等為前提， 讓員工自覺服從管理規定。一方面， 會計人員應針對會計信息的紙質資料和電子版資料， 做好收集、 存儲及管理工作， 建立專用檔案。會計人員與管理人員應共同商議如何優化相關制度， 以增強員工的責任心為主要目標， 建立責任管理機制； 另一方面， 會計人員要從預算、 執行、 核算等角度嚴格遵循管理制度的具體要求， 保障會計信息得到及時傳遞。

（五）提升人才的電算化技術水平

企業在會計電算化背景下優化內部控制體系時， 要著重提升會計人員的技術操作能力， 并端正其工作態度。企業會面向社會定期招聘新人， 并提出相應的要求， 如遵守企業的管理規定， 具備專業的會計學知識和計算機操作能力， 只有這樣， 才能滿足企業開展會計電算化系統建設工作的需求， 為會計處理工作提供便利的渠道， 助力企業穩步發展。與此同時， 企業還要定期根據市場經濟管理制度的更新情況對人才進行考核， 要考察會計人員的實際工作能力， 安排適合員工的崗位， 做好對會計部門的崗位分工管理工作。同時， 應結合崗位的用人需求， 為會計人員提供學習與交流的機會， 員工自身也要不斷反思優缺點， 積極提升工作能力。 很多企業會在內部設置競爭機制， 營造良好的工作氛圍， 以提高會計電算化工作的準確性和安全性。

（六）業務工作流程的標準化設計

在會計電算化技術推廣、 應用的過程中， 要開展全面化、 細節化的內部控制工作， 需要先規范業務工作流程， 對流程體系進行標準化的設計工作， 將各項工作任務有效銜接， 避免出現重復性工作而增加人力資源成本， 拖延工作進度。企業在開展經濟管理工作時， 會要求工作人員保留票據憑證， 并將憑證的原件存檔并上傳系統， 進行工作信息的錄入和分類整理。其間， 要求保留會計人員的審批痕跡， 確保在正規流程下使用資金和資產， 最大限度地保障安全。在財務系統中應用信息技術開展業務流程設計工作時， 應先確定企業都有哪些業務類型， 對存在風險問題的業務模塊進行更正和刪除， 避免在計算機自動處理工作信息時出現錯誤， 引發風險。另外， 要備份整個業務流程產生的數據， 還要在業務完成后及時制作報表， 統計經濟收支數據， 并在此基礎上進行工作總結。

五、 其他推進會計電算化下內控工作進程的有效方法

（一）使用“互聯網+會計”技術

大數據時代下， 科技信息技術水平不斷提升， 企業在日常工作中產生的數據信息也有所增加。為了科學完成會計內控工作， 合理管控資金成本， 推動企業的良性、 健康發展， 企業必須開展會計電算化建設， 在工作中融入現代化理念及技術方法。這要求企業遵循依法管理的理念， 確保計算機系統中數據信息的真實性、 準確性。同時， 應嘗試通過計算機技術與外部市場建立聯系， 結合市場外部監督工作的相關要求， 完善會計內控體系， 提升內控管理水平， 跟上時代發展的步伐。企業應用“互聯網+”技術， 為員工建立聯絡平臺， 實現信息共享， 便于分享會計信息處理經驗， 達到普及會計電算化應用的目標。

（二）適時調整管理工作內容

實現會計電算化后， 基礎數據信息都由計算機自動處理。企業必須結合實際情況， 對會計電算化內部控制工作的相關內容進行及時有效的調整。例如： 應修改內部審查機制， 優化工作方案， 做好對會計信息輸入、 輸出、 修改等工作的全面管控。這項工作要依靠管理會計來完成， 相關人員應具備管理學知識， 用全面發展的眼光看待問題。此外， 在依靠計算機系統開展數據存儲工作時， 使用硬盤來保存信息， 并由專人負責管理。在具體修改工作內容時， 應結合企業會計電算化的發展情況、 時代背景下技術的更新及優化情況， 找到工作的著力點。

六、 結語

企業在會計電算化背景下開展內部控制工作， 應完善內部組織結構， 這是保障會計信息數據及時傳遞的關鍵。同時， 應提升計算機系統的安全防御等級， 保障信息的存儲和傳輸安全。企業應健全內控管理體系， 并結合相關管理制度優化內控機制， 為規范化開展會計信息處理工作提供必要保障。同時， 應注意分析電算化技術的操作難易度， 選拔高水平人才， 以分工合作的方式開展現代化會計內控工作。除此之外， 企業還要根據業務的基本工作流程， 優化系統結構體系， 著重完善系統功能。

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