關于完善煤炭集團公司物資采購集中管理模式的探討

張曉春

(1.北京交通大學,北京市海淀區,100044;2.開灤集團物資公司,河北省唐山市,063018)

關于完善煤炭集團公司物資采購集中管理模式的探討

張曉春1,2

(1.北京交通大學,北京市海淀區,100044;2.開灤集團物資公司,河北省唐山市,063018)

從總體思路、需求計劃、供應商管理、采購決策、信息化建設、庫存管理、配送管理等角度,探討了建立完善物資集中采購,集中倉儲,集中配送,集中結算的物流運作模式。

煤炭集團公司 物資采購 集中管理

隨著國家促進大型煤炭基地建設政策的貫徹實施,一批有實力的大型煤炭企業通過兼并和重組,企業規模迅速擴大,形成了以煤業為基礎,產業鏈不斷延伸、產權多元化的企業集團。在此基礎上,集團的物資采購量也不斷加大,采購的分散化現象逐漸加重。如何加強集團物資采購的管理,建立一個以供應鏈管理思想為基礎的物資采購集中管理模式,對提高物資采購效率,降低采購成本,從而提高集團的整體經濟效益具有非常重要的意義。

開灤集團近年來加快結構調整和經濟轉型步伐,建立以煤炭產業為基礎,以煤化工、現代物流、文化創意和房地產開發、裝備制造、廢棄物綜合利用為主線的“一基五線”現代產業體系布局,取得了明顯成效,經濟總量實現了跨越式發展,形成了河北、內蒙、新疆、山西以及加拿大等“五大區域、七大戰略基地”的煤炭生產格局。物流產業作為集團公司的支柱產業,規模持續擴張,占據了集團經濟總量的半壁江山。繼2007年獲得國家物流實驗基地、2008年煤炭行業首家國家5A級綜合服務型物流企業等榮譽后,開灤集團2009年又獲得河北省物流領軍企業、中國物流與采購信息化優秀案例獎、中國煤炭物流領軍企業稱號。在全國物流百強企業評比中,開灤國際物流有限責任公司進入前十強,排列第九名,并獲最佳信息管理物流企業獎、2009年河北省誠信企業、中國物流學會產學研基地等殊榮。物資采購作為企業物流的重要組成部分,在開灤集團發展戰略中確定了對物資采購進行集中管理的總體方向。物資管理體制在集團總體發展戰略的指導下,對現有物資采購物流資源從供應鏈流程入手進行整合,打破原有的管理體制,重新規范物流運作網絡。通過物資采購的集中管理,強化物資采購計劃管理,強調資源的統一配置,制定科學合理的采購方式,充分發揮規模采購優勢,降低采購成本,保障了開灤集團生產建設所需物資供應,為集團降成本、增效益做出了貢獻。本文主要結合開灤集團物資采購集中管理的經驗,對煤業集團物資采購集中管理模式進行探討。

1 物資采購集中管理的總體思路

物資采購集中管理就是致力于集團整體優勢發揮,按照“源頭采購集中化、終端銷售超市化、中間配送扁平化、過程控制信息化”要求,由煤業集團物資公司行使宏觀協調、政策指導、監督考核和綜合管理的職能,統一采購、倉儲、配送、結算等物流和資金流的運作,建立“集中采購、集中倉儲,集中配送,集中結算”的物流運作模式。

物資采購集中管理需要規范物資采購集中管理業務流程,建立集團物資公司、各區域物資分公司、駐物資需求單位供應部的物流管理體制。這樣可以加強物資需求計劃管理,發揮規模采購優勢,創新采購模式,提高采購決策水平,通過計劃、采購權相分離,形成物資采購集中管理的約束機制。

根據供應鏈原理,統一規劃物流運作網絡,通過配送網點的科學規劃,合理布置配送網點,形成物流倉儲配送中心、區域超市和井口超市的物流運作體系。在不斷改進配送技術的基礎上,提高配送效率,降低物流成本。

加強儲備管理,減少儲備層級,實行集團公司一級儲備,取消各單位的物資儲備權。

建立功能完善的物流信息網,包括采購管理系統、倉儲管理系統、客戶管理系統等支持系統,實現采購、倉儲和客戶的集成管理,使企業物流、資金流、信息流一體化有效結合,達到降低物流成本、提高物資采購效率的目的。

通過物資集中采購與供應商建立戰略聯盟關系,通過戰略采購可以得到供應商在物資配送、技術開發、融資合作、售后服務等方面的支持與合作,通過采用供應商管理庫存策略,擴大超市代儲品種和數量,降低庫存和資金占用。

