基于ERP構建全面預算管理信息系統的理論與實踐

溫 銳

[摘要]全面預算管理的實施必須借助信息化工具，但傳統信息手段存在管理任務、運行機制上的缺陷?；贓KP的數據架構扣管理思想，通過兩者在管理功能與手段上的融合，利用已經具備的信息技術條件，設計多維預算，定制模型化多循環預算流程，將信息技術與預算管理緊密結合。能夠真正實現全面預算管理的系統化、戰略化管理目標。

[關鍵詞]ERP；全面預算管理；信息系統；數據管理層面；信息技術

[中圖分類號]F232；F275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2009)23-0007-03

系統化和戰略化管理是現代企業管理的高級形式。其中“系統化”要求各種管理行為的有機融合而非簡單集合，“戰略化”則要求前瞻、有序而非“救火隊”式應急。為此，國有大、中型企業已經普遍施行全面預算管理。集中整合企業業務與資金，科學預期效益目標，合理籌劃資源配置，正確引導績效評價。伴隨著全面預算管理的實施，企業管理信息呈激增態勢，因而同步開展的信息化支撐系統建設也從未停止過。

一、信息系統對全面預算管理支持的現狀

全面預算管理信息系統建設經歷了手工(電子表格)階段與信息系統階段，但傳統的信息系統實施成效并不令人滿意。主要表現在以下幾個方面。

1，傳統信息系統工具與全面預算管理任務存在差別。導致不能對全面預算管理提供完整支持

全面預算管理支持企業決策，以中央控制為手段，向企業經營前端責任單元分解戰略目標壓力，主要關注責任單元的成本、效益而非一線的作業，主要傳導戰略指令而非根據市場變化進行的策略調整。主要強調內部比較而非競爭對手之間的情況。也就是說，全面預算管理以為高層管理者提供決策支持為目的。而傳統的信息系統工具關注實際運行結果、運行細節以及市場智慧，提供客戶行為信息、銷售細節信息和核算基礎信息，也就是說，傳統信息系統工具是業務系統，其思想根據實際發生情況而構建，并非對目標進行分解。

因此，傳統的信息系統工具對預算管理的支持不在戰略層面，只在執行層面，也就無法落實系統化目標。

2，傳統信息系統工具存在缺陷，管理手段落后，不能適應全面預算管理系統化、戰略化目標要求

企業開展全面預算管理所采用的方式(或工具)主要是電子表格和財務管理軟件。二者都存在相應的缺陷。

(1)電子表格管理方式。利用電子表格(主要是MicrosoftExcel)進行預算管理，是通過在單元格之間建立鏈接關系，避免大量的手工基礎運算，在匯總效率方面體現了電子化管理的優勢。但電子表格的缺陷也很明顯：首先，預算涉及內容廣、部門多、指標間勾稽關系復雜，導致預算編制周期長，需要耗費大量的人力和時間；第二，預算執行和實時控制難度大，無法按照各責任單元設置具體預算標準進行實時控制，進而難以進行預算分析，及時采取調整措施；第三，電子表格信息難以集成與共享，不支持預算跟蹤，安全性較弱，協調性不強，不能滿足強調過程控制的全面預算管理要求。

(2)財務管理軟件方式。目前。一些功能強大的財務管理軟件具有預算管理模塊。通過輸入財務具體數據和詳細的財務關系，輸出信息可以基本滿足企業特定的預算匯總、集成的需要。但管理軟件一般也存在明顯的缺陷：首先。財務管理軟件脫離了業務預算過程，輸出的信息仍然是孤立的，無法對業務形成支撐，不能體現預算合理配置資源的內涵；第二，財務管理軟件大都缺少對戰略目標管理的支持，數據來源依據性不強，沒有體現分解戰略目標的思想；第三，財務管理軟件多以會計核算為基礎，未能深入企業經營業務，通用性和共享性仍未解決，本質上還只是事后控制，并未實現真正意義上的事前計劃和事中控制，不能充分發揮全面預算管理的核心控制地位。

二、ERP(Enterprise Resource PIanning，企業資源計劃)

ERP是現代化企業級信息系統的代表，可以有效調配企業資源，整合海量管理信息。實現系統化、戰略化管理目標。

1，ERP的內涵包括管理思想、軟件產品、管理系統3個層次

ERP是建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想為企業運行提供手段的管理平臺。ERP系統集信息技術與先進的管理思想于一身，反映新時代對企業合理調配資源、最大化創造社會財富的要求，成為企業在信息時代生存、發展的基石。

