檔案管理的基礎工作與現代化探析

吳亞娟

（伊春市計劃生育技術服務站 黑龍江 伊春 153000）

一、檔案管理現代化建設的必要性

檔案管理現代化是檔案工作順應時代發展的需要。傳統檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，在科學技術突飛猛進、社會發展日新月異的今天，電子政務、電子商務日益普及，政務公開全面推行，對檔案管理工作提出更新更高的要求，傳統檔案管理方法弊端已凸顯。加快檔案管理現代化步伐，適應時代需要，成為現代檔案工作的一項重要內容，也是檔案部門順應時代發展的必然趨勢。

檔案管理現代化是社會主義和諧社會的要求。和諧社會建設要求檔案部門既要為政府各項工作提供基礎服務支撐，又要成為黨和政府連結廣大人民群眾的橋梁紐帶。要求檔案管理工作與時俱進，服務社會，在社會主義新農村建設、社會保障體系建設、和諧社區建設等各個方面，發揮服務效能。

檔案管理現代化是檔案事業自身發展的必然選擇。檔案事業在改革開放和現代化建設中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內部需求都在發生深刻變化的情況下，檔案管理現代化無疑是奠定檔案事業基礎性地位、實現自身發展的必然趨勢，可以促進傳統檔案管理理念的轉變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進檔案事業持續、協調、有序發展。

近幾年，檔案管理工作開始逐步進入規范化管理的軌道，從整體情況看，檔案工作本身還存在以下幾方面的問題：

（一）案卷標題不規范

有的案卷有標題，但不能反映主題內容；有的案卷缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；有的案卷檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊；部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；許多案卷未標頁碼，如果在使用中掉頁很難發現。

（二）檔案利用主體受到限制

長期以來，檔案利用主要是為各級領導決策、為機關各部門工作參考服務，而為科研服務則相對較弱。由于受到某些陳舊的思想觀念和檔案制度的制約，一些檔案利用主體的正當利用要求無法得到充分滿足，或者需要辦理大量復雜繁瑣的手續才能得以實現，從而大大影響了檔案的利用效率。

（三）館藏檔案門類不全，檔案利用效率受到限制

據調查，目前不少檔案館館藏門類不全，內容單一，主要以黨政、科研、財會類檔案居多，其他檔案門類不全，數量有限。例如，照片檔案、聲像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，特色檔案寥寥無幾，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

（四）檔案開發利用受到限制

以往的檔案查閱主要是靠手工翻閱檔案目錄，檔案管理人員經常會遇到查詢人員對檔案的形成時間、題目弄不清楚的情況，查閱起來特別困難，既耽誤時間，又浪費人力。目前多數檔案利用方式基本上仍停留在傳統的手工層面上，游離于先進的信息技術之外，雖然檔案館已普遍配備了計算機，但使用范圍仍局限于文檔目錄的錄入，檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴重影響了檔案的利用效率。

二、檔案管理基礎工作的標準化、規范化

要想提高檔案管理的水平，就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行。

（一）全面普查案卷，去粗取精

實現檔案管理標準化、規范化的第一步是普查案卷，去粗取精。因為，一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷，實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管，而且也可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）結合實際，規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。檔案規范著錄應該以《檔案著錄規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合著錄工作的著錄細則。

（四）統一分類號，保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再制定出一些具體細則。在分類的過程中加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。應盡量做到統一認識、統一標準，前后標引一致，從而達到標準化和規范化管理。

（五）規范題名，保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率，但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準。而題名準確可以保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。我們糾正計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種(必要時加上人名、地點和時間)等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的賀詞。還要統—文種，題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等，這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

三、推進檔案工作現代化管理

面對當今社會電子檔案文件數量急劇增加，網上利用檔案文件信息的要求越來越高。為適應國家信息化建設檔案事業發展的需求，應以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標。加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續、快速、健康發展，為改革開放和現代化建設服務。

（一）加快檔案信息化基礎設施建設

推進運用計算機管理檔案，提高檔案館(室)計算機和網絡技術的應用程度，進一步提高檔案信息化水平。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實行計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率，提高社會利用的效率。

要實現檔案管理現代化，首先要用現代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案，紙制檔案，照片底片檔案，錄音、錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現行文件行數字化處理和存儲，即進行數字化檔案館館藏建設。其次要分級次著錄，既省時，省力，即在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進行。將那些反映問題單一或變化值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及相同內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入，既節約了時間、人力與財力，又提高了效率。

（二）加強檔案目錄數據庫建設

數字檔案館最核心的問題是信息資源庫的建設。資源庫應成為檔案資料存儲中心和檔案資料處理中心。充分運用計算機技術，加快檔案數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。

（三）積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設

有條件的檔案館應通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數字化管理等方法，積極建設相關的全文數據庫和多媒體數據庫，盡快實現檔案全文信息查詢、不斷提高服務效率和質量。

綜上所述，檔案管理工作是永無止境的，檔案的現代化管理建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。只有不斷探索新路，做好檔案管理基礎工作，找準檔案工作的切入點，適應新時期檔案工作的需要，才能推進檔案工作現代化管理。

[1]趙麗波，孫志翔.檔案管理基礎工作與檔案管理現代化 [J].黑龍江檔案，2007（2）.

[2]發展.2009年06期加入收藏獲取最新加強檔案基礎工作促進檔案管理現代化趙菁菁.