企業管理中如何進行有效溝通

張榮云

美國著名的未來學家約翰·奈斯比特曾說:“未來的競爭將是管理的競爭,競爭的焦點在于每個社會組織內部成員之間及其與外部組織的有效溝通?！钡拇_,溝通是管理的靈魂,有效的溝通決定管理的效率。通過有效的溝通,管理者可以把組織的構想、使命、期望與績效等信息準確地傳遞給組織成員,以更有效地實現組織改革,改善管理職能,協調組織成員行為以及使組織適應外部環境的變化等。

現代管理者均非常重視有效溝通的作用,視其為事業成功的關鍵所在。這既說明了有效溝通在管理活動中的重要地位和作用,更說明了要真正實現有效溝通并非輕而易舉,需要參與溝通者雙方付出努力和心血。

一、在企業管理中進行有效溝通的作用

1.可以促使員工對企業確定的目標和任務形成共識

企業管理者應該讓員工了解企業的任務和目標,了解“企業的業務(任務)是什么?”和“企業要成為什么?”。企業管理者要在聽取(收集)員工對任務和目標的合理化意見和建議后,及時進行研究,將企業任務和目標進一步作出修改和完善。然后再將企業的任務和目標及時反饋給員工。通過這樣的有效溝通,使企業任務和目標在全體職工中形成共識。這樣不僅可以使企業目標體現全體職工的意志,同時可以提高決策的科學性。

2.可以有利于收集資料與分享信息,實現科學管理

在日益激烈的市場競爭中,企業要想順利實現目標,形成競爭優勢,首先要全面了解各方面的信息,才能作出科學的決策,才能在不斷變化的環境中求得生存和發展。有效的溝通可以使企業了解外部各種信息與情報,如國家各項方針、政策及國內外同類企業的現狀與發展趨勢,消費市場的動態等,及時調整經營決策,以適應外部環境的變化;可以使企業了解自己擁有資源的情況和利用資源的能力;可以了解員工的基本情況,做到知人善任,提高員工的積極性;可以洞察各部門之間的關系,提高管理的效率等。因此,只有及時、全面地掌握企業內外部各種信息、情報與資料,才能準確地控制、指揮整個企業的運轉,實現科學有效的管理。

3.可以改善企業的人際關系

在企業內部,無論是部門與部門之間,部門與個人之間,還是個人與個人之間,進行有效溝通都是極其重要的?，F實中一些企業存在部門之間、人與人之間關系緊張、矛盾激烈以及內部人際關系失調的現象,究其原因,無非是缺乏溝通或者溝通方式不當所致。一個企業如果信息溝通渠道不暢通,人與人之間難以達到有效溝通,就會使人們產生壓抑、郁悶的心理。這樣,不僅影響職工心理健康,還將嚴重影響企業的正常生產,降低企業效率。因此,一個企業若要順利發展,必須保證企業內部上下、左右各種溝通渠道的暢通,只有這樣才能激勵員工的士氣,促進人際關系的和諧,提高管理效能。

4.可以增強企業員工的凝聚力

員工的凝聚力是企業的重要財富。凝聚力強,表明企業對成員的吸引力強,那么,怎樣增強企業員工的凝聚力。首先,在員工之間要提倡交流和支持。員工之間在合作中發生矛盾、產生意見是常有的事,關鍵是采取何種態度來處理相互間的不同意見,最好的方法就是溝通,也就是主動與對方交流自己的觀點。其次,采用民主管理的方式。在企業管理過程中,要認真傾聽來自員工各方面的意見,尤其要聽取不同的意見。第三,企業對員工要實行績效與報酬掛鉤,包括對能與他人緊密合作的員工給予獎勵,這有助于提高員工的滿意度。第四,要重視員工間的相互信任。增進信任可以從以下幾方面考慮:組織內部自上而下和從下到上的開放式交流,并樹立誠實交流的觀念;讓員工參與管理;提倡員工自我管理,讓員工對企業、對同事有信任感等。第五,開展績效管理?？冃Ч芾磉^程其實質就是溝通過程,在動態的過程考核中,對富有創造性的員工,以及績效突出的員工給予獎勵;對績效差的員工要及時調整崗位;對消極怠工或違反紀律的給予處罰。通過動態的過程績效管理來提高每個員工的績效,以此推動整個企業績效的提高,促進企業目標的實現。這些都需要通過溝通來實現,因此,有效溝通可以增強員工的凝聚力。

二、在企業管理中進行有效溝通的對策

1.提高管理者思想認識

管理者應當提高對溝通重要性的認識,必須切實轉變自己家長或權威型的溝通角色。平等的交流是良好、有效溝通的基礎。管理者不僅要對下級一視同仁,而且還應做到自己和下級之間的一視同仁,真正做到理性、尊重、信任下級。真正實現由過去的單向、由上而下傳達的方式轉向平等的、雙向的,既有自上而下,又有自下而上的交流方式。只有平等、活躍的雙向交流才能達到有效的溝通。另外要對溝通作充分的準備,管理者在溝通之前必須制定出明確的溝通目標并由此而制訂明晰的溝通計劃。同時鼓勵參與溝通的人員進行協商及信息和材料的收集、分析,并在此基礎上進行宣傳和解釋,給員工提供一個良好的溝通環境,這樣才能從根本上提高企業溝通效率,進而提高企業的運作效率。

