數據庫在出版管理中的應用

陳　勇

數據庫技術是計算機科學中發展最快的領域之一，被廣泛地應用于各行各業的日常管理工作之中。但是，在目前出版工作中卻很少有一個將出版業各個環節整合到一起的高效的出版社管理數據庫系統。筆者的校對稿件管理數據庫就是基于想把出版業各個環節進行全面整合而設計完成的。本數據庫是校對稿件管理數據庫，但也可以直接用于編輯稿件管理或擴展成管理整個出版社的數據庫。

本數據庫是選擇Microsoft Access和Microsoft Excel，來制作校對稿件管理數據庫的基本結構及其數據的提取分析?；贏ccess數據庫建立的校對稿件管理數據庫中包括三個基本結構表：設計明細表、校對員接稿明細記錄、校樣名稱明細表。并且在表與表之間建立了相應的邏輯關系。以下部分就著重介紹本數據庫的三個基本表的結構和如何建立表的聯系。

首先是設計明細表的基本結構。即它包括的字段，關鍵字、數據的存儲格式等內容。設計明細表所包括的字段有書名、叢書名、全書頁碼、每面字數、全書總字數、印刷廠、稿件類型、版面設計員，責任編輯、編輯室、版面備注、書稿進入校對科日期，書稿離開校對科日期。根據每個字段所需要輸入的數據，本人規定不同的字段采用相應的數據類型，如書名、叢書名、全書頁碼、印刷廠、稿件類型、版面設計員，責任編輯、編輯室，采用的是文本格式來進行數據的錄入，因為這些數據多是以文本形式出現的。在這些字段中書稿進入校對科日期和書稿離開校對科日期兩個字段，由于涉及到日期的錄入，因此采用了日期／時間的數據類型來對其進行表示。這兩個日期是用來作參數的，主要是用來看看圖書在校對科的加工時間有多長，實際工作中往往不填寫。

其次是校對員接稿明細記錄的基本結構。它所包括的字段有：校對員、校樣名稱、校次，差錯總數、質疑數字、質疑單、差錯百分比、發樣日期、要求完成日期、實際完成日期、備注。校樣名稱是指每次發出校樣時的名稱，采用的數據類型是文本格式。由于工作中每次校樣發出時校樣情況都有不同程度的變化，尤其是校樣在字數上的變化(字數變化的原因有多種，例如在二校后編輯加工后增加了字數，三校要進行核紅增加了字數，通讀校次的字數增減等等)；因此，每發一次校樣要對校樣重新取一個名稱，并保證校樣名稱在數據庫表中是唯一的，并且記錄下本校次的校樣字數。通常三校一讀的校樣取名可以用阿拉伯數字“1，2，3，4”直接加在書名后，就成為了校樣名稱。

再次是校樣名稱明細表的基本結構。正如設計明細表和校對員接稿明細記錄是對書稿的基本信息和校對員的基本工作情況等信息進行的數據記錄。校樣名稱明細表是有關校樣方面的數據記錄。該表結構相對簡單，所包括的字段有：書名，校樣名稱，校樣頁碼，校樣字數，校樣最終字數，增加字數原因。在校樣名稱明細表中，書名和校樣名稱這兩個字段，要求和前兩個表中的書名和校樣名稱的數據類型要求是完全一樣的，都是文本格式。取名規則也是完全一樣的，并且要求前后各表中取名一致，不能混亂。校樣頁碼采用的是文本類型，校樣字數、校樣最終字數、增加字數原因等采用的是數字類型。

本數據庫的三張基本的數據庫表文件，足夠用來存儲通常出版社校對工作_中所需要的全部數據，特殊的數據如果要記錄進數據庫，各出版社可根據自己的需要對本數據庫中的字段進行增減，在這方面也完全能體現出Access數據庫的方便靈活性。但是，這些數據雖然已經記錄進了數據庫，仍然很零散，不利于數據的整體管理、查詢和提取。要想建立起一個有整體體系的Access數據庫，使所有數據都成為一個有規律的儲存形式，就要把三張表文件建立起一個相互關聯的關系。

要想把校對稿件管理數據庫擴展成適應于對整個出版社進行全面系統管理的數據庫，只要在本數據庫的基礎上增加一些相應的部門管理數據庫表就行了。例如，增加發行管理數據庫表和編輯部管理數據庫表，就可以形成一個基本的出版社管理數據庫系統。進一步還可以根據各出版社的不同需要增加版權管理數據庫表、人力資源管理庫表、印刷材料管理數據庫表等等。運用這種方法一步步地把校對稿件管理數據庫進行擴展和細分化，使出版社管理數據庫不斷完善以適應不同出版社管理的需要。我們也可以根據情況，使用Access數據庫軟件分別建立幾個小的數據庫，如出版部管理數據庫、發行管理數據庫、校對稿件管理數據庫、編輯部管理數據庫以至于版權管理數據庫等幾個部門管理數據庫系統，分別管理。在需要時把幾個庫合并起來進行數據的整體管理，從而使出版社的管理變得更加靈活方便。