加強物資采購資金的預算管理,落實物資需求計劃的資金來源,避免物資需求計劃的隨意性,充分保證對供應商的資金結算,維護企業的信譽。

2 物資需求計劃管理

煤礦生產條件變化大,所需的物資不構成產品的實體,對物資的需求有很大的不確定性。因此,加強物資需求計劃的管理,提高計劃的準確性,是做好物資供應的基礎。計劃管理是使用單位提報需求計劃,各區域物資分公司和供應部負責本區域需求計劃的收集、匯總、上報工作,由物資公司負責匯總、編制、下達采購計劃以及到貨情況的全過程管理。通過強化一級物資采購部門的計劃、采購職能及強化二級部門的物資需求信息搜集職能,提高物資采購的計劃管理水平。

計劃管理的原則為“物歸一口”原則、準確性原則、及時性原則、計劃代合同原則。計劃按時間分為年度計劃、月份計劃、臨時計劃、日配送計劃。年度計劃是指適合年度集中訂貨的物資,由使用單位根據生產建設任務進度安排、材料消耗規律和專項投資計劃需要編制的需求計劃。月份計劃是指根據生產建設任務進度安排、材料消耗定額和內部投資、安全投入進度需要的設備和材料而編制的需求計劃,主要包括除年度計劃品種和有代儲庫存品種以外的物資。臨時計劃是指年度、月份以外,因生產發生變化或其它特殊原因,需要臨時追加的物資需求計劃。日配送計劃是指代儲物資有實物庫存的品種,使用單位根據生產建設任務進度安排,每天提報次日所需物資的需求計劃。

3 供應商管理

加強供應商管理工作,實行物資市場準入制度。通過建立準入供應商檔案,收集供應商信息,包括產品技術性能特點、產品質量、交貨期、結算方式、售后服務、合作狀況等因素,由物資公司每年組織對供應商進行評價,將供應商評價為A、B、C三級供應商,實行總量控制,作為下年度選擇供應商的依據。根據供應商評價分類,按不同品種物資,確定不同的供應商選擇方法和備選方案,確保供應商選擇的公平、公正、公開。通過對供應商的評價管理,建立一支穩定可靠的供應商隊伍,與他們互惠互利,形成長期穩定的合作關系,并通過與供應商在資本、技術、服務與管理創新方面的合作形成供應鏈,為企業提供準時化物資供應,以降低企業總成本,最終實現企業整體效益的提高。

4 采購決策

4.1 采購模式

建立以供應商戰略聯盟為基礎的物資采購模式,是基于供應鏈環境下的新型采購模式,是現代企業供應鏈戰略管理的重點,也是集成化供應鏈管理的核心,它由傳統的一般采購關系轉向戰略伙伴關系、準時制采購等供應鏈環境下的采購模式。

4.1.1 戰略采購模式

戰略采購是為滿足生產建設的物資需要,通過對供應商生產能力及市場條件進行了解,建立物資供應網絡,通過協商談判簽訂協議價格,按照協議價格獲得所需物資的采購決策過程。戰略采購是以最低總成本建立物資采購渠道的過程。戰略采購通過選擇和培育戰略供應商,與之建立戰略合作伙伴關系,實現供需合作雙贏。戰略采購物資品種,一是煤礦生產、建設所需的重要材料、設備及其配件,二是采購批量大且需求穩定的物資。

4.1.2 超市代儲采購模式

超市代儲采購是選擇適合的物資品種,通過招標或者談判確定供應商和價格,由供應廠商代儲和管理庫存,先使用物資、后結算貨款的采購決策過程。其特點是簡化采購程序,利用供應商的庫存保證企業生產建設物資需要,減少庫存儲備和物資積壓浪費。超市代儲物資品種的確定原則是,除大型設備等戰略采購物資品種以外,只要能夠吸引廠商進入超市代儲的物資,一律實施超市代儲采購。

4.1.3 即時采購模式

對戰略采購和超市代儲采購沒有包括的臨時物資,需要及時決策并進行即時采購。

4.2 采購渠道

選擇供應廠商的基本原則是“先廠后商,先內后外,代儲優先,遵循評價順序”。A級供應商適合于實施戰略采購,通過談判確定價格優惠、代儲配件等優惠;B級供應商均適合于超市代儲采購,通過招標、談判確定超市代儲物資的供應商、供貨價格、產品品牌。C級供應商作為臨時采購時的備選供應商,通過詢價、比質比價做出采購決策。

