現代企業檔案管理制度論略

王 巍

摘要:建立社會主義市場經濟體制,必須建立起現代企業制度?，F代企業制度的建立會對企業檔案工作帶來什么影響,企業檔案工作如何確立與現代企業制度相適應的管理體制、組織原則和工作方法,本文對這些問題略陳己見。

關鍵詞:現代企業;企業檔案工作;檔案管理制度

中圖分類號:G271文獻標識碼:A

文章編號:1673-2111(2008)08-178-03

所謂現代企業檔案管理制度是一種多元、高效、靈活的檔案管理方式,是企業檔案工作為適應企業制度變革的需要在管理制度上的一種變革。這一制度目前雖尚未完全成形,但通過廣大檔案工作者多年的理論探討和實踐已初見端倪。隨著企業改革的不斷深化,檔案界一直在探討現代企業檔案工作的管理模式,應建立現代企業檔案管理制度。本文談談個人粗淺的認識。

一、現代企業檔案管理制度的提出

在我國,政府管理企業檔案工作始于20世紀50年代中后期。1954年國家檔案局成立,統管全國檔案事務;1959年實行黨政檔案工作統一管理,一個中國特色的檔案事業管理體系確立起來。從1956年起,科技檔案工作(其中包括企業技術檔案工作)開始受到國家的重視,“一五”期間全國921個大中型重點建設項目大都建立了該項目的中央檔案室;1959年召開大連現場會,開始確立科技檔案工作管理體制;1962年國家對下馬企業的檔案管理提出了要求?！拔母?十年,國家檔案局被撤銷,不再從國家的角度對企業檔案工作實行管理。1979年國家檔案局重新恢復工作,1980年12月,國家經委、國家建委、國家科委、國家檔案局聯合發布《科學技術檔案工作條例》;1981年9月,國家經委和國家檔案局聯合發出《關于在企業整頓中要注意整頓科技檔案工作的通知》:1987年,國家檔案局、國家經委、國家計委聯合發出《國營企業檔案管理暫行規定》,這是我國第一個關于企業檔案工作的法規性文件,其中第一次提出了“企業檔案”、“企業檔案工作”的概念,并對“企業文件材料的形成和歸檔”、“檔案管理”、“檔案信息開發利用”、“檔案管理體制”等作出了明確規定。隨著有關理論與實踐的不斷發展,政府對企業檔案工作的管理逐漸走向成熟。其主要標志是:

第一,政府管理企業檔案工作的體制明確。企業檔案工作在檔案行政管理部門的宏觀管理下,依靠企業的主管部門,形成檔案行政管理部門與企業管理部門配合,分級管理與屬地管理相結合的管理體制。也可以說,全國企業檔案工作在國家檔案行政管理部門的“統籌規劃,組織協調,統一制度,監督和指導”下,實行分級管理和屬地管理相結合的原則,按其所屬中央、省、地市、縣各級,分別接受上級檔案行政管理部門和所屬地檔案行政管理部門的宏觀管理、監督和指導,同時接受上級主管部門的監督和指導。

第二,政府管理企業檔案工作的內容明確。政府對企業檔案工作的管理是全方位的,對企業檔案的形成和歸檔、檔案管理方法、檔案工作管理體制、企業檔案標準、企業檔案人員的培訓等等都提出了非常具體的要求,確定了嚴格的標準。

黨的十五屆四中全會確定了國企改革的方向,國企改革最重要的是國有企業建立現代企業制度。江澤民同志指出,現代企業制度是實現公有制與社會主義市場經濟相結合的有效途徑,是整個經濟體制的關鍵環節。所謂現代企業制度,是特指以產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學為特征,以法人治理結構為核心,形成出資者與經營者之間相互制衡關系的現代公司制度。國家在宏觀經濟管理體系方面,也是按照政企分開的現代企業制度特征要求和精簡、統一、效能的原則,加快進行政府機構改革,切實轉變政府職能,通過理順產權關系,建立有效的國有資產監督和運營體系,實現出資者所有權職能與經濟管理者職能相分離,變直接管理為間接管理。

