企業機關建設研究

唐志國

【摘要】 企業機關建設，是一項艱巨的工程，要重點圍繞構建科學的管理模式、建立規范的管理體系、創建“學習型、服務型、和諧型”機關等三個方面開展工作，著力把機關建設成為企業的決策中心、指揮中心、管理中心、信息中心，促進企業科學發展。

【關鍵詞】 企業機關管理模式管理體系三型

企業機關，一頭連著企業管理層，一頭連著下屬單位，處于承上啟下、貫通左右的樞紐地位，其職責主要是總攬全局，發揮參謀助手作用；統籌組織，發揮管理協調作用；檢查指導，發揮監督服務作用。

企業機關建設，就是要圍繞職能定位，把機關建設成為企業的決策中心、指揮中心、管理中心、信息中心，促進企業科學發展。企業機關建設，是一項艱巨的工程，重點要圍繞三個方面開展工作：第一，構建科學的管理模式，理順上下左右的關系，理清機關與下屬單位工作界面，做到各就各位、各司其責；第二，建立規范的管理體系，推進機關工作規范化、制度化，做到各項工作有規可依、有章可循；第三，創建“三型”機關，增強工作人員服務意識，提升工作人員的管理能力，提高機關服務效率和質量。

一、構建科學的模式，有效授權強管理

機關的管理模式，歸根結底取決于上級單位對下級單位授權的大小。授權大的，管理重心下移，機關管得少，下屬單位自主權較大，呈現三角形的分權模式；授權小的，管理重心上移，機關管得多，下屬單位自主權較小，呈現倒三角的集權模式。這兩種模式天生是一對矛盾體，一方的優劣勢正好是另一方的劣優勢，并無孰優孰劣之分。企業應該選擇三角形還是倒三角形模式，也并沒有放之四海皆準的標準。在現實中，不僅不同的企業會有不同的選擇，即使同一個企業，在不同的階段，或者針對不同的下屬單位，機關管理模式也可能不同。一個企業在選擇和構建機關管理模式時，需要綜合考慮四方面因素。

1、管理層的行事風格

管理層，尤其是主要負責人的行事風格，很大程度決定了機關管理模式。如果主要負責人事無巨細、事必躬親，勢必是倒三角形的；如果是只管“定戰略、搭班子、帶隊伍”，管理模式勢必是三角形的。

2、所屬單位業務性質

一個企業如果所屬單位業務性質有差別，授權大小就必須有針對性，不能千篇一律。例如，一家企業所屬單位是不相關多元化的，在授權上就應該有所區別，否則就會發生對這家單位的合適授權，對那家單位就授權過大，管理不到位。

3、以往執行效果

人的智力差別、能力差異，決定了不同的被授權管理團隊會產生不同的結果。由此可見，授權大小必須考慮到以往執行效果。對在授權范圍內想干事、能干事、會干事、能干成事的下屬單位管理層，就應當給予更多更大的授權，提供更廣闊的舞臺；反之，對于授權執行不好的，有出格現象的，例如用人上任人唯親的、采辦上有徇私的、群眾意見大的，就要收權，加強機關集權。

4、當期的重點工作

在有的時候，企業需要突擊抓好某項工作，為了便于統籌協調、提高效率，就要由機關牽頭，在一定時期將相關權限收上來，集權辦大事，進行非常態化的管理。

另外，具體到什么樣的權利應該被授，判定的標準不復雜，即不好管理的都授權下去，讓機關集中精力做有限行動、有效作為的事情。

二、建立規范的體系，嚴格考核抓落實

研究企業機關管理體系現狀，其存在的主要問題是體系版本多、差異大，內容龐雜、重點不突出，審查與整改不到位，有體系不執行，等等。針對這些問題，筆者認為機關管理體系建設除了契合管理模式之外，必須花大力氣抓好科學編制、嚴細審查、監督考核等環節。