(1)管理思想：ERP是由美國著名計算機技術咨詢和評估集團Garter Group Inc，提出的一整套企業管理系統體系標準，其實質是在MRPⅡ(ManufacturingResources Planning，生產資源計劃)基礎上進一步發展而成的面向供應鏈(Supply Chain)的管理思想。

(2)軟件產品：ERP是綜合應用了客戶機服務器體系、關系數據庫結構、面向對象技術、圖形用戶界面、第四代語言(4GL)、網絡通訊等信息產業成果。以ERP管理思想為靈魂的軟件產品。

(3)管理系統：ERP是將企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力、計算機硬件和軟件整合于一體的企業資源管理系統。

2，ERP是管理思想和信息技術互成因果、互相促進的產物

計算機技術的發展為企業建立管理信息系統，甚至對改變管理思想起著不可估量的作用。管理思想的發展與信息技術的發展是互成因果的環路。實踐證明，信息技術已在企業的管理層面扮演越來越重要的角色。

信息技術對管理體系運作的支持可分作MIS(ManagementInformationsystem，管理信息系統)、MRP(MaterialRequirePlanning，物料需求計劃)、MRPⅡ和ERP等4個階段。從MIS記錄原始數據、支持匯總查詢，到MRP對客戶、物料、產品的管理，再到MRPⅡ對企業生產中心、加T-r"時、生產能力等方面的管理，直至ERP以及電子商務時代的ERP階段，以信息技術為核心，包括財務預測、生產能力、調整資源調度等方面功能的企業級管理信息系統。這一進程恰恰也是管理思想的遞進軌跡。

3，ERP的作用集中體現在如何運用信息化手段配置、調整和使用企業資源

企業發展的重要標志便是合理調整和運用資源。前ERP時代，企業的組織結構只能是金字塔形。部門間的協作交流較弱，資源狀況相對模糊，資源的運行難以比較、把握和做出調整。ERP系統是針對這些問題，為實現對企業資源的系統管理而設計。ERP的管理對象是企業生產設備、運輸工具等硬件資源和人力、組織結構、商譽、融資能力等軟件資源。通過ERP，使這些資源相互作用。構成企業生產經營、創造財富、實現價值的基礎，同時也反映企業在競爭和發展中的地位。

由此可見，ERP的應用的確可以有效地促進現代企業管理的現代化、科學化，適應系統化要求，在全面預算管理中導人ERP已經成為大勢所趨。

三、實現ERP與全面預算管理的融合，是

基于ERP架構建設全面預算管理信息系統的根本保證

構建基于ERP的全面預算管理信息系統。需要充分了解二者的相互關系，實現二者管理功能的融合。

1，體現在數據層面的ERP與全面預算管理功能上的聯系與區別

與全面預算管理相比，ERP在功能上強調的是企業數據的集成與管理，側重于基礎數據管理，這是所有IT技術的核心；全面預算管理強調企業預算的分解預測與綜合分析，側重于目標管理。兩者有聯系，也有一定區別。從數據管理層面比較分析全面預算管理軟件與ERP的關系，可以更加清晰地揭示二者的關系。

ERP數據一般可分為3種類型：一是靜態數據(或稱固定信息)，是生產活動開始之前就要準備的各類數據，如BOM(BillofMaterial，物料清單)、工作中心能力、成本參數、工藝路線、物料可用量、倉庫貨位代碼、會計科目設定等；二是動態數據(或稱流動信息)，是生產活動中發生的數據，這些數據不斷發生并經常變動，如客戶合同、庫存記錄等；三是中間數據(或稱中間信息)，是根據用戶對管理工作的需要，由ERP系統綜合上述靜態和動態兩類數據，經過運算形成的各種數據或報表，如主要生產計劃和物料需求計劃等。

據此不難發現，基于ERP的數據功能，可以為全面預算管理提供以下信息：包含產品結構與BOM之間的數量關系數據，即產能信息；以前年度賬務數據、報表數據等各種重要的歷史數據；企業實際業務發生時記錄業務的財務會計數據和管理會計數據等。