在現代市場經濟中,各類企業都是獨立自主的市場主體,它們為追求自己的經濟效益按照市場經濟的客觀規律進行生產經營活動,國家和政府則只能通過強有力的宏觀調控手段調節市場。政府必須轉換職能,把企業生產經營管理的權力切實交給企業,而把本來不應由企業所管的社會事情真正辦好。就政府管理企業檔案工作而言,國企改革要求政府減少行政干預,將本應由企業辦的事交給企業。而就企業檔案而言,它是企業活動的真實記錄,是企業進行生產、經營、質量管理、技術管理、財務等工作的必要條件。管理這些檔案而產生的一系列工作應是企業內部事務,不宜由政府職能部門來管?，F代企業制度的建立并不排斥檔案工作,它對企業檔案工作的沖擊實際上是對傳統國有企業檔案管理模式的揚棄,為維護自身利益的需要,要求在企業檔案管理制度、管理方式、管理手段與運行機制上做相應的變革,即要求建立與現代企業制度相適應的現代企業檔案管理制度。

二、現代企業檔案管理制度的特征

現代企業檔案管理制度作為一種管理制度,屬制度的范疇,具有制度的共性。具有以下三個基本特征。

1.檔案權屬多元化。在企業改制前,國有企業一統天下,其形成的檔案理所當然的是國有檔案,并由國家對其實行統一管理。隨著企業投資主體多元化和民營企業的涌現,出現了國有企業檔案、中外合資企業檔案、民營企業檔案等不同檔案所有制共存的局面。企業產權決定了檔案的所有權,在市場經濟體制下,企業檔案權屬多元化的含義指:(1)國有或國有控股企業形成的檔案應歸國家所有;(2)中外合資企業形成的檔案歸合資雙方所有;(3)民營企業形成的檔案歸民營企業所有:(4)外商獨資企業形成的檔案所有權歸外商,但歸屬權屬中國;(5)非國有檔案中對國家和社會有保存價值者國家擁有控制權,所有者不得私自買賣和銷毀。誰擁有所有權,誰就有了檔案管理的控制權與自主權,檔案權屬的變化必將深刻影響到檔案的管理制度與管理方式。

2.管理科學。管理科學要求按檔案管理規律建立一套符合本企業需要的科學的檔案組織管理制度:(1)按檔案工作一般規律要建立健全文件歸檔制度、檔案整理制度、檔案鑒定制度、檔案保管制度、檔案利用制度等,用制度規范企業檔案管理工作;(2)各企業在建立各種檔案管理制度時要符合本企業的實際。由于各企業規模、經營、技術、管理形態的不同,不僅檔案工作的機構設置、運行機制不同,而且在檔案管理的形態、方式、手段上也會有所區別,企業在確定檔案管理制度時應注意符合本企業的特征。

3.企業自律。企業自律也是現代企業檔案管理制度區別于傳統企業檔案管理制度的一個特征。企業對檔案管理自律含自主、自理之意,在國家有關檔案工作法律的框架內,企業有權自主決定檔案的管理形式與管理對象,企業的建檔工作應屬企業行為。企業自律原則突出了企業在建檔工作中的主體地位,其理論基礎是企業法人財產權。我們相信,只要企業認識到檔案的價值所在,一定能自己管理好檔案。企業有能力搞好生產經營管理,還沒

能力管理好檔案嗎?

現代企業檔案管理制度既是一種管理理念,又是一種管理體系,其實質是要建立一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。

三、現代企業檔案管理制度的建立

現代企業檔案管理制度的建立與運行是一個長期的、動態的過程,它不僅與現代企業有一個磨合期,而且還會隨著現代企業的發展而發展。在建立現代企業檔案管理制度中應著重注意以下幾個問題:

1.建立現代企業檔案管理制度要保持連續性。

現代企業檔案管理制度與傳統企業檔案管理制度有一定的共性,尤其是在具體檔案管理制度上。鑒于兩類型企業都具有生產與管理的職能,在制定現代企業檔案規范化管理制度時不需要白手起家,傳統企業檔案工作史上的不少理論與實踐均值得借鑒,例如檔案集中統一管理理論、檔案保管與整理理論、科技文件“三納入”理論、科技檔案成套性理論、檔案利用理論等。這些具體的檔案管理理論既可以服務于傳統企業,也可以服務于現代企業。充分借鑒傳統企業檔案規范化管理制度可以大大縮短建立現代企業檔案管理制度的進程。以集中統一管理理論為例,對檔案是否要實行集中統一管理與企業所有制形式沒有必然的聯系,集中統一管理應是檔案工作一般規律的要求,不同的只是集中統一管理的范圍、內容的差別,現代企業可以對全部檔案實行集中統一管理,也可以按需對部分檔案實行集中統一管理。例如大型企業集團下屬單位多且分散,集團公司對整個集團公司的檔案實行集中統一管理既無可能又無必要,只需集團公司下屬各個企業按集中統一管理理論對全部檔案實行集中統一管理。

