ＩＴ企業項目知識轉移障礙因素分析

賀　軍

摘要IT企業項目知識轉移的目的是促進項目知識重復利用，避免后續項目開發管理中知識重造和錯誤重犯，從而節約時間和資源，提高項目的成功率。然而，目前IT項目知識轉移效果并不盡人意，影響項目知識價值的實現和作用的發揮。本文對項目知識轉移障礙的各種主客觀因素進行了專門探討。

關鍵詞IT項目 知識管理 知識轉移 障礙因素

在項目日益普及化的今天，IT項目是高新技術企業開展組織活動最重要的形式，越來越多的IT企業主要通過一個個項目目標的實現完成組織目標。

項目一次性和獨特性特點，使得項目本身充滿風險，項目的失敗率是非常高的。美國Standish集團1994年對8400余個項目的調研表明：只有16%的項目實現了其項目目標，50%的項目需要補救，34%的項目徹底失敗。IT項目的成功率更低，據20世紀90年代美國軟件工程實施現狀的調查，大約只有10%的項目能夠在預定的費用和進度下交付。因此，如何提高項目的成功率是IT企業共同關注的問題。

項目管理是在不斷實踐的基礎上發展起來的一門學科，在項目管理中引入知識管理理論與方法將促進該學科的發展。國內外一些研究與實踐也表明，在項目管理活動中加強其知識管理是提高企業項目管理整體水平的重要方式和有效方式。然而，總體而言，目前IT企業項目知識管理狀況不盡人意，就項目知識轉移而言存在諸多問題，影響項目知識價值的實現和作用的發揮。

一、IT項目知識轉移概述

知識轉移既是知識管理的一個重要研究領域，也是知識管理的一個重要實踐領域。知識轉移的主要涵義是：（1）知識轉移是一個活動過程，包括知識主體雙方——知識轉讓者和知識接收者；知識客體——轉讓的知識內容及形式；知識轉讓的方式——顯性知識的交接或隱性知識的傳授。（2）知識轉移強調知識的有用性，即轉讓者讓渡給接收者的知識應具有價值和使用價值。接收者能將知識運用到工作中，通過獲得的知識節省時間、降低成本、改善管理等；不同于知識共享的無償性，知識轉移過程中轉讓者也應獲得相應回報。

項目是解決革新和跨學科任務問題，因而項目被認為是集中學習的組織形式，項目的開發過程就是項目知識的形成過程。IT項目中產生的知識和經驗可以通過很多現象來描述：

在項目分析和需求設計過程中被識別和記錄的與業務進程及屬性有關的知識和洞察力；

公司新開發的軟件或軟件升級版本研制過程中產生的特定知識和開發經驗，如對被注釋的運行代碼、軟件尖端的設置內容、項目研發過程說明文檔、可重復使用的模板和對軟件的評估內容等；

項目管理計劃與實踐成果內容比照形成的知識。如預定目標的完成狀況說明，項目計劃總體情況說明，包括按計劃實施的內容和出現變更的內容；

項目活動過程中與外部伙伴（供應商、客戶、轉包者、研發伙伴）的合作知識和經驗，以及關于合作企業的詳細信息；

項目完成后對項目的總結回顧和評價。即IT項目完成過程中主要成功經驗，失敗教訓，開發小技巧；等等。

毋庸置疑，IT項目的成功開發在很大程度上取決于已有項目顯性知識和項目成員開發經驗等隱性知識的聯合運用。因此，項目知識和經驗是未來項目的重要知識資源，如果能有效轉移給企業未來項目，可避免企業在后續項目中“輪子重造”和錯誤重犯，節省項目開發時間和資源，提高后續項目的成功率。所以現有項目知識和經驗能否有效轉移，對后續項目的成功開發非常關鍵。

項目知識能否有效轉移，主要取決于三個方面：一是項目知識內容能否運用于未來項目；二是轉移的方式與途徑是否通暢有效；三是知識接收者對轉移知識接受能力?？梢钥闯?，項目知識轉移最便捷的方式，是項目團隊成員把項目開發過程中形成的知識和經驗直接運用于未來項目（也就是所謂的知識連續轉移）。然而，項目是一種臨時性活動，項目組織是一種臨時型組織，項目任務完成后項目組織就被遣散，原有項目組織把項目知識和經驗直接帶入后續項目的機會很小，因此，企業需要承擔起知識轉移的任務：項目組織將項目開發過程中形成的知識及時形成項目文檔（轉化為顯性知識）或標識出成果責任人（不能轉化為顯性知識的經驗技巧），在項目組織遣散前及時移交給企業，后續項目開發時由企業負責提供知識復用。IT項目知識轉移過程如圖1所示：