1、科學編制體系，增強體系的權威性

（1）不求標新立異，但求一脈相承。在一次外審員培訓課上，有個學員談到了他的困惑，其所在的公司成立不到6年，換了3任領導，每任領導都高度重視體系建設工作，且緊跟潮流，時下流行什么樣的編制形式就要求按照什么形式重新修訂，6年來體系三易其稿。三稿有什么本質區別嗎？沒有，只是換湯不換藥，編寫人員只是在做排列組合罷了，甚至是將簡單問題復雜化。這種做法看似與時俱進，實際上除了便宜咨詢公司，對企業管理百害而無一益。針對各種版本體系的實質內容沒有多大出入的情況，一定要選定一個版本堅定不移走下去，重在強化執行和持續改進，這才是企業發展的長久之道。

（2）不求齊頭并進，但求先后有序。眾所周知，機關部門之間的工作界限不好劃分，很多工作都是“你中有我、我中有你”，通常在一個部門主管的某項工作的全生命周期的程序中，既有要求各部門執行的部分，也有需要執行其他部門管理制度的部分，這就說明一個程序的編制不能僅靠主管部門的閉門造車，否則編寫出來的東西一定會與其他部門的制度產生沖突。為了提高體系編制效率和質量，要講究先后順序，最好是分四步走：第一步，根據部門職責分工，列出公司機關管理體系目錄，經公司體系委員會討論確定；第二步，各部門著手編制以自己為主、其他部門遵照執行、不涉及其他部門規章制度的程序，像行政部門的收文、發文程序，財務部門的預算、報銷程序，人事部門的招聘、任免程序，經營部門的采辦程序，等等；第三步，學習討論第二步中所編寫的程序，這既是學習與審定的過程，更為下一步編寫業務交叉程序奠定基礎，可以盡量保證同一項工作表述相同、要求一樣、界面清晰、銜接順暢；第四步，全面鋪開，編寫剩余的程序。

（3）不求面面俱到，但求重點突出。在體系編制中，有的企業追求大而全，將一些雞毛蒜皮的小事或者已經有明確規章制度的都納入體系，弄得重點不突出，不但不能有效指導工作，還為執行與審查帶來許多不必要的后續工作。與其這樣，就應該把一些將簡單問題復雜化的程序簡化或刪除，把已經有明確規章制度的黨群類工作不納入體系管理，保證體系的重點突出和獨立性。

2、創新審查方法，提高體系的實用性

為了提搞體系的實用性，就需要對全部程序進行全生命周期驗證，在這方面，情景演示是比較有效的方法。具體做法是：組織召集內審員，對程序逐一進行演練。一個程序涉及幾方，就選幾個人扮演不同角色，每個人事前熟悉自己的職責，然后從頭至尾把程序走一遍，其他的人當觀眾挑毛病，著重找出流程不暢的、繁瑣的、交叉的，然后反饋給職能部門修訂。

3、加強監督考核，永葆體系的生命力

編寫體系，其最終目的不是為了獲得證書、更不是為了放在書柜中充門面，而是要發揮作用，教導員工認真執行、按章辦事，真正推進管理的制度化。在這方面必須要做的就是監督考核，一要監督考核體系的執行情況，二要監督考核問題整改情況，督促體系持續改進，不斷提高體系執行率，永葆體系生命力。

三、創建“三型”機關，全員參與增水平

加強機關能力建設，最后落腳點還是要抓好機關隊伍建設，具體做法表現在以下方面。

1、把好機關人員入口關

在機關工作人員的選擇上，應盡量從基層優秀員工中選撥，讓有經驗的人干專業化的管理工作，是內行，能收到事半功倍的效果；讓優秀的人有更大的舞臺，也有助于營造出能者有其位的文化氛圍。即使是新招聘的非常有潛質的應屆畢業生，也應該放到基層鍛煉一兩年，在實踐中檢驗一下其綜合素質，在實踐中增長其才干。

2、開展“三型”機關建設

（1）創建學習型機關。一要計劃詳實，有明確的學習時間、內容、對象。在學習內容上，世界觀、方法論都要有，但方法論所占比例要大。要重點學習企業的昨天、今天、明天，讓員工了解企業、熱愛企業；學習管理體系，讓員工對與己有關的工作程序、重點環節諳熟于心；學習業務相關知識，讓員工緊跟時代發展、行業變遷、政策調整、知識更新，成為專業領域內的行家里手。二要建立機制，一方面把定崗定級定薪與學歷、專業技術職稱、職業資格證書等結合起來，變“要我學習”為“我要學習”；另一方面，將部門學習計劃執行情況納入年度績效考核。三要借助平臺，將學習融入日常工作生活中，少為員工增加負擔。例如借助黨建工作的“三會一課”平臺，學習中央、上級單位的指示精神，學習理論知識和拒腐防變知識，幫助機關工作人員樹立新理念、開拓新視野；借助網絡平臺，將授課視頻、講義等放到網上，方便員工自由選擇學習時間。