4.3 價格管理

(1)戰略采購模式價格的確定。戰略采購物資通過談判確定價格,一般年度內不再安排談判定價,由戰略采購協議約定調整價格依據和調整幅度方案。

(2)超市代儲采購模式價格的確定。多家代儲的廠商和價格的確定,通過招標確定。獨家代儲物資采購價格由談判確定,一般品種原則上執行1年不變。遇有原材料價格變化時,應遵循協議規定,可以采取重新招標或談判等方式確定新價格,也可以按原代儲協議約定調價并備案。

(3)即時采購模式價格的確定。即時采購物資價格由招標、議標或者詢價比價評審確定,在原材料市場平穩時3個月之內再次采購可以沿用前次采購價格。

5 信息化建設

信息化建設是實現物資采購集中管理的重要支撐。建設內部綜合物流管理信息系統,與物資需求單位、外埠區域物資分公司實現對接,可以滿足物資采購集中管理對計劃、采購、存儲、配送等業務環節的需要,實現信息共享,為物資采購集中管理提供信息化支持。要建設與外部聯系的物流網,建立與供應商聯系的網絡信息平臺。通過網絡與各供應廠商之間建立物資采購、招標、物資銷售以及供應商信息反饋等信息發布平臺,實現電子數據交換和查詢代儲物資庫存情況,為供應商管理庫存提供信息支持。

6 庫存管理

加強集團的庫存管理,實行集中儲備,即集團一級儲備,取消各使用單位的物資儲備權。根據物資的重要程度,分別采用特種儲備、物資超市代儲、瓶頸物資EOQ備貨式的庫存管理模式。

特種儲備是指煤礦關鍵生產系統所需的關鍵的設備和配件,具有生產加工周期長、生產使用周期不易確定、在市場上短期內極難采購、技術要求高、通用性差、缺貨會使煤礦生產不能進行的特點。物資公司每年需要與生產技術管理部門和生產單位進行核實,確認特種儲備設備和配件的明細數量。

物資超市代儲物資采用與供應商聯合庫存管理,由供應廠商將物資存在物資倉儲配送中心。

瓶頸物資采用基于EOQ的備貨式采購策略。瓶頸物資是指市場較復雜,供應不可靠,一旦缺貨對企業的生產影響較大的物資。瓶頸物資應盡量降低缺貨成本,因此,應備有合理的庫存,在準確衡量采購提前期、訂貨成本、存儲成本等參數后,可采用傳統的基于經濟訂貨批量法(EOQ)的備貨式庫存策略。

此外,可通過在物資倉儲配送中心建設煤礦生產物資市場,引進供應廠商在此進行交易,利用供應廠商在物資市場的庫存,為集團生產服務。與生產加工煤礦生產物資的供應鏈上游企業建立戰略聯盟,利用其生產庫存,保證供應的及時性。

7 配送管理

(1)做好物流網點的規劃。通過物流網點的規劃,建立一個功能齊全、布局合理、層次結構清晰的物流配送系統,充分利用現有倉儲設施,實現內部物流的統一調配和控制。在各主要生產區域建設大型物資配送中心。

(2)提高物流配送計劃管理水平。建立物流信息平臺,強化對物流過程的動態控制,對整個物流配送體系實行統一的信息管理和調度。根據當月各物資使用單位需求計劃,結合生產消耗規律,物資配送中心實現定期集中配送,對安全生產急需物資,經確認實行即時配送。

(3)提高物流配送技術。開發和投入與物流配送相適應的先進設備,如裝卸機械、運輸工具、移動式貨架等,提高配送的機械化、自動化程度,開發和使用條碼技術、射頻技術、電子數據交換技術、全球定位系統等,提高配送中心的信息處理速度和反應能力。制訂和選擇科學的配送流程,對倉庫、配送場地、線路合理規劃,提高配送資源的利用效率。

(4)將提供第三方物流服務的供應商納入自己的配送體系,發揮其網絡優勢。通過網絡平臺與物資供應商實現信息實時共享,供應商根據煤礦生產的消耗情況定期補庫。

Study on Improvement of material collective purchasing management in coal companies

Zhang Xiaochun1,2
(1.Beijing Jiaotong University,Haidian District,Beijing 100044,China;2.Logistics Branch,Kailuan Group,Tangshan,Hebei province 063018,China)

The author of the paper discuss how to establish and imp rove the logistics operation model which includes material collective purchasing,storage,transportation and clearance,from the aspect of general thoughts,plan for demand,management of supp lier,decision-making for purchasing,informatization construction and transportation.

coal company,material purchasing,collective management

TD-915

B

張曉春(1964-),男,黑龍江佳木斯人,北京交通大學在讀工程碩士,高級經濟師,就職于開灤集團物資公司。

(責任編輯 張大鵬)