IT項目知識轉移涉及知識轉讓者讓渡其知識使用價值，作用是促進后續項目組織降低風險、提高效率，為體現知識的等價性或有償性，知識轉讓者在知識轉移過程中需要獲得相應回報，且這種回報企業要從程序上或制度上確立下來，如預留部分項目資金用于辦理知識移交手續；建立獎勵制度用于知識轉移促進后續項目成功等等。這樣，知識轉讓者在項目開發過程中將注重知識的積累與沉淀，并形成可移交的項目知識文檔，從而在源頭上確保轉移知識的有用性和系統性。因此，知識轉移是實現知識價值非常關鍵的一步。

事實上，IT企業項目知識轉移現狀不盡人意。姑且不論轉移的方式途徑和接收者的接受水平，就知識內容而言，IT企業很少能從項目中系統識別、管理和轉移有價值的項目知識，方便項目組織之外的企業成員能在今后的項目任務中查詢和運用。很多項目開發完成后，企業組織僅保留一份用戶手冊，很多對后續項目開發有指導意義的知識未能得到有效保存，致使所轉移的內容沒有很多利用價值。另外，IT企業很少組織開展項目總結評估活動，絕大多數IT企業不能從項目總結評估中學習，造成很多有價值的經驗教訓未能有效傳承。

為什么項目知識轉移這種能提高項目成功率的有效方式未能讓IT企業充分重視？其根源是很多IT企業尚未能有效克服項目知識轉移的障礙。IT企業項目知識轉移障礙既有客觀上的原因，又有主觀上的原因。

二、IT項目知識轉移障礙的客觀因素

IT項目知識轉移障礙客觀方面的原因，歸因于項目自身特征。IT項目的知識集約性和項目組織形式的臨時性等特點，造成項目中容易產生大量知識但又不易于進行系統管理；亟需運用已有項目知識和經驗卻又無法有效轉移知識和經驗為后續項目所用的客觀狀況。

1.項目一次性特點使知識積累與傳承存在先天不足

項目被定義為一次臨時性活動，需要運用有限資源在規定的時間內完成任務。為保證項目在計劃內達到預定目標，項目管理注重計劃、組織、指導和控制資源。雖然大多數軟件開發要求采用特殊的工作補丁，以獲取相應知識和經驗，然而由于時間和經費預算的限制，這些步驟在項目計劃里很少建立和定義，即項目計劃里很少留存時間和資源用于項目知識的積累和沉淀。臨時性項目組織由于過于強調項目成果的一次性，項目組織成員因而很少關注企業的可持續發展，致使項目組織在項目知識的積累和傳承方面關注不夠，項目開發中產生的很多有用知識未能沉淀下來形成可移交的項目文檔給企業組織，導致項目知識未能得到有效傳承。

2.項目臨時性特點容易導致知識分散，形成知識碎片

盡管IT項目開發過程中形成的知識和經驗非常多，但是項目組織和項目團隊的運用客觀上導致項目知識分散，形成知識碎片。項目組織作為一種臨時性組織，大部分項目在軟件移交后項目任務就算完成。項目結束后，項目團隊成員或分散于公司的各個部門，或者很快進入到下一個項目中。項目成員沒有機會系統修改和記錄項目開發過程中形成的知識和經驗，而最多將知識和經驗保留作為他們的個人知識，而不能有效傳遞他們的知識和經驗給企業，致使知識和經驗的保存與轉移因錯過了時機而被忽略。企業如果沒有系統保存這些對后續項目有用的項目知識，將冒著一些有用知識和經驗隨著項目結束而丟失的風險。

三、IT項目知識轉移障礙的主觀因素

項目的一次性和臨時性特征是客觀存在的，因此有效的項目知識轉移在很大程度上需要企業承擔組織責任。IT企業應認識到項目知識集約型和臨時性的客觀狀況，采取積極措施促進項目知識向組織知識的轉移。然而很多IT企業目前在此方面仍關注不夠，企業現有的組織結構及項目管理方式不能滿足IT項目知識有效轉移的需要。

1.企業現有的組織結構不能滿足項目知識轉移的需要

IT企業的常規組織結構一般是按職能設置的，如市場部、開發部、銷售部、服務部、后勤部等。這些常設機構形成的知識，無論是文件、檔案、能干員工或者隱藏在工作進程中的知識，都容易被獲取、存儲和轉移。如知識被請求快速提供和直接獲得幫助的最簡單的情形：“誰知道關于ABC的材料?”“去問市場部的同事?！薄罢l知道日常計劃系統？”“開發部的同事知道?！薄皷|部分廠有文件?！薄皥绦胁恐??！薄肮ぷ鞒绦蛑斜囟ㄓ幸恍┬畔??！?/p>

然而，這些解決方式不再適合在項目和項目組織背景下產生的知識和經驗。項目組織被定義為有特定目的、詳細任務和時間和預算限制的臨時性組織。項目結束后，項目組織就解散不復存在。當一個項目完成后，不像常設機構有知識存儲的集合點，一般情況下沒有機構或資料庫集中存儲項目知識提供利用。大多數情況下，即使一個特定項目被存儲的資料地點都不知道，更難查明哪些員工在近期完工的項目中工作過，誰對特定的任務負責，這些員工現在企業的哪個部門等等。因此，項目知識隨著項目組織的解散而分散在各處，并隨著時間的推移而逐漸遺失。