2.建立現代企業檔案管理制度的運行機制。

企業檔案工作運行機制主要是動力機制、控制機制。構成動力機制的要素主要有:企業檔案工作宏觀與微觀管理體制、企業內部檔案管理模式、企業信息化建設、企業質量與環保認證管理活動、有效滿足企業信息需求、企業檔案工作“三納入”制度、企業對檔案部門或人員的激勵制度等。構成控制機制的要素主要有:國家有關法規中對企業檔案工作的規定、企業檔案管理制度的規定、企業檔案信息資源建設質量要求的規定、國家或企業對檔案工作考評的規定等。在建立企業檔案工作運行機制中,行業主管部門、檔案行政管理部門、企業主管領導、企業檔案部門、行業協會都負有責任。行業主管部門的作用主要體現在國有或國有控股企業上及有關專業領域內。在這些行業或領域行業主管部門的業務監督、指導與規范化管理仍起著重要作用,對所屬行業或系統的企業建立正常的檔案工作運行機制起到不可替代的作用。檔案行政管理部門的職責是宏觀監督、指導服務,面向企業檔案工作提供法規、標準、信息、培訓等服務,為企業檔案工作建立控制機制提供法規依據、企業檔案質量標準依據、建檔制度依據。行業協會的指導、協調作用在某一行業內,尤其是對民營企業檔案工作的運行可以起到推動、控制的作用。企業主管領導的具體領導、協調作用,對企業檔案工作運行機制的建立與運行往往起著決定性作用,沒有他們的支持,企業檔案工作運行機制既難以建立,建立后也難以持久。企業檔案部門或人員則是企業檔案工作運行機制的運作者、維護者、協調者,在其它條件既定情況下,企業檔案人員的事業心、業務素質對企業檔案工作運行機制的建立、運行起著關鍵性作用。

3.檔案行政管理部門要加強引導。

在計劃經濟體制下,企業專業主管部門與檔案行政管理部門對企業檔案工作具有領導、指導、監督、檢查的職責,多以管理者的形象出現在企業面前。在建立社會主義市場經濟體制中,檔案行政管理部門的職能也在發生轉變,由偏重微觀管理轉向宏觀調控;隨著企業改制出現了企業多元化所有制的局面,由此決定在建立現代企業檔案管理制度中需要重新定位檔案行政管理部門與企業的關系。檔案行政管理部門應采取分類指導的方針,例如對國有企業檔案管理實行宏觀管理、監督為主,對民營企業實行服務、指導為主。以民營企業檔案工作為例,一個普遍的規律是民營企業在創業初期無暇顧及檔案工作,但發展到一定階段時便會自發要求建檔。但由于信息不靈、檔案人員業務基礎差等原因,他們的自發建檔工作往往要經過較長時間的摸索。實際上民營企業所摸索的內容在有關檔案工作文件中早已有之。由此說明檔案行政管理部門在推進建立現代企業檔案管理制度中完全可以有所作為,通過提供信息服務、培訓服務、法規服務、中介服務等加快現代企業檔案管理制度的建立。

我國企業檔案工作發展的歷程已經證明,企業的發展需要檔案工作,在現代企業制度下兩者的關系將更加緊密?，F代企業檔案管理制度是檔案管理與現代企業的有機結合,是按現代企業制度需要建立的檔案權屬明確、管理科學、企業自律的一種檔案管理方式,是一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。

參考文獻:

1.鄭云等:《關于企業檔案工作改革的幾點認識》,《檔案學通訊》,2000年第2期。

2.黃世喆:《現代企業制度下企業檔案管理研究》,《檔案學通訊》,2006年第3期。