2.整合溝通渠道

整合溝通渠道就是對現有的渠道進行調整、組合,刪除一些效率低下或沒有實際效果的渠道,增加一些新型的、速度快、效率高并被人們樂于接受的渠道,同時考慮到各種不同渠道的相互補充,其目的是為了更好地履行溝通職能,實現溝通目標。在整合過程中,應堅持以下原則:第一,系統原則。組織是一個系統,組織中任何一個部分的變化或變動都會對整個系統產生連帶的影響。溝通渠道也是如此,每一種類型的溝通渠道或溝通方式都不是孤立存在的,彼此之間存在著聯系和影響。所以,在對溝通渠道進行整合的過程中,要考慮到渠道之間的聯系和影響。第二,公開性原則。要求企業在管理溝通過程中,對大部分的無須保密的管理溝通活動而言,其溝通的渠道必須公開,并盡可能地增設溝通渠道,增加其知曉度、透明度和開放度。這樣才能減少由于信息不對稱所造成的溝通盲點。第三,時效性原則。要求在溝通過程中,既要講究溝通時間的節約,又要講究溝通效率的提高。因此要選擇和采用最短的路徑,以最快的速度進行溝通。其目的在于提高信息傳遞速度,降低由于層層傳遞所帶來的信息失真的可能性。第四,完整性原則。從溝通的過程來看,一個完整的溝通過程包括信息的傳遞、接收和反饋。完整性原則正是強調溝通過程的完整性。如果只有信息傳遞和接收的渠道,而沒有信息反饋的渠道,這個溝通過程是不完整的,其信息溝通也是不充分的?，F今,在渠道整合過程中尤其應注意反饋渠道的修正和補充。

3.提高管理者溝通技能

⑴提高管理人員有效傾聽的技能

管理者在進行溝通過程中,首先,要專心致志,不要心不在焉;其次,不要心存成見,也不要打斷對方講話,或者表現出不耐煩。這樣會使對方不愿把溝通進行下去;最后,要善解人意,體味對方的情感變化和言外之意,做到心領神會。

⑵提高非語言溝通能力

當你在聽信息傳遞者傳遞信息時,信息傳遞者會通過觀察你的表情來判斷你是否在認真傾聽和真正理解。所以,與信息傳遞者進行目光接觸可以使你集中精力,減少分心的可能性,并可以鼓勵信息傳遞者。另外,有效的傾聽者會將所聽到信息的有關情況通過非語言方式表達出來,例如:贊許性的點頭、疑惑性的搖頭、恰當的面部表情(如微笑)等,這些都是向信息傳遞者表明你在認真傾聽及是否聽懂,從而有利于提高溝通效果。

⑶注重情感溝通

在實際的工作中,溝通技能通常表現為管理者能否準確地描繪出企業發展的現狀和遠景,并通過一定渠道讓員工清楚企業目前的情勢和發展戰略。員工的認同就是對管理者的最大支持,也是管理者溝通的最直接目標?，F代企業的人本管理要求管理者不僅要善于正確運用口頭表達與語言文字的能力,表達明確,條理清晰,語言精練,針對性強;善于傾聽與關注,尊重他人的觀點;改善不良的溝通習慣,恰當運用表情,動作等非言語溝通方式,而且還要求管理者善于對員工進行情感溝通,將情感融入到管理的全過程,使員工意識到他們對于企業發展的價值,從而激發持久的工作熱情。

4.設置科學的組織機構

組織機構設置:一方面,要考慮到組織規模效應引起的組織層次過多而信息容易丟失和歪曲,以及組織過大而產生的疏離效應,應在縱向上努力減少組織的層次以減少溝通環節,保持信息暢通,減少干擾、延誤和失真。同時拓寬信息溝通渠道,通過多渠道的溝通促進信息的交流。橫向部門之間則應該加強橫向的交流與合作,加強部門之間及部門間人員與人員之間的聯系;另一方面,要設置特殊的溝通機構來促進溝通。非正式的溝通機制雖然有一定的效率,但它不可避免地會受到管理者個人喜好的影響和制約,并在很大程度上影響溝通的有效性。因此,有必要建立特殊的溝通機構來促進溝通,通過使溝通制度化來真正實現有效溝通。

5.完善溝通反饋機制

沒有反饋的溝通不是一個完整的溝通,完整的溝通必然具備完善的反饋機制。否則,溝通的效果會大大降低。反饋機制的建立首先應從信息發出者入手,信息發出者在傳遞信息后應該通過提問以及鼓勵接收者積極反饋來取得反饋信息。另外,信息發出者也應仔細觀察對方的反應或行動以間接獲取反饋信息。因為反饋可以是有意的,也可以是無意的。作為信息接收者,在溝通反饋中實際上處于主體地位。信息發出者應積極接受接收者的反饋信息,使得組織溝通成為真正意義上的雙向溝通。

(江蘇省徐州高等師范學校)