2.企業現有的項目管理方式不能滿足項目知識轉移的需要

傳統的項目管理方法注重計劃、組織和控制項目活動以達到預定目標，重點在單個項目的有效性和高效上，對如何積累項目知識提高后續項目的成功率上做得不夠，致使項目知識未能得到有效傳承。列舉兩個例子來描述現有項目管理方式不當引起項目知識丟失的細節。

比如公司以項目的形式研發一個新的應用系統，該系統以一項非常新的技術為基礎。項目開發期間團隊成員與某大學研究所取得聯系。項目團隊與該研究所進行了大量合作，交流合作通道非常暢通，這種合作對項目的完成是非常有價值的。然而，在傳統的項目管理方式下，除了一些項目開發過程中的用戶操作指南、最終程序設計等項目文檔得到保存外，項目結束后，關于這次接觸、成功的研究合作，接觸伙伴，交流通道等知識，以及有關外部的合作伙伴、人員、專家，他們的技術設備，交流方式和相似細節都丟失了。且一起工作的經驗、響應時間、工作質量等知識隱藏在項目團隊相關成員的頭腦中，沒有用系統的方法進行評估和確認。

又如公司開發了一個軟件新版本，該版本與老版本的開發內容有很大不同，因此企業有必要掌握這個新版本的開發工具手冊。這個工具手冊時僅顯示一些新特色是不夠的，如果顯示一些項目開發小技巧的話，就非常有價值。在軟件研發工作期間，如果項目成員用日志或模板來記錄如何處理軟件開發疑點和難點，這樣，與軟件開發有關的一些知識和經驗就得到沉淀，這些小經驗和技巧對其他項目非常有用。但傳統的項目管理方法沒有采取有效措施沉淀這些知識和經驗，項目文檔沒有包含這種非常有價值的知識內容。一般情況下，文檔的典型目標群體與未來項目成員不同，軟件開發項目文檔記錄的內容重視用戶和管理者的需要，如軟件操作指導、手冊、插圖等，卻沒有記錄項目團隊成員的開發過程及開發技巧。除非一個熟悉項目軟件開發的團隊成員恰好又成為下一個項目的成員，帶來必要的技能處理技巧，從而實現一些項目知識的有效轉移，否則這些知識和經驗消失在解散的項目組織中。目前移交的項目文檔很少包含對以后項目開發有價值的知識，未來項目團隊成員不能從已有項目文檔中得到任何好處。

事實上，知識價值的實現有一定的時滯性，即與項目知識產生是不同步的，項目知識價值在后續項目中才能體現。顯然，隨著開展項目數目的增加，各種問題也逐步增多，項目知識和經驗在企業多項目管理中更加重要。然而，企業現有的項目管理方式不能滿足項目知識獲取與轉移，致使項目活動進程中不斷出現知識丟失和重復生產的惡性循環之中。

3.企業缺乏一種開放和建設性的氛圍來表達和分析錯誤和教訓，造成一些重要項目知識缺失

IT企業如果要立于不敗之地，必須依靠不斷的項目知識學習和項目經驗教訓總結，這不僅僅是為了某個項目，更是為了企業的可持續發展。尤其是一些失敗和錯誤的程序設計和分析非常有價值，因為成功的項目僅僅能證明運用的方法恰巧滿足那次特定任務，而失敗的項目能發現更多的不確定和不可行的方式和方法，通過學習可幫助后續項目少走彎路。事后經驗和教訓總結如同一個失敗的球隊在回放那場比賽，將讓人感到很不自在，但如果球隊能注意到自己的錯誤，下次比賽時將會表現更好。然而，大多數IT企業很重視創新項目的投資，對項目評估和項目學習方面關注不夠，組織缺乏一種表達和記錄個人經驗和教訓的氛圍和環境。這種狀況下，很多職員因擔心負面影響揭開傷疤而逃避承認錯誤，致使這些非常有價值的知識和經驗丟失，從而不能有效轉移給企業組織。

四、結語

在競爭日益激勵的今天， IT企業如果能通過知識管理方法和技巧項目知識和經驗充分運用到后續項目中，無疑能降低項目風險，提高開發效率，提供更多時間和精力投入給未知領域，這對提高企業的競爭力無疑有積極作用。通過對IT企業項目知識轉移的主客觀因素分析，促使企業充分認識IT項目組織的知識開發優勢、臨時性項目組織知識積累的客觀劣勢，并運用全新的管理方法發揮項目組織的優勢，規避劣勢，使項目知識轉移首先在內容上保障其轉移效果。這是企業項目知識有效轉移的第一步，也是關鍵性一步。

參考文獻

[1] 左美云. 知識轉移與企業信息化.北京：科學出版社，2006.

[2] 奉繼承. 知識管理理論、技術與運營.北京：中國經濟出版社，2006.