（2）創建服務型機關。一是要加強教育，增強機關工作人員的服務意識。二是要圍繞對上服務和對下服務的核心內容開展工作。機關對上服務，并不是對企業管理層俯首帖耳、惟命是從，核心是嚴格把關、勇于擔當、建言獻策，發揮參謀助手作用。根據企業戰略和部門職權，嚴把各項報批的審核關，敢于對違規事項說不，為企業科學決策筑起一道防火墻；遇到難題，不能明哲保身，不能把職權范圍內的工作往上推，要勇于擔當、敢于決策，主動為領導分憂解難；善于發現企業運行中的問題，拿出解決辦法，為企業發展建言獻策。機關對下服務，除了做好面上的事情，像杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”現象，核心是做好以下兩方面工作：第一，想基層之所想，急基層之所急，高質高效辦理各項工作。對于到機關辦事的人員，要盡量精簡辦事程序，提高辦事效率；要建立AB崗制度，每個工作人員離崗期間，都要有人臨時替崗代班；要施行首問負責制；對于基層上報的請示，要限時響應，無論同意與否，必須在限定的工作日內給予答復或解釋說明。第二，多為基層分憂，少給基層添亂，增進理解、強化協作。首先，設置精干高效的機關。必須根據機關管理模式優化崗位設置，使辦事人員各司其職，加快工作進程。其次，減少機關發文。除了政治色彩比較濃的文件，對于可發可不發的文件、發了又沒有多大意義的文件、時效性不長的文件，堅決不發，如上面來的與企業相關度不大的文件、各種會議通知等。第三，機關要建立統一的需基層定期上報的報告模板，由行政管理部門負責收集整理。機關工作人員需找相關材料，首先到行政管理部門查找，確實沒有的，再找基層要。第四，深入基層要堅持從簡務實。機關人員深入基層搞調研，有助于掌握第一手資料，有助于做出科學決策，但在實施中要堅持從簡務實。一個部門擬定調研計劃時，應該主動了解其他部門的安排，盡量組團調研，減輕基層的接待任務；公共交通發達的，或者能自行解決交通問題的，盡量不要麻煩基層派車迎來送往；座談會，盡量安排在基層內部會議室；對于基層現場提出的問題，能現場解決的要立即給予答復，不能現場解決的，要說明情況，并及時向上反映；調研之后要提交調研報告，決不能轟轟烈烈開始，悄無聲息結束。

（3）創建和諧型機關。和諧機關的內容包括人與人和諧、人與企業和諧、人與社會和諧。在人與人和諧方面，要通過開展豐富多彩的團隊建設活動，讓平時埋頭于“練坐功”的機關人員互動起來，增進友誼、融洽關系，加強機關部門之間的溝通協調，增強團隊協作能力；要通過開展創先爭優活動，引領員工在各方面追求卓越，營造出學習比著學、工作比著干，為企業發展多做貢獻的氛圍。在人與企業和諧方面，要通過開展扶危濟困活動，及時將企業的溫暖送達員工；要通過為機關工作人員設計職業生涯發展通道，使員工努力有方向、學習有目標、工作有激情，讓員工與企業相融共進。在人與社會和諧方面，機關工作人員要遵紀守法，尤其要常思貪欲之害、常懷律己之心，在社會上做一個清清白白的人；要在綠色、環保、低碳上做一些力所能及的工作，為建設環境友好型社會貢獻力量。

機關建設是企業的一個永恒課題，也是一件復雜、艱巨的工作，不可能畢其功于一役，必須在不斷優化管理模式、持續改進管理體系的同時，號召機關工作人員積極參與到“學習型、服務型、和諧型”機關建設中來，從自己做起、從點滴做起，促使機關建設每年都能進一步，年年都有新變化。