但同時，ERP不能向全面預算管理提供所需要的政策性數據，如銷售貨款的回收政策、采購貨物的付現政策和制造費用的分配政策等；ERP的數據庫功能強大，文本信息處理能力相對較弱，不能使文本信息在決策層和各預算執行層之間反復進行調整。

2，ERP與全面預算管理的整合已經具備了理論與技術條件。具有充分的可行性

ERP與全面預算管理雖然存在一些差異，但二者體現了相同的核心理念，即合理配置企業資源。為企業創造價值，因此，ERP與全面預算管理的整合有其堅實的數據基礎和充分的可行性。

(1)一方面，ERP可以滿足全面預算管理所需要的主要數據。ERP可以提供全面預算管理需要的歷史數據，可以記錄企業實際業務發生數據，這些數據可以滿足全面預算在定制產品成本結構、分析歷史數據、掌握實時執行數據的需要。對預算的編制、控制起到重要作用。ERP還可以集成預算所需的經濟模型，對將來的計劃銷售量作出預測，通過與數據比較，運用經濟模型分析未來經營結果的質量化差異。

(2)另一方面，以財務管理為核心的全面預算管理在ERP中占有重要地位。是ERP事前計劃與事中控制思想的重要實現手段。預算是計劃工作的成果，它既是決策的具體化。又是控制生產經營活動的依據?！叭骖A算”觀念已經將預算看成“使企業資源獲得最佳生產率和獲利率的一種方法”。也正是企業實施ERP戰略追求的目標。

(3)現有技術條件可以滿足ERP與全面預算管理融合的要求。軟件：目前的客戶機／服務器模式(C，S)已發展成熟，而瀏覽器／服務器模式(B，S)也逐漸成為技術構架的主流結構，因此，軟件開發平臺成熟可行。硬件：目前高性能的網絡組件、通信介質、存儲設備大量涌現，高速度、大容量、高可靠性、低價格的硬件特性已經完全能夠滿足需要。

對于在數據層面分析所體現出的ERP與全面預算管理存在的差異?？梢栽诰唧w的構建過程中通過技術手段予以完善。

四、建立以ERP管理思想和管理架構為基礎的全面預算管理信息系統

以ERP管理思想和架構建立全面預算管理信息系統，需要從3個角度解決關鍵技術問題：在預算管理的基礎上，將信息技術與預算管理結合，實現預算實時傳遞與反饋、動態調整與控制；從預算管理體系上，設計多維預算，信息技術的要求與之相適應；從預算管理流程上，實現模型化的多循環編制流程。

1，基于ERP的預算管理信息系統基本框架

綜合考慮企業戰略、企業資源、企業業務規則等因素，采用模型化的預算編制循環，設計高度集成的信息系統，用以保證預算的準確性與科學性。預算管理信息系統框架如圖1所示。

2，全面預算管理信息系統設計要點

(1)以生產銷售循環為預算編制的起點?！吧a銷售”是企業產能配置與經營獲利的起點，是最基本的發展資源，以生產銷售預算為預算指標體系編制起點，可以為企業產能優化和營銷戰略的實施提供最根本的支持。

(2)以財務指標循環為預算編制的中心?！柏攧罩笜搜h”包括收人、成本、融資和投資等。其實質是利潤核心。將利潤核心作為預算指標體系的中心，可以使企業所有者、各級責任單元與企業經營活動聯系起來，通過效用偏好性的引導，發揮各方能動性，提升企業整體競爭力。

(3)以財務管理為中心集成各類業務預算。系統須通過財務與業務的天然集成性實現動態信息交互，達到資源優化配置。業務預算的協同可以通過財務信息交互來完成：下級責任中心制定預算指標，上級責任中心匯總預算指標，集團的預算管理委員會審批預算指標，然后逐層分解下達，有效避免預算松弛。

(4)多種預算編制方法共用。除了固定預算、增量預算方法外，還需要提供彈性預算、零基預算、定額預算、滾動預算等方法，企業可以根據不同的業務需求，選用不同的預算方法，減少工作量，提高預算編制效率。

(5)與績效集成的預算考核評價。在細化到多級責任單元的預算指標與項目基礎上，通過人力資源系統，將預算與個人績效考評掛鉤。系統比較預算執行結果與預算目標的差異。分析差異形成的原因，評價責任主體的業績，保證預算目標的落實。